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introducción al almacenamiento de archivos de Viva Engage

Las distintas características Viva Engage controlan el almacenamiento de datos adjuntos de archivos de diferentes maneras. Viva Engage redes almacenan datos adjuntos de archivos de publicaciones en SharePoint. Las publicaciones de la comunidad almacenan archivos adjuntos en la biblioteca de documentos que realiza una copia de seguridad de la comunidad. Las publicaciones de Storyline usan una biblioteca oculta para almacenar archivos en OneDrive del creador.

Excepción: un único inquilino de Microsoft 365 que posee varias redes de Viva Engage almacena atachments de archivos directamente en Viva Engage almacenamiento en la nube.

Obtenga más información sobre el almacenamiento de archivos en comunidades que se conectan a grupos de Microsoft 365:

Nota:

Las directivas de las bibliotecas de documentos de SharePoint tienen prioridad sobre la configuración de archivos, imágenes y vídeos en Viva Engage.

Ventajas del almacenamiento de SharePoint

Para los administradores de redes e inquilinos, SharePoint tiene un amplio conjunto de características de seguridad y cumplimiento para los archivos cargados en Viva Engage grupos. Entre las características se incluyen eDiscovery, la protección contra pérdida de datos y la residencia geográfica de los archivos en reposo.

Los usuarios finales trabajan con la conocida interfaz de usuario de SharePoint para la navegación y administración de archivos. Ofrece las siguientes funcionalidades:

  • Use Microsoft Search para mejorar la detectabilidad y facilitar el acceso.
  • Examinar o buscar características en SharePoint y Delve para buscar y acceder a archivos a través de Viva Engage, SharePoint y otros recursos de Microsoft 365.
  • Habilite el acceso sin conexión a los archivos mediante la sincronización de carpetas de SharePoint con una carpeta en su equipo.

Ubicaciones de almacenamiento de archivos de la comunidad y de argumental

Comunidad Los archivos cargados en publicaciones de la comunidad se almacenan en la biblioteca de documentos de SharePoint que realiza una copia de seguridad de la comunidad. Puede acceder a la biblioteca desde dos lugares:

  • Pestaña Archivos: cuando el administrador de la comunidad habilita la pestaña Archivos , puede acceder a la biblioteca de documentos seleccionándola.
  • Recursos de la comunidad: cuando el administrador de la comunidad habilita el widget Recursos de la comunidad, puede acceder a la biblioteca de documentos desde la ruta de acceso Aplicaciones > de la biblioteca > de SharePoint Viva Engage.

Nota:

Para las comunidades que residen en Yammer antes de que se Viva Engage, las carpetas que almacenan datos adjuntos en las publicaciones de la comunidad se etiquetan como Yammer en lugar de Viva Engage.

Storyline Viva Engage almacena los archivos cargados en la historia en una biblioteca oculta de OneDrive del propietario de la historia. Este almacenamiento se aplica a las siguientes instancias:

  • Storyline en la aplicación de Viva Engage para escritorio y móvil
  • Argument en la experiencia web de Viva Engage
  • Argument en la experiencia de Viva Engage para Microsoft Teams
  • Storyline en Microsoft Teams (sin la experiencia Viva Engage de Teams instalada en el carril izquierdo)

La experiencia de usuario de Microsoft 365 no proporciona un punto de entrada a esta ubicación. Puede acceder a la carpeta oculta a través de una dirección URL similar al ejemplo siguiente:

https://<tenantname>-my.sharepoint.com/personal/<useridentifier>/VivaEngage/Attachments/Storyline

Para determinar la dirección URL precisa de la página argumental de un usuario, siga estos pasos:

  1. Abra el OneDrive del usuario en un explorador y anote su dirección URL.

  2. Busque el identificador de usuario, que es la parte de la dirección URL inmediatamente después my.sharepoint.com/personal/de .

  3. Reemplace todo después del identificador de perfil y la barra diagonal inversa más VivaEngage, sin un espacio que no distinga mayúsculas de minúsculas. La dirección URL resultante es similar a este ejemplo:

    https://<tenantname>-my.sharepoint.com/personal/<useridentifier>/VivaEngage

  4. Presione Entrar. Aparece la biblioteca.

Consulte esta página para obtener información sobre cómo habilitar y deshabilitar el módulo de recursos de la comunidad y la pestaña Archivos.

