Roles clave en el marco de adopción de servicio
Tiene listo para comenzar la estrategia y el plan del proyecto. Debe entregar rápidamente resultados significativos ya que aún no se ha establecido el presupuesto general del proyecto. Ya que el talento es el activo más importante, primero evalúa los recursos internos disponibles para ayudarle a alcanzar sus objetivos. Las siguientes habilidades y funciones son fundamentales para un proyecto exitoso:
| Role | Descripción |
|---|---|
| Patrocinador ejecutivo | ¿Tiene un director de administración en su empresa que esté liderando los resultados empresariales generales, incluida la implementación de Microsoft Teams? |
| Propietario de éxito | ¿Quién es responsable del éxito general de la implementación? A menudo es el líder empresarial (como responsable del desarrollo de productos) junto con un propietario del servicio de TI (como el administrador de servicios que es propietario de los servicios de colaboración y comunicación). |
| Jefe de proyectos | Usted u otra persona que tenga la responsabilidad diaria de administrar el proyecto en general, incluyendo la administración de riesgos, problemas y las partes interesadas. |
| Expertos: | ¿Tiene una red de trabajadores experimentados existente que proporcionan soporte técnico independiente y a los departamentos para los empleados durante las transiciones? ¿Tiene un administrador de la comunidad que pueda ofrecer presencia coherente a estos usuarios y administrar su aprendizaje y soporte técnico? |
| Comunicaciones y marketing | ¿Quién puede ayudarle a diseñar mensajes clave acerca de este cambio que tendrán repercusión en los empleados? ¿Qué asistencia de diseño gráfico tiene? |
| Conocimientos técnicos | Se requiere un conocimiento más especializado del planeamiento técnico, la configuración y la implementación del software objetivo. La preparación técnica se lleva a cabo en paralelo y simultáneamente con el planeamiento de la adopción del usuario. |
Nota:
Con la llegada de Microsoft Teams, los profesionales de TI que anteriormente solo se dedicaba a servicios de telefonía, comunicaciones o colaboración, deben trabajar en conjunto para ofrecer una experiencia integrada. En organizaciones pequeñas esto puede ser una persona, en organizaciones más grandes suelen ser dos o más personas.
 Actividad |
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| Lea Microsoft Teams Phase One (Fase 1 de Microsoft Teams) para obtener más información sobre los roles y los requisitos previos de esta fase del planeamiento. Vea y use vídeos introductorios como ¿Qué es Microsoft Teams? para asegurarse de que los usuarios empiecen a entender lo que esta nueva experiencia puede aportar. Tenga en cuenta que este vídeo no se centra en una larga lista de características, sino en los resultados de los empleados. |
Rol clave: Patrocinador ejecutivo
Lo que sabemos es que la mayoría de los empleados no están dispuestos a usar una nueva tecnología implementada por su organización. Tener un Patrocinador ejecutivo puede ayudarle. En los proyectos de transformación en los que el CEO fue relativamente o muy visible, el proyecto fue muy exitoso o extremadamente exitoso. Un conjunto bien definido de metas financieras y operacionales lleva a una transformación "muy satisfactoria" (como se muestra en la investigación de terceros y de Microsoft).
Identifique al Patrocinador ejecutivo y dótelo para que sea una parte que siempre visible del programa de cambios. Esto ayuda al uso prolongado de las nuevas herramientas y a la transformación general. Las comunicaciones coherentes son fundamentales. Aquí se muestran algunas formas en las que sus Patrocinadores ejecutivos pueden comunicar su soporte al proyecto:
- Use eventos en directo de Microsoft Teams para comunicarse con los empleados que se verán afectados por el cambio. Prográmelos de forma periódica, preferiblemente mensuales o al menos trimestrales, para reforzar por qué la organización está realizando estos cambios.
- Haga que el Patrocinador ejecutivo use esta tecnología. Cuando hay ejecutivos en las nuevas experiencias, incrementa el uso de las mismas por parte de los empleados. Seleccione la experiencia ejecutiva relevante para transformar con otros empleados. Trabaje directamente con el personal de soporte técnico del ejecutivo para garantizar una transición sin problemas.
