¿Qué pensar acerca de la intranet inteligente?

Artículo
07/13/2023

Hoy en día, hay una gran cantidad de debates sobre procedimientos recomendados para modernizar la intranet: diseñar en la intranet la nueva forma, en la forma "moderna", en la forma inteligente, y así sucesivamente. No hay muchas discusiones sobre lo que significa moderno como concepto, el modo en que la reflexión se refiere a la tecnología y cómo aplicar los principios modernos en la intranet de su organización.

Use esta guía para comprender cómo sacar partido de SharePoint para satisfacer las necesidades de su organización a través de la integración de conceptos modernos en el diseño de los sitios, portales y intranet.

¿Qué significa inteligente?

En el mundo moderno, la intranet debe ser el centro de su trabajo. Una intranet inteligente de SharePoint es atractiva, informativa, personalizada e integrada con los demás portales y sitios de la intranet, así como con otras aplicaciones de Microsoft 365, como Microsoft Teams y Viva Engage. Las intranets modernas se encarnan en un gran número de formas y tamaños dependiendo de las necesidades de la empresa y su evolución.

Marcas de lo que constituye una intranet inteligente:

Implementación rápida: los diseños adaptables se pueden crear utilizando las páginas y los elementos Web de una sola vez, y ya no solo dependen de TI para su implementación.
Construido con la UX en vista: Los principios de diseño accesible están incorporados en la experiencia moderna permitiendo a los usuarios acceder de forma segura a la intranet en cualquier dispositivo.
Experiencia personalizada: Funciones como la selección de la audiencia, las noticias, la parte web de Contenido Destacado y la parte web de Mi Opinión facilitan la visualización dinámica de contenido personalizado.
Software como servicio: las actualizaciones son automáticas y aseguran que está usando la tecnología más reciente.

¿Por qué invertir en el enfoque moderno?

Invertir en un enfoque moderno tiene un aspecto distinto según el estado de la intranet actual, pero no importa la ruta de acceso, necesitará una planificación estratégica y un equipo para implementar los cambios. Al renovar los recursos para modernizar la intranet ahora, podrá habilitar la organización para que se mueva más rápido y eficazmente.

Lo que hace que modernizar la intranet valga el esfuerzo:

Desplácese a la velocidad de su negocio: muestre contenido dinámicamente con diseños flexibles que se adaptan a medida que crece su empresa.
Conozca a los empleados donde se encuentran: Dirija el contenido relevante a usuarios específicos en cualquier dispositivo.
Reducir el coste de los recursos técnicos: seguridad, permisos, uso compartido y otros componentes de gobierno se pueden administrar de forma centralizada en aplicaciones de Microsoft 365.
Mejora la probabilidad de éxito de la intranet :Es más probable que los usuarios utilicen la intranet cuando el contenido es relevante, fácil de navegar y móvil.

¿Qué pensar acerca de las intranets inteligentes?

Segura y accesibles

Tradicional	Nuevo	Como empezar
Implementado únicamente por IT	Se basa en un enfoque colaborativo con varios implicados en los distintos departamentos de la organización	En lugar de asignar las tareas de la intranet a unos pocos miembros de TI, reúna un equipo que represente las necesidades de sus usuarios y de su empresa para crear soluciones de intranet. Más información sobre los equipos de intranet modernos
Regido manualmente por ti	Utiliza modelos de gobierno que ofrecen flexibilidad a los usuarios de manera conforme a los objetivos de la organización - compartir, aprovisionar, mitigar el riesgo.	En lugar de pedir permiso para crear un sitio de TI, los propietarios de los sitios pueden crear sus propios sitios utilizando los diseños de respuesta inmediata de SharePoint y la personalización de los temas. Más información sobre la administración de la creación de sitios
Solo se puede tener acceso a los recursos en la oficina o en un equipo	Trabaje en cualquier momento, en cualquier lugar y en cualquier dispositivo.	En lugar de limitar el acceso al contenido, use las características de seguridad y cumplimiento de SharePoint para asegurarse de que los visores puedan acceder a la información adecuada en cualquier dispositivo. SharePoint funciona de forma predeterminada en dispositivos móviles.

