Crear serie numérica
Para cada empresa configurada, se necesitan asignar códigos de identificación exclusivos a elementos como cuentas de contabilidad, cuentas de proveedores y clientes, facturas y otros documentos. La numeración es importante no solo para la identificación. Un sistema de numeración bien diseñado también permite facilitar la gestión y el análisis de la empresa, y puede reducir el número de errores en la introducción de datos.
Importante
De forma predeterminada, no se permiten saltos en las series numéricas porque, por ley, el historial exacto de las transacciones financieras debe estar disponible para auditoría y, por lo tanto, debe seguir una secuencia ininterrumpida sin números eliminados.
Si desea permitir huecos en ciertas series numéricas, consulte a su auditor o director de contabilidad para asegurarse de que cumple los requisitos legales de su país o región. Para obtener más información, vea la sección Espacios en serie numérica.
Nota
Le recomendamos que use los mismos códigos de serie numérica que aparecen en la página Lista nº serie de la empresa de demostración CRONUS. Es posible que los códigos como C-FAC+ no tengan un sentido inmediato, pero Business Central tiene una serie de opciones de configuración predeterminadas que dependen de estos códigos de serie numérica.
Para crear un sistema numérico, establezca uno o varios códigos para cada tipo de datos maestros o documento. Por ejemplo, puede establecer un código para la numeración de clientes, otro para la numeración de facturas de venta y aún otro para la numeración de documentos en los diarios generales. Tras establecer un código, debe establecer al menos una línea de serie numérica. Ésta contiene información tal como el primer y último número de la serie y la fecha de inicio. Puede establecer más de una línea de serie numérica por código, con una fecha de inicio diferente para cada una. Las series de números son consecutivas, a partir de la serie de cada fecha de inicio correspondiente.
Nota
La longitud máxima de un número en una serie de números es de 20 caracteres. Hay algunas situaciones en las que Business Central agregará un número con un id. generado por el sistema. Por ejemplo, cuando se usan documentos como facturas para aplicar transacciones, como los pagos, Business Central genera identificadores para las transacciones aplicadas. El identificador se compone de un número de una serie de números y un id. asignado por el sistema de seis caracteres, como -12345. Si espera procesar más de 9999 documentos en diarios bancarios o de giros, o diarios de recepción de efectivo, configure series numéricas para esos tipos de documentos para que incluyan menos de 14 caracteres.
Las series numéricas normalmente se configuran para insertar automáticamente el siguiente número consecutivo en las nuevas fichas o documentos que cree. No obstante, también puede configurar una serie numérica que le permita introducir manualmente el número. Para ingresar números manualmente, active el interruptor Números manuales.
Si desea usar más de un código de serie numérica para un tipo de datos maestros, por ejemplo, usar una serie numérica diferente para categorías de productos, puede establecer relaciones de series numéricas.
Obtener ayuda de Copilot
La función de Copilot sugerir series de números puede ayudar a administradores a crear y mantener series de números para todas las entidades y documentos en Business Central basándose en entradas estructuradas o lenguaje natural. Para obtener más información sobre esta capacidad basada en IA, visite Sugerir series de números con Copilot.
Espacios en serie numérica
No todos los registros que crea en Business Central son transacciones financieras que deben usar una numeración secuencial. Por ejemplo, puede asignar series numéricas a clientes, cotizaciones de venta y actividades de almacén, pero no están sujetas a auditoría financiera y pueden eliminarse. Para estas series numéricas, puede seleccionar la casilla Permitir espacios en números en la página Líneas nº serie. Esta configuración también se puede cambiar después de crear la serie numérica. Para obtener más información, consulte Para crear una nueva serie numérica.
Comportamiento del campo N.º en documentos y tarjetas
En los documentos de venta, compra, servicio y transferencia y en todas las tarjetas, el campo N.º se puede completar automáticamente a partir de una serie de números predefinidos, o puede agregarlo manualmente. Sin embargo, bajo ciertas circunstancias, el campo N.º es invisible para evitar que lo edites.
El campo N.º se puede rellenar de tres maneras:
Si solo existe una serie numérica para el tipo de documento o ficha y se selecciona el campo Numeración predet. y el campo Numeración manual no está seleccionado para la serie de números, el campo se rellena automáticamente con el siguiente número de la serie. El campo N.º no será visible en la tarjeta o documento.
Aunque defina plantillas con varias series de números para los clientes, si la serie de números que se define en la página Configuración de ventas y cobros se configura de esta manera, el campo N.º no se mostrará en la tarjeta de cliente, sin importar la plantilla que use. Lo mismo se aplica a otros tipos de tarjetas y documentos.
