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Ejecutar e imprimir informes en Business Central

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Los informes le ayudan a recopilar y mostrar datos según criterios específicos. Organiza y presenta la información en un formato fácil de leer que puede imprimir o guardar como un archivo. Existen numerosos informes a la que se accede en la aplicación. Los informes proporcionan normalmente información relada con el contexto de la página en la que está. Por ejemplo, la página Cliente incluye los informes para los 10 clientes principales, estadísticas de ventas, etc.

Nota

Los trabajos por lotes y XMLports hacen más o menos lo mismo que los informes, pero se usan más para procesar o exportar datos. Por ejemplo, el trabajo por lotes Crear recordatorios crea documentos recordatorios para enviar a los clientes con pagos vencidos. Este artículo hace referencia principalmente a "informes", pero se aplica información similar a los trabajos por lotes y XMLports.

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Puede encontrar informes en el menú Informes en páginas seleccionadas, listas y Tarjetas. También puede utilizar la búsqueda Bombilla que abre la característica Dígame. para encontrar informes por nombre. Para obtener una descripción general de los informes integrados que puede usar en Business Central, ordenados por categorías, consulte Informes disponibles en Business Central.

Cuando elija un informe, normalmente verá una página de solicitud, con el título del nombre del informe, donde se establecen varias opciones y filtros que determinan qué datos se deben incluir. Las siguientes secciones explican cómo utilizar la página de solicitud para crear, obtener una vista previa e imprimir un informe.

Utilice valores predeterminados: configuraciones predefinidas

La mayoría de las páginas de solicitud del informe incluyen el campo Usar valores predeterminados de. Con este campo puede seleccionar configuraciones predefinidas para el informe, que configuran automáticamente opciones y filtros. Seleccione una entrada de la lista desplegable y verá que las opciones y los filtros en la página de solicitud del informe cambian en consecuencia.

La entrada denominada Filtros y opciones usados por última vez está siempre disponible. Esta entrada establece el informe para las usar opciones y filtros que utilizó la última vez que se generó el informe.

El campo Usar valores predeterminados de proporciona una manera rápida y confiable de generar informes coherentes que contienen los datos correctos. Después de seleccionar una entrada, puede cambiar cualquiera de las opciones y filtros antes de obtener una vista previa o imprimir el informe. Los cambios que realice no se guardarán en la entrada de configuración predefinida que haya seleccionado, sino que se guardarán en la entrada Últimas opciones y filtros utilizados.

Nota

La configuración predefinida normalmente la configura y gestiona un administrador. Más información en Administrar configuraciones guardadas para informes y trabajos por lotes.

Especificar los datos que se van a incluir en un informe

Utilice los campos de Opciones y Filtros para cambiar o limitar la información que desea en el informe. Los filtros se establecen en un informe de la misma manera que en las listas. Obtenga más información en la sección Filtrado.

Precaución

La ficha desplegable Filtrar en un informe de solicitud proporciona una capacidad de filtrado genérico para los informes. Estos filtros son opcionales.

Algunos informes ignoran dichos filtros, lo que significa que, independientemente del filtro que se configure en la pestaña rápida Filtro , el resultado del informe es el mismo. No es posible proporcionar una lista de los campos que se ignoran en los informes, por lo que tendrá que experimentar con los filtros cuando los use.

Ejemplo: cuando se utiliza el trabajo por lotes Crear recordatorios , se ignora un filtro para el campo Entradas de libro mayor de clientes del Último nivel de recordatorio emitido porque los filtros son fijos para ese trabajo por lotes.

Obtener una vista previa de un informe

Con la vista previa de un informe puede ver cómo quedará el informe antes de imprimirlo. La vista previa no se basa en la impresora seleccionada en el campo Impresora en la página de solicitud. Está controlado por el navegador. Después de obtener una vista previa, puede volver a la página de solicitud y realizar cambios en las opciones y filtros según sea necesario.

Las elecciones de vista previa en la página Solicitud de informe dependen del informe. Entonces, para algunos informes, puedes Seleccionar versión preliminar, mientras que para otros, la opción es versión preliminar & Cerrar. Ambas elecciones abrirán una vista previa del informe. La diferencia es que Vista previa mantiene abierta la página de solicitud, para que pueda volver a ella, realizar cambios, obtener otra vez una vista previa o imprimir. Por el contrario, con versión preliminar & Close la página de solicitud se cierra y tendrá que abrir el informe nuevamente para realizar cambios o imprimirlo.

Nota

Si está utilizando Business Central 2020 lanzamiento de versiones 1 o anterior, la única opción es versión preliminar, que cierra la página de solicitud en versión preliminar, como se describe arriba para versión preliminar & Cerrar.

Trabajar con la vista previa

En la versión preliminar, use la barra de menú en la versión preliminar para:

  • Desplazarse a través de las páginas

  • Acercar y alejar la imagen

  • Cambiar el tamaño para que encaje en la página

  • Seleccionar texto

    Puede copiar el texto de un informe y, a continuación pegarlo en algún otro lugar, como una página de Business Central o Microsoft Word. Con un mouse, por ejemplo, seleccione el botón izquierdo del ratón y mantenga pulsado donde desee empezar. Deslice el ratón para seleccionar una o más palabras, oraciones o párrafos. Luego Seleccionar el botón derecho del ratón y Seleccionar Copiar. Ahora puede pegar el texto seleccionado donde quiera.

  • Desplazar lateralmente el documento

    Puede mover el área visible del informe en cualquier dirección para ver otras áreas del informe. La panorámica es útil cuando se ha ampliado para ver detalles. Con el ratón, por ejemplo, mantenga seleccionado el botón izquierdo del ratón en cualquier parte de la vista previa del informe y, a continuación, mueva el ratón para seleccionar una sección del informe.

  • Descargue a un archivo PDF en su ordenador o su red.

  • Imprimir

Guardar un informe en un archivo

Puede guardar un informe en un documento PDF, un documento de Microsoft Word, hoja de Microsoft Excel o documento XML seleccionando Enviar a y luego hacer su selección. Un archivo de diseño se descarga en su equipo.

Si su organización ha configurado OneDrive para las funciones del sistema, en lugar de descargarse, los libros de trabajo de Excel y los documentos de Word se abren en su navegador usando Excel o Word para la web.

Propina

Las opciones Documento de Microsoft Excel (solo datos) y Documento XML son principalmente para propósitos avanzados. Normalmente usará estas opciones para realizar un análisis detallado de los datos. Para más información, consulte Analizar datos de informes con Excel y XML.

También puede usar Documento de Microsoft Excel (solo datos) para crear nuevos diseños de Excel para un informe determinado. Más información en Trabajar con diseños de Excel.

Programe un informe para que se ejecute más tarde o periódicamente

Puede programar un informe único o periódico para ejecutarlo en una fecha y hora específicos. Los informes programados se introducen en la cola de proyectos y se procesan en el momento programado, de manera similar a con otros proyectos. Seleccionar la opción Programar después de seleccionar Enviar a, luego ingrese información, como la impresora, y la hora y la fecha. El informe se agrega a la cola de proyectos y se ejecuta en el momento especificado. Cuando se procese el informe, el elemento se eliminará de la cola de proyectos. Obtenga más información en Uso de colas de proyectos para programar tareas.

Cuando programe la ejecución de un informe, puede especificar, por ejemplo, que debe ejecutarse todos los jueves configurando el campo Fórmula de fecha de la próxima ejecución en D4. Para obtener más información, vea la sección Usar fórmulas de fecha.

Puede guardar el informe en un archivo (como Excel, Word o PDF), imprimirlo o solo generar el informe. Si guarda el informe en un archivo, el informe procesado se envía a la página Bandeja de entrada de informes en su Centro de funciones para que pueda verlo. Más información en Compartir y exportar informes con la bandeja de entrada de informes

Administrar informes recurrentes programados

Los trabajos por lotes generan informes programados que se administran en la página Entradas de la cola de trabajos . Puede ver el estado y otra información de cada informe en la página, pausar/reanudar el trabajo por lotes del informe y generar el informe a pedido.

Desde la página Entradas de la cola de trabajos, también puede cambiar algunos parámetros del informe, como el tipo de archivo de salida, la recurrencia, la fecha de ejecución y las horas de inicio y finalización. Sin embargo, antes de editar un informe programado existente, es necesario poner en espera la cola de trabajo del informe:

  1. Seleccionar el ícono Bombilla que abre la característica Dígame 1., ingrese Entradas de la cola de trabajos y luego Seleccionar el vincular relacionado.
  2. En la página Entradas de la cola de trabajos , Seleccionar el informe deseado.
  3. Seleccionar la acción Poner en espera .
  4. Abra y edite el informe programado seleccionando su estado (En espera).

Después de editar las opciones del informe, repita los dos primeros pasos y luego Seleccionar la acción Establecer estado en listo para reanudar la generación del informe.

