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Exportación de informes paginados (Generador de informes)

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Se aplica a: Generador de informes de Microsoft (SSRS) Power BI Report Builder Diseñador de informes en SQL Server Data Tools

Puede exportar un informe paginado a otro formato de archivo, como PowerPoint, imagen, PDF, PDF accesible, Microsoft Word o Microsoft Excel. O puede exportar el informe generando un documento de servicio de Atom, enumerando las fuentes de distribución de datos que cumplen con Atom y están disponibles en informe. Puede exportar el informe desde el Generador de informes, el Diseñador de informes (SQL Server Data Tools (SSDT)) o el servidor de informes.

Exporte un informe para hacer las siguientes acciones:

  • Trabajar con los datos del informe en otra aplicación. Por ejemplo, puede exportar el informe a Excel y, a continuación, continuar trabajando con los datos en Excel.

  • Imprimir el informe en un formato diferente. Por ejemplo, puede exportar el informe al formato de archivo PDF y, a continuación, imprimirlo.

  • Guardar una copia del informe como otro tipo de archivo. Por ejemplo, puede exportar un informe a Word y guardarlo, creando una copia del informe.

  • Usar los datos del informe como fuentes de distribución de datos de las aplicaciones. Por ejemplo, puede generar fuentes de distribución de datos compatibles con Atom que puedan usar Power Pivot o Power BI y luego trabajar con los datos en Power Pivot o Power BI. Para más información, vea Generar fuentes de distribución de datos a partir de un informe.

  • Representar el informe en el servidor de informes resulta útil si se configuran suscripciones o se entregan informes a través del correo electrónico. O bien, puede elegir guardar un informe que esté disponible en el servidor de informes. Para más información, consulte Suscripciones y entrega (Reporting Services).

Reporting Services proporciona muchas extensiones de presentación y admite la exportación de informes a formatos de archivo comunes. Las extensiones de presentación admiten formatos de archivo con saltos de página automáticos (por ejemplo, Word o Excel), saltos de página duros (por ejemplo, PDF o TIFF) o solo datos (por ejemplo, CSV o XML que admita Atom).

Exportar un informe a un formato diferente podría afectar a su paginación. Al obtener una vista previa de un informe, lo ve tal como es presentado por la extensión de representación HTML, que sigue las reglas de salto de página automático. Al exportar un informe a un formato de archivo diferente, como Adobe Acrobat (PDF), la paginación está basada en el tamaño de página físico, que sigue las reglas de salto de página forzado. También puede separar páginas con saltos de página lógicos que agregue a un informe. Pero la longitud real de una página varía en función del tipo de representador que use. Para cambiar la paginación de su informe, debe entender el comportamiento de la paginación de la extensión de presentación que elija. Podría necesitar ajustar el diseño de su informe para esta extensión de presentación. Para obtener más información, vea Representación y diseño de páginas.

Nota:

Puede crear y modificar los archivos de definición de informes paginados (.rdl) en el Generador de informes de Microsoft, en Power BI Report Builder y en el Diseñador de informes de SQL Server Data Tools.

Exportación de un informe del Generador de informes

  1. Ejecute el informe u obtenga una vista previa.

  2. En la cinta de opciones, seleccione Exportar.

    Captura de pantalla que muestra el botón

  3. Seleccione el formato que desea usar.

    Se abre el cuadro de diálogo Guardar como . De forma predeterminada, aparece el nombre de archivo del informe que exportó. Si lo desea, puede cambiar el nombre de archivo.

Exportación de un informe desde el portal web de Reporting Services

  1. En la página Inicio del portal web de Reporting Services, vaya al informe que quiere exportar.

  2. Seleccione el informe para representarlo y obtener una vista previa.

  3. En la barra de herramientas del Visor de informes, seleccione la lista desplegable Exportar.

    Captura de pantalla que muestra la lista

  4. Seleccione el formato que desea usar.

  5. Seleccione Export (Exportar). Aparece un cuadro de diálogo en el que se pregunta si desea abrir o guardar el archivo.

  6. Para ver el informe en el formato de exportación seleccionado, seleccione Abrir.

    O bien

    Para guardar de manera inmediata el informe en el formato de exportación seleccionado, seleccione Guardar.

