Ülesande haldus

Ülesande haldus võimaldab teil luua tööülesanded, mis tuleb lõpetada töötajate palkamiseks (põhi põhitööks), töölepingu lõpetamiseks (väljaminev) ja töötajate üleviimine (üleviimine). Ülesandehaldus kasutab kontroll-loendite kontseptsiooni. Kontroll-loend on loend põhi-, ameti- või üleminekuülesannete kohta. Ülesandehaldus kasutab kontroll-loendeid ülesannete grupeerimiseks ja nende määramiseks üksikisikutele või gruppidele. Kontroll-loendi funktsioonid on sisse- ja väljalülitamine sarnased.

Kontroll-loendi ülevaade

Kontroll-loend on ülesannete grupp. Kontroll-loendid annavad teile paindliku viisi ülesannete grupeerimiseks ning neid saab uuesti kasutada (nt lisatöötajate palkamisel). Saate luua nii palju kontroll-loendeid, kui vaja ja saate määrata samad ülesanded mitmele kontroll-loendile.

Näited

Järgnevad näited näitavad, kuidas kontroll-loendeid saab kasutada sisseldmisprotsessis. Kuna aga kontroll-loendi funktsioonid on tahvlile, offboardingu ja üleminekud sarnased, rakendub teave ka offboarding- ja siirdeprotsessidele.

Osana vastuvõetavast protsessist saavad inimressursside spetsialistid luua ülesandeid, mis jälgivad sissetulevate ja hiljuti palgatud töötajate edenemist. Kuna sisseostmise protsess võib sõltuvalt töötaja positsioonist või geograafilisest asukohast erineda, saate erinevate palkamise situatsioonide jaoks luua mitu sisseseadmis kontroll-loendit.

Näide 1

Iga Ameerika Ühendriikidesse palgatud töötaja peab täitma selliseid ülesandeid nagu maksude kinnipidamisvormide täitmine. Kuid ülesanded, nagu ettevõttele auto määramine, võivad olla rakendatavad ainult tegevdirektori taseme personalile. Sel juhul saab luua kaks põhilist kontroll-loendit: ainult USA-põhisedtöötajad ja juhatajad. Seejärel valitakse USA kesktaseme juhi palkamisel USA-s põhinevad töötajate kontroll-loend . Kuid kui usa-s palgatakse tegevdirektor, valitakse mõlemad kontroll-loendid, et tagada kõikide nõutud põhiülesannete täitmist.

Näide 2

Ettevõttes on nii hooajalisi kui ka regulaarseid täiskohaga töötajaid. Kuigi teatud tööülesanded (nt uue töötaja saabumise aja kontrollimine) rakenduvad mõlemat tüüpi töötajatele, rakenduvad mõned lisaülesanded ainult regulaarsetele täiskohaga töötajatele. Sel juhul saate luua kaks kontroll-loendit. Mõlemad kontroll-loendid sisaldavad ülesandeid, mis kehtivad nii hooajaliste kui ka regulaarsete täiskohaga töötajate puhul, kuid ainult üks kontroll-loend sisaldab regulaarsetele täiskohaga töötajatele omast ülesannet.

Ülesannete halduse tööruum

Ülesandehalduse tööruum loendab kõik ülesanded, mis on üksikisikutele määratud sisseastumisel, mahajuhtimisel ja üleminekuprotsessides. Protsessi ülesannete vaatamiseks valige vastav vahekaart ülemises vasakpoolses nurgas: Sisse lülitatud, Välja lülitatud või Üleminekud . Vaikimisi pääsevad ülesandehalduse tööruumile juurde ainult personalispetsialistid .

Vahekaart Sissetulev vahekaart sisaldab peatselt algloendit, mis näitab hiljuti palgatud töötajaid ja sissetulevate töötajate loendit. Mõlemas loendis saate valida ainult ühe töötaja. Kui valite töötaja, näidatakse kõiki selle töötajaga seotud ülesandeid lehekülje paremal küljel. Vahekaart Sissetulev sisaldab ka kõigi ülesannete loendit , mis näitab kõiki sissetulevate või hiljuti palgatud töötajate ülesandeid. Lõpuks sisaldab see tähtaja ületanud ülesannete loendit ja praegusele kasutajale määratud ülesannete loendit.

