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Usar documentos electrónicos en el proceso de compra

Puede utilizar documentos electrónicos configurados (documentos electrónicos) con los siguientes documentos de compra;

  • Facturas de compra
  • Pedidos de compra
  • Notas de crédito de compra
  • Diarios generales

Nota

Cuando recibe un documento electrónico de un proveedor específico, Business Central hace coincidir este documento electrónico con el proveedor verificando la siguiente información en este orden:

  1. GLN (de la tarjeta de proveedor)
  2. RFC/Curp (de la ficha Proveedor)
  3. Identificador de participación de la página Participante del servicio (mediante el campo Participación en el servicio de documentos electrónicos de la tarjeta de proveedor)
  4. Nombre y Dirección (de la tarjeta de proveedor)

Documentos electrónicos en compras

Los documentos electrónicos de compra se pueden recibir manualmente o mediante el trabajo por lotes Recibir.

Configurar proveedores para que trabajen con diferentes documentos de compra

Siga estos pasos para configurar proveedores para facturas electrónicas entrantes:

  1. Seleccione el icono Característica Dígame, introduzca Proveedores y, a continuación, seleccione el vínculo relacionado.

  2. Elija el proveedor que quiere configurar.

  3. En la ficha desplegable Recepción, en el campo Recibir documento electrónico en, especifique el documento de compra predeterminado que desea generar a partir del documento electrónico recibido.

    Nota

    • En el campo Recibir documento electrónico para, puede seleccionar una Factura de compra o un Pedido de compra basándose en lo que desea crear a partir de la factura electrónica recibida. Esta selección no afecta a la creación de documentos de corrección. En ambos casos, Business Central genera una nota de crédito.

    • Si elige la opción Pedido compra en el campo Recibir documento electrónico en, Business Central intenta actualizar una de las órdenes de compra existentes. Sin embargo, si el pedido de compra para un proveedor no existe en el documento electrónico recibido, Business Central crea un nuevo pedido de compra, utilizando el mismo método que para crear una nueva factura de compra, tal y como se explica en este artículo más adelante.

  4. Elija una de las opciones que desee utilizar para el proveedor seleccionado.

  5. Cierre la página.

Trabajar con facturas de compra

Ejecutar el trabajo por lotes

Nota

Este trabajo por lotes automatiza el proceso de recopilación de sus facturas entrantes. Solo funciona en países o regiones donde la funcionalidad está disponible.

Cada vez que se ejecuta una Cola de trabajos, si el servicio externo tiene facturas entrantes enviadas por su proveedor, Business Central recopila e importa esas facturas. Para completar el proceso, siga estos pasos:

  1. Una vez finalizada la ejecución del trabajo por lotes, las facturas importadas se enumeran en la página Documentos electrónicos, junto con su información detallada básica.

  2. Para ver más detalles, abra un documento electrónico específico.

  3. En función de si la configuración de documentos electrónicos procesa facturas automáticamente o requiere que revise y confirme los detalles antes de procesarlos, realice estos pasos: Obtenga más información en Configurar documentos electrónicos para obtener información sobre cómo requerir confirmación.

    Procesamiento automático

    1. Si procesa facturas automáticamente y no hay errores o problemas en el documento electrónico, el campo Registro muestra el número de documento de la factura de compra si se especifica una serie de números en la página Ficha proveedor. Para abrir el documento, seleccione el vínculo.

    Nota

    Este documento creado por Business Central no es el documento registrado.

  4. Para ir directamente al documento de compra, seleccione el campo Registro. Después de abrir la página Factura de compra, verifique el documento. Si todo está correcto, contabilice el documento.

  5. Al contabilizar el documento de compra, el campo Registro del Documento electrónico se actualiza de Factura a Factura de compra y el número del documento de compra contabilizado está disponible. Puede seleccionar el número para abrirlo. Los detalles sobre los registros son los mismos que en el proceso de venta de documentos electrónicos.

    Revisar y confirmar antes de procesar

    1. Si debe revisar y confirmar los detalles antes de procesar la factura, abra el documento.
    2. En la página Documentos electrónicos, elija la acción Ver datos extraídos.
    3. En la página Datos del documento de compra recibidos, revise los detalles. Si todo parece correcto, elija Aceptar.
    4. Para procesar la factura, siga los pasos descritos en Procesamiento automático.