Obtenga más información sobre la gestión de colas de trabajos en Utilice las colas de trabajos para programar tareas.

Imprimir un informe

Para imprimir un informe, haga clic en Seleccionar Imprimir en la página de solicitud de informe o en la barra de menú de la versión preliminar página.

Cuando un informe utiliza un Excel diseño, no verá el campo Impresora ni los botones Imprimir o versión preliminar . En su lugar, hay una opción de Descargar. Para imprimir, seleccione Descargar y, a continuación, abra el archivo descargado en Excel e imprima desde allí.

Impresora

El campo Impresora de la página de solicitud muestra el nombre de la impresora a la que se enviará el informe. Para cambiar una impresora, simplemente seleccione la impresora de la lista.

Nota

La opción (Manejado por el navegador) indica que no hay una impresora designada para el informe. En este caso, el navegador manejará la impresión y mostrará unos pasos de impresión estándar, donde puede elegir una impresora local conectada a su equipo. La opción (Manejado por el navegador) no está disponible en la aplicación móvil de Business Central o la aplicación para Microsoft Teams.

Propina

La impresora que se ha seleccionado para usted de forma predeterminada está configurada en la página Selecciones de impresora. Obtenga más información sobre cómo cambiar la impresora predeterminada en la sección Configurar impresoras predeterminadas .

Específicamente para la versión tailandesa de Business Central, el botón Imprimir no puede imprimir correctamente los informes como consecuencia de las limitaciones del servicio que genera el archivo PDF imprimible. En su lugar, puede abrir el informe en Word y luego guardarlo como un PDF imprimible.

También puede pedir a su administrador que cree un diseño de informe de Word para los informes más utilizados. Para obtener más información, vea Administrar diseños de informes y documentos.

Cambiar el diseño del informe

El diseño de informe controla lo que se muestra en un informe, cómo se organiza y cómo está diseñado. Existen varias formas de cambiar el diseño:

  • Cuando esté configurando para ejecutar un informe, verá el diseño actual en el campo Diseño de informe en la página de solicitud. Para cambiar temporalmente a un campo diseño, Seleccionar diferente, seleccione diseño Informe, y luego Seleccionar de una lista de diseños disponibles para el informe.
  • Para cambiar el diseño predeterminado utilizado por un informe, vaya a las páginas Diseños de informes o Selección de diseño de informe.

Más información en (Versión heredada) Establecer el diseño utilizado por un informe. O bien, si desea personalizar su propio informe diseño, consulte Comience a crear diseños.

Cambiar idioma y formato de números, fechas y horas

De forma predeterminada, el idioma del texto y el formato de los números, fechas y horas de un informe se basan en su idioma de trabajo y la configuración regional, que se definen en la página Mi configuración . Sin embargo, puede cambiar el idioma y la región de formato caso por caso cuando obtenga una vista previa, imprima o envíe un informe. En la página de solicitud, configure las opciones Idioma y Región de formato según sus preferencias. También puede especificar el formato de idioma y región que se utilizará de forma predeterminada para los clientes y proveedores en sus páginas de tarjetas.

Dependiendo de dónde haya especificado la configuración de idioma y formato, Business Central determina las configuraciones a utilizar en el siguiente orden:

  1. La configuración que especifica cuando genera un informe.
  2. La configuración especificada en el documento, que proviene de la configuración del cliente o proveedor.
  3. La configuración especificada en el objeto Informe AL.
  4. La configuración definida en Mi configuración.

Para obtener más información sobre la página Mi configuración , consulte Cambiar la configuración básica.

Opciones avanzadas

Los campos de la ficha desplegable Avanzado establecen limitaciones en el informe generado para controlar los recursos de la impresora. Por lo general, no tendrá que cambiar esta configuración, a menos que tenga un informe grande. Si un informe supera estas limitaciones cuando intenta obtener una vista previa o imprimir, un mensaje indica qué limitación se superó. A continuación, puede cambiar la configuración para adaptarla a su informe. Sin embargo, cada campo tiene un valor máximo que debe conocer:

Campo Valor máximo
Tiempo de representación máximo 12:00:00
Número máximo de filas 1000000
Número máximo de documentos 500

Nota

Los valores máximos pueden ser diferentes para Business Central local y un administrador puede cambiarlos. Más información en la sección Configuración de Business Central Server: informes. Para obtener una descripción general de las limitaciones de informe en Business Central Online, consulte Límites operativos.

Consulte también .

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