Vahekaart Offboarding sisaldab ettevõttest lahkunud töötajate loendit ja ettevõttest juba väljunud töötajate loendit. Mõlemas loendis saate valida ainult ühe töötaja. Kui valite töötaja, kuvatakse kõik ülesanded, mis on seotud selle töötaja ametist väljas olemisega. Vahekaart Offboarding sisaldab ka kõigi ülesannete loendit, mis näitab kõiki ülesandeid kõigi lahkumis- või lahkumistöötajate jaoks. Lõpuks sisaldab see tähtaja ületanud ülesannete loendit ja praegusele kasutajale määratud ülesannete loendit.

Vahekaart Siirded sisaldab kõigi ülesannete loendit , mis näitab kõiki ülesandeid kõigi töötajate jaoks, kes ametikohti muudavad või kes on hiljuti vahetanud ametikohti. Samuti on olemas tähtaja ületanud ülesannete loend ja praegusele kasutajale määratud ülesannete loend.

Kõigil kolmel vahekaardil saavad personali abistajad ja haldurid sooritada järgmisi toiminguid:

• Kontroll-loendi töötajale rakendamine
• Ülesande oleku värskendamine
• Ülesande uuestimääramine
• Ülesande tähtaja värskendamine

Paberraha

Vaikimisi näitab vahekaart Sisseostja töötajaid, kes on palgatud viimase 7 päeva jooksul. Selle sätte muutmiseks sisestage ajaraami lehekülje Inimressursside parameetrid vahekaardi Üldine väljale Hiljutised palkamised. Loendis Hiljutised palkamised kuvatud teavet saab kuvada kindla päevade, kuude või aastate arvu kohta. Näiteks viimase 14 päeva jooksul palgatud töötajate loendi vaatamiseks seadke välja Perioodväärtuseks 14 ja välja Ühik väärtuseks Päevad. Inimressursside parameetrite lehel saate uuendada ka lahkumis- ja väljumistöötajate loendite kuupäevavahemikku, mis kuvatakse vahekaardil Mahapaigutus . Need sätted kehtivad ka personalihalduse tööruumi kohta.

Ülesannete seadistamine

Saate ülesandeid luua ükshaaval ja seejärel taaskasutada neid mitmes kontroll-loendis. Ülesande loomiseks tehke lehel Põhiseadistus vahekaardil Ülesanded valik Uus .

Loodud ülesande saate määrata mitmele kontroll-loendile, valides ülesande ja valides seejärel menüü valiku Rakenda kontroll-loenditele .

Võite ülesandeid lisada ka otse kontroll-loendisse. Ülesande lisamiseks kontroll-loendile, on sisseostmise seadistuse lehel vahekaardil Kontroll-loend looge uus kontroll-loend, et ülesanne lisada või lisage ülesanne olemasolevasse kontroll-loendisse.

Ülesande redigeerimiseks teeki valige ülesandeteegi menüüst Redigeeri. Kui ülesanne on seotud mis tahes kontroll-loendiga, kuvatakse need kontroll-loendid lehel Ülesande redigeerimine . Kui soovite kontroll-loendite ülesandeid uuendada redigeerimistega, valige need kontroll-loendid jaotises Rakenda kontroll-loenditele .

Ülesannete kustutamiseks teeki valige suvand Kustuta. Kui ülesanne on seotud mõne kontroll-loendiga, ei kustutata seda toimingut sellest kontroll-loendist. Ülesanne tuleb kontroll-loendist eemaldada eraldi tegevusena.

Paberraha

Kui lisate ülesande otse kontroll-loendisse, ei saa te seda teistes kontroll-loendites taaskasutada.

Järgmises tabelis kirjeldatakse välju, mis on saadaval, kui loote ülesande mõlema meetodiga.

Field	Kirjeldus
Ülesanne	Sisestage ülesande nimi.
Kirjeldus	Sisestage ülesande kirjeldus.
Valikuline	Määrake, kas ülesanne on valikuline ja ainult teabeline.
Ülesande link	Sisestage välise veebilehe VÕI kindla lehe URL rakenduses, kus kasutaja peaks ülesande lõpule viima. Lisateavet vt ülesande linkide jaotisest .
Määramise tüüp	Ülesandeid saab määrata kindlale töötajale, ametikohale või positsioonide grupile, mõjutatud töötaja juhatajale (st töötajale, kes on osa põhitööst, ametialalt või siirde protsessist) või mõjutatud töötajale. Valige määramise tüüp. Lisateavet vt jaotisest Määrangutüübid .
Määratud kasutajale	Valige konkreetne töötaja, ametikoht või positsioonide grupp, mille jaoks ülesanne määrata.
Kontaktisik	Saate määrata isiku, kellega tuleks ühendust võtta, kui ülesande kohta on küsimusi.
Tähtaja vastaskonto	Määrake päevade arv enne või pärast ülesande täitmiseks lubatud põhist, lõpetamist või siirde kuupäeva. Lisateavet vt jaotisest Ülesande tähtajad ja Tähtaja vastaskonto väli.
Juhised	Sisestage juhised ülesande lõpetamiseks. Lisateavet vt jaotisest Juhised .