Importante

Evite usar SharePoint para modificar, reemplazar, eliminar, mover o cambiar el nombre de la estructura de carpetas (>Documents Apps > Viva Engage), los documentos y los medios enriquecidos de la red Viva Engage. El cambio de estos elementos en SharePoint interrumpirá la experiencia de front-end de las publicaciones, en las comunidades y en el argumento.

Solución de problemas de datos adjuntos

1. Restauración de un grupo o biblioteca de documentos de Microsoft 365 que respalda una comunidad conectada

Las publicaciones de la comunidad pueden perder archivos adjuntos y medios enriquecidos cuando se elimina el grupo de Microsoft 365 que realiza una copia de seguridad de una comunidad conectada, cuando se elimina la biblioteca de SharePoint del grupo o si la estructura de carpetas (Aplicaciones > de documentos > Viva Engage) se elimina o se mueve de su ubicación.

Para restaurar un grupo eliminado, póngase en contacto con el administrador, el departamento de soporte técnico o el departamento de soporte técnico. Para obtener más información, consulte Restauración de un grupo de Microsoft 365 eliminado.

Para restaurar una biblioteca de documentos, siga las instrucciones de Restauración de elementos en la papelera de reciclaje que se eliminaron de SharePoint o Teams.

2. Eliminar archivos adjuntos que pertenecen a publicaciones de la comunidad o de la historia eliminadas

Si un archivo o un medio enriquecido se quita de una publicación, no se quita de SharePoint o OneDrive. Permanecen compartidos y accesibles para cualquier persona con acceso a esa comunidad o argumento.

Para eliminar por completo el archivo, asegúrese de que los datos adjuntos se quitan de la publicación o de la respuesta. Si la publicación o la respuesta ya están publicadas, el autor o un administrador de la comunidad pueden seleccionar el menú de desbordamiento (...) y, a continuación, elegir Editar. También puede eliminar toda la publicación o respuesta. A continuación, realice una de las siguientes tareas de eliminación en SharePoint:

2.1 Eliminar archivos eliminados de una publicación o una respuesta en una comunidad

  1. Abra la biblioteca de SharePoint que respalda la comunidad. Puede hacerlo de dos maneras, en función del entorno:
    • Seleccione la pestaña Archivos en la comunidad;
    • Seleccione Biblioteca de SharePoint en el módulo Recursos de la comunidad en el panel de navegación derecho de la comunidad.
  2. Abra la > carpeta documents apps > Viva Engage.
  3. Busque el archivo adjunto anteriormente a la publicación y seleccione Eliminar.

2.2 Eliminar permanentemente los archivos eliminados de una publicación o una respuesta en un argumento

Las publicaciones de Storyline almacenan datos adjuntos de archivos en una biblioteca oculta en OneDrive del autor. No hay ningún punto de entrada a esta ubicación en la experiencia de usuario de Microsoft 365, pero puede acceder a ella a través de una dirección URL similar al ejemplo siguiente:

  1. Abra el OneDrive del usuario en un explorador.

  2. Anote la dirección URL de OneDrive del usuario.

  3. Busque el identificador de usuario, que es la parte de la dirección URL inmediatamente después my.sharepoint.com/personal/de .

  4. Reemplace todo después del identificador de perfil y la barra diagonal inversa más VivaEngage, sin un espacio que no distinga mayúsculas de minúsculas. La dirección URL resultante es similar a este ejemplo:

    https://<tenantname>-my.sharepoint.com/personal/<useridentifier>/VivaEngage

  5. Presione Entrar. Aparece la biblioteca.

  6. Abra la carpeta Adjuntos > de Storyline . La dirección URL de una carpeta que contiene archivos argumentales es similar a la de este ejemplo:

    https://<tenantname>-my.sharepoint.com/personal/<user identifier>/VivaEngage/Attachments/Storyline

  7. Busque el archivo adjunto anteriormente y seleccione Eliminar.

    Los archivos que los usuarios cargan en grupos conectados de Microsoft 365 se guardan en la subcarpeta Aplicaciones > Viva Engage de la biblioteca de documentos de SharePoint para el grupo. Viva Engage los usuarios pueden acceder a la biblioteca de documentos de SharePoint desde Recursos de Microsoft 365 o recursos de Office 365 en el lado derecho de un grupo de Viva Engage o a través del propio SharePoint. El grupo Viva Engage debe ser Microsoft 365 conectado.

Nota:

Evite eliminar, mover o cambiar el nombre de los archivos en la subcarpeta Aplicaciones > Viva Engage.

3. Resolución de imágenes que aparecen en blanco en Viva Engage subprocesos de conversación

Los archivos adjuntos a las publicaciones de la comunidad se almacenan en la biblioteca de documentos de SharePoint que realiza una copia de seguridad de la comunidad. Los archivos se almacenan en la ruta de acceso Documents > Apps > Viva Engage.

Si cambia la ubicación de la biblioteca, los archivos e imágenes adjuntos a las publicaciones de la comunidad podrían aparecer en blanco. Para solucionar este problema, siga estos pasos:

  1. Mueva el contenido de las carpetas duplicadas a la carpeta oficial Apps/Viva Engage.

  2. Una vez que estén vacíos, elimine todas las carpetas duplicadas.

  3. Asegúrese de que los permisos de la carpeta oficial Apps/Viva Engage son los predeterminados.

Para buscar la biblioteca de documentos que hace una copia de seguridad de la comunidad, use graph Explorer API https://graph.microsoft.com/v1.0/groups/{office_365_group_id}/drive/special/approot/ y cambie el office_365_group_id atributo en la llamada api al identificador de la comunidad. En el ejemplo siguiente se muestra:

https://graph.microsoft.com/v1.0/groups/contoso_program_managers_group/drive/special/approot/

4. Impedir la eliminación de archivos de Viva Engage comunidades

Engage miembros de la comunidad pueden acceder a la biblioteca de SharePoint y abrir o eliminar carpetas y archivos elegidos. Los permisos que habilitan el acceso a archivos son de diseño, pero pueden arriesgarse a la eliminación accidental o involuntaria. En esta sección se describe cómo evitar este problema quitando la navegación a la biblioteca de Engage comunidades.

Viva Engage almacena los datos adjuntos de las comunidades en publicaciones en la biblioteca de documentos de SharePoint de la comunidad. Almacena archivos en una subcarpeta denominada Apps\Yammer o Apps\Viva Engage. Los miembros pueden abrir la biblioteca de la comunidad en la pestaña Archivos o seleccionar Recursos > de la comunidad Biblioteca de SharePoint en el panel derecho de Viva Engage. Desde allí, los miembros pueden eliminar carpetas o archivos.

Los administradores de la comunidad pueden quitar los puntos de entrada de navegación a la biblioteca. Siga estos pasos para quitar la pestaña Archivos y el vínculo Recursos de la comunidad:

  1. Seleccione la opción ... en la esquina inferior derecha del encabezado de la comunidad.

  2. Seleccione Configuración y desactive el botón de alternancia Recursos de la comunidad .

  3. Desactive la pestaña Habilitar archivos .

Acceso de invitado a archivos

En la tabla siguiente se muestra cómo diferentes invitados pueden acceder a los archivos cargados en Viva Engage y los archivos almacenados en SharePoint.

