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Procedimientos de cierre de año para el módulo Nómina canadiense en Microsoft Dynamics GP

En este artículo se presentan los procedimientos de cierre de año recomendados para el módulo de nómina canadiense integrado de Microsoft Dynamics GP. La sección Lista de comprobación de fin de año de nómina contiene lo siguiente:

  • Lista de comprobación detallada de los pasos que debe seguir para completar los procedimientos de cierre del año
  • Información detallada para cada paso de la lista de comprobación

Se aplica a: Microsoft Dynamics GP
Número de KB original: 861806

Nota:

Lea este artículo completo antes de realizar cualquiera de los pasos. Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con el soporte técnico de Microsoft Dynamics. Para obtener más información sobre el módulo Nómina canadiense, normalmente se incluye en la documentación de actualización del año.

Importante

Antes de seguir las instrucciones de este artículo, asegúrese de que tiene una copia de seguridad completa de la base de datos que puede restaurar si se produce un problema.

Actualización del año de la nómina canadiense y actualización de impuestos sobre nóminas

En este artículo se describe la actualización del año de nómina y la actualización de impuestos de nómina. Cuando se publique la actualización del año de finalización del año de nómina y la actualización fiscal durante el año, puede descargar el archivo para prepararse para el fin del año.

Lista de comprobación de fin de año de nómina

  1. Complete todas las ejecuciones de pago para el año actual.
  2. Complete los informes de nómina necesarios.
  3. Realice una copia de seguridad de los datos.
  4. Instale la actualización de fin de año canadiense.
  5. Complete el proceso de restablecimiento de archivo de finalización del año.
  6. Realice otra copia de seguridad de los datos.
  7. Cree las instrucciones T4, T4A y RL-1 e imprima los informes T4, T4A y RL1.
  8. Edite los registros T4, T4A y RL-1 según sea necesario.
  9. Cree registros de resumen de T4, T4A y RL-1.
  10. Imprima los informes T4, T4A, RL-1 y cree archivos XML T4, T4A y RL-1, si procede.
  11. Compruebe que los períodos de pago se han establecido correctamente.

Completar todas las ejecuciones de pago del año actual

Nota:

Cualquier lote que tenga un valor del nuevo año de nómina en el campo Fecha de cheque debe procesarse después de realizar el restablecimiento del año.

Completar los informes de nómina necesarios

Realización de una copia de seguridad de los datos

Cree una copia de seguridad y, a continuación, coloque esta copia de seguridad en un almacenamiento seguro y permanente. Al crear una copia de seguridad, asegúrese de que tiene un registro permanente de la posición financiera de la empresa al final del año. Puede restaurar la copia de seguridad para recuperar rápidamente los datos si se produce una fluctuación de energía u otro problema durante el procedimiento de cierre del año. Para crear una copia de seguridad desde Microsoft Dynamics GP, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Mantenimiento en el menú Microsoft Dynamics GP y, a continuación, seleccione Copia de seguridad.
  2. En la lista Nombre de la compañía, seleccione el nombre de la compañía.
  3. Cambie la ruta de acceso del archivo de copia de seguridad si se requiere esta acción y, a continuación, seleccione Aceptar.

Nota:

Se recomienda asignar un nombre a esta actualización fiscal anterior al año anterior al año para diferenciarla de las demás copias de seguridad.

Instalación de la actualización de fin de año canadiense

Instale la actualización desde una de las siguientes ubicaciones.

Completar el proceso de restablecimiento de archivos de finalización del año

Para realizar un restablecimiento de archivos de fin de año, siga estos pasos:

  1. Haga que todos los usuarios cierren todas las ventanas de nómina canadiense. Los usuarios pueden seguir trabajando en otros módulos de Microsoft Dynamics GP.

  2. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP, seleccione Rutinas nóminas>- Canadá y, a continuación, seleccione Restablecimiento de archivo de finalización del año.

  3. En la ventana Archivos de restablecimiento de nómina, seleccione Copiar archivos en historial. Este paso crea los datos necesarios para ver las consultas del año anterior en nómina canadiense. Para obtener acceso a las consultas del año anterior en Nómina canadiense, seleccione Nómina Canadá en el menú Consulta y, a continuación, seleccione Employee Last Year Information (Información del último año del empleado).

    Nota:

    En este paso, recibirá un mensaje que le advierte para comprobar el espacio en disco disponible. Debe tener al menos el doble de espacio disponible en disco que la cantidad ocupada actualmente por todos los archivos del directorio Data/Project.

  4. Seleccione Factores de indexación de crédito fiscal.

  5. En la ventana Factores de indexación de crédito fiscal, compruebe el factor personal básico (costo de vida) del documento de la Agencia de Aduanas e Ingresos de Canadá T4127. Compruebe los números y, a continuación, seleccione Aceptar.

    Nota:

    • Cuando se restablezcan los maestros de los empleados, el multiplicador que introduzca se ajustará los importes de TD1 Basic Personal.
    • Estos importes TD1 Basic Personal deben actualizarse automáticamente después de instalar el archivo Canadian Payroll Year-End Update.
  6. Seleccione Restablecer patrón de empleados.

    Nota:

    Debe ejecutar este proceso antes de procesar las ejecuciones de pago para el año nuevo.

  7. Seleccione o No cuando se le pida que restablezca los campos Numéricos de usuario de empleado, en función de sus preferencias.

  8. En el menú Tarjetas , seleccione Nómina-Canadá y, a continuación, seleccione Empleado para ver los campos Numérico de usuario empleado.

  9. En el campo Id. de empleado, escriba un identificador de empleado, seleccione Varios y, a continuación, seleccione Datos de usuario.

Importante

Si se producen errores durante el proceso de restablecimiento del año, asegúrese de restaurar a una copia de seguridad.

Realizar otra copia de seguridad de los datos

Cree una copia de seguridad y, a continuación, coloque esta copia de seguridad en un almacenamiento seguro y permanente. Al crear una copia de seguridad, asegúrese de que tiene un registro permanente de la posición financiera de la empresa al final del año. Puede restaurar la copia de seguridad para recuperar rápidamente los datos si se produce una fluctuación de energía u otro problema durante el procedimiento de cierre del año. Para crear una copia de seguridad, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Mantenimiento en el menú Microsoft Dynamics GP y, a continuación, seleccione Copia de seguridad.
  2. En la lista Nombre de la compañía, seleccione el nombre de la empresa.
  3. Cambie la ruta de acceso del archivo de copia de seguridad si se requiere esta acción y, a continuación, seleccione Aceptar.

Nota:

Se recomienda asignar un nombre a esta copia de seguridad después de la actualización fiscal final del año para diferenciarla de las demás copias de seguridad.

Cree las instrucciones T4, T4A y RL-1 e imprima los informes T4, T4A y RL-1.

Nota:

Este paso se puede realizar en cualquier momento después de completar el paso anterior; Realice un restablecimiento de archivo de fin de año. Por ejemplo, puede completar las ejecuciones de pago por el año nuevo antes de crear e imprimir los informes.

Crear e imprimir los informes de T4 y los informes de RL-1

Para ello, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú microsoft Dynamics GP, seleccione Rutinas nóminas>- Canadá y, a continuación, seleccione Creación de T4 y R1.
  2. Seleccione Crear T4.
  3. Seleccione Crear R1.
  4. Para imprimir el informe de verificación T4, seleccione Imprimir informe T4.
  5. Para imprimir el informe de verificación de R1, seleccione Imprimir informe R1.
  6. Seleccione Aceptar para salir.
  7. Imprima la lista de edición T4. Para ello, apunte a Nómina-Canadá en el menú Informes , seleccione Rutinas y, a continuación, seleccione Informes de rutinas y, a continuación, seleccione T4 Editar informe.

Creación e impresión de los informes de T4A

Para ello, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP, a continuación, a Rutinas nóminas - Rutinas> T4A de Canadá>y, a continuación, seleccione Configuración de T4A.
  2. Seleccione Crear T4A.
  3. Seleccione Imprimir informe T4A para imprimir el informe de verificación de T4A.

Edite los registros T4, T4A y RL-1 según sea necesario.

Modificación de las instrucciones T4

Para ello, en Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú de Microsoft Dynamics GP y, a continuación, seleccione Rutinas nóminas>- Canadá y, a continuación, seleccione T4 Editar.

Modificación de las instrucciones T4A

Para ello, en Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú de Microsoft Dynamics GP y, a continuación, seleccione Rutinas nóminas - Rutinas> T4A de Canadá>y, a continuación, seleccione Edición de registros T4A.

Modificar los importes de R1 en función de la lista de edición en la ventana Edición de R1

Para ello, en Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú de Microsoft Dynamics GP y, a continuación, seleccione Rutinas nóminas>- Canadá y, a continuación, seleccione R1 Editar.

Crear registros de resumen de T4, T4A y RL-1

Crear la información de resumen para los informes T4 y para los informes de RL-1

Para ello, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP y, a continuación, seleccione Rutinas nóminas>- Canadá y, a continuación, seleccione Resumen de T4 y R1.
  2. Seleccione Crear registros de resumen T4.
  3. Seleccione Crear registros de resumen de R1.

Crear la información de resumen de los informes de T4A

Para ello, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP, luego seleccione Rutinas nóminas - Rutinas> T4A de Canadá>y, a continuación, seleccione Resumen de T4A.
  2. Seleccione Crear registros de resumen de T4A.

Para ello, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP y, a continuación, seleccione Rutinas nóminas>- Canadá y, a continuación, seleccione Imprimir T4 y R1.

  2. En el campo Número de empleador, seleccione el número de empleador adecuado.

  3. Seleccione Tipo de lista T4 para seleccionar el formulario adecuado.

  4. Para imprimir las instrucciones T4, seleccione Lista de instrucciones T4. Siga las indicaciones y seleccione si desea probar la alineación del formulario imprimiendo un registro de prueba.

  5. Seleccione Resumen T4 y Segmento T4.

    Nota:

    Estos informes no están diseñados para imprimir en un formulario impreso previamente.

  6. Para generar el archivo T4 electrónico, seleccione Electrónica T4's. Complete la ventana Transferencia electrónica de nóminaS T4 y, a continuación, seleccione Comprobar solo o Comprobar y generar.

