Guía de implementación de Información personal

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Como administrador, se beneficia de saber qué Microsoft Viva Insights proporciona a sus participantes y qué puede hacer para habilitar y mejorar su experiencia.

¿Qué es Viva Insights?

Para obtener información rápida sobre Viva Insights, consulte Microsoft Viva Insights.

Ventajas de uso

Viva Insights puede ayudar a los participantes a fortalecer sus relaciones laborales, tener más tiempo para centrarse en un trabajo importante y mejorar su equilibrio entre la vida laboral y la vida laboral. Viva Insights hace esto mostrando a los usuarios información sobre sus hábitos de trabajo. Deriva estas conclusiones de los datos de Microsoft 365 sobre correos electrónicos, reuniones, llamadas y chats. .

Al usar Viva Insights, usted y su equipo pueden lograr grandes cosas.

  • Mejorar los patrones de trabajo a través de información de productividad personal: Viva Insights usa datos diarios de Microsoft 365 para proporcionarle información sobre cómo dedicar su tiempo y sugerencias que le ayudan a trabajar de forma más inteligente.
  • Mejorar sus relaciones : aumente el tiempo de colaboración, mejore las reuniones de su equipo y aumente la red.
  • Obtener más tiempo de concentración : busque más tiempo para eliminar las distracciones, detener las tareas múltiples y centrarse en sus prioridades principales.
  • Mejorar el equilibrio entre el trabajo y la vida laboral : mejore sus patrones de trabajo y reduzca el tiempo que dedica a trabajar para lograr un mejor equilibrio entre la vida laboral y la vida laboral y el bienestar general.

Valor empresarial de Viva Insights

Más personas que nunca sienten que no tienen el control sobre su tiempo en el trabajo. Muchos equipos dedican el 80-90 % de la semana sentados en reuniones, enviando mensajes de correo electrónico y hablando por teléfono. Pero se considera que el 50 % del tiempo de reunión es improductivo y casi la mitad de los empleados consideran que su trabajo interfiere con su vida familiar.

Viva Insights es una extensión de la experiencia de cliente de Microsoft 365 que le ayuda a encontrar oportunidades para crear mejores hábitos y volver a controlar su tiempo.

Usted y los usuarios están a cargo

Privacidad de datos

Ninguna de las informaciones personales de un usuario se comparte con sus compañeros de trabajo o gerentes. Viva Insights cumple con las regulaciones de cumplimiento, como el RGPD. Consulte también la Guía de privacidad para administradores.

Concesión de acceso

Poco después de asignar licencias con un plan de servicio de Microsoft Viva Insights a los usuarios, obtendrán acceso a elementos de información personal, como Viva Insights en Teams y en la web, correos electrónicos de resumen, sugerencias insertadas en Outlook, el complemento Viva Insights Outlook y un Viva Insights mensaje de bienvenida.

El acceso a estos elementos depende del plan implementado en su organización. Para obtener más información, consulte Access to Viva Insights elements (Acceso a elementos Viva Insights).

La información personal con Microsoft Viva Insights es una solución rápida y fácil de implementar que le ayuda a usted y a sus compañeros de trabajo a mejorar sus hábitos de productividad personales. Está disponible ampliamente para los usuarios de Microsoft 365 con estos planes de servicio. Una vez asignadas las licencias, el Viva Insights está activado de forma predeterminada, aunque puede personalizar la implementación siguiendo los pasos de esta guía.

Implementación de Viva Insights

Puede implementar Viva Insights en su organización a la vez o en fases. En cualquier caso, antes de implementar el producto de forma general, se recomienda obtener una compra adicional, un paso opcional que se describe en la siguiente sección de pasos preparatorios .

Viva Insights lista de comprobación de lanzamiento

  1. (Opcional) Complete los pasos preparatorios.
  2. Elija un escenario de implementación.
  3. Complete los pasos del escenario de implementación que eligió.