- Use otras formas de comunicación, como el correo electrónico, artículos de la intranet y redes sociales internas, para comunicarse con los empleados y permitir a los ejecutivos recibir comentarios directamente. Aunque es posible que una cultura más abierta y transparente sea algo nuevo en su organización, el programa de cambio se beneficiará.
Si no tiene un directivo que esté dispuesto a participar, puede impulsar una parte del cambio de forma básica. Vaya directamente a una división clave o a un propietario del proceso, y asóciese con ellos en el proceso experimental de transformación. Es posible que los resultados empresariales relevantes de este experimento sean lo que necesite para incorporar a la directiva.
Secuencias de trabajo y estructuras de equipo
| Actividad |
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|---|---|
| Asigne las estructuras de su equipo y las asignaciones de secuencias de trabajo de su organización. Aproveche esta oportunidad para identificar al talento de su organización o las deficiencias que deben subsanarse. Es importante identificar las áreas de talento que faltan al principio del proceso de planeamiento para que pueda obtener la ayuda adecuada. Descargue nuestro documento de Asignación de secuencias de trabajo para usarlo como ayuda en este proceso. | (https://aka.ms/WorkstreamAssignment) |
Puede obtener adopción de servicio, planeamiento de implementación y asistencia de ejecución gratuitos de Microsoft como parte de la suscripción a Microsoft 365 en un múltiples formatos mediante el programa FastTrack. Es posible que su empresa ya esté trabajando con un socio tecnológico que también pueda ofrecer esta asistencia.
Cada uno de los siguientes flujos de trabajo y áreas de funcionalidad requieren un líder, aunque una persona puede llevar varios flujos de trabajo en función de su carga. Por ejemplo, una persona puede administrar las secuencias de trabajo Experto, Usuario pionero y Comentarios. Si no puede encontrar una persona que se encargue de la secuencia de ejecución, identifíquela como un riesgo y hable con el responsable del éxito o el Patrocinador ejecutivo durante las reuniones del proyecto programadas periódicamente.
- Estrategia del servicio y plan del proyecto
- Asignación y alineación de partes interesadas
- Comunicaciones de programa e historias de éxito
- Programa de expertos
- Preparación del soporte técnico
- Usuarios pioneros y comentarios
- Gobernanza y seguridad
- Alineamiento y preparación técnica
- Métrica y generación de informes
- Asignación de procesos empresariales
- Campaña de reconocimiento
- Programa de aprendizaje
- Revisiones de estado del servicio y planeamiento de mejoras
Actividad de ejemplo de Contoso
Determine las capacidades que necesitará para ofrecer una implementación de Microsoft Teams exitosa. Ya está trabajando con el administrador de servicios de TI que está revisando el contenido de SuccessWithTeams.com para administrar la preparación técnica. Se reúnen y hablan acerca de las escalas de tiempo y los resultados, y revisan conjuntamente los flujos de trabajo que se muestran anteriormente. Deciden que ninguno de ustedes tiene la capacidad para administrar los programas Experto o Usuario pionero, o para asegurar la calidad y la preparación del soporte técnico. Deben llevar a cabo una o todas las acciones que se indican a continuación:
- Tiene un contrato de licencia apto con más de 150 puestos. Póngase en contacto con el equipo de Microsoft FastTrack. El administrador de TI también puede solicitar ayuda a través del widget Obtener ayuda en el Centro de administración de Microsoft 365. Los administradores del programa y los ingenieros de FastTrack se pondrán en contacto con usted para responder a sus preguntas técnicas y crear un plan de éxito para Microsoft Teams.
- Para obtener información sobre otras personas que también están impulsando la adopción de Microsoft Teams, visite el foro Driving Adoption en la Microsoft Technical Community.
- Si tiene un socio tecnológico que ya le está ayudando en su empresa, hable con él sobre la experiencia de Microsoft Teams para determinar si puede ayudarle.
Gracias a FastTrack, los foros de la comunidad y otras relaciones empresariales, puede encontrar socios certificados de Microsoft adicionales para ayudarle en este trabajo.
Nota:
Si aún no tiene una relación activa con su administrador de servicio de TI, póngase en contacto con él para iniciar una conversación acerca de asociarse para este proyecto. Mantenga una mente abierta sobre sus comentarios y destaque que está centrado en la parte de la implementación que implica la adopción de los usuarios finales y quiere ayudar a garantizar la satisfacción de los empleados con el servicio que se está esforzando por ofrecer. Mantener esta conversación en un almuerzo nunca es malo cuando está estableciendo esta relación importante.