    Propina

    Cuando recibes un documento electrónico entrante, normalmente está en formato XML o similar que puede ser difícil, si no imposible, de leer. Por ejemplo, si no tiene conocimientos técnicos y no entiende el formato XML, puede resultarle difícil revisar una factura antes de procesarla. Para facilitar la revisión de los documentos electrónicos, las facturas y las notas de crédito entrante, cuenta con una ficha desplegable Líneas de factura electrónica que muestra los detalles del archivo importado, como la información de la línea y el encabezado, de forma que sea fácil de entender.

    La función de vista previa solo está disponible para los tipos de factura y nota de crédito de los documentos electrónicos entrantes.

Manejar los errores y las advertencias

Los errores en el proceso de venta están relacionados principalmente con la disponibilidad del servicio. El documento entrante puede contener varios motivos de error. El motivo más habitual es que Business Central no puede reconocer las líneas de un documento electrónico del proveedor y no puede introducir líneas en la factura de compra.

Hay dos errores comunes:

  • Si desea utilizar una línea específica de su factura de proveedor que se registró directamente en la cuenta del libro mayor (G/L), debe haber configurado correctamente el valor Texto de asignación. Para evitar este error si desea utilizar cuentas de mayor, seleccione Asignar texto a cuenta para crear una asignación específica del valor de Texto de asignación con el valor de N.º cta. débito. Más información acerca del mapeo de cuentas.
  • Si desea realizar un seguimiento del inventario y utilizar líneas de su factura de proveedor para completar artículos en las líneas de su documento, debe haber configurado correctamente el valor de N.º de referencia de producto. Para evitar este error, asigne los artículos externos con sus números de artículo utilizando la lista de referencia de artículos. Obtenga más información en Usar referencias de producto.

Después de corregir los errores y advertencias, puede especificar manualmente cuándo crear una factura de compra según su configuración seleccionando Crear documento.

Recrear una factura de compra o nota de crédito eliminada

Los errores ocurren, por lo que es importante poder solucionarlos rápidamente. Si elimina accidentalmente una factura de compra o una nota de crédito y no puede vincular el documento electrónico entrante al correcto, ahora puede volver a crear un documento de compra nuevo según los detalles del documento electrónico. Problema resuelto y puede ir a ocuparse de otros asuntos.

Si elimina accidentalmente una factura de compra o una nota de crédito, no podrá continuar con la conexión del documento electrónico con el documento de compra normal en Business Central. Para desbloquearse, puede ejecutar la acción Volver a crear documento del documento electrónico. La acción crea una factura o una nota de crédito de compra sin registrar en función del tipo de documento entrante, su información y la asignación de contabilidad o las referencias de producto utilizadas.

Nota

La acción sólo funciona con facturas de compra y notas de crédito no registradas. No funciona para pedidos de compra.

Asignar texto en un documento electrónico a una cuenta de proveedor específica

Para asignar líneas con gastos de documentos electrónicos, debe asignar las descripciones con Cuenta C/G. A continuación, utilice la acción Asignar texto a cuenta para vincular texto específico en una factura de proveedor desde el Servicio de documentos electrónicos a una cuenta de proveedor. Cualquier parte de la descripción del documento electrónico que exista como texto de asignación significa que el campo Número de proveedor en el documento resultante o las líneas de diario de tipo Cuenta de contabilidad se rellenan con el proveedor en cuestión.

Además de asignar texto a una cuenta de proveedor o a cuentas de mayor, también puede asignar texto a una cuenta bancaria para documentos electrónicos relacionados con gastos pagados. Esta opción crea una línea del diario general que está lista para registrarse en una cuenta bancaria.

  1. Seleccione la línea del documento electrónico correspondiente con el mensaje de error que se muestra y seleccione la acción Asignar texto a cuenta. Se muestra la página Asignación de texto a cuenta.

  2. En el campo Asignación de texto, introduzca el texto que aparece en las facturas de proveedor para las que desee crear documentos de compras o líneas de diario. Puede escribir hasta 50 caracteres.

  3. En el campo Nº proveedor, escriba el proveedor para el que se creará el documento de compra o la línea del diario resultante.

  4. En el campo N.º cta. débito, escriba la cuenta de tipo de débito que se insertará en el documento de compra resultante o en la línea del diario de la cuenta.

    Nota

    No utilice los campos N.º cta. crédito, Tipo origen contr. y N.º origen contr. con los documentos electrónicos.