Pasos preparatorios

Es fácil activar Viva Insights para todos los usuarios de su organización, ya que viene con su suscripción de Microsoft 365. Esta es una lista de los pasos recomendados, pero opcionales, que su organización podría tener en cuenta antes de activar Viva Insights:

  • Creación de un plan de comunicación: identifique cómo su organización se comunicará eficazmente con los usuarios durante y después del lanzamiento de Viva Insights. Facilita a los usuarios la búsqueda de información sobre Viva Insights. Por ejemplo, use Viva Engage grupos o sitios de SharePoint para ayudar a los usuarios a obtener información sobre las ventajas de usar Viva Insights dentro de su organización.
  • Considere las partes interesadas: puede ser importante en su organización identificar y comunicarse con las partes interesadas antes de la implementación de Viva Insights. Consulte Inclusión de partes interesadas.
  • Considere la posibilidad de ejecutar primero un piloto: antes de escalar Viva Insights a toda la organización, es posible que desee considerar la posibilidad de ejecutar un lanzamiento piloto con un subconjunto de usuarios. Especialmente en el caso de las organizaciones grandes, es un paso natural probar primero un lanzamiento amplio a pequeña escala mediante la realización de un piloto para validar la preparación del usuario, identificar y mitigar problemas y ayudar a garantizar una implementación correcta en toda la organización.
  • Seguridad y privacidad: Viva Insights es seguro y está diseñado para proteger la privacidad del usuario. En la guía de privacidad se describe cómo Viva Insights cumple con las normativas de privacidad. Le recomendamos que comparta esta guía de privacidad con los equipos de seguridad y privacidad para proporcionarles una mejor comprensión de las características de privacidad de Viva Insights.
  • Vinculación a la iniciativa existente: a medida que introduce Viva Insights, vinúela a una iniciativa existente o a un plan de formación dentro de su organización, como una iniciativa de bienestar de los empleados. Evite introducirla como una herramienta tecnológica, sino como una herramienta que cambia los hábitos que se integra con los valores de la organización.

Incluir partes interesadas

Identificar y notificar a las partes interesadas clave antes de que se envíe el correo electrónico de bienvenida a los usuarios puede ser un paso preliminar importante en el proceso de implementación. Estas partes interesadas deben comprender el valor, las escalas de tiempo y las experiencias esperadas que se incluyen con el lanzamiento del correo electrónico de bienvenida. Cuando se administran de forma proactiva, estas partes interesadas pueden convertirse en valiosos defensores para avanzar en el proceso de implementación.

Estos son algunos roles que podría considerar como parte del proyecto de implementación:

  • Patrocinador ejecutivo Envíe un correo electrónico de bienvenida sobre Viva Insights, idealmente con citas sobre su experiencia con el producto.
  • Responsable de seguridad: revisa la guía de privacidad para obtener información sobre la seguridad de los datos en Viva Insights.
  • Administrador de Microsoft 365: habilita y deshabilita Viva Insights acceso por requisitos empresariales; consulte Escenarios de lanzamiento.
  • Soporte técnico o responsable del departamento de soporte técnico : administra las preguntas de los usuarios. Puede encontrar algunas respuestas útiles en las preguntas más frecuentes sobre información personal.
  • Responsable de formación: organiza un taller de formación sobre Viva Insights.

Elegir un escenario de implementación

En esta sección se presentan cuatro escenarios para implementar Viva Insights. Un administrador de Microsoft 365 puede implementar cualquiera de estos escenarios mediante PowerShell o mediante el Centro de administración de Microsoft 365. Normalmente, los administradores usan el Centro de administración para configurar ampliamente Viva Insights para la mayoría o todos los usuarios, y usan PowerShell para establecer configuraciones específicas para usuarios seleccionados.

Escenarios de lanzamiento

Seleccione y complete uno de los siguientes escenarios:

  • Valor predeterminado activado. Para todos los usuarios, todas las superficies de Viva Insights están activadas de forma predeterminada. Este es el escenario predeterminado.
  • Valor predeterminado desactivado. Viva Insights está desactivada de forma predeterminada; los usuarios pueden activar individualmente algunas o todas las superficies Viva Insights.
  • Implementación mixta. Algunos usuarios se han optado por participar y otros no están en todas las superficies Viva Insights.

Valor predeterminado activado

En este escenario, todas las superficies de Viva Insights están activadas de forma predeterminada para todos los usuarios. Recibirán el correo electrónico de bienvenida y los correos electrónicos de resumen posteriores de Viva y tendrán acceso a la aplicación de Viva Insights en la web, el complemento Viva Insights Outlook y sugerencias insertadas en Outlook.

Obtenga información sobre cómo implementar este escenario de implementación en Configuración de valores predeterminados de Información personal.