Ülesande lingid

Ülesande link annab lingi välisele veebilehele või Dynamics 365 rakenduse leheküljele. Saate määrata ülesande lingi, kui ülesandega seotud isik peaks ülesande lõpetamiseks minge konkreetsele veebilehele või kindlale lehele Dynamics 365 rakenduses. Ülesande lingi loomisel saate valida ühe järgmistest suvanditest:

• Menüükäsk – selle suvandi valimisel kuvatakse Dynamics 365 rakenduse kõigi lehtede loend. Valige loendist lehekülg.

• URL : selle suvandi valimisel sisestage selle veebilehe URL, kuhu soovite ülesandele määratud isiku aadressi. Määratud lehekülg võib olla leht, mis ei ole Dynamics 365 rakenduse osa.

• Töötaja üksikasjad – selle suvandi valimisel valige üks järgmistest suvanditest:

  • Töötaja iseteenindustegevused – see valik kuvab loendi lehtedest, mis on saadaval Töötaja iseteeninduses. Kasutage seda juhul, kui töötajale määratud ülesanne peab olema täidetud Töötaja iseteeninduses . Näiteks kui soovite, et töötaja sisestaks oma isikliku kontaktteabe, valige Töötaja iseteenindustegevused ja seejärel isiklikud >andmed.
  • Töötaja haldustegevused – see suvand kuvab loendi lehtedest, mis on seotud töötaja kirjega, kuid mis pole töötaja jaoks saadaval. Näiteks kui soovite, et ülesande omanik sisestaks teabe, mis on omane põhitöölisele, nt kompensatsiooni teave, valige Töötaja haldustegevused ja seejärel valige Tasu>põhitasu.

Määrangutüübid

Kui töötaja on palgatud, lõpetatud või üle kantud, saab valida ühe või mitu kontroll-loendit. Kui kontroll-loend on valitud ja palkamise, lõpetamise või üleviimise protsess on lõpetatud, luuakse toimingud ja määratakse edenemise jälgimiseks kasutajatele.

Ülesande loomisel määratakse see kindlale kasutajale. Kasutaja, kellele ülesanne määratakse, sõltub ülesande jaoks valitud määramise tüübist. Väljal Määrangu tüüp on saadaval järgmised väärtused:

• Töötaja – määrake ülesanne kindlale töötajale. Pärast selle väärtuse valimist valige töötaja väljal Määratud .

• Ametikoht – määrake ülesanne kindlale ametikohale. Pärast selle väärtuse valimist valige positsioon väljal Määratud .

  Näiteks IT-insener vastutab alati sülearvuti ettevalmistamise eest uuele töötajale. Sel juhul, kui loote sülearvuti konfiguratsiooni ülesande, valige määramise tüübiks positsioon ja seejärel valige ametikohaks IT-insener . Seejärel, kui töötaja palgatakse ja kontroll-loend on määratud, määratakse sülearvuti konfiguratsiooni ülesanne sellele, milline töötaja on IT-insener positsioonil palkamise toimingu sisestamise ajal.

• Grupp – ülesande määramine positsioonide grupile (määrangugrupp). Pärast selle väärtuse valimist valige grupp väljal Määratud . Lisateavet vt jaotisest Määramisgruppide seadistamine (Valikuline ).

• Juhataja : määrake ülesanne palgata, lõpetatud või üleantud töötaja juhile.

  Oluline

  Kui kontroll-loendit ei rakendata, ei saa juhatajat määratleda, kui palgatud, lõpetatud või üle kantud töötajale pole praegu ametikohta määratud. Sel juhul määratakse ülesanne kontroll-loendi omanikule. Lisateavet vt jaotisest Kontroll-loendite seadistamine .

• Töötaja – määrake töötaja, kes palgatakse, lõpetatakse või üle viiakse.

Ülesande tähtajad ja tähtaja vastaskonto väli

Ülesande tähtajad põhinevad töösuhte alguskuupäeval, lõpetamise kuupäeval või siirde kuupäeval. Mõned ülesanded peavad olema lõpetatud enne töötaja alguskuupäeva, samas kui teisi ülesandeid saab pärast lõpule viia. Ülesande määratlemisel seadistate tähtaja vastasvälja, et määrata alguskuupäeva, lõpetamise kuupäeva või siirde kuupäevaga seotud tähtaeg. Näiteks IT-insener peab uuele töötajale kaks päeva enne selle töötaja alguskuupäeva sülearvuti ette valmistama. Sellisel juhul, kui loote sülearvuti konfiguratsiooni ülesande, seadistage tähtaja tasakaalustuse välja väärtusele-2 . Kui töötaja alguskuupäev on 5. mai, on ülesande tähtaeg 3. mai.

