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Usar documentos electrónicos en el proceso de compra

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Puede utilizar documentos electrónicos configurados (documentos electrónicos) con los documentos de compra.

Se pueden usar los siguientes documentos de compra con la función de documentos electrónicos:

  • Facturas de compra
  • Pedidos de compra (desde la versión 24.0)
  • Notas de crédito de compra
  • Diarios generales

Nota

A partir de la versión 24.0 de Business Central, es posible realizar asignación órdenes de compra con los documentos electrónicos recibidos.

Documentos electrónicos en compras

La recepción de documentos electrónicos de compra en Dynamics 365 Business Central puede realizarse como un trabajo por lotes o manualmente.

Cómo configurar proveedores para que trabajen con diferentes documentos de compra

Siga estos pasos para configurar proveedores para que funcionen correctamente con facturas electrónicas entrantes:

  1. Seleccionar el ícono Bombilla que abre la característica Dígame., ingrese Proveedores y luego Seleccionar el vincular relacionado.

  2. Elija el proveedor que quiere configurar.

  3. En la pestaña rápida Recibir , busque el campo Recibir documento electrónico a para especificar el documento de compra predeterminado que se generará a partir del documento electrónico recibido.

    Nota

    En el campo Recibir documento electrónico para , los usuarios pueden ingresar una Factura de compra o una Orden de compra , según lo que deseen crear a partir de la factura electrónica recibida. Esta selección no afecta la creación de documentos correctivos; en ambos escenarios, el sistema generará una Nota de Crédito.

    Nota

    Si el usuario elige la opción Orden de compra en el campo Recibir documento electrónico para , el sistema intentará actualizar una de las órdenes de compra existentes, pero si la orden de compra de un proveedor en el Documento electrónico recibido no existe, Business Central creará una nueva Orden de compra, utilizando el mismo enfoque que la creación de las nuevas Facturas de compra explicadas en esta página más adelante.

  4. Elija una de las opciones que desee utilizar para el proveedor seleccionado.

  5. Cierre la página.

Para trabajar con facturas de compra

Ejecutar el trabajo por lotes

Nota

Este trabajo por lotes es para el cobro automatizado de sus facturas entrantes. Solo puede funcionar en un país o región donde exista la funcionalidad.

Cada vez que se selecciona una cola de trabajos para ejecutarse, si el servicio externo tiene facturas entrantes que fueron enviadas por su proveedor, el sistema recopila e importa esas facturas. Para completar el proceso, siga estos pasos:

  1. Una vez finalizado el trabajo por lotes, las facturas recién importadas se enumeran en la página Documentos electrónicos , junto con su información detallada básica.

  2. Para ver más detalles, abra un documento electrónico específico.

  3. Si no hubo errores ni problemas en el documento electrónico, el campo Registro asigna el número de documento de la factura de compra si esto está configurado en la página Proveedor tarjeta (que el sistema creó automáticamente). Seleccione el enlace para abrir el documento.

    Nota

    Este documento creado por el sistema no es el documento contabilizado.

  4. Para ir directamente al documento de compra, Seleccionar el campo Registro . Después de abrir la página Factura de compra , verifique el documento. Si todo está correcto, contabilice el documento.

  5. Cuando se registra el documento de compra, el campo Registro en el Documento electrónico se actualiza de Factura a Factura de compra, y el número del documento de compra registrado está disponible. Puede seleccionar el número para abrir la factura de compra contabilizada.

Los detalles sobre los registros son los mismos que en el proceso de venta de documentos electrónicos.

Debido a que los errores en el proceso de ventas están relacionados principalmente con la disponibilidad del servicio, el documento entrante puede contener múltiples motivos. El motivo más común de un error es que el sistema no puede reconocer las líneas del documento electrónico que recibió de su proveedor. Por lo tanto, no puede introducir líneas en su factura de compra.

Hay dos errores comunes:

  • Si desea utilizar esta línea específica de su factura de proveedor que se registró directamente en la cuenta del libro mayor (G/L), debe haber configurado correctamente el valor Seleccionar Texto . Para evitar este error si desea utilizar cuentas de mayor, Seleccionar el Texto de mapa a cuenta para crear un asignación específico del valor del Texto de asignación con el valor del N.º de cuenta de débito que desea utilizar.
  • Si desea realizar un seguimiento del inventario y utilizar líneas de su factura de proveedor para completar los artículos en las líneas de su documento, debe haber configurado correctamente el valor del N.º de referencia de artículo . Para evitar este error, asigne el artículo externo con sus números de artículo utilizando la lista de referencia de artículos. Para obtener más información, consulte Usar referencias de artículos.