Tipo de usuario Acceso a archivos de grupo en Viva Engage Acceso a archivos de grupo en SharePoint
Invitado de nivel de conversación que se encuentra en la red Grupo privado: puede ver los archivos compartidos en la conversación, pero no puede cargar archivos.
Grupo público: puede ver, editar y cargar archivos.		 Los invitados de nivel de conversación no pueden acceder a ningún archivo guardado en SharePoint ni cargar ningún archivo. Si desea habilitar el acceso a archivos específicos de la conversación, agréguelos como invitado de Azure B2B en el inquilino de Office 365. No se permite la carga de archivos.
Invitado de nivel de red que también es invitado de Azure B2B y miembro del grupo en Microsoft 365 Puede ver, editar y cargar archivos. Estos invitados B2B de Azure solo pueden ver, cargar o editar archivos desde la biblioteca de documentos de SharePoint. No se permite el acceso a archivos desde Viva Engage.
Invitado de Azure B2B, pero no miembro del grupo
Invitado de nivel de red
Invitado de nivel de conversación que no está en la red		 No se permite el acceso automático a archivos. Estos usuarios pueden solicitar acceso a archivos específicos.
No se pueden cargar archivos.		 No se permite el acceso automático a archivos. Los invitados pueden solicitar acceso a archivos específicos. No se permite la carga de archivos.
Invitado de nivel de red, pero no invitado de Azure B2B No se permite el acceso automático a archivos. Un invitado debe convertirse en invitado de Azure B2B y miembro del grupo en Microsoft 365. Como alternativa, otros miembros del grupo pueden conceder acceso a archivos específicos o a toda la biblioteca de documentos a través de uno de muchos métodos de uso compartido externo de SharePoint. No hay acceso automático para que los invitados de nivel de red Viva Engage archivos guardados en SharePoint. Si desea habilitar el acceso a archivos específicos, agréguelos como invitado de Azure B2B en el inquilino de Office 365. Para obtener más información, consulte Microsoft Entra documentación de B2B. Si los invitados necesitan cargar archivos en un grupo desde SharePoint o tener acceso automático a los archivos cargados en SharePoint, puede agregar el invitado como miembro del grupo en SharePoint.

Nota:

Las pertenencias a invitados son independientes para Microsoft Entra ID y Viva Engage. La eliminación de un invitado de nivel de red de un grupo de Viva Engage conectado a Microsoft 365 o del inquilino de Microsoft Entra ID no quita el usuario de Viva Engage. La eliminación de un usuario de Viva Engage no elimina el usuario de un grupo de Microsoft 365 ni de Microsoft Entra ID.

Para obtener más información sobre Microsoft Entra invitados B2B, consulte Acceso de invitados en una Microsoft Entra B2B.

Requisitos

  • requisitos de versión de Viva Engage

    Asegúrese de que los usuarios usan las versiones de Viva Engage más recientes. Como mínimo, los usuarios deben usar las versiones siguientes o más recientes:

    • Viva Engage en iOS: 7.33.0

    • Viva Engage en Android - 5.5.84

    • Viva Engage escritorio en Windows o Mac: 3.4.2

  • Requisitos de cookies y exploradores

    Para almacenar Viva Engage archivos en SharePoint, usamos la biblioteca de biblioteca de autenticación de Microsoft (MSAL) con tokens de Microsoft Entra ID para la autenticación. Si no habilita cookies de terceros en el explorador o si la configuración de la zona de seguridad es incorrecta, el procesamiento de actualización de Microsoft Entra tokens no puede enviar la información necesaria a Microsoft Entra ID.

    Cuando se produce un error en una llamada de actualización de tokens, los usuarios ven lo siguiente:

    • En la página Viva Engage de un grupo conectado, los recursos de Microsoft 365 se atenúan

    • Error en las operaciones de archivo

    • Viva Engage no se pueden crear eventos en directo.

      Para obtener más información, vea Se envió una solicitud de inicio de sesión silencioso, pero no se ha iniciado sesión ningún usuario.

      Para evitar problemas, siga estos pasos:

      • Asegúrese de que ninguna extensión (como Ghostery) bloquee o impida la lectura de cookies.

      • En Microsoft Edge, asegúrese de que el modo protegido está deshabilitado para la zona de confianza.

        Incluya engage.cloud.microsoft y direcciones URL relacionadas como parte de la zona de confianza. Para obtener más información, consulte Direcciones URL y intervalos de direcciones IP de Microsoft 365.

      • En entornos complejos, especialmente aquellos que usan configuraciones de caracteres comodín como *.fabrikam.com, es posible que se requiera más esfuerzo para encontrar la configuración correcta. Es posible que las direcciones URL deban moverse entre zonas o reemplazarse por las versiones absolutas en algunos casos.

      • Los usuarios no deben acceder a Viva Engage mediante el modo incógnito o inprivate o modos equivalentes en otros exploradores.