Paberraha

Tähtaegu saab pärast ülesande loomist korrigeerida.

Tähtajad arvutatakse kontroll-loendiga seotud kalendri alusel. Lisateavet vt jaotisest Kontroll-loendite seadistamine .

Juhised

Kompleksülesanded võivad nõuda mitut sammu või võib isikul, kes ülesannet täidab, anda täiendavat teavet. Väljale Juhised saate sisestada juhised või lisateabe ülesandega seotud isiku abi saamiseks.

Kontroll-loendite seadistamine

Kontroll-loend on ülesannete grupp. Saate luua nii palju kontroll-loendeid, kui vaja ja saate määrata samad ülesanded mitmele kontroll-loendile.

Uue ülesande loomiseks kontroll-loendis valige menüüribal Ülesanded suvand Uus. Uue ülesande loomisel saate valida selle ülesandeteeki lisamise nii, et seda saab jagada mitme kontroll-loendi vahel. Ülesande saate teeki lisada ainult juhul, kui toimingu teegile rakendumiseks on seatud väärtusele Jah. Ülesande ülesandeteegile lisamisel saate selle lisada ka teistele kontroll-loenditele, valides need kontroll-loendid jaotises Kontroll-loendite haldamine. Kui te ülesannet teeki ei lisa, on see olemas ainult kontroll-loendis, kus te selle loote.

Ülesande redigeerimiseks kontroll-loendis valige käsk Redigeeri. Kui ülesanne on seotud mis tahes kontroll-loendiga, kuvatakse need kontroll-loendid lehel Ülesande redigeerimine . Kui soovite, et teistes kontroll-loendites soovitud ülesandeid uuendatakse redigeerimistega, valige need kontroll-loendid jaotises Rakenda kontroll-loenditele .

Ülesannete eemaldamiseks kontroll-loendist valige käsk Eemalda. Selle toiminguga eemaldatakse vaid kontroll-loendi tööülesanded. See ei kustuta neid ülesandeteegist. Ülesande kustutamiseks teeki minge ülesandeteegi lehele ja valige käsk Kustuta.

Kontroll-loendi loomisel määrate omaniku ja kalendri.

Kui ülesande määrangu tüübi väli on seatud väärtusele Positsioon, Juhataja või Grupp, kuid määramise tüübist ei saa konkreetset konkreetset töötajat tuletada, määratakse ülesanne kontroll-loendi omanikule. Siin on mõned näited olukorrast, kus ülesanded määratakse kontroll-loendi omanikule:

• Palgaastatele või tööltaanud töötajale pole ühtegi positsiooni määratud. Kuna töötajale ei ole määratud ametikohta, ei saa tema juhatajat määrata.
• Välja Määrangu tüüp väärtuseks on seatud Positsioon, kuid töötajat pole ülesande loomise ajal ametikohale määratud. Näiteks installi sülearvuti ülesanne on määratud ametikohale number 000876 (Tehnilise toe spetsialist). Töötaja palkamise ajal pole ühtegi töötajat positsioonile 000876. Seepärast luuakse kontroll-loendi omaniku jaoks ülesanne.
• Välja Määrangu tüüp väärtuseks on seatud Grupp, kuid töötajat pole ülesande loomise ajal grupi positsioonidele määratud.

Kontroll-loendi jaoks määratud kalendrit kasutatakse selle kontroll-loendiga seotud ülesannete tähtaja arvutamiseks. Töö- ja mitte tööpäevad määratletakse kalendri seadistuses. Tööpäevad kaasatakse ülesannete tähtaja arvutamisel ja mitte-tööpäevad jäetakse välja. Mittetööpäevad hõlmavad nädalavahetusi ja puhkusi.

Pärast kalendri seadistamist on see seotud kontroll-loendi malliga. Sel viisil arvutatakse kontroll-loendi iga ülesande tähtaeg samal viisil. Saate seadistada mitmeid kalendreid, kuid iga kontroll-loendiga saab seostada ainult ühe kalendri.

Määramisgruppide seadistamine (valikuline)

Mõnikord vastutab ülesande eest üksikisikute grupp. Näiteks grupp IT-töötajaid võib olla vastutav sülearvutite ettevalmistamise eest uuteks töötajateks.