Después de corregir los errores y las advertencias, puede especificar manualmente cuándo debe el sistema crear una factura de compra según su configuración seleccionando Crear documento.

Importar facturas manualmente

Para importar manualmente documentos electrónicos externos, siga estos pasos:

  1. Seleccionar el ícono Bombilla que abre la característica Dígame., ingrese a Servicio de documentos electrónicos y luego Seleccionar el vincular relacionado.
  2. En la página Servicio de documentos electrónicos , Seleccionar el servicio activo.
  3. Seleccionar Recibir y cargar el archivo de documento electrónico que recibió del proveedor.
  4. Si aparece un mensaje de error, abra el documento electrónico para solucionar los problemas.
  5. Cuando haya terminado de solucionar los problemas, en el grupo Importar manualmente , Seleccionar Crear documento.
  6. Una vez creado el documento en Business Central, el uso de un trabajo por lotes no cambia la forma en que lo visualiza.

Documentos electrónicos con pedidos de compra

Si su Proveedor ha configurado el campo Recibir documento electrónico para para que funcione con Órdenes de compra, una vez que se crea un documento electrónico en Business Central (manualmente o desde un extremo externo apuntar), Business Central hará lo siguiente:

  1. Si existe la Orden de compra para este proveedor en particular y hay un número de orden de compra en el archivo de Documento electrónico de recepción, Business Central automáticamente vincular este Documento electrónico con la Orden de compra mencionada, y el Estado del documento de este Documento electrónico será En progreso, y el Estado del documento electrónico en La subpágina Estado del servicio estará vinculada al Pedido. Este vincular será visible en el campo Documento en este Documento electrónico específico. Si necesita cambiar la Orden de Compra vinculada automáticamente, puede hacerlo utilizando la acción Actualizar Orden de Compra vincular y elegir manualmente una de las órdenes de compra existentes para este proveedor. Puedes hacerlo sólo antes de hacer coincidir las líneas entre Documento electrónico y Orden de compra.

  2. Si existe la orden de compra para este proveedor en particular pero no hay ningún número de orden de compra en el archivo del documento electrónico recibido, Business Central le ofrecerá la posibilidad de elegir una de las órdenes de compra existentes cuando y si cargó este documento manualmente. Esto abre la lista de Órdenes de compra con pedidos únicamente para el proveedor del cual recibió el Documento electrónico. Debes Seleccionar la Orden de Compra que deseas y luego Seleccionar Aceptar. Si no pudo Seleccionar la orden de compra correcta, o no obtuvo el documento electrónico automáticamente desde un punto final externo utilizando la cola de trabajos, un nuevo documento electrónico no se vinculará a ningún documento de compra. El Estado del documento mostrará Error, y el Estado del documento electrónico en la subpágina Estado del servicio también mostrará Error procesamiento de documentos importado. Para finalizar la vinculación con la Orden de compra, elija la acción Actualizar orden de compra vincular y elija una de las órdenes de compra existentes para este proveedor.

  3. Si la orden de compra para este proveedor en particular no existe cuando se crea un nuevo documento electrónico , Business Central creará una nueva orden de compra, utilizando el mismo modelo de creación que ya existe para las nuevas facturas de compra. El Estado del documento de este Documento electrónico será Procesado, y el Estado del documento electrónico en la subpágina Estado del servicio será Documento importado creado. Este vincular será visible en el campo Documento en este Documento electrónico específico.

Líneas coincidentes del documento electrónico recibido con el pedido de compra

Puede hacer coincidir sus documentos electrónicos recibidos con las líneas de órdenes de compra desde dos lugares diferentes: desde la página de Documento electrónico o desde la página de Orden de compra . La forma más fácil de localizar las Órdenes de compra ya vinculadas es utilizar el mosaico Órdenes de compra vinculadas como parte de Actividades de documentos electrónicos. Todos los documentos no vinculados se pueden encontrar usando el mosaico Facturas electrónicas de compra en espera , donde tienes una lista de Documentos electrónicos que necesitas revisar.

