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Establecimiento de límites de versión para un sitio

De forma predeterminada, la configuración de nivel de organización define los límites del historial de versiones que se aplican a todas las bibliotecas de documentos nuevas creadas en un sitio. Sin embargo, para satisfacer necesidades de contenido específicas, los administradores pueden optar por establecer límites de historial de versiones distintos en sitios individuales. De este modo, los usuarios pueden romper la herencia de los límites de la organización en un sitio individual.

Los límites del historial de versiones para un sitio individual se pueden administrar de las siguientes maneras:

Opción límites del historial de versiones Descripción
Se aplica a todas las bibliotecas de documentos nuevas y existentes en un sitio: Para lograr una directiva de almacenamiento de versiones coherente para un sitio, puede optar por establecer un límite para aplicar universalmente a todas las bibliotecas del sitio. Con esta opción, el límite de historial de versiones establecido en el nivel de sitio se aplica a todas las nuevas bibliotecas de documentos creadas en el sitio y crea una solicitud en segundo plano para procesar de forma asincrónica la actualización en las bibliotecas de documentos existentes.
Se aplica solo a las nuevas bibliotecas de documentos creadas en un sitio: Para evitar afectar a la configuración de las bibliotecas existentes, puede establecer un límite de historial de versiones solo para las nuevas bibliotecas. Con esta opción, los límites del historial de versiones establecidos en el nivel de sitio solo se aplican a las nuevas bibliotecas de documentos creadas en el sitio. No se han realizado cambios en los límites de las bibliotecas de documentos existentes ni en las bibliotecas que no están habilitadas para el control de versiones en el sitio.
Se aplica a las bibliotecas de documentos existentes solo en un sitio: Puede actualizar los límites solo en las bibliotecas de documentos existentes en un sitio sin establecer una configuración del historial de versiones de nivel de sitio para las nuevas bibliotecas de documentos. Con esta opción se crea una solicitud en segundo plano para procesar de forma asincrónica la actualización en las bibliotecas de documentos existentes, a la vez que se permite que las nuevas bibliotecas de documentos creadas en el sitio hereden los límites del historial de versiones de nivel de organización.
Borrar los límites existentes establecidos en un sitio: Puede borrar los límites existentes en un sitio para permitir que las nuevas bibliotecas de documentos creadas en el sitio sigan los límites de nivel de organización.
Nota: Borrar una configuración en un sitio solo se aplica a las nuevas bibliotecas de documentos creadas en el sitio y no afecta a la configuración en las bibliotecas de documentos existentes ni a las versiones existentes.

Escenario de ejemplo

Tome un ejemplo de Contoso, donde los límites predeterminados del historial de versiones de la organización están configurados en Configuración automática y no se aplican inicialmente límites de versión en sitios legales y de marketing. Para satisfacer las necesidades empresariales, el administrador puede decidir aplicar la configuración "Manual" en el sitio legal, lo que interrumpe la herencia del sitio legal con la configuración de versión predeterminada de la organización.

A continuación se muestra el almacenamiento de versiones para Contoso:

  • Comportamiento del almacenamiento de versiones en el sitio de marketing: dado que no hay límites configurados para el sitio de marketing, todas las nuevas bibliotecas de documentos creadas dentro de la colección de sitios de marketing heredan la configuración predeterminada de la organización de automático.

  • Almacenamiento de versiones en el sitio legal: dado que el sitio legal tiene la configuración manual configurada, todas las nuevas bibliotecas creadas dentro del sitio legal tienen aplicada la configuración manual.

Diagrama de límites de versión establecidos para un nivel de sitio.

Importante

  • Los límites del historial de versiones de nivel de sitio solo se pueden establecer mediante cmdlets de PowerShell.
  • Establecer límites de historial de versiones en el nivel de sitio no recorta las versiones existentes para cumplir los nuevos límites. Se necesitan pasos adicionales para recortar las versiones existentes en un sitio o biblioteca.
  • Las solicitudes para actualizar los límites de las bibliotecas existentes se procesan de forma asincrónica mediante un trabajo en segundo plano, lo que puede tardar hasta 24 horas en procesarse. Puede usar PowerShell para comprobar el progreso del trabajo.
  • La cancelación de un trabajo en curso detiene la actualización de las bibliotecas que no se procesaron. Esta acción no revierte el cambio de las bibliotecas de documentos en las que la actualización de configuración ya se ha procesado.

Administración de los límites del historial de versiones de un sitio mediante PowerShell

Siga estos pasos para administrar los límites del historial de versiones de un sitio mediante PowerShell.

  1. Descargue el Shell de administración de SharePoint Online más reciente.

    Nota

    Si instaló una versión anterior del Shell de administración de SharePoint Online, vaya a Agregar o quitar programas y desinstale el Shell de administración de SharePoint Online.

  2. Conéctese a SharePoint como administrador de SharePoint en Microsoft 365. Para saber cómo hacerlo, consulte Introducción al Shell de administración de SharePoint Online.