  5. Repita los pasos del 2 al 5 para todos los mensajes de error en los documentos electrónicos para los que desee crear automáticamente Cuentas de contabilidad y documentos.

Importar una o varias facturas manualmente

Para importar manualmente uno o más documentos electrónicos externos, siga estos pasos:

  1. Seleccione el icono Característica Dígame, introduzca Servicio de documentos electrónicos y, a continuación, seleccione el vínculo relacionado.
  2. En la página Servicio de documentos electrónicos, seleccione el servicio activo.
  3. Seleccione Recibir y cargue el archivo de documento electrónico que recibió del proveedor.
  4. Si aparece un mensaje de error, abra el documento electrónico para solucionar los problemas.
  5. Cuando haya terminado de solucionar los problemas, en el grupo Importar manualmente, seleccione Crear documento.
  6. Una vez creado el documento en Business Central, el uso de un trabajo por lotes no cambia la forma en que lo ve.

Trabajar con adjuntos

Peppol y otros archivos de facturación electrónica similares son formatos legibles por máquina que no son fáciles de leer para las personas. Para mejorar la lectura, Peppol hizo posible incrustar un archivo PDF en el formato Peppol BIS 3 como un objeto binario. Si su archivo BIS 3 de Peppol entrante tiene un PDF incrustado, Business Central lo procesa automáticamente y añade el PDF como un archivo adjunto al documento de compra después de crearlo.

Documentos electrónicos con pedidos de compra

Si su Proveedor ha configurado el campo Recibir documento electrónico en para trabajar con Pedidos de Compra, una vez creado el documento electrónico en Business Central (manualmente o desde un punto final externo), Business Central seguirá estos pasos:

  1. Si el Pedido de compra para este proveedor en particular existe y hay un número de pedido de compra en el archivo Documento electrónico de recepción, Business Central vinculará automáticamente este Documento electrónico con el Pedido de compra mencionado, el Estado del documento de este Documento electrónico será En curso, y el Estado del documento electrónico en la subpágina Estado del servicio será Pedido vinculado. Este vínculo es visible en el campo Documento de este Documento electrónico específico. Si necesita cambiar el Pedido de compra vinculado automáticamente, puede hacerlo usando la acción Actualizar vínculo de pedido de compra y seleccionando manualmente uno de los pedidos de compra existentes para este proveedor. Puede hacerlo solo antes de hacer coincidir las líneas entre Documento electrónico y Pedido de compra.

  2. Si existe el Pedido de compra para este proveedor en particular pero no hay ningún número de pedido de compra en el archivo de Documento electrónico recibido, Business Central ofrecerá la posibilidad de elegir uno de los pedidos de compra existentes cuando y si cargó este documento manualmente. Esta condición abre la lista Pedidos de compra con pedidos solo para el proveedor del que recibió el Documento electrónico. Debe seleccionar el Pedido de compra que desea y después seleccionar Aceptar. Si no pudo seleccionar el Pedido de compra correcto u obtuvo el Documento electrónico automáticamente desde un punto final externo usando la Cola de trabajos, no se vincula un nuevo Documento electrónico a ningún documento de compra. El Estado del documento muestra Error y el Estado del documento electrónico en la subpágina Estado del servicio también muestra Error de procesamiento de documento importado. Para finalizar la vinculación con el Pedido de compra, seleccione la acción Actualizar vínculo de pedido de compra y elija uno de los pedidos de compra existentes para este proveedor.

  3. Si el Pedido de compra para este proveedor en particular cuando se crea un nuevo Documento electrónico, Business Central crea un nuevo Pedido de compra, utilizando el mismo modelo de creación que ya existe para las nuevas Facturas de compra. El Estado del documento de este Documento electrónico se establece en Procesado y el Estado del documento electrónico en la subpágina Estado del servicio se establece en Documento importado creado. Después de esto, este vínculo es visible en el campo Documento de este Documento electrónico específico.

Líneas coincidentes del documento electrónico recibido con el pedido de compra

Podrá cotejar los documentos electrónicos recibidos con líneas de pedidos de compra desde dos lugares diferentes, desde la página Documento electrónico o desde la página Pedido de compra. La forma más sencilla de localizar los Pedidos de compra ya vinculados es utilizar el mosaico Pedidos de compra vinculados como parte de Actividades de documentos electrónicos. Todos los documentos no vinculados se pueden encontrar usando el mosaico Facturas electrónicas de compra en espera donde tiene una lista de Documentos electrónicos que necesita revisar. Las Actividades de documentos electrónicos con estos dos mosaicos se pueden encontrar en las siguientes Áreas de tareas: Evaluación de administrador de negocio, Administrador de negocio, Contable, Administrador de inventario y Envío y recepción.