Nota

Las Actividades de documentos electrónicos con estos dos mosaicos se pueden encontrar en los siguientes Centros de roles: Evaluación del gerente comercial, Gerente comercial, Contador, Gerente de inventario y Envío y recepción.

Nota

Si el porcentaje de IVA difiere entre el documento entrante y el porcentaje de IVA de la empresa, los documentos coincidentes no se pueden utilizar en un entorno de varios países o regiones.

Líneas coincidentes del pedido de compra

Puede hacer coincidir las líneas de la lista de Órdenes de compra o de una de las Órdenes de compra abiertas. Para empezar, siga los pasos que se detallan a continuación:

  1. Seleccionar el mosaico Órdenes de compra vinculadas en su Centro de funciones si hay algún número.

  2. Elija una de las dos opciones de coincidente:

    • Si desea hacer coincidir las líneas de la lista Órdenes de compra , Seleccionar la línea de Orden de compra que desea hacer coincidir y elija la acción Asignar líneas de documento electrónico .
    • Si desea abrir primero la Orden de compra, abra el documento y luego elija la acción Asignar líneas de documento electrónico .

  3. Como ambas opciones tienen el mismo proceso, abrirás la página de Coincidencia de órdenes de compra con el siguiente contenido:

    1. En el encabezado puede encontrar la siguiente información, que puede ayudarle a asignar las líneas más fácilmente:

      Nombre del campo Descripción
      Nombre del proveedor Especifica el nombre del proveedor del documento electrónico.
      N.º documento electrónico Especifica el número de documento electrónico vinculado.
      Fecha del documento electrónico Especifica la fecha del documento electrónico vinculado.
      Importe del documento electrónico Especifica el importe total del documento electrónico vinculado con IVA.

    2. En las líneas, puede encontrar las líneas importadas desde el archivo de Documento electrónico en el lado izquierdo y las líneas de la Orden de compra existente en el lado derecho.

    3. Todas las líneas en ambos lados tienen números de artículo y descripciones, junto con el Costo unitario directo y el porcentaje de descuento de línea.

    4. En el lado de Líneas importadas , también puede ubicar el campo Cantidad como una cantidad total de la factura electrónica y el campo Cantidad coincidente que especifica la cantidad que ya coincide con las líneas de la orden de compra.

    5. En el lado de Líneas de órdenes de compra , también puede encontrar la Cantidad disponible como la cantidad que se puede hacer coincidir con esta línea (cantidad recibida, pero no facturada) y la Cantidad a facturar, que especifica la cantidad que ya coincide con esta línea.

    6. Para hacer coincidir líneas, seleccione Seleccionar las líneas en ambos lados que desea hacer coincidir y elija la acción Hacer coincidir manualmente . Las líneas coincidentes se marcarán en verde.

    7. Es posible hacer coincidir uno a uno, pero también es posible hacer coincidir muchos a uno o uno a muchos, seleccionando más líneas en un lado u otro antes de elegir la acción Hacer coincidir manualmente .

    8. También puede elegir la acción Coincidir automáticamente para hacer coincidir automáticamente todas las líneas con el mismo Tipo, N.°, Precio unitario, Descuento y Unidad de medida.

    9. Si comete un error, puede elegir la acción Eliminar coincidencia para eliminar las líneas coincidentes en el lado de la orden de compra o elegir la acción Restablecer coincidencia para restablecer todas esas coincidencias.

    10. Si su documento electrónico tiene muchas líneas, puede elegir la acción Mostrar líneas pendientes durante el proceso de coincidencia para eliminar todas las líneas del documento electrónico si ya están completamente coincidentes. Si necesita ver todas las líneas, siempre puede elegir la acción Mostrar todas las líneas .

  4. Una vez que termine la coincidencia, debe elegir la acción Aplicar a orden de compra .

  5. Después de aplicar la coincidencia a la Orden de compra, Business Central actualizará los siguientes campos:

    1. El número de factura del proveedor y la fecha del documento en el encabezado del documento se actualizarán con los valores del documento electrónico que recibió y vinculó.
    2. La cantidad a facturar en las líneas se actualizará con los valores de la columna Cantidad a facturar de la página Coincidencia de órdenes de compra en función de la coincidencia que haya realizado.
    3. Ahora puedes publicar el documento eligiendo la acción Publicar .
    4. Una vez que publique el documento, el campo Documento en la página Documento electrónico cambiará el valor y se relacionará con la Factura de compra registrada.
    5. Cierre la página.