    El informe se muestra o se guarda mediante la aplicación asociada al formato elegido. Si hace clic en Guardar, se le solicitará una ubicación para guardar el informe.

Exportación de un informe desde una biblioteca de SharePoint

  1. Obtenga una vista previa del informe.

  2. En la barra de herramientas, seleccione Acciones, apunte a Exportar y, luego, seleccione el formato que quiere usar.

    Se abre el cuadro de diálogo Descarga de archivos.

  3. Para ver el informe en el formato de exportación seleccionado, seleccione Abrir.

    O bien

    Para guardar de manera inmediata el informe en el formato de exportación seleccionado, seleccione Guardar.

    El informe se muestra o se guarda mediante la aplicación asociada al formato elegido. Si hace clic en Guardar, se le solicitará una ubicación para guardar el informe.

    Opcionalmente, cambie el nombre de archivo del informe exportado.

    Nota:

    Si el programa no puede abrir el informe en el formato que ha elegido porque no tiene un programa asociado a este tipo de archivo, le solicitará que guarde el informe exportado o que busque un programa en línea para abrirlo.

Representación de tipos de extensión

Hay tres tipos de extensiones de presentación de Reporting Services:

  • Extensiones de presentador de datos: las extensiones de presentación de datos quitan del informe toda la información de formato y muestran solo los datos. El archivo resultante se puede usar para importar los datos de informe sin procesar en otro tipo de archivo. Por ejemplo, puede importar otro tipo de archivo, como Excel, otra base de datos, un mensaje de datos XML o una aplicación personalizada. Los presentadores de datos no admiten los saltos de página.

    Se admiten las siguientes extensiones de presentación de datos: CSV, XML y Atom.

  • Extensiones del representador de saltos de página automáticos: las extensiones del representador de saltos de página automáticos mantienen el diseño y el formato del informe. El archivo resultante se optimiza para la visualización y la entrega basadas en pantalla, como en una página web o en los controles ReportViewer .

    Se admiten las siguientes extensiones de representador de saltos de página automáticos: Microsoft Excel, Microsoft Word y MHTML (archivo web).

  • Extensiones del representador de saltos de página manuales: las extensiones del representador de saltos de página manuales mantienen el diseño y el formato del informe. El archivo resultante se optimiza para que su aspecto no varíe al imprimirlo o para ver el informe en pantalla con formato de libro.

    Se admiten las siguientes extensiones de presentador de saltos de página duros: TIFF y PDF.

Formatos que puede exportar durante la visualización de informes

Reporting Services proporciona extensiones de representación que representan los informes en formatos diferentes. Debería optimizar el diseño de informe para el formato de archivo elegido. En la tabla siguiente se enumeran los formatos que puede exportar desde la interfaz de usuario. Existen otros formatos que puede utilizar con suscripciones de Reporting Services o si va a exportar desde el acceso de la dirección URL. Para obtener más información, consulte la sección Otras formas de exportar informes de este artículo.

Format Tipo de extensión de presentación Descripción
Archivo PDF de Acrobat Salto de página duro La extensión de representación en PDF representa un informe en archivos que se pueden abrir en Adobe Acrobat y en visores de PDF de fabricantes que no sean Microsoft que admiten PDF 1.3. Aunque PDF 1.3 es compatible con Adobe Acrobat 4.0 y versiones posteriores, Reporting Services admite Adobe Acrobat 6 o versiones posteriores. La extensión de representación no requiere el software Adobe para representar el informe. Sin embargo, se necesitan visores de PDF, como Adobe Acrobat, para ver o imprimir un informe en formato PDF.