Para ello, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP y, a continuación, seleccione Rutinas nóminas>- Canadá y, a continuación, seleccione Imprimir T4 y R1.

  2. En el campo Número de empleador, seleccione el número de empleador adecuado.

  3. Seleccione R1 Tipo de deslizamiento y elija Láser.

  4. Para imprimir las instrucciones R1, seleccione Lista R1.

  5. Para imprimir el informe resumen de R1, seleccione Resumen de R1.

    Nota:

    Este informe no está diseñado para imprimir en un formulario impreso previamente.

  6. Para generar el archivo RL-1 electrónico, seleccione Electronic R1's. Complete la ventana De transferencia electrónica de nómina R1 y escriba los campos necesarios, incluido el número de autorización del desarrollador de software. A continuación, seleccione Comprobar solo o Comprobar y generar.

Para ello, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú de Microsoft Dynamics GP, luego seleccione Rutinas nóminas - Rutinas> T4A de Canadá>y, a continuación, seleccione Imprimir T4A.
  2. En el campo Número de empleador, seleccione el número de empleador adecuado.
  3. Seleccione T4A Slip Type (Tipo de deslizamiento T4A) para elegir Laser Employee (Empleado láser) o Laser CCRA (CCRA).
  4. En Microsoft Dynamics GP 2015 y versiones posteriores, escriba un valor en el campo Número de autenticación RL-1. (Consulte Q1 en la sección de preguntas más frecuentes a continuación para obtener más información sobre este campo).
  5. Para imprimir las instrucciones T4A, seleccione Lista de instrucciones T4A.
  6. Para imprimir los informes, seleccione Segmento T4A y Resumen de T4A.
  7. Para generar las T4A electrónicas, seleccione Electrónica T4A. Complete la ventana T4A de transferencia electrónica de nóminas y, a continuación, seleccione Comprobar solo o Comprobar y generar.

Compruebe que los períodos de pago se han establecido correctamente.

Para comprobar que los períodos de pago están configurados correctamente para el próximo año nuevo, en Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP y, a continuación, seleccione Configurar>nómina - Control de Canadá>y, a continuación, seleccione Frecuencia.

Preguntas más frecuentes

P1: ¿Cuándo debo instalar la actualización de fin de año?

A1: Básicamente, debe finalizar todas las ejecuciones de pago para el año actual e instalar la actualización de fin de año (y completar a través del restablecimiento de archivo de fin de año o el paso 5 en la lista de comprobación anterior, por lo que se actualizan los importes personales básicos) antes de realizar las ejecuciones de pago para el próximo año nuevo. La actualización de fin de año incluirá el nuevo código fiscal necesario para las ejecuciones de pago en el próximo año nuevo. Siga los pasos indicados en la lista de comprobación anterior.

P2: ¿Qué debo hacer si se realizó el restablecimiento del año después de realizar una ejecución de pago en el año nuevo?

A2: Tendrá que restaurar a una copia de seguridad de ANTES de que se haya realizado el restablecimiento del año. Anula la ejecución de pago para el año nuevo. A continuación, realice el restablecimiento de fin de año (para mover todos los datos del año actual al historial y Restablecer patrón para indexar todas las cantidades personales básicas del empleado). A continuación, puede rehacer la ejecución de pago para el año nuevo ahora que los importes fiscales actualizados están en vigor para cada empleado. Tenga en cuenta que la nueva ejecución de pago puede producir diferentes cantidades, ya que pueden haber agotado el máximo en algunos importes con los importes del año pasado, y los impuestos pueden haber cambiado durante el año nuevo.

P3: ¿Por qué tengo que claver en el número de autenticación RL-1?

A3: Para que el año termine más sin problemas, el campo Número de autenticación RL-1 se agregó como un campo editable a la ventana De impresión T4/R1 de nómina. Ahora se le pedirá al usuario que escriba la clave en el número de lista de lista de RL-1 de este campo. Revenue Quebec usa este número de autorización para identificar que los formularios proceden de Microsoft Dynamics GP. Este número de autorización se almacenará en una tabla SQL [CPY20100], por año, por lo que está disponible para las repeticiones. Si el usuario actualiza el campo Número de autenticación RL-1, la fecha de última actualización se cambiará a la fecha actual del sistema. El informe RL-1 (P_CPY_SETP_R1_Laser) también se cambió para leer este nuevo campo de número de autorización.

P4: ¿Por qué los impuestos calculados en Dynamics GP difieren de la calculadora en línea de CRA? ¿Cómo se calculan los impuestos de ingresos en nómina canadiense?

A4: Las tasas fiscales se incluyen en el código gp y no se almacenan en tablas SQL para nómina canadiense. Microsoft Dynamics GP usa una fórmula de convención de promedio para calcular los impuestos que están dentro de los intervalos fiscales aceptables publicados por la Agencia de Ingresos de Canadá (CRA). Para obtener más información sobre cómo se calculan los impuestos, consulte Cálculo de impuestos de ingresos o discrepancias con el CRA en la nómina canadiense de Microsoft Dynamics GP .