Importante

De manera predeterminada, puede hacer coincidir solo las líneas que tengan el mismo importe total en ambos documentos. Esto significa que el Costo Unitario Directo junto con el Porcentaje de Descuento de Línea aplicado deben ser los mismos, porque en un documento puedes tener un monto sin descuento y en otro con descuento.

Si desea agregar cierta tolerancia y permitir la diferencia entre las líneas en la factura electrónica y la orden de compra, siga estos pasos:

  1. Seleccionar el ícono Bombilla que abre la característica Dígame., ingrese a Configuración de compras y cuentas por pagar y luego Seleccionar el vincular relacionado.
  2. Desea permitir tolerancia en el campo Porcentaje de diferencia de coincidencia de documento electrónico , especificando el porcentaje máximo permitido de diferencia de costo al hacer coincidir una línea de documento electrónico entrante con la línea de orden de compra .
  3. Esta configuración se aplicará a todas las líneas coincidentes, pero nuevamente considerando la tolerancia para el monto total, como para el Costo unitario directo junto con el Porcentaje de descuento de línea aplicado.
  4. Cierre la página.
Coincidente de líneas de un documento electrónico

Puede hacer coincidir las líneas en la página del Documento electrónico . Para empezar, siga los pasos que se detallan a continuación:

  1. Seleccionar el ícono Bombilla que abre la característica Dígame., ingrese a Documentos electrónicos y luego Seleccionar el vincular relacionado.
  2. Seleccionar el documento electrónico que desea hacer coincidir.
  3. Seleccione la acción Coincidir orden de compra para abrir la página Coincidir orden de compra .
  4. Repita los mismos pasos que utilizó cuando comenzó a hacer coincidir los pedidos de compra.

Copiloto de ayuda de coincidente de documentos electrónicos

Nota

Actualmente, E-Document Matching Assistance copilot se encuentra en la etapa de producción versión preliminar y está disponible a nivel mundial, excepto en Canadá. Solo funciona en inglés.

Nota

Copilot es el asistente con tecnología de IA que ayuda a personas de su organización a desatar su creatividad y automatizar las tareas tediosas. El copiloto de asistencia para la correspondencia de documentos electrónicos ayuda a los usuarios a hacer coincidir fácilmente sus facturas electrónicas recibidas con las líneas de órdenes de compra existentes, utilizando el modelo LLM para hacer coincidir líneas entre dos documentos diferentes.

Para activar el copiloto

En caso de que no hayas activado el copiloto de Asistencia para la correspondencia de documentos electrónicos , deberás hacerlo manualmente. Para habilitar el copiloto de asistencia para la coincidencia de documentos electrónicos, siga estos pasos:

  1. Seleccionar el ícono Bombilla que abre la característica Dígame., ingrese Capacidades de copiloto e inteligencia artificial y luego Seleccionar el vincular relacionado.
  2. En la lista de capacidades, seleccione Asistencia para coincidencia de documentos electrónicos y cambie el estado a Activo.

Una vez que el copiloto esté activado, podrá comenzar a usarlo.

Usar el copiloto de ayuda de coincidente de documentos electrónicos

Si el copiloto está activado, las acciones existentes Mapear líneas de documentos electrónicos en órdenes de compra y Coincidir con orden de compra en la página Documento electrónico tendrán íconos diferentes, que simbolizan la capacidad de IA. Puede ejecutar estas acciones (las mismas que en los ejemplos anteriores de la lista de órdenes de compra) desde una de las Órdenes de compra, o desde el Documento electrónico. Todos los pasos para ejecutar son iguales, pero cuando ejecuta esta acción, el resultado será diferente y deberá seguir estos pasos:

  1. Seleccione la acción Asignar líneas de documento electrónico o Coincidir con orden de compra para los documentos ya vinculados.

  2. Tenga en cuenta que el mensaje Coincidencia de líneas de pedido de documento electrónico con Copilot está funcionando y la página Coincidencia de órdenes de compra está en segundo plano. Esto significa que se está produciendo el mismo proceso, pero con el apoyo automático de Copilot, que ejecuta el proceso de coincidencia en su lugar.

  3. Después de unos segundos, la función Líneas de orden de coincidencia de documentos electrónicos con Copilot sugerirá líneas para hacer coincidir con algunos detalles adicionales:

    1. En el encabezado del mensaje, puede encontrar la siguiente información:

      Nombre del campo Descripción
      Coincidencia automática Especifica el número de coincidencias propuestas por Copilot. Esto se basa en una comparación de cadenas y si hay un 80 % o más de descripciones superpuestas, el sistema hará coincidir estas descripciones automáticamente sin utilizar las capacidades de GPT.
      Coincidencia por Copilot Especifica el número de coincidencias propuestas por el copiloto mediante comparación semántica y de cadenas.
      N.º documento electrónico Especifica el número del documento electrónico vinculado.
      Importe total sin IVA Permite especificar el importe total de la factura sin IVA.
      Importe total igualado incl. IVA Especifica el importe conciliado con IVA.

    2. Si todas las líneas coinciden, verá el texto verde en la esquina superior derecha: Todas las líneas (100 %) coinciden. Revise las propuestas de coincidencia.

    3. En las líneas de Propuesta coincidente , puede encontrar la siguiente información:

      Nombre del campo Descripción
      N.º línea documento electrónico Especifica el número de línea del documento electrónico (procedente del archivo del documento electrónico original).
      Descripción de la línea del documento electrónico Especifica la descripción de línea del documento electrónico (procedente del archivo del documento electrónico original).
      Cantidad conciliada Especifica la cantidad que se aplicará a la línea del pedido de compra.
      Propuesta Especifica la acción propuesta por la IA y estas acciones sugeridas están relacionadas con la coincidencia de las líneas del pedido de compra.

    4. Todas las líneas totalmente sugeridas y coincidentes están marcadas en color verde. Si hay algún problema, es decir, precio diferente, pero dentro del rango de precios permitido, esta línea se marcará en amarillo, y si hay alguna similitud entre los campos de descripción pero la diferencia de precio es mayor de lo permitido, esta línea se marcará en rojo.

    5. Si no está satisfecho con algunas sugerencias, puede eliminarlas mediante la acción Eliminar línea .

    6. Si desea ver las coincidencias de propuestas, puede hacer clic en Seleccionar o vincular en la columna Propuesta para abrir la página Detalles de coincidencia de documentos electrónicos .

    7. En la página Detalles de coincidencia de documento electrónico puede comparar los detalles del Documento electrónico y la Orden de compra, para estar seguro acerca de la coincidencia sugerida antes de confirmarla.

    8. Después de revisar, cierre la página.

  4. Si no está satisfecho con la mayoría de las sugerencias, o si no desea utilizar la función Coincidencia de líneas de orden de documentos electrónicos con Copilot , Seleccionar deséchela y podrá continuar con la coincidencia manual como se explicó anteriormente.

  5. Si desea conservar las sugerencias, seleccione el botón Conservar y el sistema guardará todas las sugerencias realizadas por Copilot.

  6. Business Central cerrará el aviso de Copilot y las líneas en la página Coincidencia de órdenes de compra se marcarán en verde porque ya están coincidentes.

  7. Ahora puede continuar trabajando mientras realiza el coincidente manual; eso significa que puede eliminar coincidencias, conciliar manualmente o restablecer las coincidencias. Si no desea realizar cambios, simplemente elija la acción Aplicar a orden de compra y continúe trabajando con la Orden de compra.

Nota

Puede elegir la acción Coincidencia con Copilot en la página Coincidencia de órdenes de compra nuevamente, pero en este caso, se le preguntará si desea sobrescribir las coincidencias existentes, ya que todas las líneas ya se han emparejado.

Nota

El análisis de precio/costo y la verificación de la cantidad disponible son parte de la actividad de preprocesamiento.

Descripción general de los estados de los documentos electrónicos

Para obtener una mejor visión general de todos los documentos electrónicos de la empresa, puede acceder al centro de funciones de Contador donde existen los estados de los documentos electrónicos. Allí podrá encontrar actividades de documentos electrónicos que tengan los siguientes estados:

  • Documentos electrónicos entrantes:

    • Procesado
    • En curso
    • Error

Consulte también .

Configurar documentos electrónicos
Utilizar el documento electrónico en el proceso de venta
Ampliación de la funcionalidad de los documentos electrónicos
Gestión financiera
Ventas con factura
Registrar compras con facturas y órdenes de compra
Trabajar con Business Central

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