Explorar las reuniones y los eventos en Microsoft Teams
Microsoft Teams admite todas las necesidades de comunicación en todo el espectro en el lugar de trabajo híbrido, desde reuniones 1:1 hasta eventos virtuales. Además, las personas pueden unirse a reuniones de diferentes tipos de clientes. Por ejemplo, al usar Audioconferencia, los usuarios pueden asistir a reuniones desde teléfonos normales mediante la llamada a la reunión.
Hay tres tipos de reuniones que se pueden crear en Microsoft Teams, según la naturaleza de la reunión:
Reuniones en Teams: Las reuniones en Microsoft Teams incluyen audio, vídeo y uso compartido de pantalla. Una reunión de Teams es una de las formas clave de colaborar en Teams.
Seminarios web en Teams: Los seminarios web en Microsoft Teams proporcionan las herramientas para programar un seminario web, registrar asistentes, ejecutar una presentación interactiva y analizar los datos de los asistentes para un seguimiento eficaz.
Ayuntamientos de Teams: los ayuntamientos de Microsoft Teams permiten a los presentadores y productores de eventos difundir contenido de vídeo y reunión a una gran audiencia en línea, como una reunión del ayuntamiento de la empresa.
Un administrador de Microsoft Teams controla los tipos de reunión a través de directivas y configuraciones. Estas configuraciones se basan en directivas de la organización, como el uso compartido de vídeo o pantalla. Cada uno de estos tipos de reunión se examina con más detalle en las secciones siguientes.
Reuniones de Teams
Microsoft Teams ofrece dos tipos de reuniones: reuniones de canal y reuniones privadas.
Reuniones de canal
Si un equipo tiene un canal dedicado en Microsoft Teams, puede programar una reunión de canal. Las reuniones de canal tienen varias ventajas:
- Todos los miembros pueden ver una reunión y unirse.
- Cualquier discusión relacionada con la reunión que se desarrolle antes, durante o después de una reunión forma parte de la discusión del canal.
- Las reuniones y discusiones no empresariales son visibles para cualquier miembro del equipo.
- Las reuniones también pueden iniciarse en ad hoc desde la conversación del canal existente.
Reuniones privadas
Cuando las reuniones impliquen a miembros ajenos al equipo, los usuarios pueden programar una reunión privada. Las reuniones privadas brindan las siguientes ventajas. Las reuniones privadas proporcionan las siguientes ventajas:
- Solo son visibles para los usuarios invitados.
- Se pueden iniciar en ad hoc desde conversaciones de chat existentes.
- Se pueden programar en el cliente de Teams o en el complemento de Outlook.
- Las discusiones relacionadas con la reunión antes, durante o después de la reunión son accesibles mediante el chat.
Seminarios web en Teams
Los seminarios web en Teams proporcionan las siguientes características de administración que permiten al administrador de Teams administrar la participación y el seguimiento de los asistentes a seminarios web:
- Páginas de registro personalizadas y correos electrónicos de asistentes
- Opciones de presentación enriquecidas
- Controles de host, como la capacidad de deshabilitar el chat y el vídeo de los asistentes
- Informes posteriores al evento
Los seminarios web en Teams incluyen las siguientes características:
- Sondeos, chat y reacciones para hasta 1,000 asistentes
- Diseños de contenido que se pueden personalizar para el modo moderador
- Confirmaciones de correo electrónico y página de registro de asistentes
- Descargar informes de asistentes para aplicaciones de CRM y marketing
- El vídeo y el audio se pueden desactivar de forma predeterminada para todos los asistentes
- Opciones para asistentes en el espacio empresarial y público
- Informes de asistentes para hasta 1,000 asistentes
Ayuntamientos de Teams
Los ayuntamientos de Teams son una extensión de los eventos de Teams, lo que permite a los presentadores y productores de eventos difundir contenido de vídeo y reunión a una gran audiencia en línea.
Los ayuntamientos están diseñados para comunicaciones uno a varios donde:
- El host del evento dirige las interacciones.
- La participación de la audiencia es principalmente para ver el contenido compartido por host.
Los asistentes pueden ver el evento en directo o grabado en Viva Engage, Teams o Stream. También pueden interactuar con los presentadores mediante una conversación moderada de Q&A o Viva Engage.
Los ayuntamientos de Teams incluyen los siguientes componentes clave:
Roles de grupo de eventos: los ayuntamientos de Teams usan los siguientes roles para difundir y participar correctamente en un evento. Para más información, consulte Roles de grupo para eventos.
Organizador : programa un ayuntamiento y garantiza que el evento esté configurado con los permisos adecuados tanto para los asistentes como para el grupo de eventos, que administrará el evento.
Productor : como anfitrión, garantiza que los asistentes tengan una excelente experiencia de visualización controlando el flujo del ayuntamiento.
Moderador : presenta audio, vídeo o una pantalla al ayuntamiento. El moderador suele moderar una sesión preguntas y respuestas al final del evento.
Nota:
Los asistentes a eventos no se consideran parte del "grupo de eventos". Los asistentes ven el evento en directo o a petición, mediante controles DVR, ya sea de forma anónima o autenticada. Ellos pueden participar en una sesión de preguntas y respuestas.
Producción : los ayuntamientos de Teams se pueden producir en Teams mediante una cámara web o en una aplicación o dispositivo externo.
Teams : los usuarios pueden generar sus ayuntamientos en Teams mediante su cámara web o una entrada de A/V de los sistemas de salas de Teams. Esta opción habilita a los usuarios usar fácilmente sus cámaras web y compartir sus pantallas como entrada en el evento.
Aplicación o dispositivo externos : los codificadores externos permiten a los usuarios generar sus ayuntamientos directamente desde un dispositivo de hardware externo o un codificador basado en software mediante Stream. Un ejemplo de codificador basado en software incluye mezcladores multimedia de calidad de estudio que admiten streaming a un servicio de protocolo de mensajería en tiempo real (RTMP).
Plataforma de streaming : la plataforma de streaming del ayuntamiento consta de:
Azure Media Services: Azure Media Services mejora la accesibilidad, distribución y escalabilidad. También facilita y resulta rentable transmitir contenido a las audiencias locales o mundiales mientras protege el contenido.
Azure Content Delivery Network (CDN): una vez que la secuencia se transmite, se entrega a través de Azure Content Delivery Network (CDN). Azure Media Services ofrece puntos de conexión integrados de CDN para streaming. Esto permite a un público global seguir la transmisión sin almacenamiento en búfer.
Enterprise Content Delivery Network (eCDN): el objetivo de eCDN es tomar el contenido de vídeo de Internet y distribuir el contenido en toda una organización sin afectar al rendimiento de la red. En el diagrama siguiente se identifican los asociados eCDN certificados y de terceros que una organización puede usar para optimizar su red para los ayuntamientos.
En el diagrama siguiente también se muestran los componentes de alto nivel implicados en los ayuntamientos de Teams y cómo están conectados.
Comparación de reuniones de Teams
En la tabla siguiente se resumen las diferencias clave entre los tres tipos de reunión en Teams.
| Tipo de reunión | Número de participantes | Interacción | Registro admitido |
|---|---|---|---|
| Reuniones | Hasta 20 000 con Teams Premium | - Los participantes hasta llegar a 1000 tienen capacidades de reunión totalmente interactivas e idénticas. - Los participantes de 1000 hasta 20 000 tienen capacidades de solo vista. |
No |
| Seminarios web | - Hasta 1000 - Próximamente se aumentarán los límites con capacidades de solo vista. |
- Los participantes hasta llegar a 1000 tienen capacidades de reunión totalmente interactivas. - Interacción de audiencia configurable. - Puede especificar moderadores. |
Sí |
| Ayuntamientos | Hasta 20 000 con Teams Premium | - Difusión a grandes audiencias. - Preguntas y respuestas moderadas para la interacción del público. - Se puede especificar productores y moderadores, incluidos moderadores externos. - Compatible con más capacidades de producción avanzadas. |
No |
Aplicación Citas virtuales en Microsoft Teams
Con Citas virtuales en Microsoft Teams, dispone de una plataforma completa de reuniones para programar, administrar y llevar a cabo interacciones de negocio a cliente. Por ejemplo:
Los asesores financieros o los ajustadores de reclamaciones, y otros profesionales financieros pueden reunirse con los clientes de forma remota.
Los asociados de ventas, los expertos en productos y los consultores de diseño pueden dirigir accesorios y consultas virtuales.
Los médicos pueden reunirse con pacientes u otros proveedores de atención sanitaria para hablar sobre la atención médica.
Los departamentos de recursos humanos pueden realizar entrevistas virtuales con candidatos de trabajo.
Con Citas virtuales, obtendrá lo siguiente:
| Citas virtuales | Citas virtuales avanzadas con Teams Premium |
|---|---|
| - La unión al explorador móvil permite a los clientes unirse a citas independientemente de dónde se encuentren. - Integración con Forms para simplificar los procesos de cita previa - Sala de espera para clientes - Programación de reservas dentro de la aplicación Citas virtuales - Enviar por correo electrónico confirmaciones a clientes y personal - Administración de tipos de citas, personal, roles y la página de Reserva |
- Notificaciones de texto SMS con confirmaciones y recordatorios personalizados - Sala de espera personalizada con la marca de su organización - Vista de la cola para administrar citas a petición y programadas - Análisis enriquecido, incluidos datos individuales, departamentales y organizativos |
Plantilla de reunión de cita virtual
La plantilla Cita virtual es una plantilla de reunión predeterminada en Teams que los usuarios pueden usar para programar citas virtuales con clientes, clientes y otras personas ajenas a la organización. La plantilla permite especificar valores para la configuración de reuniones que los organizadores de reuniones suelen controlar. Úsela para aplicar la configuración predeterminada y obligar a su cumplimiento.
Con esta plantilla, puede habilitar una experiencia uniforme en toda la organización para citas virtuales programadas directamente en Teams y ayudar a hacer cumplir los requisitos de cumplimiento.
Transcripción de reuniones de Teams, subtítulos en directo y traducciones
En Microsoft Teams, hay una opción para que las grabaciones de reuniones tengan transcripción automática, de modo que los usuarios puedan reproducir grabaciones de reuniones con subtítulos y revisar elementos de discusión importantes en la transcripción. La transcripción y los subtítulos ayudan a crear contenido inclusivo para los espectadores de todas las capacidades.
Transcripción
Esta configuración es una directiva por organizador y por usuario. Esta configuración controla si se pueden usar las características de subtítulos y transcripción durante la reproducción de las grabaciones de la reunión. La persona que inició la grabación necesita esta configuración activada para que las características funcionen con su grabación.
Cuando la transcripción está activada, los usuarios tendrán una copia escrita del texto hablado que se captura casi en tiempo real. Después de la reunión, los usuarios pueden encontrar la transcripción que se puede buscar almacenada con la grabación de la reunión. Y si la transcripción se ha activado para la grabación, Stream reproducirá el vídeo con la transcripción junto a la grabación, mostrando quién habla y cuándo habla, mientras se reproduce el vídeo. Si la grabación está activada pero la transcripción está desactivada, la grabación no tendrá un archivo de transcripción almacenado junto a él y, al ver la reproducción de la grabación en Stream, los subtítulos no podrán activarse.
Subtítulos en directo
Teams puede detectar lo que se dice en una reunión y presentar los subtítulos en tiempo real. Y, si ha activado la nueva experiencia de reunión, los subtítulos del usuario asignarán el texto al orador, por lo que no solo verá lo que se dice, sino quién lo dice.
Esta configuración es una directiva por usuario y se aplica durante una reunión. Esta configuración controla si la opción Activar subtítulos en directo está disponible para que el usuario active o desactive automáticamente los subtítulos en directo generados automáticamente en las reuniones a las que asiste el usuario. Estos subtítulos no se guardarán junto con el archivo de vídeo.
Traducción de subtítulos en directo
De forma predeterminada, los subtítulos en directo se muestran en el idioma que se habla durante una reunión. Con una licencia de Teams Premium, los subtítulos traducidos en directo permiten a los usuarios ver los subtítulos traducidos al idioma con el que se siente más cómodos.
Características de Teams Premium
Los clientes que compran una suscripción a Microsoft 365 también reciben licencias de Teams para sus usuarios. La compra de la licencia de complemento de Teams Premium proporciona a los administradores y usuarios finales características adicionales en Teams con su suscripción de Microsoft 365 que mejoran su experiencia de Teams con ventajas como:
- Protección y administración avanzada para reuniones
- Reuniones personalizadas
- Eventos Premium
- Citas virtuales
- Características de reuniones inteligentes
- Experiencias personalizadas de malla inmersiva en 3D
- Resumen de llamada inteligente
Para obtener un desglose detallado de las características disponibles, consulte el artículo siguiente: Licencias de Microsoft Teams Premium.