Valor predeterminado desactivado

En este escenario, Viva Insights está desactivado de forma predeterminada, pero los usuarios pueden activarlo por sí mismos, ya sea todas las características a la vez o características individuales. Los usuarios no reciben correos electrónicos de resumen de Viva, pero pueden participar en cada superficie individualmente a través de su aplicación de Viva Insights en Teams o en la web.

Obtenga información sobre cómo implementar este escenario de implementación en Configuración de valores predeterminados de Información personal

Implementación mixta

En este escenario, algunos usuarios se han optado por participar y algunos usuarios no están en todas las superficies Viva Insights. Los usuarios que optan por recibir los correos electrónicos de resumen, pueden abrir Viva Insights en Teams y en la web y ver el complemento de Viva Insights en Outlook. Aquellos que comienzan como no participarán, verán la página predeterminada "desactivado" que se muestra aquí, donde pueden usar Configuración para participar en cualquiera de las superficies de Viva Insights.

Obtenga información sobre cómo implementar este escenario de implementación en Configuración de valores predeterminados de Información personal.

Ejecución de un lanzamiento piloto

Para organizaciones grandes, se recomienda ejecutar un lanzamiento piloto a pequeña escala antes de implementar Viva Insights en toda la organización. Este piloto puede ayudarle a validar la preparación e identificar y mitigar cualquier problema para ayudar a garantizar una implementación correcta. En esta sección se proporcionan sugerencias y se describen los pasos para ejecutar un piloto.

Para obtener los resultados más realistas del piloto, debe implicar a un grupo de usuarios reales que están entusiasmados en probar las nuevas tecnologías y están dispuestos a compartir sus experiencias con sus compañeros.

Requisitos previos piloto

Antes de iniciar el piloto, haga lo siguiente:

  • Establecer y medir objetivos. Necesitará objetivos claramente definidos para medir el éxito del piloto.
  • Duración. Identifique las fechas de inicio y finalización del piloto. Sugerencia: Deje que se ejecute durante un mínimo de 45 días.
  • Reclutar usuarios piloto. Incluya una combinación equilibrada de partes interesadas y participantes en el grupo piloto. Incluya una variedad de roles diferentes, como administradores con informes directos y usuarios de distintos departamentos.
  • Ritmo de su trabajo. Comience poco a poco y tómese tiempo para pausar, evaluar los resultados y ajustar el piloto.

Escala de tiempo piloto

Se recomienda seguir estos pasos para llevar a cabo el piloto:

  1. Enviar un correo electrónico de bienvenida: envíe un correo electrónico introduciendo Viva Insights a todos los usuarios piloto e invítelos a entrenar.
  2. Entrene a los participantes piloto en cómo usar Viva Insights.
  3. Asignar el plan de servicio: antes de implementar Viva Insights a los usuarios piloto, asegúrese de que todos los usuarios se han asignado a un plan de servicio de Viva Insights en el Centro de administración de Microsoft 365.
  4. Arranque el piloto – Comience el piloto. Anuncie a los participantes piloto que el piloto está empezando y recordándoles su duración y sus tareas, como se describe en el plan de prueba. Consulte Conducción del piloto para obtener más detalles.
  5. Consulte con las partes interesadas : a lo largo del piloto, reúnase con las partes interesadas del proyecto para revisar los comentarios de los usuarios a medida que llega y abordar los problemas técnicos que surjan para asegurarse de que el piloto funciona sin problemas.
  6. Evaluación y planeación : use los resultados del piloto para planear los pasos siguientes. Consulte Evaluación de las lecciones piloto y creación de un plan.

Establecimiento y medida de objetivos

Para evaluar el éxito del piloto, debe saber si los participantes obtuvieron valor del producto y lo recomendarían a sus compañeros. Considere la posibilidad de usar una encuesta para evaluar la opinión y la utilidad del producto.

Diseño de un plan de prueba

Para una experiencia piloto exitosa, proporcione a los participantes tareas claramente definidas para completarlas junto con una manera de compartir sus comentarios. Algunos ejemplos de lo que los usuarios pueden hacer en Viva Insights incluyen:

  • Participar en una o todas las características Viva Insights.
  • Obtiene automáticamente el tiempo de concentración todos los días.
  • Use la pestaña Insights para realizar un seguimiento de las tareas pendientes, prepararse para reuniones o realizar un seguimiento de los documentos no leídos.

