Escenarios de uso de Power BI: BI de departamento

Nota

Este artículo forma parte de la serie de artículos sobre el planeamiento de la implementación de Power BI. Esta serie se centra principalmente en la carga de trabajo de Power BI dentro de Microsoft Fabric. Para obtener una introducción a la serie, consulte el planeamiento de la implementación de Power BI.

Como se describe en la Hoja de ruta de adopción de Fabric, el BI de departamento se centra en la distribución de contenidos a un mayor número de usuarios. Estos usuarios suelen ser miembros de un departamento o unidad de negocio.

Cuando los equipos crecen, resulta poco práctico usar un área de trabajo de forma eficaz para la distribución de todos los informes (como se describe en el escenario de BI para equipos). Una manera más eficaz de controlar escenarios de BI de departamento más grandes consiste en usar el área de trabajo para la colaboración y distribuir el contenido del área de trabajo como una aplicación a los consumidores.

Nota

Hay cuatro escenarios de uso de entrega y colaboración de contenido a medida que el uso se va ampliando. El escenario de BI de departamento es el tercero de los cuatro escenarios. Puede encontrar una lista de todos los escenarios en el artículo Escenarios de uso de Power BI.

El escenario de Bi con características de autoservicio administrado presenta un concepto importante sobre el modelo semántico de desacoplamiento (anteriormente conocido como conjunto de datos) y el desarrollo de informes. Por motivos de simplicidad, este concepto no se describe explícitamente en este artículo. Se recomienda aplicar los conceptos descritos en el escenario de BI de autoservicio administrada siempre que sea posible.

Diagrama del escenario

En el diagrama siguiente se muestra una visión general de las acciones de usuario más comunes y los componentes de Power BI que admiten BI de departamento. El enfoque principal es el uso de una aplicación de Power BI para la distribución de contenido a un gran público de consumidores.

Sugerencia

Le recomendamos que descargue el diagrama de escenariossi desea insertarlo en su presentación, documentación o entrada de blog, o imprimirlo como un póster de pared. Dado que es una imagen de gráficos vectoriales escalables (SVG), puede escalarla o reducirla verticalmente sin pérdida de calidad.

En el diagrama de escenario se muestran las siguientes acciones de usuario, herramientas y características:

Elemento	Descripción
	Los creadores de contenido de Power BI desarrollan soluciones de BI mediante Power BI Desktop. En un escenario de BI de departamento, es habitual que los creadores trabajen en un equipo descentralizado, departamento o unidad de negocio.
	Power BI Desktop se conecta a los datos de uno o varios orígenes de datos. Las consultas y los mashups de datos, que combinan varios orígenes, se desarrollan en el Editor de Power Query.
	El desarrollo del modelo de datos y la creación de informes tiene lugar en Power BI Desktop. En una solución de BI de departamento, el propósito es ayudar a los compañeros a comprender el significado y la importancia de los datos colocándolo en un contexto visual.
	Cuando lo tienen todo preparado, los creadores de contenido publican su archivo de Power BI Desktop (.pbix) o el archivo de proyecto de Power BI (.pbip) en el servicio Power BI.
	El contenido se publica en un área de trabajo. Su objetivo principal es proporcionar un área de colaboración para las personas responsables de crear, administrar y validar contenido. Los creadores de contenido también pueden crear o editar contenido en un área de trabajo.
	Algunos o todos los informes y paneles se publican como una aplicación de Power BI. El propósito de la aplicación es proporcionar un conjunto de contenido relacionado para que los consumidores puedan verlo de forma fácil de usar.
	Los usuarios de aplicaciones de Power BI se agregan a las audiencias de la aplicación, y tienen asignados permisos de solo lectura. La configuración de la aplicación, el contenido de la aplicación y las audiencias de la aplicación se administran por separado del área de trabajo. Algunos equipos pueden instalar y usar aplicaciones de plantilla.
	Las aplicaciones móviles de Power BI también están disponibles para ver las aplicaciones y el contenido del área de trabajo.
	A los usuarios que trabajan con frecuencia en Microsoft Teams puede resultarles conveniente administrar o ver contenido de Power BI directamente en Teams.
	Los usuarios asignados a los roles de área de trabajo de administrador, miembro o colaborador pueden publicar y administrar el contenido del área de trabajo.
	La actualización de datos programada se configura en el servicio Power BI para mantener actualizados los datos importados (en modelos semánticos o en flujos de datos).
	Algunos orígenes de datos pueden requerir una puerta de enlace de datos local o una puerta de enlace de red virtual para la actualización de datos, como las que residen dentro de una red privada de la organización.
	Otros creadores de contenido de autoservicio pueden crear nuevos informes mediante un modelo semántico existente. Pueden optar por usar Power BI Desktop, Excel o Power BI Report Builder (no representado en el diagrama de escenarios). Se recomienda la reutilización de los modelos semánticos existentes de esta forma.
	Los administradores de Power BI controlan y supervisan la actividad en el servicio Power BI. Las soluciones de BI de departamento pueden estar sujetas a más requisitos de gobernanza que las soluciones de BI de equipo, pero menos requisitos que las soluciones de BI empresarial.

Puntos clave

A continuación se muestran algunos puntos clave para destacar sobre el escenario de BI de departamento.

Almacenamiento de archivos de origen

Power BI Desktop es la herramienta de creación para desarrollar consultas, modelos e informes interactivos. Para BI de departamento, es importante almacenar el archivo de Power BI Desktop de origen en una ubicación segura y compartida. Las ubicaciones como OneDrive para uso profesional o educativo o SharePoint (no representadas en el diagrama de escenarios) son útiles. Una biblioteca compartida se puede proteger, es fácilmente accesible para compañeros e integra funcionalidades de control de versiones.