  3. Ejecute uno de los siguientes comandos para administrar los límites del historial de versiones en el sitio:

Action Comando de PowerShell
Visualización de los límites del historial de versiones establecidos en un sitio Get-SPOSite -Identity $siteUrl | fl Url, EnableAutoExpirationVersionTrim, ExpireVersionsAfterDays, MajorVersionLimit
Establezca los límites del historial de versiones automático en un sitio. Para establecer los límites automáticos del historial de versiones para todas las bibliotecas de un sitio:

Set-SPOSite -Identity $siteUrl
-EnableAutoExpirationVersionTrim $true

Anexar -ApplyToNewDocumentLibraries parámetro para aplicar solo a nuevas bibliotecas de documentos en el sitio:

Set-SPOSite -Identity $siteUrl
-EnableAutoExpirationVersionTrim $true
-ApplyToNewDocumentLibraries

Anexe -ApplyToExistingDocumentLibraries para aplicar solo a las bibliotecas de documentos existentes en un sitio:

Set-SPOSite -Identity $siteUrl
-EnableAutoExpirationVersionTrim $true
-ApplyToExistingDocumentLibraries
Establezca límites manuales con los parámetros Count y time en un sitio. Para establecer límites manuales con parámetros count y time para todas las bibliotecas de un sitio:

Set-SPOSite -Identity $siteUrl
-EnableAutoExpirationVersionTrim $false
-MajorVersionLimit <delete major versions exceeding limit>
-MajorwithMinorVersionsLimit <number of major versions for which all minor versions will be kept>
-ExpireVersionsAfterDays <delete versions exceeding time limit set in days>

Anexar -ApplyToNewDocumentLibraries parámetro para aplicar solo a nuevas bibliotecas de documentos en el sitio:

Set-SPOSite -Identity $siteUrl
-EnableAutoExpirationVersionTrim $false
-MajorVersionLimit <delete major versions exceeding limit>
-MajorwithMinorVersionsLimit <number of major versions for which all minor versions will be kept>
-ExpireVersionsAfterDays <delete versions exceeding time limit set in days>
-ApplyToNewDocumentLibraries

Anexe -ApplyToExistingDocumentLibraries para aplicar solo a las bibliotecas de documentos existentes en un sitio:

Set-SPOSite -Identity $siteUrl
-EnableAutoExpirationVersionTrim $false
-MajorVersionLimit <delete major versions exceeding limit>
-MajorWithMinorVersionsLimit <number of major versions for which all minor versions will be kept>
-ExpireVersionsAfterDays <delete versions exceeding time limit set in days>
-ApplyToExistingDocumentLibraries
Establezca Recuento manual sin límite de expiración en un sitio. Para establecer límites manuales con límites de recuento, establezca el -ExpireVersionsAfterDays parámetro en 0:

Set-SPOSite -Identity $siteUrl
-EnableAutoExpirationVersionTrim $false
-MajorVersionLimit <delete major versions exceeding limit>
-MajorWithMinorVersionsLimit <number of major versions for which all minor versions will be kept>
-ExpireVersionsAfterDays 0

Anexar -ApplyToNewDocumentLibraries parámetro para aplicar solo a nuevas bibliotecas de documentos en el sitio:

Set-SPOSite -Identity $siteUrl
-EnableAutoExpirationVersionTrim $false
-MajorVersionLimit <delete major versions exceeding limit>
-MajorWithMinorVersionsLimit <number of major versions for which all minor versions will be kept>
-ExpireVersionsAfterDays 0
-ApplyToNewDocumentLibraries

Anexe -ApplyToExistingDocumentLibraries para aplicar solo a las bibliotecas de documentos existentes en un sitio:

Set-SPOSite -Identity $siteUrl
-EnableAutoExpirationVersionTrim $false
-MajorVersionLimit <delete major versions exceeding limit>
-MajorWithMinorVersionsLimit <number of major versions for which all minor versions will be kept>
-ExpireVersionsAfterDays 0
-ApplyToExistingDocumentLibraries
Borre los límites del historial de versiones existentes establecidos en un sitio y herede los límites de versión de la organización en las nuevas bibliotecas de documentos creadas en el sitio. Set-SPOSite -Identity $siteUrl -InheritVersionPolicyFromTenant
Cancelación del trabajo de actualización en curso Remove-SPOSiteVersionPolicyJob -Identity $siteUrl

Seguimiento del progreso de la actualización de la configuración en bibliotecas existentes en un sitio

Los límites de versión de todas las bibliotecas nuevas creadas en el sitio se aplican inmediatamente. La configuración de las bibliotecas existentes se actualiza de forma asincrónica mediante un trabajo en segundo plano. Ejecute el siguiente comando para realizar un seguimiento del progreso del trabajo de actualización de configuración.

Get-SPOSiteVersionPolicyJobProgress -Identity $siteUrl

En la tabla siguiente se enumeran los distintos estados de progreso que se pueden notificar al intentar actualizar la configuración de versión de las bibliotecas existentes en una colección de sitios:

Estado Descripción
NoRequestFound No hay solicitudes en el sitio para establecer o actualizar la configuración de la versión en las bibliotecas de documentos existentes.
Nuevo La solicitud de actualización es Nueva y aún no se ha procesado.
InProgress La solicitud de actualización se procesa y la solicitud de actualización de configuración está en curso.
CompleteSuccess La solicitud de actualización se ha completado correctamente.
CompleteWithFailure La solicitud de actualización se ha completado, pero se ha producido un error al establecer la actualización en algunas bibliotecas de documentos.

Aprende más: