Tareas clave: modificación de informes de gastos
Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Este tema explica cómo cambiar o actualizar un informe de gastos en Enterprise Portal para Microsoft Dynamics AX. Es posible que deba actualizar un informe de gastos por diversas razones, incluidas las siguientes:
Para quitar los gastos de empresas vinculadas que no se deben incluir en el informe
Para quitar gastos personales del informe
Para agregar nombres de todos las invitados para un gasto de entretenimiento
Para devolver una parte sin usar de un anticipo
Para adjuntar recibos que faltan en el informe
Importante
Una vez enviado el informe de gastos para su aprobación, puede modificar los artículos de línea solo si el aprobador devuelve el informe de gastos para realizar cambios o el usuario que lo envía lo recupera.
¿Qué desea hacer?
Modificar un informe de gastos
Modificar artículos de línea de gastos en un informe de gastos
Agregar artículos de línea de gastos
Detallar gastos por línea
Distribuir un gasto
Agregar un gasto de empresas vinculadas a un informe de gastos en Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Dividir una transacción de tarjeta de crédito para incluir un gasto personal
Devolver un anticipo en un informe de gastos
Agregar invitados
Adjuntar recibos a un informe de gastos
Enviar un informe de gastos
Imprimir un informe de gastos o una portada con códigos de barras
Encontrar tareas relacionadas
Modificar un informe de gastos
Haga clic en Gastos en la barra de vínculos superior y, a continuación, haga clic en Informes de gastos en el inicio rápido.
En la columna Número del informe de gastos, seleccione el informe de gastos que desea modificar.
Modifique el informe de gastos y los artículos de línea mediante los procedimientos que se describen en este tema.
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Modificar artículos de línea de gastos en un informe de gastos
En la página Editar informe de gastos, seleccione el artículo de línea que desea modificar y, a continuación, en la ficha desplegable Líneas de gastos, haga clic en Editar.
Cuando haya terminado de realizar cambios, haga clic en Guardar y cerrar.
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Agregar artículos de línea de gastos
Una vez creado y guardado el informe de gastos, puede agregar artículos de línea de gastos, siempre y cuando no haya enviado el informe de gastos para su aprobación.
En la página Editar informe de gastos, en la ficha Líneas de gastos, haga clic en Agregar gasto nuevo y, a continuación, seleccione el tipo de gasto que desea agregar.
En la página Nueva línea de gastos, especifique información sobre el gasto.
Use los botones Detallar, Distribuir importes, Invitados y Vincular recibos del grupo Mantener para agregar más información detallada o necesaria.
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Detallar gastos por línea
En el caso de determinados gastos, puede enumerar los cargos individuales que generan el importe total. Por ejemplo, puede dividir un cargo de hotel en precio de habitación diario, cargo por servicio de habitación y cargo por lavandería.
Si desea agregar varias líneas detalladas, complete el siguiente procedimiento.
En la página Editar informe de gastos, seleccione el gasto que desea detallar y haga clic en Detallar.
En la ficha desplegable Detallar, indique la fecha de ingreso al hotel para el gasto y seleccione la categoría de gastos.
Especifique el número de noches y el precio por noche y, a continuación, haga clic en Agregar.
En la ficha Artículo de línea detallado, haga clic en Agregar.
Seleccione la categoría de gastos, la fecha del mismo y especifique el importe que desea detallar.
Repita los pasos 1 a 5 hasta que haya agregado todos los detalles del gasto. Cuando haya terminado, haga clic en Guardar y cerrar.
Si desea agregar una línea detallada, complete el siguiente procedimiento.
En la página Editar informe de gastos, seleccione el gasto que desea detallar y haga clic en Detallar.
En la ficha Artículo de línea detallado, haga clic en Agregar.
Seleccione la categoría de gastos, la fecha del mismo y especifique el importe del artículo.
Seleccione el Id. de proyecto, si fuera necesario, y, a continuación, haga clic en Guardar y cerrar.
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Distribuir un gasto
Es posible que desee asignar responsabilidad por un gasto a más de un registro de parte, organización o grupo. El importe del gasto puede distribuirse entre estas partes, organizaciones o grupos. Por ejemplo, realiza un viaje a Alemania por 10 días laborables. Trabaja seis días en la entidad jurídica A y cuatro días en la entidad jurídica B. Al distribuir el importe de gastos, la entidad jurídica A es responsable del 60% de los gastos y la entidad jurídica B es responsable del 40% restante.
Al realizar la distribución de los gastos de un proyecto, podrá consultar la información de los proyectos en los formularios de validación correspondientes de Microsoft Dynamics AX. Sin embargo, no se pueden filtrar proyectos entidad jurídica. Independientemente de la entidad jurídica en la que haya iniciado sesión, verá la misma lista de proyectos. Por ejemplo, si ha iniciado sesión en LE1, verá la misma lista de proyectos que si hubiera iniciado sesión en LE2.
En la página Editar informe de gastos, seleccione el gasto que desea distribuir y haga clic en Otros > Distribuir importes.
En la página Distribuir importes, seleccione si desea distribuir el gasto como un importe o como un porcentaje.
Seleccione la entidad jurídica, el Id. de proyecto y la categoría para la que está distribuyendo una parte del gasto.
Especifique el importe o el porcentaje que desea distribuir y, a continuación, haga clic en el icono de marca de verificación para guardar la entrada.
Para agregar otra línea, haga clic en Dividir. Repita los pasos 3 y 4 hasta que haya distribuido el gasto total.
Si desea distribuir el importe de gasto total de forma equitativa entre las entidades jurídicas, haga clic en Distribuir de forma equitativa.
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Agregar un gasto de empresas vinculadas a un informe de gastos en Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Puede agregar gastos de empresas vinculadas a un informe de gastos existente. Para obtener más información acerca de cómo agregar gastos de empresas vinculadas a un informe de gastos, consulte Tareas clave: creación de informes de gastos.
Si creó un informe de gastos de empresas vinculadas y el informe de gastos no debe incluir gastos de empresas vinculadas, en la ficha desplegable Líneas de gastos, quite todos los gastos de empresas vinculadas y, en la ficha desplegable Informe de gastos, desactive la casilla Informe de gastos de empresas vinculadas.
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Dividir una transacción de tarjeta de crédito para incluir un gasto personal
Es posible que parte de una transacción de gastos que abona con la tarjeta de crédito corporativa sea un gasto personal. Por ejemplo, el gasto total de una comida es de 65 euros, pero su cónyuge o pareja compartió la comida con usted. Dado que la comida del cónyuge o pareja no está cubierta por la organización, puede dividir la transacción. El coste de la comida del cónyuge o pareja figurará como un gasto personal que usted le debe a la organización.
Nota
Se puede dividir una transacción de tarjeta de crédito para incluir un gasto personal sólo si dicha transacción se importó en Microsoft Dynamics AX. No es posible especificar una transacción manualmente y después dividirla.
En la página Editar informe de gastos, en la ficha Líneas de gastos, seleccione la transacción importada que desea dividir y, a continuación, haga clic en Dividir en personal.
Especifique el importe de la transacción que desea asignar como gastos de la empresa.
Seleccione Agregar elementos restantes al personal y, a continuación, haga clic en Guardar y cerrar.
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Devolver un anticipo en un informe de gastos
Si recibe un anticipo por parte de la organización, pero no gasta el importe completo, puede crear una línea de gastos en un informe de gastos para devolver el importe restante.
En la página Editar informe de gastos, en la ficha desplegable Líneas de gastos, haga clic en Otros > Devolver anticipos.
Seleccione la categoría del anticipo devuelto y en el panel de acciones, seleccione Agregar a resumen.
Seleccione la línea para el anticipo devuelto y, en la ficha desplegable Líneas de gastos, haga clic en Editar.
Especifique el importe de anticipo que desea devolver y, a continuación, haga clic en el Guardar y cerrar.
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Agregar invitados
Si introduce gastos por comidas o entretenimiento en un informe de gastos, es posible que deba incluir los gastos de otras personas. Por ejemplo, supongamos que organiza una cena con un cliente potencial. Al introducir el gasto por comida en el informe de gastos, también puede incluir a su invitado.
En la página Edite el informe de gastos, seleccione el gasto al que desea agregar invitados y, a continuación, en función de la versión de Microsoft Dynamics AX 2012 que está usando, realice una de las acciones siguientes:
En Microsoft Dynamics AX 2012 R2: haga clic en Otro > Personas entretenidas.
En Microsoft Dynamics AX 2012 R3: haga clic en Otro > Invitados.
Seleccione si el invitado pertenece a la organización, si es un invitado personal o un contacto externo a la organización.
Seleccione el nombre del invitado y, a continuación, la empresa u organización del invitado y su cargo.
Repita los pasos 1 a 3 para cada invitado que desea agregar a la línea de gastos.
Haga clic en Guardar y cerrar.
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Adjuntar recibos a un informe de gastos
Puede adjuntar recibos electrónicos de gastos a un informe de gastos. También puede ver los recibos que ya se adjuntaron. Puede adjuntar recibos a un informe de gastos en cualquier momento.
En la página Editar informe de gastos, en el panel de acciones, ficha Informe de gastos del grupo Vincular, haga clic en Recibos.
Haga clic en uno de los siguientes botones para adjuntar un recibo al informe de gastos:
Adjuntar archivo de recibo: permite examinar el equipo para ubicar y adjuntar una copia del recibo de gastos.
Adjuntar recibos capturados: permite adjuntar un recibo que se envió a través de un teléfono móvil, fax u otro dispositivo.
Agregar URL: permite agregar la dirección URL correspondiente a la ubicación del recibo de gastos.
Cuando haya terminado de adjuntar recibos al informe de gastos, haga clic en Cerrar.
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Enviar un informe de gastos
Para obtener más información sobre cómo enviar un informe de gastos, vea Tareas clave: creación de informes de gastos.
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Imprimir un informe de gastos o una portada con códigos de barras
Para obtener información sobre cómo imprimir un informe de gastos o una portada con códigos de barras, vea Tareas clave: creación de informes de gastos.
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