Recortar versiones existentes

Obtenga información sobre cómo reducir el consumo de almacenamiento de versiones analizando, administrando y recortando versiones de archivo a nivel de biblioteca, sitio o inquilino.

Precaución

Las versiones eliminadas mediante trabajos de recorte se eliminan permanentemente. Este flujo de trabajo de eliminación omite la retención normal de la papelera de reciclaje y las versiones eliminadas no se pueden recuperar, a menos que se haya realizado una copia de seguridad de los datos previamente con la Copia de seguridad de Microsoft 365 o una solución de copia de seguridad similar. Para evitar la pérdida de datos no deseada, se recomienda ejecutar un análisis de What-If antes de recortar la actividad.

Como administrador global o administrador de SharePoint en Microsoft 365, puede poner en cola un trabajo para recortar las versiones existentes y reducir la superficie de almacenamiento de versiones en toda la organización. El recorte se puede aplicar en diferentes ámbitos:

  • Sitio, biblioteca o nivel de OneDrive: diríjase a sitios, bibliotecas de documentos o cuentas de usuario de OneDrive específicos.
  • Nivel de inquilino : aplique la política de versión a nivel de inquilino en todos los sitios en una sola operación.

La disponibilidad de la versión es fundamental para escenarios de recuperación como deshacer cambios no deseados. Antes de recortar en cualquier ámbito, evalúe cuidadosamente sus objetivos de recuperación y revise el impacto proyectado.

Recortar versiones existentes del sitio, biblioteca o OneDrive

Puede poner en cola un trabajo para recortar versiones existentes en un sitio, biblioteca o cuenta de usuario de OneDrive para reducir la superficie de almacenamiento de versiones de su sitio. También puede alinear el almacenamiento de versiones existentes con los límites actualizados del historial de versiones programando un trabajo para recortar las versiones existentes.

Fase Acciones recomendadas
Preparar Evalúe los objetivos de recuperación y el uso del almacenamiento de la versión de destino: Determine el modo de recorte correcto y el ámbito de recorte que necesita para cumplir los objetivos de recuperación de su organización. Impacto de la revisión: Antes de comprometerse a recortar las versiones existentes, tiene la opción de revisar el impacto de la acción de purga ejecutando una operación de análisis "Hipótesis" del modo de recorte seleccionado en el ámbito especificado.
Trabajo en cola Cuando esté listo para confirmar un trabajo de recorte, puede poner en cola un trabajo de recorte de versiones para eliminar de forma asincrónica las versiones que coincidan con los criterios especificados en el modo de recorte dentro de un sitio, biblioteca o cuenta de usuario de OneDrive.
Seguimiento del progreso Puede realizar un seguimiento del progreso de todos los trabajos en cola para revisar el progreso realizado en las versiones de recorte.

Nota:

Los trabajos de recorte son trabajos en segundo plano que se ven influenciados por factores como el volumen de versiones de archivo que se van a evaluar, el estado del servicio y otros trabajos que se procesan en la granja de servidores. También están sujetos a la lógica de procesamiento de las horas de menor actividad. Siempre se puede realizar un seguimiento del progreso de un trabajo de recorte.

Revisar el impacto ejecutando un análisis de hipótesis

Antes de comprometerse a recortar las versiones existentes, puede revisar el impacto de la acción de purga ejecutando una operación de análisis "Hipótesis". Para ejecutar una operación de "qué pasaría si", siga estos pasos:

  • Generar un informe de uso del almacenamiento de versiones para un sitio o biblioteca: este informe admite varios usos, incluidos el análisis del almacenamiento de versiones y la obtención de información clave sobre el impacto de aplicar diferentes configuraciones de recorte.
  • Ejecute el análisis "What-If" configurando diferentes modos de recorte para obtener una vista previa de los cambios y analizar el impacto en el ahorro de almacenamiento de aplicar uno de los modos de recorte al archivo CSV del informe de almacenamiento de versiones.

Importante

Según el tamaño del sitio o la biblioteca, el trabajo puede tardar unos días en completarse. Compruebe el progreso del trabajo hasta que el estado se devuelva como "completado".

Modos de recorte de versión

Los flujos de trabajo de recorte de versiones permiten seleccionar y aplicar uno de los modos de recorte para poner en cola un trabajo de recorte en un sitio, biblioteca de documentos o cuenta de OneDrive.