Cuando la administración conjunta de una solución de BI implica a varias personas con diferentes conjuntos de aptitudes, considere la posibilidad de desacoplar el modelo y los informes en archivos Power BI Desktop independientes (descritos en el escenario de BI de autoservicio administrado). Este enfoque fomenta la reutilización del modelo semántico y es más eficaz que alternar continuamente entre las personas que editan el archivo de Power BI Desktop. Esto resulta especialmente útil cuando, por ejemplo, una persona trabaja en el modelos semántico mientras que otra persona trabaja en los informes.

Áreas de trabajo

Un área de trabajo de Power BI actúa como contenedor lógico en el servicio Power BI para almacenar elementos relacionados con Power BI, como modelos semánticos e informes. Aunque en este escenario se muestra una área de trabajo, normalmente se requieren varias áreas de trabajo para satisfacer todos los requisitos de planeamiento del área de trabajo.

En el escenario de BI de autoservicio administrado se describe el uso de áreas de trabajo independientes.

Publicación en la aplicación de Power BI

En el caso de BI de departamento, una aplicación de Power BI funciona bien para la distribución de contenido a los consumidores (en lugar del acceso directo al área de trabajo, que se describe en el escenario de BI para equipos). Una aplicación de Power BI proporciona la mejor experiencia para los consumidores, ya que presenta un conjunto de contenido relacionado con una experiencia de navegación fácil de usar. Una aplicación de Power BI es especialmente útil en situaciones en las que hay un número mayor y más diverso de consumidores, o cuando el desarrollador de contenido no trabaja estrechamente con los consumidores de la aplicación.

Permisos en la aplicación de Power BI

A los usuarios de la aplicación Power BI se les concede permiso de solo lectura en la aplicación, y estos permisos se administran separadamente del área de trabajo. Este nivel adicional de flexibilidad es útil para administrar quién puede ver el contenido.

En el caso de BI de departamento se recomienda limitar el acceso del área de trabajo a los responsables de las actividades de creación, desarrollo y control de calidad del contenido. Normalmente, solo un pequeño número de personas requieren acceso al área de trabajo. Los consumidores pueden acceder al contenido abriendo la aplicación Power BI, en lugar de abrir el área de trabajo.

Licencias de usuario de Power BI

Todos los creadores de contenido y consumidores del área de trabajo o la aplicación de Power BI deben tener una licencia de Power BI Pro o Power BI Premium por usuario (PPU).

Nota:

Hay una excepción al requisito de una licencia de Power BI Pro o PPU: cuando el área de trabajo está asignada a la capacidad Premium o de Fabric F64 o posterior, los usuarios de licencias gratuitas de Fabric (con permisos adecuados) pueden ver el contenido del área de trabajo (o la aplicación). Este enfoque se describe en el escenario de BI empresarial.

Reutilización de modelos semánticos existentes

La reutilización de los modelos semánticos existentes es importante para la colaboración en equipo. Ayuda a promover una única versión de la verdad. Es especialmente importante cuando un pequeño número de creadores de modelos semánticos admiten muchos creadores de informes. Una conexión dinámica de Power BI Desktop puede conectar un informe a un modelo semántico existente, lo que evita la necesidad de crear otro modelo semántico. Como alternativa, cuando los usuarios prefieren crear un informe de Excel, pueden usar la característica Analizar en Excel. Se prefiere conservar la conectividad con el modelo semántico para exportar datos a Excel porque:

• Evita crear modelos semánticos duplicados.
• Reduce el riesgo de datos y cálculos incoherentes.
• Admite todas las funcionalidades de segmentación, fragmentación y dinamización en los objetos visuales al tiempo que se permanece conectado al modelo semántico almacenado en el servicio Power BI.

Para acceder a un modelo semántico existente, el creador del contenido debe tener el permiso de compilación para el modelo semántico. Se puede conceder directa o indirectamente cuando el usuario se asigna a un rol de área de trabajo (colaborador o superior), al publicar una aplicación de Power BI o al compartir un elemento de Power BI. El escenario de BI de autoservicio administrada explora aún más la reutilización de modelos semánticos compartidos.

Instalación de la puerta de enlace

Normalmente, se requiere una puerta de enlace de datos al acceder a orígenes de datos que residen en la red privada de la organización o en una red virtual. La puerta de enlace de datos local se vuelve relevante una vez que se publica un archivo Power BI Desktop en el servicio Power BI. Los dos propósitos de una puerta de enlace son actualizar los datos importados y ver un informe que consulta una conexión dinámica o un modelo semántico de DirectQuery (no se muestra en el diagrama de escenarios).

Nota:

En el caso de escenarios de BI para equipo, para departamento y para empresa, se recomiendan las puertas de enlace de datos centralizadas en modo estándar en lugar de puertas de enlace en modo personal. En el modo estándar la puerta de enlace de datos admite conexiones dinámicas y operaciones de DirectQuery (además de las operaciones de actualización de datos programadas).

Supervisión del sistema

El registro de actividad registra las actividades del usuario que se producen en el servicio Power BI. Los administradores de Power BI pueden usar los datos del registro de actividad recopilados para realizar auditorías que les ayuden a comprender los patrones de uso y adopción. El registro de actividad también es valioso para proporcionar asistencia a los esfuerzos de gobernanza, las auditorías de seguridad y los requisitos de cumplimiento.

Contenido relacionado

En el siguiente artículo de esta serie, obtenga información sobre la distribución de contenido en toda la organización a escala en el escenario de BI empresarial.