Descripción de la curva de cambio
En cualquier programa de cambio, es importante entender la curva de cambio básica que se aplica a todos los usuarios. Esta estructura se aplica tanto de forma personal como profesional. Este aprendizaje se centra en los ejemplos profesionales, pero piense en cómo se ha producido el cambio en su propia vida y en cómo respondió a él. Esto le ayudará a empatizar con aquellos usuarios que son más reticentes al cambio de lo que le gustaría.
Rechazo: muchos usuarios rechaza de forma consciente o inconsciente que el cambio deba producirse. Se sienten cómodos haciendo las cosas igual que siempre. Tenga en cuenta que, en sus campañas de reconocimiento y en las comunicaciones ejecutivas, debe informar a los usuarios de cómo este cambio será beneficioso para ellos y para la empresa. A menudo resulta eficaz adaptar los mensajes al público al que está hablando. No tenga miedo de hablar sobre las motivaciones más básicas de sus empleados en términos positivos.
Resistencia: los usuarios escucharán el mensaje la primera vez, pero a menudo resistirán el cambio de forma activa o pasiva. Use las estrategias de divulgación para hacer frente a la resistencia: por ejemplo, establezca reuniones de desayuno o almuerzo, premie a los usuarios pioneros con reconocimiento, o muestre la utilidad que puede tener un cambio significativo con casos prácticos de usuarios pioneros. Fomente los comentarios directos en estos eventos para buscar posibles motivos de conflicto o desafíos para el programa. Empiece la conversación señalando las dificultades que afrontó al realizar el cambio, a la vez que guía la conversación hacia sugerencias positivas en lugar de a una sesión de quejas.
Exploración: cuando haya influido lo suficiente en el público objetivo, empezarán a explorar. Este es una etapa delicada y un buen momento para usar a sus expertos. Los expertos pueden fomentar una experiencia favorable para el nuevo comportamiento. Las barreras de acceso, la fricción en la experiencia o las herramientas poco fiables pueden llevar a sus empleados de nuevo a la fase de resistencia. También merece la pena mencionar que, aunque los trabajadores jóvenes pueden explorar una nueva experiencia tecnológica más rápido, los trabajadores de entre 55 y 74 años tiene la mejor opinión del trabajo en equipo (según un estudio de Gartner). Son el segundo grupo demográfico con más probabilidades de probar la nueva experiencia que está diseñando.
Compromiso: sus empleados ya han tenido una experiencia positiva y han recibido una recompensa por ello. Están comprometidos a continuar con el nuevo comportamiento, pero solo si continúan sirviendo a sus propósitos. Cada día en que el empleado participe en el nuevo comportamiento, puede reforzar el cambio o ver como los usuarios vuelven atrás debido a una experiencia de trabajo pobre. Las metas de TI tradicionales, como la resistencia, el tiempo de actividad, el rendimiento y la seguridad son fundamentales para cumplir con los objetivos empresariales generales.
Actividad de Contoso
Debe obtener más información sobre su organización para elaborar el plan de adopción de usuario final. Es especialmente importante que comprenda las necesidades de sus trabajadores de ventas remotos y de los usuarios de oficinas en otras regiones. Use Forms u otra herramienta de encuestas para enviar preguntas antes de iniciar el programa piloto de usuarios pioneros. Esta información le ayudará a dar prioridad a los distintos problemas que pueda tener cada rol de usuario. Descargue nuestra hoja de cálculo encuesta de usuario de ejemplo para obtener ideas para las preguntas, pero asegúrese de que transfiere estas preguntas a Microsoft 365 para facilitar la distribución y el análisis.
Nota:
Asegúrese de preguntar a los empleados si puede ponerse en contacto con ellos para obtener más información. Para las personas que decidan participar, seleccione varios usuarios en demografías clave (región, rol, perfil de usuario) para entrevistarles en persona o a través de un chat de vídeo. Los contribuidores vocales pueden ser candidatos para los programas de usuarios pioneros o expertos. En las entrevistas con el usuario, intente realizar preguntas abiertas y no influir en su opinión. Por ejemplo, pregunte: "¿Puede decirme algo más sobre su experiencia de colaboración?"