Conciliar los pagos de clientes desde una lista de documentos de venta impagados

Después de que los clientes realicen pagos electrónicos a su cuenta bancaria, debe realizar las siguientes acciones:

• Aplicar cada importe pagado al documento de venta relacionado.
• Registrar el pago para actualizar los movimientos de cliente, cuenta contable y cuenta bancaria.

En función de sus necesidades comerciales, puede registrar pagos de forma manual, automática y mediante servicios de pago.

Nota

Puede realizar las mismas tareas, incluidos los pagos a proveedores, en la página Diario de conciliación de pagos . Por ejemplo, puede importar estados de cuenta de banco, utilizar la aplicación automática y conciliar cuentas bancarias. Para obtener más información, vea Conciliar pagos con liquidación automática.

Utilice la página Registrar pagos de clientes para equilibrar las cuentas internas utilizando cifras de efectivo reales para garantizar que se cobren los pagos. Puede verificar y registrar rápidamente pagos individuales o de suma global, procesar pagos con descuento y encontrar los documentos no pagados.

Debe registrar pagos para los diferentes clientes que tienen distintas fechas de pago como pagos individuales. Los pagos para el mismo cliente con la misma fecha de pago se pueden registrar como pago de suma total. Los pagos de suma global pueden ser útiles, por ejemplo, cuando un cliente ha realizado un pago único que cubre varias facturas de venta.

Configurar el diario de registros de pago

Dado que puede registrar distintos tipos de pago en diferentes cuentas de saldo, debe seleccionar una cuenta de saldo en la página Configuración de registro de pago antes de empezar a procesar los pagos de cliente. Si siempre registra en la misma cuenta de saldo, puede definir esa cuenta como la predeterminada y evitar este paso cada vez que abra la página Registrar pagos de cliente.

1. Seleccione el ícono , ingrese a Configuración de registro de pago y luego seleccione el vincular relacionado. Alternativamente, puede elegir la acción Configurar en la página Registrar pagos de cliente.
2. Rellene los campos de la página Configuración del registro de pago. Seleccione un campo para leer una breve descripción del campo o vincular para obtener más información.

Propina

Para facilitar la identificación posterior de los movimientos que se registraron a través del diario, puede asignar una serie numérica específica al diario de pagos. La serie de números es útil si utiliza diarios de conciliación de pagos para registrar y liquidar pagos.

Para registrar los pagos del cliente por separado

1. Seleccione el ícono , ingrese a Registrar pagos de clientes y luego seleccione el vincular relacionado.

   La página Registrar pagos de cliente muestra todos los documentos registrados para los que puede registrarse un pago. También puede abrir la página desde las páginas Clientes y Cliente tarjeta , filtradas para el cliente especificado.

2. Seleccionar la casilla de verificación Pago realizado en la línea que representa el documento registrado para el cual se realizó un pago.

3. En el campo Fecha recepción, especifique la fecha en la que se realizó el pago. Esta fecha puede ser distinta de la fecha de trabajo.

   Si la casilla de verificación Rellenar automáticamente la fecha de recepción está seleccionada en la página Configuración del registro de pago , el campo Fecha de recepción contiene la fecha de trabajo.

4. En el campo Monto recibido , ingrese el monto que se pagó.

   Para los pagos completos, este importe es el mismo que el importe en el campo Importe pendiente en la línea. Para los pagos parciales, este importe es inferior al importe del campo Importe pendiente en la línea.

5. Repita los pasos 2 a 4 para las demás líneas para documentos registrados para los que se realicen pagos.

6. Seleccione la acción Registrar pagos.

La información de pago se publica para los documentos en las líneas donde está seleccionada la casilla de verificación Pago realizado . Los movimientos de pago se registran en la cuenta contable, la cuenta de banco y las cuentas de cliente.

Conciliar los pagos de suma totales

1. Seleccione el ícono , ingrese a Registrar pagos de clientes y luego elija el vincular relacionado.

2. Seleccionar la casilla de verificación Pago realizado en las líneas de los documentos contabilizados para el mismo cliente y para los que se efectuó un pago único.

   Nota

   El cliente en el campo Nombre debe ser el mismo en todas las líneas para incluirlo en el pago de suma global.

   Si la casilla de verificación Rellenar automáticamente la fecha de recepción está seleccionada en la página Configuración del registro de pago , el campo Fecha de recepción contiene la fecha de trabajo.

3. En el campo Fecha recepción, especifique la fecha en la que se realizó el pago. Esta fecha puede ser distinta de la fecha de trabajo.

   Nota

   Esta fecha debe ser igual en todas las líneas que se registrarán como pago de suma total.

4. En el campo Importe recibido, especifique los importes en varias líneas que suman el importe del pago total.

   Propina

   Intente registrar el mayor número posible de pagos completos con el importe de suma total. Introduzca los importes cuya cantidad coincida con el importe en el campo Importe pendiente en tantas líneas como sea posible.