Para más información, vea Exportar a un archivo PDF.
Atom Datos La extensión de presentación Atom genera fuentes de distribución de datos compatibles con Atom desde los informes. Las fuentes de distribución de datos son legibles y se pueden intercambiar con aplicaciones como Power Pivot y Power BI pudiendo ambos usar fuentes de distribución de datos compatibles con Atom.

El resultado es un documento de servicio de Atom que enumera las fuentes de los datos disponibles de un informe. Se crea al menos una fuente de datos para cada región de datos de un informe. Según el tipo de región de datos y los datos que esta muestra, podrían generarse varias fuentes de distribución de datos.

Para más información, vea Generar fuentes de distribución de datos a partir de informes.
CSV Datos La extensión de representación de valores separados por comas (CSV) representa los informes como una representación sin estructura jerárquica de los datos a partir de un informe estándar y sin formato para que resulten fáciles de leer e intercambiar con muchas aplicaciones.

Para más información, vea Exportar a un archivo CSV.
EXCELOPENXML Salto de página automático Se muestra como Excel en los menús de exportación al revisar informes. La extensión de representación en Excel representa un informe como un documento de Excel (.xlsx) compatible con Microsoft Excel 2013. Para más información, vea Exportar a Microsoft Excel.
PowerPoint Salto de página duro La extensión de representación de PowerPoint representa un informe como un documento de PowerPoint (.pptx) que es compatible con PowerPoint 2013.
Archivo TIFF Salto de página duro La extensión de presentación en imágenes presenta un informe en un mapa de bits o metarchivo. De manera predeterminada, una extensión de representación en imágenes genera un archivo TIFF del informe, que se puede ver en varias páginas. Cuando el cliente recibe la imagen, se puede mostrar en un visor de imágenes y se puede imprimir.

La extensión de presentación en imágenes puede generar archivos en cualquiera de los formatos que admite GDI+: BMP, EMF, EMFPlus, GIF, JPEG, PNG y TIFF.

Para más información, vea Exportar a un archivo de imagen.
Archivo web Salto de página automático La extensión de representación en HTML representa un informe en formato HTML. La extensión de representación también puede generar páginas HTML completas o fragmentos de HTML para incrustarlos en otras páginas HTML. Todos los HTML se generan con la codificación UTF-8.

La extensión de representación en HTML es la extensión predeterminada para los informes que se previsualizan en el Generador de informes y se visualizan en un explorador, lo que incluye también cuando se ejecutan en el portal web de Reporting Services.

Para más información, vea Representar en HTML.
WORDOPENXML Salto de página automático Se muestra como Word en el menú de exportación al visualizar informes. La extensión de representación de Word representa un informe como un documento de Word (.docx) compatible con Microsoft Word 2013. Para más información, vea Exportar a Microsoft Word.
XML Datos La extensión de presentación en XML devuelve un informe en formato XML. El esquema XML del informe es específico de éste y solamente contiene datos. La extensión de representación XML no representa la información de diseño y no mantiene la paginación. El XML que genera esta extensión se puede importar a una base de datos, se puede usar como mensaje de datos XML o se puede enviar a una aplicación personalizada.

Para más información, vea Exportar a XML.

Reporting Services proporciona otras características para ayudarle a crear informes que funcionen bien en otros formatos. Los saltos de página en las regiones de datos Tablix (tabla, matriz y lista), los grupos y los rectángulos proporcionan un mayor control sobre la paginación del informe. Las páginas del informe, delimitadas mediante saltos de página, pueden tener nombres de página diferentes y restablecer la numeración de las páginas. Mediante el uso de expresiones, los nombres de página y los números de página se pueden actualizar dinámicamente cuando se ejecuta el informe. Para más información, vea Paginación en Reporting Services.

Además, puede usar la función RenderFormat integrada para aplicar condicionalmente diseños de informe diferentes para representadores distintos. Para más información, vea Referencias a campos globales y de usuario integrados.