El modo de recorte automático aplica el algoritmo automático para eliminar las versiones existentes. En función de la antigüedad de la versión, el trabajo eliminará permanentemente las versiones o establecerá la hora de expiración según el algoritmo de almacenamiento automático de versiones.

Para obtener más información sobre el modo de recorte automático, consulte Descripción del almacenamiento de versiones en Límites automáticos.

Modo de recorte de expiración manual

El modo de recorte de expiración manual evalúa la antigüedad de las versiones y elimina las que coincidan con los criterios de expiración.

Ejemplo: En el siguiente ejemplo, un trabajo de recorte se pone en cola para recortar versiones anteriores a 60 días. El 31 de agosto se reanuda el trabajo y se inicia la eliminación permanente de versiones anteriores a 60 días a partir del 31 de agosto.

Importante

Limitaciones conocidas del modo de recorte por expiración manual:

  1. El modo de recorte de expiración manual no elimina las versiones creadas en los últimos 30 días. Esto significa que la entrada no puede ser inferior a 30 días.
  2. El modo de recorte de expiración manual siempre elimina todas las versiones que se crearon antes del 1 de enero de 2023. Si desea recortar versiones, no puede conservar ninguna versión anterior creada antes del 1 de enero de 2023. Esto significa que el valor que utilice para el parámetro debe dar como resultado una fecha posterior al 1 de enero de DeleteBeforeDays 2023.

Modo de recorte de límite de conteo manual

El modo de recorte manual del límite de recuento elimina las versiones más antiguas que superan el límite de recuento especificado.

Ejemplo: En el ejemplo siguiente, un trabajo de recorte se pone en cola para eliminar las versiones que superan los 50 recuentos de versiones principales. El 31 de agosto, el trabajo comienza permanentemente la eliminación de versiones anteriores que superan el límite de recuento de 50 versiones principales al 31 de agosto.

Sugerencia

Puedes ejecutar el análisis de impacto de aplicar el modo de recorte Recuento manual, Expirar o Automático para comprender el impacto de la eliminación de versión en cada modo.

Trabajo de recorte de cola y seguimiento del progreso

El flujo de trabajo de recorte de versiones usa un trabajo para eliminar de forma asíncrona las versiones que coinciden con los criterios especificados en el modo de recorte.

Para poner en cola el trabajo de recorte, debe determinar el ámbito para la eliminación de versión y el modo de recorte para establecer los criterios para la eliminación de la versión existente. Puede eliminar versiones de archivos anteriores según la antigüedad de la versión, los límites de recuento o el algoritmo automático de todas las bibliotecas de documentos de un sitio o de una biblioteca de documentos específica.

Cuando esté listo para confirmar el recorte, puede poner en cola el trabajo para eliminar de forma asíncrona las versiones que coincidan con los criterios del modo de recorte. Podrá supervisar el progreso de los trabajos de recorte confirmados para realizar un seguimiento del progreso de la eliminación.

Nota:

Para obtener más información sobre cómo funciona el recorte de versiones en versiones sujetas a una directiva de retención o una retención de eDiscovery, consulte las preguntas más frecuentes.

Recortar versiones existentes con PowerShell

Siga estos pasos para recortar versiones existentes con PowerShell.

  1. Descargue el Shell de administración de SharePoint Online más reciente.

    Nota:

    Si instaló una versión anterior del Shell de administración de SharePoint Online, vaya a Agregar o quitar programas y desinstale el Shell de administración de SharePoint Online.

  2. Conéctese a SharePoint como administrador global o administrador de SharePoint en Microsoft 365. Para saber cómo hacerlo, consulte Introducción al Shell de administración de SharePoint Online.

