Eelarve plaanimise ülevaade

See artikkel kirjeldab eelarve plaanimist. See teema sisaldab teavet, mis aitab teil eelarve planeerimist konfigureerida ja eelarve planeerimise protsesse seadistada.

Eelarve plaanimise ülevaade

Organisatsioon saab eelarve plaanimise konfigureerida ja seejärel seadistada eelarve plaanimise protsessid, et need vastaksid eelarve ettevalmistamise poliitikatele, protseduuridele ja nõuetele. 365 Finantsis kasutatavaid mõisteid ja terminoloogiat mõisttes saate oma organisatsioonis Microsoft Dynamics eelarveplaanimist lihtsam ja tõhusamalt rakendada.

Põhimõisted

• Eelarve planeerimise protsessid – eelarve planeerimise protsessid määravad, kuidas eelarveplaane eelarveorganisatsiooni hierarhias uuendada, protsessita, üle vaadata ja heaks kiita. Eelarve plaanimise protsess on seotud eelarvetsükliga ja organisatsiooniga juriidilise isiku kaudu.
• Eelarveplaanid – eelarveplaanid sisaldavad eelarvetsükli eelarveandmeid. Teil võib olla mitu eri eesmärkidel kasutatavat eelarveplaani. Näiteks saate kasutada eelarveplaane, et luua eelarvesummasid erinevatele organisatsiooniüksustele. Saate neid kasutada ka võrdluste tegemiseks ja teadlike otsuste langetamiseks.
• Eelarveplaani stsenaariumid – eelarveplaani stsenaariumid määratlevad eelarveplaanide andmekategooriad. Määrake eelarveplaani stsenaariumid, mis toetavad valuutaklasse ja muid mõõdikuklasse, nt koguseid. Valuuta eelarveplaani stsenaariumite näidete hulka kuuluvad "Osakonna eelmine aasta" ja "Osakonna taotlused". Koguseid kasutavad eelarveplaani stsenaariumid on näiteks "Eelmise aasta tugikutsed" ja "Täistööajale taatud" (FTE).
• Eelarve planeerimise etapid – eelarve planeerimise etapid määratlevad sammud, mida eelarveplaan järgib algusest lõpliku kinnitamise kaudu. Eelarve planeerimise etapid korraldatakse eelarve planeerimise töövoogudes.
• Eelarve planeerimise töövood – eelarve planeerimise töövood koosnevad ja määratlevad eelarve planeerimise etappe. Eelarve plaanimise töövood on seotud eelarvestuse töövoogudega. Eelarvestuse töövood on automatiseeritud ja käsitsi protsessid, mis liigutavad eelarveplaane läbi eelarve plaanimise etappide.

Tavalised ülesanded

Eelarve plaanimise abil saate täita järgmisi ülesandeid.

• Eelarveplaanide loomine eelarvetsükli oodatavate tulude ja kulude määramiseks.
• Eelarveplaanide analüüsimine ja värskendamine mitme stsenaariumi puhul.
• Eelarveplaanide automaatne saatmine koos töölehtede, põhjendusdokumentide ja muude manustega ülevaatamiseks ja kinnitamiseks.
• Mitme eelarveplaani konsolideerimine organisatsiooni madalamalt tasemelt üheks emaeelarveplaaniks organisatsiooni kõrgemal tasemel. Saate ka välja arendada ühe eelarveplaani organisatsiooni kõrgemal tasemel ja eraldada eelarve organisatsiooni madalamatele tasemetele.

Eelarve plaanimine on integreeritud teiste moodulitega. Nii saate kaasata teavet eelmistest eelarvetest, tegelikest kuludest, põhivaradest ja inimressurssidest. Kuna eelarve plaanimine on integreeritud ka rakendustega Microsoft Excel ja Microsoft Word, saate nende programmidega kasutada eelarve plaanimise andmeid. Näiteks saab eelarvehaldur eksportida mõne osakonna eelarvetaotluse eelarveplaani stsenaariumist Exceli töölehele. Andmeid saab seejäral analüüsida, värskendada ja kanda graafikuna töölehele ning seejärel kanda tagasi eelarveplaani ridadele.