Propina

También hay dos formas de hacer coincidir las líneas. Una forma es hacerlo manualmente, como se describe en el artículo. La otra forma es usar la Asistencia para la coincidencia de documentos electrónicos con Copilot. La función Asistencia para la coincidente de documentos electrónicos le ayuda a hacer coincidir las facturas electrónicas recibidas con las líneas de orden de compra existentes mediante el modelo de módulos de lenguaje grande (LLM). Obtenga más información sobre el [uso de Copilot] en Asignar documentos electrónicos a líneas de pedido de compra con Copilot.

Nota

Si el porcentaje de IVA difiere entre el documento entrante y el porcentaje de IVA de la empresa, los documentos coincidentes no se pueden utilizar en un entorno de varios países o regiones.

Líneas coincidentes del pedido de compra

Puede hacer coincidir las líneas de la lista Pedidos de compra o de uno de los Pedidos de compra abiertos. Para iniciar el proceso, siga los pasos que se detallan a continuación:

  1. Seleccione el mosaico Órdenes de compra vinculadas en el área de tareas si hay un número.

  2. Elija una de las dos opciones de coincidente:

    • Si desea hacer coincidir las líneas de la lista Pedidos de compra, seleccione la línea Pedido de compra que desea unir y seleccione la acción Asignar líneas de documentos electrónicos.
    • Si desea abrir primero el Pedido de compra, abra el documento y luego seleccione la acción Asignar líneas de documentos electrónicos.

  3. Como ambas opciones tienen el mismo proceso, se abre la página Coincidencia de órdenes de compra con el siguiente contenido:

    1. En el encabezado puede encontrar la siguiente información, que puede ayudarle a asignar las líneas más fácilmente:

      Nombre del campo Descripción
      Nombre del proveedor Especifica el nombre del proveedor del documento electrónico.
      N.º documento electrónico Especifica el número de documento electrónico vinculado.
      Fecha del documento electrónico Especifica la fecha del documento electrónico vinculado.
      Importe del documento electrónico Especifica el importe total del documento electrónico vinculado con IVA.

    2. En las líneas, puede encontrar las líneas importadas desde el archivo de Documento electrónico en el lado izquierdo y las líneas de Pedido de compra existentes a la derecha.

    3. Todas las líneas en ambos lados tienen números de artículo y descripciones, junto con el Costo unitario directo y el % de descuento de línea.

    4. En el lado Líneas importadas, también puede ubicar el campo Cantidad como una cantidad total de la factura electrónica y el campo Cantidad coincidente que especifica la cantidad que ya coincidió con las líneas del pedido de compra.

    5. En el lado Líneas de pedidos de compra, también puede encontrar la Cantidad disponible como la cantidad que se puede igualar esta línea (cantidad recibida, pero no facturada) y Cdad. a facturar, especificando la cantidad que ya coincide con esta línea.

    6. Para hacer coincidir líneas, seleccione las líneas en ambos lados que desea hacer coincidir y seleccione la acción Conciliar manualmente. Las líneas coincidentes se marcan en verde.

    7. Es posible hacer coincidir una con una, pero también es posible hacer coincidir muchas con una o una con muchas, seleccionando más líneas en uno u otro lado antes de elegir la acción Conciliar manualmente.

    8. También puede seleccionar la acción Conciliar manualmente para hacer coincidir automáticamente todas las líneas con el mismo Tipo, Nº, Precio unitario, Descuento y Unidad de medida.

    9. Si comete un error, puede seleccionar la acción Eliminar coincidencia para eliminar las líneas coincidentes en la orden de compra o seleccione la acción Restablecer coincidencia para restablecer todo lo que coincide.

    10. Si su Documento electrónico tiene muchas líneas, puede seleccionar la acción Mostrar líneas pendientes durante el proceso de búsqueda de coincidencias para eliminar todas las líneas del documento electrónico si ya coinciden. Si necesita ver todas las líneas, siempre puede seleccionar la acción Mostrar todas las líneas.

