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Como administrador de SharePoint en Microsoft 365, puede solicitar un inventario de las versiones en un sitio, biblioteca o archivo, que se puede usar para varios escenarios:
Revise el almacenamiento de la versión actual que usan las versiones existentes.
Comprenda cómo afecta un límite de versión a las nuevas versiones aplicando los límites deseados en las versiones existentes antes de configurar los límites.
Analice el impacto del recorte de las versiones existentes antes de programar un trabajo de recorte.
Nota:
Hay disponibles opciones de informes adicionales con Microsoft Graph Data Connect.
Al ejecutar el informe, se pone en cola un trabajo de temporizador en segundo plano para generar un archivo CSV de cada versión de archivo en un sitio de SharePoint determinado. El archivo CSV se guarda en la ubicación que prefiera en el sitio. Si no desea que los miembros del sitio vean el informe, considere la posibilidad de crear una carpeta con permisos diferentes donde solo los propietarios del sitio puedan acceder al informe.
Importante
El trabajo de generación del informe de versión de archivo se completa de forma asincrónica en los próximos días. El tiempo que tarda el informe en completarse depende del tamaño de la biblioteca o el sitio. Para sitios o bibliotecas más pequeños, se tardan más de 24 horas en completarse. Para los más grandes, se tarda unos días en completarse.
Mientras se procesa el trabajo, puede ver que el archivo de informe se rellena gradualmente. No actualice el archivo durante este tiempo. Hará que se produzca un error en el trabajo. Compruebe el progreso de la generación del informe para confirmar que el informe está completamente rellenado y listo para procesarse.
Si desea cancelar una generación de informes en curso, puede eliminar simplemente el archivo de informe.
Formato de informe
El informe de expiración de la versión del archivo está en formato de valores de Comma-Separated (CSV). Cada fila corresponde a una versión de archivo y contiene las columnas siguientes:
| Identificadores de versión de archivo: | Descripción |
|---|---|
WebId |
El identificador único de la web y es una columna compacta 1. |
DocId |
El identificador único del documento y es una columna compacta. |
MajorVersion |
Número de versión principal de la versión del archivo. |
MinorVersion |
Número de versión secundaria de la versión del archivo. |
| Información de la versión del archivo: | Descripción |
|---|---|
WebUrl |
La dirección URL de SharePoint a la web y es una columna compacta. |
FileUrl |
La dirección URL relativa de la web al archivo y es una columna compacta. |
Size |
Tamaño de la versión en bytes. |
ModifiedBy_UserId |
Identificador del usuario que creó esta versión y es una columna compacta. |
ModifiedBy_UserDisplayName |
Nombre para mostrar del usuario que creó esta versión y es una columna compacta. |
LastModifiedDate |
Hora en que se modificó por última vez la versión. |
SnapshotDate |
La hora en que la versión se convirtió en una versión histórica. |
IsSnapshotDateEstimated |
Si este identificador se establece en true, SnapshotDate es una estimación del mejor esfuerzo.
SnapshotDate Es posible que se calcule si la versión era instantánea antes del 1 de enero de 2023. |
| Información de la programación de expiración: | Descripción |
|---|---|
CurrentExpirationDate |
Hora en que la versión expirará tal y como está actualmente. |
AutomaticPolicyExpirationDate |
Hora a la que expiraría la versión si se aplicara retroactivamente una directiva de expiración automática, estimada con el mejor esfuerzo. |
TargetExpirationDate |
Se rellena con el mismo valor que CurrentExpirationDate. Esta columna es útil para cualquier análisis What-If y actualización por lotes de las fechas de expiración. |
1 Las columnas compactas son columnas que no repetirán valores si dos filas consecutivas tienen el mismo valor. Coloca una cadena vacía para los registros repetidos. El encabezado de estas columnas tiene un postfijo "Compact".
Cómo generar un informe de uso de almacenamiento de versión de sitio para el sitio, OneDrive o la biblioteca
Siga estos pasos para administrar los límites del historial de versiones de un sitio mediante PowerShell.
Descargue el Shell de administración de SharePoint Online más reciente.
Nota:
Si instaló una versión anterior del Shell de administración de SharePoint Online, vaya a Agregar o quitar programas y desinstale Shell de administración de SharePoint Online.
Conéctese a SharePoint como administrador de SharePoint en Microsoft 365. Para saber cómo hacerlo, consulte Introducción al Shell de administración de SharePoint Online.
Ejecute uno de los siguientes comandos para generar un informe de uso del almacenamiento de versiones:
| Action | Comando de PowerShell |
|---|---|
| Generación de un informe de uso del almacenamiento de versiones para un sitio o una cuenta de OneDrive | New-SPOSiteFileVersionExpirationReportJob -Identity $siteUrl -ReportUrl $reportUrl |
| Seguimiento del progreso del trabajo para generar un informe para un sitio o una cuenta de OneDrive | Get-SPOSiteFileVersionExpirationReportJobProgress -Identity $siteUrl -ReportUrl $reportUrl |
| Generación de un informe de uso del almacenamiento de versiones para una biblioteca | New-SPOListFileVersionExpirationReportJob -Site $siteUrl -List $libName -ReportUrl $reportUrl |
| Seguimiento del progreso del trabajo para generar un informe para una biblioteca | Get-SPOListFileVersionExpirationReportJobProgress -Site $siteUrl -List $libName -ReportUrl $reportUrl |