Nota
Si la serie numérica no funciona, por ejemplo porque alcanzó el último número definido para su rango, el campo N.º muestra que puede introducir manualmente un número. Puedes resolver problemas en la página N.º Serie.
Si tiene más de una serie de números para el tipo de documento o tarjeta, y la casilla de verificación Números predeterminados no está seleccionada para la serie de números que está asignada actualmente, entonces el campo N.º está visible y puede buscar el campo No. Serie y seleccione la serie de números que desea usar. El número siguiente de la serie se inserta en el campo N.º.
Si no tiene una serie numérica para un tipo de documento do tarjeta, o si se selecciona el campo Numeración manual para la serie numérica, entonces el campo N.º es visible y debe introducir el número manualmente. Puede escribir un máximo de 20 caracteres alfanuméricos.
Al abrir un nuevo documento o ficha para el que existe una serie numérica, la página Configuración N.º serie relevante se abre para que pueda configurar un número de serie para el tipo de documento o tarjeta y seguir trabajando.
Nota
Si necesita habilitar la numeración manual en, por ejemplo, nuevas fichas de artículos que se han creado con un proceso de migración de datos que ha ocultado el N.º de forma predeterminada, vaya a la página Configuración de inventario y elija el campo Números de artículo para abrir y establecer la serie de números relacionados en N.º manuales.
Lo mismo ocurre si utiliza funciones de administración de servicios. Para resolver este problema, vaya a la página Configuración de administración de servicio y elija el campo Nº servicio producto para abrir y para definir las series numéricas relacionadas con Numeración manual.
Para crear una nueva serie numérica
- Elija el icono
, introduzca Series de números y después elija el vínculo relacionado. - Seleccione la acción Nuevo.
- En la línea nueva, rellene los campos según sea necesario. Pase el cursor sobre un campo para leer una breve descripción.
- Seleccione la acción Líneas.
- En la página Líneas nº serie, complete los campos para definir el uso real y el contenido de la serie numérica que creó en el paso 2.
- Repita el paso 5 para los distintos usos de la serie numérica que necesite. El campo Fecha inicial define qué línea de serie numérica está activa.
Propina
Para permitir que los usuarios especifiquen números manualmente al registrar un nuevo cliente o proveedor, por ejemplo, elija el campo Núms. manuales en la propia serie numérica. Para prevenir la numeración manual, borre el campo.
Puede asignar series numéricas a las plantillas que configura para los diferentes tipos de clientes y proveedores que su personal de ventas y compradores agregan con mayor frecuencia. En ese caso, configure la serie de números relevante, vincúlelos a través de relaciones y luego agregue la primera serie de números de la relación relevante a la página de configuración correspondiente. A continuación, cuando un usuario crea un cliente, elige la plantilla correspondiente, y el nuevo cliente recibe un número asignado de la serie de números que se ha definido para esa plantilla.
Para crear relaciones entre números de serie
Si ha configurado más de un número de serie para el mismo tipo de información o transacciones, puede crear relaciones entre las series. Esta característica puede servirle de ayuda para decidir entre un código u otro cuando utilice un número. Cuando configure una relación entre varias series de números, asocie todas las series relacionadas a un número de serie. Luego puede ingresar ese código en un campo de la ficha desplegable Numeración en una de las páginas de configuración relevantes, como Configuración de ventas y cobros.
- Elija el icono , introduzca Series de números y después elija el vínculo relacionado.
- Seleccione la línea con las series numéricas que desea insertar para crear relaciones y, a continuación, elija Relaciones.
- En el campo Código serie, escriba el código del número de serie con el que desee relacionar la serie seleccionada en el paso 2.
- Agregue una línea para cada código que desee relacionar con el número de serie seleccionado.
- Cierre la página.
En lo sucesivo, cuando configure algo que requiera un número, podrá utilizar las relaciones que haya creado para seleccionar uno de los números de serie relacionados.
Para configurar dónde se usa una serie numérica
El siguiente procedimiento muestra cómo configurar una serie numérica para el área de ventas. Los pasos son parecidos a los de otras áreas.
- Elija el icono , introduzca Ventas y cobros y luego elija el enlace relacionado.
- En la página Ventas y cobros, en la ficha desplegable Serie numérica, seleccione la serie numérica que desee para cada ficha de ficha o documento.
El número seleccionado rellena el campo N.º en la ficha o el documento en cuestión, según su configuración.
Consulte también .
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