  4. Una vez que termine con la coincidencia, seleccione la acción Aplicar a orden de compra.

  5. Una vez que aplique la coincidencia a la orden de compra, Business Central actualizará los siguientes campos:

    1. Los campos N.º factura proveedor y Fecha emisión documento en el encabezado del documento se actualizarán con los valores del documento electrónico que recibió y vinculó.
    2. El campo Cdad. a facturar de las líneas se actualizará con los valores de Cdad. a facturar de la página Coincidencia de órdenes de compra según la coincidencia.
    3. Ahora puede registrar el documento eligiendo la acción Registrar.
    4. Una vez que publique el documento, el valor en el campo Documento en la página Documento electrónico cambia para relacionarse con la Factura de compra publicada.
    5. Cierre la página.

Importante

De manera predeterminada, puede hacer coincidir solo las líneas que tengan el mismo importe total en ambos documentos. Eso significa que el Costo unitario directo junto con la línea aplicada % de descuento deben ser iguales, ya que en un documento puede tener un importe sin descuento y en otro con descuento.

Si desea agregar tolerancia y permitir la diferencia entre líneas en Factura electrónica y Pedido de compra, siga estos pasos:

  1. Seleccione el icono Característica Dígame, introduzca Configuración de compras y pagos y, a continuación, seleccione el vínculo relacionado.
  2. Permite una tolerancia en el campo % dif. de coincidencia de doc. elect. al especificar el porcentaje máximo permitido de diferencia de costos al hacer coincidir una línea de documento electrónico con la línea de orden de compra.
  3. Esta configuración se aplica a todas las líneas coincidentes, pero tiene en cuenta la tolerancia para el importe total, como para el Costo unitario directo junto con el % de descuento en línea aplicado.
  4. Cierre la página.
Otras opciones

Si la factura electrónica de entrada tiene líneas que no están incluidas en el pedido de compra, Business Central impide registrar el documento porque no se puede registrar parcialmente una factura entrante. Por lo tanto, debe asegurarse de que todas las líneas de la factura se estén correctamente asignadas al pedido de compra. Si experimenta este problema, siga estos pasos para resolverlo:

  1. En la ficha desplegable Líneas importadas de la página Coincidencia de órdenes de compra, elija la línea que no existe en la orden de compra. Ahora elija el botón Captura de pantalla del botón AssistEdit. y elija la acción Crear línea de pedido de compra.
  2. En la página Crear línea de pedido de compra de documento electrónico, en el campo Tipo, elija el tipo de línea que desea crear en el pedido de compra. Puede elegir cualquier tipo.
  3. Según el tipo de línea, puede elegir el Nº. para especificar lo que ha recibido. Por ejemplo, un producto, una cuenta del libro mayor, un recurso, etc.
  4. La unidad de medida, la cantidad, el importe, el descuento y otros valores se copian de la línea de factura de entrada.
  5. Puede seleccionar el campo Aprender regla de coincidencia para especificar si desea crear una regla de coincidencia. Este característica sólo funciona para productos y cuentas de G/L. Se crean referencias de artículo para artículos y se crean asignaciones de texto a cuenta para las cuentas contables.
  6. Seleccione Aceptar.
  7. En la orden de compra se crea una línea de orden de compra y puede asignarla a la ficha desplegable Líneas de orden de compra de la página Coincidencia de órdenes de compra.

Nota

Si modifica la cantidad, el precio unitario se vuelve a calcular al mismo importe total que la línea de factura original.

Coincidente de líneas de un documento electrónico

Puede hacer coincidir las líneas en la página Documento electrónico. Para empezar, siga los pasos que se detallan a continuación:

  1. Seleccione el icono Característica Dígame, introduzca Documentos electrónicos y, a continuación, seleccione el vínculo relacionado.
  2. Seleccione el Documento electrónico que desee hacer coincidir.
  3. Elija la acción Hacer coincidir pedido de compra para abrir la página Coincidencia de pedidos de compra.
  4. Repita los mismos pasos que utilizó cuando comenzó a hacer coincidir los pedidos de compra.

Descripción general de los estados de los documentos electrónicos

Para obtener una mejor descripción general de todos los documentos electrónicos de la empresa, puede seleccionar el área de tareas Contador donde existen estados de documentos electrónicos. Allí podrá encontrar actividades de documentos electrónicos que tengan los siguientes estados:

  • Documentos electrónicos entrantes:
    • Procesado
    • En curso
    • Error

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