  3. Ejecute uno de los siguientes comandos para recortar las versiones existentes:

    Action Comando de PowerShell
    Poner en cola un trabajo de recorte para que expire versiones Expirar versiones en un sitio:New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl -DeleteBeforeDays <days>Expirar versiones en una biblioteca:New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -list $libName -DeleteBeforeDays <days>
    Poner en cola un trabajo de recorte para eliminar las versiones que superen el límite de recuento especificado Eliminar versiones que excedan los límites de recuento de un sitio:New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl -MajorVersionLimit <delete major versions exceeding limit> -MajorWithMinorVersionsLimit <number of major versions for which all minor versions will be kept>Eliminar versiones que excedan los límites de recuento de una biblioteca:New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -list $libName -MajorVersionLimit <delete major versions exceeding limit> -MajorWithMinorVersionsLimit <number of major versions for which all minor versions will be kept>
    Trabajo de recorte de cola para eliminar versiones utilizando el algoritmo de recorte automático estimado Aplicar lógica automática para recortar versiones existentes de un sitio:New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl -AutomaticAplique lógica automática para recortar versiones existentes de una biblioteca:New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -List $libName -Automatic
    Poner en cola el trabajo de recorte a nivel de sitio para eliminar versiones utilizando el límite del historial de versiones de las bibliotecas de documentos individuales Sincronice el límite del historial de versiones de todas las bibliotecas de documentos con el mismo que el sitio y recorte las versiones existentes del sitio:New-SPOSiteManageVersionPolicyJob -Identity $siteUrl -SyncListPolicy -TrimUseListPolicy
    Trabajo de recorte de nivel de biblioteca de cola para eliminar versiones utilizando sus límites de historial de versiones Recorte las versiones existentes de la biblioteca utilizando los límites de su historial de versiones:New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -List $libName -TrimUseListPolicy
    Detener el procesamiento de un trabajo de recorte en curso Para detener el procesamiento de un trabajo de recorte a nivel de sitio en curso:Remove-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl o Remove-SPOSiteManageVersionPolicyJob -Identity $siteUrlPara detener el procesamiento de un trabajo de recorte de nivel de biblioteca en curso:Remove-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -List $libName
    Obtener el estado de un trabajo de recorte de versión de archivo Para obtener el estado de un trabajo de recorte a nivel de sitio:Get-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJobProgress -Identity $siteUrl o Get-SPOSiteManageVersionPolicyJobProgress -Identity $siteUrlPara obtener el estado de un trabajo de recorte de nivel de biblioteca:Get-SPOListFileVersionBatchDeleteJobProgress -Site $siteUrl -List $libName

Recortar versiones existentes a nivel de inquilino

Nota:

El recorte de versión a nivel de inquilino se encuentra actualmente en versión preliminar privada. Esta característica puede cambiar en función de los comentarios, incluida la adición de límites en el número de trabajos que se pueden ejecutar dentro de un período de tiempo específico.

Los administradores de inquilinos pueden usar operaciones a nivel de inquilino para iniciar un trabajo de recorte de versión de archivo en todos los sitios de un inquilino, actualizar las directivas de versión de la biblioteca de documentos para que coincidan con la directiva de inquilino y estimar el impacto en el almacenamiento del recorte mediante análisis de hipótesis.

Los cmdlets de recorte de versión de archivo a nivel de inquilino le permiten:

  • Actualice todas las directivas de versión de la biblioteca de documentos para que coincidan con la directiva de inquilino.
  • Recortar las versiones existentes en función de esa directiva.
  • Realice un seguimiento del progreso y elimine el trabajo de nivel de inquilino.

Para ayudarle a comprender el impacto del recorte, los cmdlets adicionales le permiten ejecutar consultas de análisis de hipótesis sincrónicas y rápidas después de un trabajo inicial de recopilación de datos asincrónicos.

Precaución

Las versiones eliminadas mediante trabajos de recorte se eliminan permanentemente. Este flujo de trabajo de eliminación omite la retención normal de la papelera de reciclaje y las versiones eliminadas no se pueden recuperar, a menos que se haya realizado una copia de seguridad de los datos previamente con la Copia de seguridad de Microsoft 365 o una solución de copia de seguridad similar.

Requisitos previos y limitaciones

  • Requiere una licencia de Administración avanzada de SharePoint o una licencia de Copilot.
  • Solo se permite un trabajo por inquilino a la vez.
  • Los siguientes tipos de sitio están excluidos del procesamiento:
    • Sitios de solo lectura
    • Sitios bloqueados
    • Sitios archivados
    • Sitios con herencia rota de la directiva de versión
  • Si la directiva de versión de nivel de inquilino cambia mientras el trabajo está en curso, el trabajo aplica la directiva actualizada a los sitios restantes sin procesar. Los sitios ya procesados no se vuelven a evaluar.
  • El recorte a nivel de inquilino usa la directiva de versión configurada a nivel de inquilino (Automático, Expiración manual o Límite de recuento manual). Para comprender estos modos de recorte, consulte Modos de recorte de versión arriba.
  • El análisis de hipótesis devuelve los datos de impacto tanto de los sitios de SharePoint como de las cuentas de OneDrive.
  • Si el inquilino es multigeográfico, el análisis de hipótesis y el recorte de versión se deben ejecutar por separado para cada ubicación geográfica.