Eelarve planeerimise konfigureerimine

Süsteemi Dynamics 365 Finance versioonile 10.0.9 (2020. aprill) juurutatud funktsioon sisaldab funktsiooni, mis aitab parandada jõudlust, kui kasutate nuppu Avalda, et värskendada exceli olemasolevaid kirjeid ja seejärel avaldada need tagasi kliendile. See funktsioon kiirendab värskendusprotsessi ja aitab ka vähendada tõenäosust, et värskendus blokeeritakse, kui värskendate üheaegselt palju kirjeid. Selle funktsiooni kasutamiseks minge funktsioonihalduse tööruumi ja lülitage jaotises Eelarvestamine sisse eelarveplaanimise päringu optimeerimine jõudluse funktsiooni jaoks. Soovitame selle funktsiooni sisse lülitada.

Eelarve planeerimise konfiguratsioonileht sisaldab enamike eelarveplaanimise seadistamiseks vajalikest sätetest. Järgmistes jaotistes kirjeldatakse mõnd põhitegurit, millega peaksite eelarve plaanimise konfigureerimisel arvestama. Pärast konfigureerimise lõpetamist saate eelarve plaanimise protsessid seadistada.

Eelarve plaanimise skeem (valikuline)

Valikuline, kuid soovitatav esimene etapp on skeemi loomine, mis näitab teie organisatsiooni eelarve koostamise protseduuri. Saate selle skeemi loomiseks kasutada mis tahes meetodit.

Järgmisel joonisel on toodud üldine näide, kus organisatsiooni eri tasemete puhul luuakse eraldi eelarve plaanimise töövood. Etapid on määratletud igas töövoos ja igas etapis on määratud konkreetsed stsenaariumid eelarveandmete hoidmiseks. Täidetakse ülesandeid andmete edastamiseks ühest etapist järgmisse. Näiteks saate summad eraldada või liita eri kontodele, kinnitustele või muudele ülevaatustele. Selles näites viitab kursiivkirjas tekst stsenaariumile, mis pole etapi käigus muudetav või andmetele, mis on ajaloolised või kinnitatud varasemas etapis ja mida ei tohi seega muuta.

Järgmises näites hindab ettevõtte peakorter algse eelarve lähtesummasid ja jaotab need müügiosakondade vahel. Müügiosakonnad hindavad ja esitavad seejärel oma prognoosi uuesti peakorterile, kus eelarvehaldur prognoosi koondab ja kohandab. Lõpuks saadab eelarvehaldur kohandatud eelarvesummad peafinantsdirektorile (CFO) ülevaatamiseks, lõplikuks korrigeerimiseks ja kinnitamiseks.

Organisatsiooni hierarhia eelarve plaanimiseks

Organisatsiooni hierarhia lehel saate igale eelarve planeerimise protsessile määrata organisatsiooni hierarhia eelarveplaanimise hierarhiana. Eelarve plaanimise hierarhia ei pea ühtima muul otstarbel kasutatava standardse organisatsiooni hierarhiaga. Kuna seda hierarhiat kasutatakse andmete kogumiseks ja jagamiseks, võite soovida, et sellel oleks teistsugune struktuur. Näidisskeemis on Müügiosakonnad peakorteri taseme all, mis sisaldab Eelarve- ja Finantsosakondi. See struktuur tõenäoliselt erineb struktuurist, mida kasutatakse Müügiosakondade toimingute haldamiseks. Igale eelarve plaanimise protsessile saab määrata vaid ühe organisatsiooni hierarhia.

Lisateavet vt organisatsioonide ja organisatsiooni hierarhiate kohta.

Kasutaja turvalisus

Eelarve plaanimine saab kasutajaõiguste määramiseks jälgida ühte kahest turvamudelist. Turbemudeli määramiseks seadistage eelarve planeerimise parameeter eelarve planeerimise konfiguratsioonilehel .

Eelarve plaanimise töövoogude etapid

Eelarve plaanimise töövooge kasutatakse koos eelarvestuse töövoogudega eelarveplaanide loomise ja arendamise haldamiseks.