Recopilar comentarios

Asegúrese de que tiene un canal de comentarios abierto para realizar un seguimiento del progreso y medir los resultados, como:

  • Diseñe una encuesta y úsela una vez completado el piloto para capturar y evaluar los resultados.
  • Cree un canal de Teams o Viva Engage comunidad para que los participantes piloto se unan y compartan sus experiencias. Como alternativa, use Viva Engage.

Contratación de usuarios piloto

Los usuarios piloto forman parte de la primera fase del lanzamiento de la empresa. Comunicarse con ellos, que son los primeros usuarios de una nueva herramienta para impulsar la productividad personal y mejorar los patrones de trabajo en el trabajo. Deben estar dispuestos a proporcionar comentarios. Comparta con ellos que sus comentarios facilitarán las cosas a todos los demás en fases posteriores del lanzamiento, ya que le ayudarán a mejorar los conocimientos de configuración, la documentación interna y las notificaciones a los participantes. Tenga en cuenta que es mejor si los usuarios piloto no son líderes ejecutivos.

La identificación de los usuarios piloto podría requerir una discusión entre el equipo de TI y los jefes de departamento de los grupos de destino. En esta discusión, intente identificar a los usuarios que están entusiasmados con el uso de nuevas herramientas para mejorar su trabajo.

Recomienda: Considere la posibilidad de agrupar los usuarios piloto en grupos que se correspondan con los distintos escenarios de lanzamiento. Esto permite al administrador de Microsoft 365 obtener comentarios sobre los diferentes escenarios antes de implementarlos a mayor escala.

Entrenamiento de participantes piloto

Su organización puede elegir una persona interna responsable de entrenar a los usuarios piloto.

Realizar el piloto

A continuación se muestra un ejemplo de escala de tiempo para un piloto de 45 días.

  • Durante la semana anterior al inicio del piloto:

    • Envíe comunicación inicial a los usuarios piloto sobre qué esperar y cuándo. También es una buena oportunidad para llevar a cabo capacitación o compartir materiales de aprendizaje sobre cómo usar Viva Insights. También puede enviar una encuesta ahora para comparar la opinión del usuario antes y después del piloto.
    • Asigne un plan de servicio de Viva Insights a los usuarios piloto de la Centro de administración de Microsoft 365. Elija el escenario de implementación y siga los pasos de implementación del administrador para inscribir a los usuarios en Viva Insights.

  • Día 1 : envíe un correo electrónico de anuncio que indica que el piloto está empezando.

  • Día 14 : envíe una comunicación de punto medio a los usuarios piloto y, opcionalmente, envíe una encuesta.

  • Día 40 : envíe la comunicación final a los usuarios piloto. Realizar una encuesta final sobre su experiencia.

  • Días 41 a 45 : evalúe los resultados piloto y planee los pasos siguientes.

Evaluar las lecciones piloto y hacer un plan

Una vez completado el piloto, recopile todas las encuestas de comentarios, los vales de soporte técnico y otras métricas. Anótelos teniendo en cuenta sus objetivos, planee el lanzamiento real de Viva Insights. Use el análisis del piloto para decidir si su organización está lista para una amplia implementación de Viva Insights. Si no es así, considere la posibilidad de ampliar el piloto a más usuarios. Consulte Opciones posteriores al piloto.

Opciones posteriores al piloto

¿Se lograron los objetivos piloto? Tenga en cuenta estos pasos siguientes.
Sí (por ejemplo, la satisfacción del usuario era alta) Está listo para iniciar la fase de implementación. En función de sus objetivos, puede realizar una de las siguientes acciones:
  • Extienda el piloto a participantes adicionales, quizás en roles diferentes o con patrones de colaboración diferentes a los del grupo piloto inicial.
  • Opte por Viva Insights para otros grupos seleccionados de su organización.
  • Participar en Viva Insights para todos los demás usuarios de la organización.
No Ajuste el plan y vuelva a consultar el piloto. Para asegurarse de que se logran los objetivos, se recomienda vincular los objetivos a las iniciativas existentes dentro de la organización.

Documentación complementaria

Si los usuarios tienen preguntas sobre el uso de Viva Insights, apunte a las preguntas más frecuentes sobre información personal para obtener respuestas.

Recursos para las partes interesadas