1. Requisitos previos

  1. Descargue el Shell de administración de SharePoint Online más reciente.

  2. Conéctese a SharePoint como administrador global o administrador de SharePoint en Microsoft 365. Para saber cómo hacerlo, consulte Introducción al Shell de administración de SharePoint Online.

  3. Confirme la directiva de versión a nivel de inquilino ejecutando:

    Get-SPOTenantVersionPolicy

    También puede usar Get-SPOTenant y comprobar las EnableAutoExpirationVersionTrimpropiedades , MajorVersionLimit, ExpireVersionsAfterDays, y .VersionPolicyFileTypeOverride

Antes de confirmar un recorte, puede estimar el impacto de la directiva de versión del inquilino sin eliminar ninguna versión:

  1. Ejecute un trabajo de recopilación de datos para recopilar los datos de la versión en todos los sitios:

    New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -CollectVersionData

  2. Supervise el trabajo de recopilación de datos hasta que complete:

    Get-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJobProgress

  3. Ejecute consultas de hipótesis para estimar el impacto de la aplicación de la directiva:

    Get-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJobImpact

    Puede ejecutar varias consultas de hipótesis con diferentes opciones de directiva mediante Get-SPOVersionPolicyWithChanges la creación de objetos de directiva modificados para su comparación.

  4. Revise el impacto previsto y elija la directiva de versión deseada.

3. Recortar versiones existentes y actualizar directivas de biblioteca de documentos

Una vez que haya confirmado la directiva de versión del inquilino y revisado el impacto previsto:

  1. Ejecute el trabajo de recorte con las opciones deseadas:

    # Trim existing versions AND set version policy on all libraries
New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -TrimVersions -SetVersionPolicy

# Or trim only (without updating library policies)
New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -TrimVersions

# Or set policy only (without trimming existing versions)
New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -SetVersionPolicy

# Or specify a custom version policy object
$policy = Get-SPOVersionPolicyWithChanges -VersionPolicy (Get-SPOTenantVersionPolicy) -EnableAutoExpirationVersionTrim $true
New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -VersionPolicy $policy -TrimVersions

  2. Supervise y valide el trabajo de recorte:

    Get-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJobProgress

  3. Cancelar un trabajo en curso (si es necesario):

    Remove-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob

    Nota:

    Una vez que el cmdlet se ejecuta correctamente, se detiene toda nueva eliminación de versión asincrónica. La cancelación de un trabajo de recorte no afecta a las versiones que se eliminaron permanentemente mientras el trabajo estaba en curso.

Referencia de cmdlet de PowerShell a nivel de inquilino

Action PowerShell Cmdlet Reference
Recopilar datos de versión (requisito previo para hipótesis) New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -CollectVersionData New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob
Estimar impacto (consulta de hipótesis) Get-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJobImpact Get-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJobImpact
Recortar versiones existentes usando la directiva de inquilino actual New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -TrimVersions New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob
Establecer la directiva de versión en todas las bibliotecas de documentos New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -SetVersionPolicy New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob
Directiva de recortar + establecer New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -TrimVersions -SetVersionPolicy New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob
Recortar con un objeto de directiva específico New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -VersionPolicy $policy -TrimVersions New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob
Seguimiento del progreso del trabajo Get-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJobProgress Get-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJobProgress
Cancelar un trabajo en curso Remove-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob Remove-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob
Obtener la versión actual del inquilino de la directiva Get-SPOTenantVersionPolicy Get-SPOTenantVersionPolicy
Crear un objeto de directiva modificado localmente Get-SPOVersionPolicyWithChanges Get-SPOVersionPolicyWithChanges

Más información

Para obtener más información, consulte los siguientes recursos:

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