5. Repita los pasos 2 a 4 para las demás líneas que representen documentos registrados para el mismo cliente para los que se ha realizado un pago de suma total.

6. Seleccione la acción Registrar como pago total.

   La información de pago se publica para los documentos en las líneas donde está seleccionada la casilla de verificación Pago realizado . Los movimientos de pago se registran en la cuenta contable, la cuenta de banco y las cuentas de cliente. Cada pago se aplica al documento de venta registrado relacionado.

Si un pago en el banco no está representado por una línea en la página Registrar pagos de clientes , podría deberse a que el documento relacionado no está registrado. En ese caso, puede usar una función de búsqueda para buscar rápidamente el documento y registrarlo para procesar el pago. Para obtener más información, consulte Buscar un documento determinado de ventas que no esté totalmente facturado.

Si un pago en el banco no está representado por un documento, puede abrir un diario general previamente completado desde la página Registrar pagos de clientes para registrar el pago directamente en la cuenta de equilibrio sin aplicar el pago a un documento. Alternativamente, puede que desee registrar el pago en el diario hasta que el origen del pago se haya resuelto. Para obtener más información, consulte Registrar pagos sin documento relacionado.

Para procesar pagos de cliente con descuentos manualmente

Si ha acordado un descuento por pronto pago con el cliente, los importes de pago pueden ser inferiores a los importes de factura si el pago se produce antes de la fecha de descuento acordada.

Los siguientes procedimientos explican formas de registrar pagos con descuento en la página Registro de pagos .

• El importe de pago es igual al importe al descuento restante, y la fecha de pago es antes de la fecha de descuento. Registra el pago tal como está.
• El importe de pago es igual al importe al descuento restante, pero la fecha de pago es posterior a la fecha de descuento. Registra el pago como parcial. El documento permanece abierto para recopilar o pagar el importe pendiente. También puede definir la fecha de descuento posteriormente para permitir el pago total.
• El importe del pago es menor que el importe al descuento restante. Registra el pago como parcial. El documento permanece abierto para recopilar o pagar el importe pendiente.
• El importe del pago es mayor que el importe al descuento restante. Registra los pagos tal como están. Solo se registra el importe pendiente. El importe adicional se acredita al cliente.

Importar un importe de pago igual al descuento y donde la fecha de pago es antes de la fecha de descuento

1. Seleccione el ícono , ingrese a Registrar pagos de clientes y luego elija el vincular relacionado.

2. Introduzca el importe de pago en el campo Importe recibido. El importe es igual al importe que figura en el campo Importe Rem. Incl. Descuento .

   La casilla de verificación Pago realizado se selecciona automáticamente y el campo Fecha de recepción se completa con la fecha de trabajo.

3. Introduzca la fecha de pago en el campo Fecha de recepción. La fecha es anterior a la fecha del campo Fecha de descuento del pago.

4. Compruebe que el campo Importe pendiente contenga cero (0).

5. Seleccione la acción Registrar pagos para registrar el pago completo a la cuenta contable, la cuenta de banco y la cuenta de cliente.

Importar un importe de pago igual al descuento ero donde la fecha de pago es posterior a la fecha de descuento

1. Seleccione el ícono , ingrese a Registrar pagos de clientes y luego elija el vincular relacionado.

2. Introduzca el importe de pago en el campo Importe recibido. El importe es igual al importe que figura en el campo Importe Rem. Incl. Descuento .

   La casilla de verificación Pago realizado se selecciona automáticamente y el campo Fecha de recepción se completa con la fecha de trabajo.

3. En el campo Fecha de recepción, especifique una fecha de pago que sea posterior a la fecha del campo Fecha de descuento del pago.

   Los campos de fecha cambian a la fuente color rojo, y un mensaje de error se muestra en la parte inferior de la página. Los siguientes dos pasos solucionan eso.

4. Seleccione la acción Detalles.

5. En la página Detalles de registro de pago , en el campo Fecha de descuento de pago de la ficha rápida Descuento de pago , ingrese una fecha que sea posterior a la fecha del campo Fecha de recepción de la página Configuración de registro de pago .

   El mensaje de error y la fuente de color rojo desaparecen, y puede seguir procesando el pago descontado.

6. Compruebe que el campo Importe pendiente contenga el importe pendiente para pagar el importe total de la factura.

7. Seleccione la acción Registrar pagos para registrar el pago parcial en la cuenta contable, la cuenta de banco y la cuenta de cliente.

El documento relacionado quedará abierto.

Procesar un pago que es menor que el importe al descuento restante

1. Seleccione el ícono , ingrese a Registrar pagos de clientes y luego seleccione el vincular relacionado.

2. Introduzca el importe de pago en el campo Importe recibido. El importe es inferior al importe que figura en el campo Importe restante incluido descuento .

   La casilla de verificación Pago realizado se selecciona automáticamente y el campo Fecha de recepción se completa con la fecha de trabajo.