Määrangugrupi häälestamiseks järgige neid samme.

1. Grupi määrangulehel valige uus .
2. Sisestage grupi nimi (nt IT-sülearvuti) ja kirjeldus.
3. Valige käsk Salvesta.
4. Valige kiirkaardil Liikmed suvand Lisa.
5. Väljal Positsioonid valige kõik ametikohad, mis ülesande eest vastutavad.

Kui määrangugrupp on loodud, on see saadaval valiku jaoks ülesande loomisel. Konkreetse grupi valimiseks ülesandele peate valima suvandi Grupp tüübist Määramine. Loodud grupp on seejärel saadaval valiku jaoks väljal Määratud .

Oluline

Kui ülesanne on määratud grupile, märgitakse ülesanne lõpetatuks , kui üks gruppi täidab selle. Ülesanded luuakse palkamise, lõpetamise või ülemineku ajal. Need luuakse kasutajatele, kes on määratud gruppi kaasatud positsioonidele.

Ülesandegruppide seadistamine (valikuline)

Põhi-, offboarding või siirde protsess võib sisaldada palju ülesandeid. Kõigi nõutud ülesannete kontroll-loendile määramise hõlbustamiseks saate luua valikulisi ülesandegruppe seotud ülesannete kategoriseerimiseks. Näiteks inimressursside, IT ja palgaosakonnad peavad uue töötaja palkamiseks täitma kõik konkreetsed ülesanded. Seetõttu saate luua järgmised ülesandegrupid: HR, IT ja palk. Seejärel saate ülesande loomisel seostada sellega ühe neist ülesandegruppidest.

Kui soovite lisada ülesande kontroll-loendisse, saate filtreerida ülesannete loendit ülesandegrupi järgi, millele on määratud soovitud ülesanne. Näiteks kontroll-loendi malli loomisel saate loendit filtreerida nii, et kuvataks ainult IT-ülesandegrupile määratud IT-toimingud . Seega saate tagada, et valitakse ainult asjakohased IT-toimingud.

Kontroll-loendite kasutamine

Kui töötaja on palgatud, lõpetatud või üle kantud, saab valida ühe või mitu kontroll-loendit. Ülesande tähtajad ja töötaja määramised luuakse pärast palkamise, lõpetamise või ülemineku protsessi lõpetamist. Näiteks kui valite nupu Palka võiPalka ja lisa üksikasjad, luuakse tööülesanded üksikisikutele, võttes aluseks määramise tüübi.

Igale ülesandele määratakse tähtaeg, lisades või lahutades töötaja alguskuupäevast tähtaja tasakaalustuse. Lisateavet vt jaotisest Ülesande tähtajad ja Tähtaja vastaskonto väli.

Personalitoimingute kasutamisel luuakse ülesanded nupu Lõpeta valimisel või tegevuse heakskiidul.

Ülesandehalduse tööruumis saate rakendada töötajale kontroll-loendi, valides töötaja lihtsal loendilehel või üksikasjade lehel ja valides seejärel rakenda kontroll-loendi. Välja Sihtkuupäev kasutatakse ülesannete tähtaja arvutamiseks. Tavaliselt peab sihtkuupäev vastama töötaja palkamise, lõpetamise või siirde kuupäevale.

Kontroll-loendit saate rakendada ka töötajale, avades lehekülje Töötaja ja valides menüüst Kontroll-loendid .

Ülesannete lõpuleviimine

Töötaja iseteeninduse lehel saab töötaja vaadata kõiki talle määratud ülesandeid. Kuvatakse iga määratud ülesande, ülesande, kirjelduse , juhiste ja kontaktisiku väärtused. Lisaks saab töötaja iga ülesande jaoks avada seotud välist veebilehte või seotud lehte Dynamics 365 rakenduses.

Ülesandeid saab kuvada ka vaike-armatuurlaudal. Vaike-armatuurlauda ülesannete kuvamiseks:

1. Avage kasutajavalikud – eelistused – ülesandehaldus
2. Valige suvand Kuva ülesanded vaikimisi armatuurlauda valikule Sees.

Paberraha

Kasutaja valikutes kuvamiseks peab ülesandehalduse funktsioon olema funktsioonihalduses sisse lülitatud.

Ülesanded saab märkida kui Pooleli , Tühistatud või Lõpule viidud. Kui ülesanne määrati grupile, märgitakse see lõpetatuks, kui üks gruppi täidab selle.

Ülesandeid saab ka uuesti määrata.