Configuración de recordatorios, notificaciones y plantillas de protección
Los check-ins regulares son una parte clave de una implementación efectiva de OKR. Las OKR están estrechamente alineadas y, por lo tanto, reflejarán imprecisiones si no se actualizan con regularidad. Para evitar estas imprecisiones, es útil enviar recordatorios suaves a su equipo para comprobar sus OKR. La configuración de una cadencia para recordar a los equipos y usuarios que realicen check-ins se conoce como el ritmo de registro.
Las notificaciones recuerdan a su equipo que se registre con regularidad. De forma predeterminada, Viva Goals envía una notificación a todos los miembros del equipo todos los lunes a las 9:00 AM en la zona horaria del usuario, pero las notificaciones se pueden personalizar para satisfacer sus necesidades empresariales.
En la pestaña Notificaciones del panel de Administración, puede establecer:
Frecuencia (cada una, dos o tres semanas, o mensualmente en la primera semana, la segunda semana, la tercera, la cuarta o la última semana)
Días en los que se envían las notificaciones
Hora a la que se envían las notificaciones
Deshabilitar las notificaciones de OKR que han tenido registros en los últimos X días (seleccionar número de días)
Los propietarios del equipo pueden controlar si los equipos secundarios que informan a su equipo pueden establecer su propio ritmo de registro o deben seguir la cadencia del equipo primario. Pueden decidir si la cadencia que establecen se debe reducir en cascada a los equipos de informes o limitarse solo a su equipo.
Por ejemplo, el Jefe del Personal establece una cadencia para notificar a los usuarios que pertenecen a su equipo todos los lunes a las 9:00 PST. Pueden elegir establecer el mismo ritmo entre departamentos como Marketing, Producto, Ventas, Ingeniería y Éxito del cliente en la organización. Una vez establecido, todos los usuarios que pertenecen a estos equipos reciben una notificación para los check-ins todos los lunes a las 9:00 PST.
La organización Administración puede controlar si los equipos que les informan pueden establecer su propio ritmo de registro o deben seguir la cadencia del equipo primario. La situación mencionada anteriormente es un ejemplo clásico de las subequipas que se adhieren a la cadencia del equipo primario.
Las dos opciones que determinan la cadencia y la cascada de la cadencia son:
Permitir que los equipos cambien su ritmo en cualquier momento
Al guardar, aplique esta programación a los equipos.
Nota
Estas opciones son casillas que deben estar activadas, como considere oportuno.
Veamos los siguientes escenarios para comprender mejor el uso de estas configuraciones para establecer un ritmo de protección.
El jefe del departamento, por ejemplo, jefe de estado mayor, está estableciendo una cadencia para que el departamento de operaciones de Personas reciba notificaciones cada mes el primer viernes a las 9 a.m. HORA del Pacífico. El Jefe de Estado Mayor quiere que los subequipos que informan en ellos sigan teniendo una cadencia propia (preferiblemente, una cadencia semanal). Por lo tanto, no reducirán esta cadencia en cascada a los equipos de informes y permitirán que cada equipo establezca su propio ritmo de registro.
El Jefe de Marketing está estableciendo una cadencia quincenal para que el equipo de marketing reciba notificaciones todos los lunes una vez cada dos semanas a las 9 a.m. HORA del Pacífico. El Jefe de Marketing quiere que sus equipos de informes (por ejemplo, Marketing de productos, Generación de demanda y Marketing de clientes) tengan su propia cadencia, pero recomienda encarecidamente iniciarlos con la misma cadencia que el equipo de marketing. En este caso, la cadencia bajará en cascada por los equipos; sin embargo, los equipos pueden cambiar esta programación en cualquier momento.
El VICEPRESIDENTE de Ventas quiere que su equipo tenga una cadencia de check-in semanal y está estableciendo un ritmo para recibir notificaciones todos los miércoles a las 9 a.m. PST. Para asegurarse de que todos están en la misma página, quieren que todos los subequipos que informan en ellos sigan la misma cadencia, en lugar de que cada subteam tenga una cadencia propia. Por lo tanto, establecen una cadencia, la bajan en cascada a todos sus equipos de informes y no les permiten cambiar este ritmo.