Informa y se implica

Tradicional	Nuevo	Como empezar
Comunicarse principalmente por correo electrónico	Comunicarse principalmente a través de noticias de SharePoint, portales de la comunidad y Viva Engage	En lugar de compartir una actualización del proyecto en un boletín, anuncie su actualización en el sitio del proyecto y en la fuente de Viva Engage para iniciar una conversación atractiva. Más información sobre el uso del elemento web Viva Engage
Las noticias obsoletas se comparten en un boletín o un suministro de noticias corporativos.	Publicaciones de noticias de SharePoint transforme noticias en una experiencia visualmente atractiva que pueda crear rápidamente y distribuirse a audiencias específicas en tiempo real	En lugar de transmitir anuncios de gran tamaño a través del correo electrónico de la organización, puede crear una publicación de noticias que se mostrará de forma dinámica a su público relevante. Más información sobre la creación de un sitio de noticias
Experiencia desligada de organizaciones internacionales	Las características de identificación multilingüe y de público garantizan que los usuarios se relacionan con información relevante	En lugar de crear experiencias distintas para visores únicos, dirija los vínculos de navegación a audiencias específicas. Más información sobre cómo dirigir contenido a audiencias específicas

Crea una comunidad y una cultura

Tradicional	Nuevo	Como empezar
La estructura de intranet se basa en la estructura de la organización	Portales basados en tareas y en roles y centros comunitarios controlados por iniciativas	En lugar de separar el contenido por estructura de la organización, utilice hubs para organizar el contenido en función de las iniciativas de la empresa. Más información sobre la planeación de centros de conectividad
Reuniones en persona para crear una cultura de equipo y organización	Participación frecuente a través de eventos en línea que muestran a las personas, celebran hitos y mantienen una conversación coherente mediante Viva Engage y Microsoft Stream	En vez de reuniones semestrales, grabe los eventos en línea e inserte la grabación del evento usando el flujo de Microsoft en una publicación de noticias. Más información sobre el uso del elemento web Stream
Interacción poco frecuente entre la organización y la dirección	Alinea a las organizaciones con el liderazgo a lo largo de eventos en directo, contenido dinámico como noticias y conexión social	En lugar de compromisos formales con el liderazgo, cree salidas accesibles en forma de eventos en directo en Viva Engage. Obtenga más información sobre cómo organizar un evento en directo en Viva Engage

Crea y amplía el conocimiento

Tradicional	Nuevo	Como empezar
Información estática como las preguntas más frecuentes	Información dinámica generada por la comunidad en Viva Engage	En lugar de crear una página de preguntas frecuentes, inserte un elemento web Viva Engage que conecte a los espectadores con expertos en la materia y proporcione información sobre las conversaciones anteriores. Más información sobre el uso del elemento web Viva Engage
Examinar para encontrar	Buscar y examinar para encontrar	En lugar de limitar el acceso de los usuarios al contenido, use las características de búsqueda moderna de SharePoint que protegen el contenido confidencial y aumentan el éxito de la búsqueda. Más información sobre la búsqueda en SharePoint
Colección de sitios web	Colección de experiencias	En lugar de organizar su Internet por área de trabajo, organice por sus resultados e iniciativas comerciales. Más información sobre la planeación de centros de conectividad
Número limitado y acceso a expertos en la materia	Buscar expertos en la materia y comunidades de especialización	En lugar de depender de la búsqueda de expertos en la materia en organizaciones aisladas, la experiencia expuesta en comunidades sociales como Viva Engage y Teams. Obtenga más información sobre cómo organizar un evento en directo en Viva Engage

Avanzando en la dirección moderna

Comprenda que su intranet es un componente en constante evolución de su negocio que necesitará crecer y escalar junto con su organización. Concéntrese en incorporar los cambios recientes que tendrán un mayor impacto en su negocio primero. Planee y programe cuando se incorporen los cambios y cómo realizará un seguimiento del progreso. Utilice el análisis del sitio para comprender el comportamiento del usuario y recopilar información de los usuarios durante el proceso.

Señales de que su intranet se está moviendo en la dirección moderna: