Registrar la recepción de facturas de proveedor y hacer coincidir con cantidades recibidas
Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Al recibir una factura de un proveedor en concepto de bienes o servicios de un pedido de compra, es posible que los procesos comerciales requieran que los bienes o servicios se reciban antes de poder aprobar la factura para su pago.
Este procedimiento supone que la entidad jurídica usa la configuración siguiente. Para obtener más información, vea Configuración de conciliación de facturas de proveedores y Acerca de conciliación de facturas de proveedores.
En el formulario Parámetros de proveedores:
La casilla Habilitar validación de conciliación de facturas está activada.
El campo Registrar factura con discrepancias está establecida en Requerir aprobación.
El campo Mostrar icono de conciliación de precios unitarios está establecida en Si es superior a la tolerancia.
El campo Directiva de conciliación de líneas está establecida en Triple conciliación.
En el formulario Tolerancias de precios:
- El porcentaje de tolerancia de precio para la entidad jurídica, para los artículos Todo y las cuentas Todo, es cero por ciento.
Use el formulario Factura de proveedor para especificar la información de factura. Si fuera necesario, puede usar el formulario Detalles de coincidencia de factura para ver, corregir y aprobar las líneas de factura con discrepancias que coinciden para el registro.
Especificar y conciliar las facturas de proveedores individuales
Use el formulario Factura de proveedor para especificar la información de factura. Si fuera necesario, puede usar el formulario Detalles de coincidencia de factura para ver, corregir y aprobar las líneas de factura con discrepancias que coinciden para el registro.
Haga clic en Proveedores > Común > Facturas de proveedores > Facturas de proveedor pendientes.
En el panel de acciones, haga clic en Factura. Se abrirá el formulario Factura de proveedor.
En la ficha desplegable Encabezado de factura de proveedor, seleccione una cuenta de proveedor y especifique el número de factura.
Seleccione uno o más pedidos de compra que correspondan a la factura.
En la parte superior del formulario, en el campo Cantidad predeterminada para líneas, seleccione Cantidad de recepción de producto. La cuadrícula Líneas muestra información sobre las líneas de pedido de compra para las que se ha registrado una recepción de producto, pero no una factura.
En el Panel de acciones, haga clic en Totales y luego compare la información del formulario con la información de la factura recibida del proveedor. Si son diferentes los importes, tenga en cuenta las discrepancias. Cierre el formulario.
Si la factura incluye un subconjunto de los artículos de línea del pedido de compra o los pedidos de compra, en el Panel de acciones, haga clic en Conciliar recepciones de producto. Seleccione las recepciones de producto correspondientes y cierre el formulario.
En el formulario Factura de proveedor, en la cuadrícula Líneas, compare la información del artículo de la línea en el formulario con los artículos de la línea de la factura recibida del proveedor.
Si los importes o las cantidades de una única línea de factura difieren de la factura recibida del proveedor, realice las correcciones necesarias en los campos de la cuadrícula Líneas.
Si realizó cambios en el paso 9 que provocaron una desviación de precio que supera la tolerancia de desviación de precio permitida, o si la línea incluye una desviación de cantidad, se muestra un icono de advertencia en el campo Conciliar desviación de la ficha desplegable Encabezado de factura de proveedor.
En el Panel de acciones, haga clic en la ficha Revisar y, a continuación, en Detalles coincidentes. Aparecerá un icono de advertencia en la columna Conciliar desviación de cada línea de factura que contenga una discrepancia de precio o cantidad.
Seleccione una línea de factura en la que aparezca un icono de advertencia.
Revise la información del formulario y realice las correcciones necesarias. Para obtener más información, vea Detalles de conciliación de facturas (formulario).
Repita los pasos b y c para las líneas de factura restantes del formulario.
Si quedan discrepancias y se seleccionó la opción Requerir aprobación en el campo Registrar factura con discrepancias del formulario Parámetros de proveedores, puede activar la casilla de verificación Aprobar registro con discrepancias para aprobar la factura para su registro.
Si quedan discrepancias y tiene que ponerse en contacto con el proveedor o compañero de trabajo para resolver las diferencias, cierre el formulario Detalles de coincidencia de factura. En el formulario Factura de proveedor, active la casilla de verificación En espera en la ficha despleable Encabezado de factura de proveedor. Para obtener más información, vea Resolver las discrepancias de conciliación de facturas de precio neto unitario y Resolver las discrepancias de conciliación de facturas de totales de precio.
Nota
Si el botón Detalles coincidentes no está disponible, posiblemente no tenga acceso al formulario Detalles de coincidencia de factura. En el formulario Factura de proveedor, puede activar la casilla de verificación En espera para evitar que se registre la factura. Después de que otro trabajador compruebe la información de conciliación de facturas, puede desactivar la casilla de verificación En espera y registrar la factura.
Conciliar facturas de distintos proveedores
Puede conciliar varias facturas de proveedor a recepciones de producto de manera simultánea. Puede hacerlo si las facturas de proveedor se han recibido a través de un servicio o un portal de proveedores y se enviaron para revisión a través del flujo de trabajo, y desea realizar el proceso de conciliación de facturas inmediatamente en lugar de esperar una tarea programada. Solo las facturas de proveedor que se envían a revisión de flujo de trabajo y están esperando la tarea Revisar conciliación de factura de proveedor se pueden conciliar con este procedimiento. Los números de recepción de producto se deben incluir con las facturas de proveedor que se conciliarán.
Haga clic en Proveedores > Común > Facturas de proveedores > Facturas de proveedor pendientes.
Seleccione una o varias facturas.
En el Panel de acciones, haga clic en la ficha Revisar y, a continuación, en Conciliar recepciones de producto. El formulario Registro de información muestra los resultados del proceso de conciliación.
En la página de lista Facturas de proveedor pendientes, vea el campo Última desviación de conciliación .
Aceptar: las desviaciones de conciliación se encuentran dentro de las tolerancias permitidas.
Advertencia: las desviaciones de conciliación superan las tolerancias permitidas. Seleccione la factura y haga clic en Detalles coincidentes para ver las discrepancias.
Consulte también
Factura de proveedor (formulario)
Detalles de conciliación de facturas (formulario)
Configuración de conciliación de facturas de proveedores
Resolver las discrepancias de conciliación de facturas de totales de factura
Resolver las discrepancias de conciliación de facturas de precio neto unitario
Resolver las discrepancias de conciliación de facturas de totales de precio
Cuenta para la desviación de factura de proveedor a causa de gastos
Corregir una factura de proveedor vinculada a una línea de recepción de producto incorrecta