Generación de fuentes de distribución de datos a partir de un informe

Para generar fuentes de distribución de datos desde un informe, ejecute el informe en el portal web de Reporting Services y, luego, seleccione el icono Generar fuente de distribución de datos en la barra de herramientas del portal web. Se le solicita que decida si guardar o abrir el archivo. Si elige Abrir, el documento de servicio de Atom se abre en la aplicación que está asociada a la extensión de archivo .atomsvc. Si elige Guardar, el documento se guarda como un archivo .atomsvc. De forma predeterminada, el nombre del archivo es el nombre del informe. Puede cambiar el nombre a uno que sea más significativo.

Guarde el documento de servicio de Atom en su equipo. Después puede cargarlo a un servidor de informes o a otro servidor para que esté disponible para que otros lo utilicen. Para más información, vea Generar fuentes de distribución de datos a partir de informes y Generar fuentes de distribución de datos a partir de un informe.

Solución de problemas de informes exportados

A veces, los informes parecen diferentes o no funcionan como desea tras exportarlos a un formato diferente. Este resultado se debe a que podrían aplicarse ciertas reglas y limitaciones al representador. Puede solucionar muchas limitaciones teniéndolas en cuenta al crear el informe. Podría necesitar usar un diseño ligeramente diferente en el informe, alinear cuidadosamente los elementos dentro del mismo, restringir los pies de página del informe a una sola línea de texto, etc.

Números y fechas en árabe

Si un informe contiene texto Unicode y números arábigos, o fechas arábigas, las fechas y los números no se representan correctamente. Este problema se produce cuando exporta el informe a cualquiera de los siguientes formatos o imprime el informe.

  • PDF
  • Word
  • Excel
  • Imagen/TIFF

Si se exporta el informe a HTML, las fechas y los números se representan correctamente.

Exportación de informes con imágenes incrustadas o externas

Al exportar un informe paginado en formato de PowerPoint, si el informe tiene una imagen incrustada o externa en segundo plano, la imagen no aparece en el archivo exportado. Lo mismo sucede cuando se exporta a otros formatos como Word.

Otras maneras de exportar Informes

La exportación de un informe es una tarea a petición que se realiza cuando el informe está abierto en el portal web de Reporting Services o en el Generador de informes. Si desea automatizar una operación de exportación, cree una suscripción que entregue el informe a una carpeta compartida. Por ejemplo, puede exportar un informe a una carpeta compartida como un tipo de archivo específico en una programación periódica. Para obtener más información, vea Entrega de recurso compartido de archivos en Reporting Services.

De forma predeterminada, los informes cuya vista previa se obtiene en las herramientas de elaboración de informes o que se abren en una aplicación de explorador, como el portal web de Reporting Services, siempre se representan primero en HTML. No es posible especificar una extensión de representación diferente como opción predeterminada para la vista. Sin embargo, puede crear una suscripción que genere un informe en el formato de representación que desee para que se envíe posteriormente a una bandeja de entrada de correo electrónico o una carpeta compartida. Para obtener más información, vea Crear y administrar suscripciones para servidores de informes en modo nativo y Crear, modificar y eliminar una suscripción controlada por datos.

También puede tener acceso a un informe a través de una dirección URL que especifique una extensión de presentación como un parámetro URL y presente directamente el informe en el formato especificado sin presentarlo primero en HTML. En el ejemplo siguiente se presenta un informe en formato Excel:

https://<Report Server Name>/reportserver?/Sales/YearlySalesSummary&rs:Format=Excel&rs:Command=Render

y el siguiente ejemplo representa un informe de PowerPoint desde una instancia con nombre:

https://<Report Server Name/ReportServer_THESQLINSTANCE/Pages/ReportViewer.aspx?%2freportfolder%2freport+name+with+spaces&rs:Format=pptx

Para obtener más información, vea Exportación de un informe con el acceso URL.

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