3. Introduzca la fecha de pago en el campo Fecha de recepción. La fecha es anterior a la fecha del campo Fecha de descuento del pago.

4. Compruebe que el campo Importe pendiente contiene el importe pendiente para pagar el importe al descuento.

5. Seleccione la acción Registrar pagos para registrar el pago parcial en la cuenta contable, la cuenta de banco y la cuenta de cliente.

El documento relacionado quedará abierto.

Procesar un pago que es mayor que el importe al descuento restante

1. Seleccione el ícono , ingrese a Registrar pagos de clientes y luego seleccione el vincular relacionado.

2. Introduzca el importe de pago en el campo Importe recibido. El importe es mayor que el importe en el campo Importe restante incluido descuento .

   La casilla de verificación Pago realizado se selecciona automáticamente y el campo Fecha de recepción se completa con la fecha de trabajo.

3. Introduzca la fecha de pago en el campo Fecha de recepción. La fecha es anterior a la fecha del campo Fecha de descuento del pago.

4. Compruebe que el campo Importe pendiente contenga cero (0).

5. Seleccione la acción Registrar pagos para registrar el pago completo a la cuenta contable, la cuenta de banco y la cuenta de cliente.

El documento relacionado está cerrado y al cliente se le acredita el importe de pago en exceso.

Buscar un documento de ventas específico que no está facturado totalmente

La página Registrar pagos de clientes le ayuda en las tareas necesarias para equilibrar las cuentas internas con las cifras de efectivo reales para garantizar un cobro efectivo a los clientes. Muestra los pagos entrantes pendientes como líneas que representen los documentos de venta donde se debe un importe para el pago.

Normalmente, cuando se realiza un pago, registrado en el banco o de otra manera, el documento de compra o venta se representa como una línea en la página Registrar pagos de clientes . El documento está esperando que usted registre el pago del importe pendiente. Sin embargo, a veces un pago realizado no está representado por una línea en la página Registrar pagos de clientes , generalmente porque el documento no está completamente facturado.

Utilice la acción Buscar documentos para buscar documentos que no estén completamente facturados. Puede buscar basado en uno o varios de los siguientes criterios:

• N.º documento
• Importe o rango de importes

En el procedimiento siguiente se explica cómo buscar un documento determinado mediante ambos criterios de búsqueda.

1. Seleccione el ícono , ingrese a Registrar pagos de clientes y luego seleccione el vincular relacionado.

2. Con el puntero en cualquier línea, seleccione la acción Buscar documentos.

3. En la página Búsqueda de documentos, especifique un valor de búsqueda en el campo Número de documento.

   Nota

   El valor que especifique en este campo se encierra entre los caracteres comodín ocultos. Esto significa que la acción busca todos los números de documento que contengan el valor especificado.

4. En el campo Monto , ingrese el monto específico del documento que desea encontrar.

5. En el campo % tolerancia de importe, especifique un valor de porcentaje para definir el rango de importes que desea buscar para encontrar el documento abierto.

   Si ingresa 10, la acción busca montos en un rango de más o menos el 10 por ciento del valor en el campo Monto .

6. Seleccione la acción Buscar.

Si uno o más documentos coinciden con los criterios, se abre la página Resultado de la búsqueda de documentos para mostrar líneas que representan esos documentos. Cada línea contiene un número de documento, una descripción y un importe.

Si un pago en el banco no está representado por un documento, puede utilizar la opción de abrir un diario general previamente completado desde la página Registrar pagos de clientes para registrar el pago directamente en la cuenta de equilibrio sin aplicar el pago a un documento. Alternativamente, puede que desee registrar el pago en el diario hasta que el origen del pago se haya resuelto.

Registrar pagos sin documento relacionado

Si un pago en el banco no está representado por un documento, puede utilizar la acción Diario general para abrir una línea de diario general previamente completada desde la página Registrar pagos de clientes . Utilice el diario para registrar el pago directamente en la cuenta de contrapartida sin aplicar el pago a un documento. Alternativamente, puede que desee registrar el pago en el diario hasta que el origen del pago se haya resuelto.

1. Seleccione el ícono , ingrese a Registrar pagos de clientes y luego elija el vincular relacionado.

2. Seleccione la acción Diario general.

   La página Diario general se abre con una línea que contiene la cuenta de saldo de la sección de diario configurada en la página Configuración de registro de pago.

3. Rellene el resto de los campos de cada línea del diario general. Por ejemplo, proporcione el importe, el número de cliente o la información del estado de cuenta de banco. Para obtener más información, consulte Registrar transacciones directamente en la contabilidad.

Puede registrar la línea del diario para actualizar el total de la cuenta de contrapartida. También puede dejar la línea del diario sin registrar, y quizás agregarla con una nota conforme el pago necesita más análisis.

Si no registra la línea del diario, su valor se agrega al valor del campo Importe restante incluido descuento en la página Registro de pago .

Consulte también .

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