Los propietarios del equipo pueden crear una cadencia personalizada para los recordatorios de sus departamentos y equipos en Administración > Configuración del equipo. Estas cadencias pueden diferir de la cadencia de nivel de organización.
Si los equipos tienen que seguir el ritmo de registro del equipo primario, los propietarios del equipo no podrán cambiar la programación.
En el caso de los OKR que tienen propietarios únicos o varios, puede decidir qué usuario de la organización es responsable de realizar las operaciones de registro mediante la característica "responsabilidad de check-in". El propietario del registro de entrada puede registrar el OKR (check-ins manuales) y configurar un vínculo de datos en el OKR (para los registros automáticos). Este usuario recibe los avisos de registro. En el caso de varios propietarios, esto impide que todos los propietarios reciban recordatorios. Solo el usuario establecido como "propietario responsable de la facturación" recibirá los avisos.
Inicie sesión en Viva Goals y seleccione el botón "+" en el panel superior para crear un nuevo OKR.
Una vez que escriba el objetivo o el resultado de la clave y quiera compartirlo con otra persona, elija propietarios en la opción "Propietario". Aquí puede asignar varios propietarios para okr.
Una vez que asigne un propietario, seleccione el usuario responsable de realizar los check-ins en "Who is responsible for making check-ins?". lista.
Una vez realizada la selección, el usuario comienza a recibir los avisos de registro.
Nota
De forma predeterminada, el propietario (el primer propietario en el caso de varios propietarios) se establece como la persona responsable del registro y los usuarios no necesitan elegir explícitamente a menos que sea necesario.
Cada check-in incluye una nota de registro, que es una descripción cualitativa del progreso realizado en el objetivo. Estas notas ayudan a los líderes a comprender el contexto detrás del progreso de un objetivo y la razón de su estado actual, como por qué está en curso, detrás o en riesgo.
Un problema común con las notas de registro es que todas tienen formatos diferentes. Esto dificulta a los administradores comprender rápidamente el progreso que ha realizado el equipo. La creación de una plantilla de nota de protección resuelve este problema mediante la prescripción de un formato para todas las operaciones de registro en el equipo.
Si es propietario de un equipo, puede establecer una plantilla de protección realizando los pasos siguientes:
Vaya a su equipo y seleccione ...>Configuración del equipo.
En la pestaña Proteccións , habilite el control deslizante Plantilla de nota de protección.
Viva Goals proporciona una plantilla predeterminada, pero puede editarla según sus preferencias. Haga clic en Guardar.
Ahora, cada vez que se registra un objetivo, los usuarios verán la plantilla recomendada.
Si un objetivo pertenece a varios equipos, un usuario verá una lista desplegable con todas las plantillas que podrían aplicarse al objetivo y puede elegir entre las plantillas.
¿Cómo establecer quién recibe el desnudez para los OKR de propiedad múltiple?
En el caso de que un OKR tenga varios propietarios, la notificación de nudge solo se envía al propietario de la protección.
- Por ejemplo, el VP de marketing y el VP de producto son copropietarios de este OKR mientras que el VP del producto se establece como propietario de la protección.
- Al hacer clic en Nudge, se abrirá el modal en el que se notificará al propietario del producto, ya que es el propietario de la facturación de este OKR.
Notificaciones para comentarios
- Viva Goals permite agregar comentarios sobre okr y check-ins para interactuar con las partes interesadas. También puede usar @mention para etiquetar determinados usuarios. Los usuarios reciben notificaciones de comentarios en los casos siguientes:
- Cuando se agrega un comentario en un OKR, son propietarios
- Cuando se menciona al usuario en un comentario
- Viva Goals permite agregar comentarios sobre okr y check-ins para interactuar con las partes interesadas. También puede usar @mention para etiquetar determinados usuarios. Los usuarios reciben notificaciones de comentarios en los casos siguientes:
He habilitado los recordatorios de check-in, pero no se envían. ¿Cómo puedo resolverlo?
- Los avisos de check-in no se enviarán en las condiciones siguientes:
- Si el flujo de trabajo de aprobación de OKR está habilitado y el estado del OKR está en el planeamiento. No desencadenamos avisos para borradores de OKR. Solo cuando los OKR pasen del planeamiento a otras fases
- Los avisos de check-in no se enviarán en las condiciones siguientes: