Tareas clave: creación de informes de gastos
Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Este tema explica la manera de crear informes de gastos y enviarlos para su aprobación. Si viaja o realiza gastos en nombre de la empresa, debe crear un informe de gastos para justificar el dinero gastado a través de la tarjeta de crédito de la empresa. Si pagó los gastos con dinero propio, debe usar el informe de gastos para enviar esos gastos y solicitar el reembolso. El informe de gastos detalla cómo y cuándo se realizaron los gastos.
Según el tipo de información que se deba especificar, la creación de un informe de gastos puede tener varios pasos. En este tema, se describen las tareas que deberían completarse a la hora de especificar informes de gastos.
¿Qué desea hacer?
Crear un informe de gastos y agregar información acerca de los gastos
Detallar gastos por línea
Distribuir un gasto
Distribuir un gasto en Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Agregar un gasto de empresas vinculadas a un informe de gastos en Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Devolver un anticipo en un informe de gastos
Dividir una transacción de tarjeta de crédito para incluir un gasto personal
Agregar invitados
Adjuntar recibos a un informe de gastos
Enviar un informe de gastos
Imprimir una portada con códigos de barras para un informe de gastos
Encontrar tareas relacionadas
Crear un informe de gastos y agregar información acerca de los gastos
Haga clic en Gastos en la barra de vínculos superior y, a continuación, haga clic en Informes de gastos en el inicio rápido.
En la página Informe de gastos, en el panel de acciones, ficha Informe de gastos del grupo Nuevo, haga clic en Informe de gastos.
Seleccione los gastos no conciliados que deben agregarse al informe de gastos y, a continuación, haga clic en Continuar. Si no es necesario agregar gastos no conciliados, desactive la casilla Seleccionar todas las transacciones de forma predeterminada y, a continuación, haga clic en Continuar.
Seleccione el propósito del gasto y, a continuación, especifique la ubicación del gasto.
En la ficha Líneas de gastos, haga clic en Agregar gasto nuevo y, a continuación, seleccione el tipo de gasto que desea agregar.
En la página Nueva línea de gastos, especifique información sobre el gasto.
Para agregar información, use los botones Detallar, Distribuir importe, Invitados y Vincular recibos del grupo Mantener.
Nota
Es posible agregar gastos de tarjeta de crédito a un informe de gastos al momento de crear el informe o después de haberlo creado y guardado.
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Detallar gastos por línea
En el caso de determinados gastos, puede enumerar los cargos individuales que generan el importe total. Por ejemplo, puede dividir un cargo de hotel en precio de habitación diario, cargo por servicio de habitación y cargo por lavandería.
Si desea agregar varias líneas detalladas, complete el siguiente procedimiento.
En la página Nuevo informe de gastos, seleccione el gasto que desea detallar y haga clic en Detallar.
En la ficha desplegable Detallar, indique la fecha de ingreso al hotel para el gasto y seleccione la categoría de gastos.
Especifique el número de noches y el precio por noche y, a continuación, haga clic en Agregar.
En la ficha Artículo de línea detallado, haga clic en Agregar.
Seleccione la categoría de gastos, la fecha del mismo y especifique el importe del artículo.
Repita los pasos del 1 al 5 para cada artículo restante del gasto. Cuando haya terminado, haga clic en Guardar y cerrar.
Si desea agregar una línea detallada, complete el siguiente procedimiento.
En la página Nuevo informe de gastos, seleccione el gasto que desea detallar y haga clic en Detallar.
En la ficha Artículo de línea detallado, haga clic en Agregar.
Seleccione la categoría de gastos, la fecha del mismo y especifique el importe del artículo.
Seleccione el Id. de proyecto, si fuera necesario, y, a continuación, haga clic en Guardar y cerrar.
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Distribuir un gasto
Es posible que desee asignar responsabilidad por un gasto a más de un registro de parte, organización o grupo. El importe del gasto puede distribuirse entre estas partes, organizaciones o grupos. Por ejemplo, realiza un viaje a Alemania por 10 días laborables. Trabaja seis días en la entidad jurídica A y cuatro días en la entidad jurídica B. Al distribuir el importe de gastos, la entidad jurídica A es responsable del 60% de los gastos y la entidad jurídica B es responsable del 40% restante.
Al realizar la distribución de los gastos de un proyecto, podrá consultar la información de los proyectos en los formularios de validación correspondientes de Microsoft Dynamics AX. Sin embargo, no se pueden filtrar proyectos entidad jurídica. Independientemente de la entidad jurídica en la que haya iniciado sesión, verá la misma lista de proyectos. Por ejemplo, si ha iniciado sesión en LE1, verá la misma lista de proyectos que si hubiera iniciado sesión en LE2.
Advertencia
Si tiene que actualizar campos relacionados con impuestos después de haber distribuido un gasto entre dos proyectos, deberá volver a distribuir el gasto. Si distribuye un gasto entre dos proyectos y, a continuación, selecciona la información fiscal, se eliminarán las distribuciones que ha agregado y se reemplazarán con la información predeterminada. No se le notificará este cambio.
En la página Nuevo informe de gastos, seleccione el gasto que desea distribuir y haga clic en Otros > Distribuir importes.
En la página Distribuir importes, seleccione si desea distribuir el gasto como un importe o como un porcentaje.
Seleccione la entidad jurídica, el Id. de proyecto y la categoría para la que desea distribuir una parte del gasto.
Especifique el importe o el porcentaje que desea distribuir y, a continuación, haga clic en el icono de marca de verificación para guardar la entrada.
Para agregar otra línea, haga clic en Dividir. Repita los pasos 3 y 4 hasta que haya distribuido el importe total del gasto.
Si desea distribuir el importe de gasto total de forma equitativa entre las entidades jurídicas, haga clic en Distribuir de forma equitativa.
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Distribuir un gasto en Microsoft Dynamics AX 2012 R2
En la página Nuevo informe de gastos, seleccione el gasto que desea distribuir y haga clic en Otros > Distribuir importes.
En el campo Distribuir, seleccione si el gasto se debe distribuir según porcentajes o importes.
Haga clic en Nuevo para agregar una línea de distribución y seleccione la entidad jurídica a la que se debe distribuir parte del gasto.
En función de si ha seleccionado distribuir el gasto por porcentajes o importes, especifique el porcentaje o el importe de distribución en el campo correspondiente.
Seleccione la cuenta principal, el departamento, el centro de coste y el propósito del gasto.
Repita los pasos de 3 a 5 para distribuir el gasto a otra entidad jurídica.
Después de completar la distribución de gastos, haga clic en Guardar y cerrar.
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Agregar un gasto de empresas vinculadas a un informe de gastos en Microsoft Dynamics AX 2012 R2
En ocasiones, es posible que sea necesario asignar responsabilidad para un gasto en que ha incurrido en otra entidad jurídica de la organización. Si la organización ha habilitado los gastos de empresas vinculadas, puede seleccionar la entidad jurídica responsable cuando se especifique un gasto. Puede asignar todo o parte de un gasto a otra entidad jurídica.
En la página Nuevo informe de gastos, en la ficha desplegable Informe de gastos, active la casilla Informe de gastos de empresas vinculadas.
En la ficha desplegable Líneas de gastos, haga clic en Nueva línea de gastos.
Seleccione la entidad jurídica a la que se está asignando responsabilidad para el gasto, seleccione la categoría de gastos y haga clic en Aceptar.
Especifique información acerca del gasto. Asimismo, si el gasto estaba relacionado a un proyecto, especifique información acerca del proyecto.
Solo están disponibles los proyectos que mantiene la entidad jurídica que ha seleccionado.
Haga clic en Guardar y nuevo para guardar el gasto y crear uno nuevo. De forma alternativa, haga clic en Guardar y cerrar para volver al informe de gastos.
Si los gastos que asignó a otra entidad jurídica requieren una distribución adicional, en la ficha desplegable Líneas de gastos, haga clic en Otro > Distribuir importes.
Para completar la distribución, consulte el procedimiento "Distribuir un gasto" en este tema.
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Devolver un anticipo en un informe de gastos
Si recibe un anticipo por parte de la organización, pero no gasta el importe completo, puede crear una línea de gastos en un informe de gastos para devolver el importe restante.
En la página Nuevo informe de gastos, en la ficha desplegable Líneas de gastos, haga clic en Otros > Devolver anticipos.
Seleccione la categoría Devoluciones de anticipos y, a continuación, haga clic en Agregar a resumen en el panel de acciones.
Seleccione la línea para el anticipo devuelto y, en la ficha desplegable Líneas de gastos, haga clic en Editar.
Especifique el importe que desea devolver y, a continuación, haga clic en Guardar y cerrar.
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Dividir una transacción de tarjeta de crédito para incluir un gasto personal
Es posible que parte de una transacción de gastos que abona con la tarjeta de crédito corporativa sea un gasto personal. Por ejemplo, el gasto total de una comida es de 65 euros, pero su cónyuge o pareja compartió la comida con usted. Dado que la comida del cónyuge o pareja no está cubierta por la organización, puede dividir la transacción. El coste de la comida del cónyuge o pareja figurará como un gasto personal que usted le debe a la organización.
Nota
Se puede dividir una transacción de tarjeta de crédito para incluir un gasto personal sólo si dicha transacción se importó en Microsoft Dynamics AX. No es posible especificar una transacción manualmente y después dividirla.
En la página Nuevo informe de gastos, en la ficha Líneas de gastos, seleccione la transacción importada que desea dividir y, a continuación, haga clic en Dividir en personal.
Especifique el importe de la transacción que desea asignar como gastos de la empresa.
Seleccione Agregar elementos restantes al personal y, a continuación, haga clic en Guardar y cerrar.
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Agregar invitados
Si introduce gastos por comidas o entretenimiento en un informe de gastos, es posible que deba incluir los gastos de otras personas. Por ejemplo, supongamos que organiza una cena con un cliente potencial. Al introducir el gasto por comida en el informe de gastos, también puede incluir a su invitado.
En la página Nuevo informe de gastos, seleccione el gasto al que desea agregar invitados y, a continuación, en función de la versión de Microsoft Dynamics AX 2012 que está usando, realice una de las acciones siguientes:
En Microsoft Dynamics AX 2012 R2: haga clic en Otro > Personas entretenidas.
En Microsoft Dynamics AX 2012 R3: haga clic en Otro > Invitados.
Seleccione si el invitado pertenece a la organización, si es un invitado personal o un contacto externo a la organización.
Seleccione el nombre del invitado y, a continuación, la empresa u organización del invitado y su cargo.
Repita los pasos 1 a 3 para cada invitado que desea agregar a la línea de gastos.
Haga clic en Guardar y cerrar.
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Adjuntar recibos a un informe de gastos
Puede adjuntar recibos electrónicos de gastos a un informe de gastos. También puede ver los recibos que ya se adjuntaron. Puede adjuntar recibos a un informe de gastos en cualquier momento.
En la página Nuevo informe de gastos, en el panel de acciones, ficha Informe de gastos del grupo Vincular, haga clic en Adjuntar recibos.
Haga clic en uno de los siguientes botones para adjuntar un recibo al informe de gastos:
Adjuntar archivo de recibo: permite examinar el equipo para ubicar y adjuntar una copia del recibo de gastos.
Adjuntar recibos capturados: permite adjuntar un recibo que se envió a través de un teléfono móvil, fax u otro dispositivo.
Agregar URL: permite agregar la dirección URL correspondiente a la ubicación del recibo de gastos.
Cuando haya terminado de adjuntar recibos al informe de gastos, haga clic en Cerrar.
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Enviar un informe de gastos
Cuando haya especificado toda la información requerida por la organización y haya adjuntado todos los recibos de gastos (si se requiere), haga clic en Enviar en la página Editar informe de gastos.
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Imprimir una portada con códigos de barras para un informe de gastos
Si debe enviar por fax el informe de gastos y los recibos, puede imprimir una portada con códigos de barras que vincule el informe de gastos a los recibos. Puede imprimir la portada antes de crear el informe de gastos o puede imprimirla para un informe existente.
- En la página Nuevo informe de gastos, en el panel de acciones, ficha Informe de gastos, haga clic en Imprimir la portada del código de barras del informe de gastos.
Nota
Si imprime una portada con código de barras para un informe de gastos que aún no ha creado, se abrirá una ventana nueva con un código de barras exclusivo. Una vez creado el informe de gastos, el código de barras y los recibos adjuntos se asociarán con su registro de trabajador.
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