Eelarve planeerimise töövoog koosneb järjestatud etappidest, mille eelarveplaan läbib. Iga eelarve plaanimise töövoog on seotud eelarvestuse töövooga. Eelarve töövood on üks töövoo tüüpe, mida kasutatakse kogu Dynamics 365 finantsid. Eelarvestuse töövood suunavad eelarveplaanid koos töölehtede, põhjenduste ja manustega organisatsioonile ülevaatamiseks ja kinnitamiseks.

Te loote eelarve planeerimise töövoo eelarve planeerimise konfiguratsioonilehe jaotises Töövoo etapid . Seal saate valida etapid ja kasutatava eelarvestamise töövoo ja konfigureerida täiendavad sätted.

Hea tava on luua eelarve plaanimise töövoog eelarvestamise hierarhia igal tasandil. Seejärel määrake eelarvestamise töövoog, mis sisaldab eelarve plaanimise töövoo etappidele vastavaid elemente. Selles artiklis varem ilmuvas näite skeemis luuakse müügiosakonnale üks eelarve planeerimise töövoog ja teine luuakse peakontori jaoks. Eelarvestuse töövoog teisaldab eelarveplaane etappide kaupa.

Loote eelarve töövoo eelarve planeerimiseks leheküljel Eelarve töövood . Protsess sarnaneb muude töövoogude loomise protsessiga. Järgmisel joonisel on toodud peakorteri töövoo näide.

Töövoog sisaldab järgmisi elemente:

• Edastamine Müügiosakondadele ja nende panuse liitmine
• Eelarvehalduri ülevaade
• CFO kinnitus
• Eelarve planeerimise töövoo kõigi etappide vahelised etapiedastused

Eelarve töövoo määrate igale eelarve planeerimise töövoole eelarve planeerimise konfiguratsioonilehe jaotises Töövoo etapid .

Parameetrid, stsenaariumid ja etapid

Eelarve planeerimise konfiguratsioonilehe algsed sätted lasevad teil luua mõned koosteüksused hilisemate konfiguratsioonietappide jaoks:

• Parameetrid – parameetrid määratlevad turvareeglid, mida soovite eelarveplaanidele rakendada, ja vaikefinantsdimensioonid, mida tuleks kasutada, kui kasutajad minna süvitsi eelarveplaani stsenaariumite summadesse.
• Stsenaariumid – stsenaariumid hõlmavad andmekategooriaid, mida soovite eelarveplaanide jaoks kasutada. Määrake eelarveplaani stsenaariumid, mis toetavad valuutaklasse ja muid mõõdikuklasse, nt koguseid. Eelarveplaanis tähistavad stsenaariumid eelarve plaanimise andmete ühte versiooni. Valuuta eelarveplaani stsenaariumite näidete hulka kuuluvad "Eelmise aasta müük" ja "Allkirjastatud lepingud". Koguseid kasutavad stsenaariumide näidete hulka kuuluvad "Müügikutsete arv" ja "Täistööajale taakondade arv".
• Etapid – etapid määratlevad sammud, mida eelarveplaan järgib algusest lõpliku kinnituseni. Eelarve plaanimise etappide näidete hulka kuuluvad "Peakorteri ümberarvestus", "CFO ülevaade" ja "Lõplik".

Eraldamisgraafikud

Eelarve plaanimisel saate eraldada eelarveplaani ridade summad või kogused ühest stsenaariumist teise või isegi samasse stsenaariumi. Näiteks võite eraldada summad või kogused samale stsenaariumile, kui soovite muudatusi rakendada finantsdimensioonidele või selle stsenaariumi summade kuupäevadele. Eraldada saab eelarveplaani piires või ühest eelarveplaanist teise.

Eraldamisgraafikud eraldavad automaatselt töövoo töötlemise ajal eelarveplaani read. Eraldamist saate teha mõni järgmistest eraldusviiside loendist :

• Eralda perioodide lõikes – saate kasutada perioodi eraldamisvõtit eelarveplaani ridade eraldamiseks algsest eelarveplaani stsenaariumist sihtstsenaariumi perioodide lõikes.

  Paberraha

  Enne perioodide eraldamist peate perioodi eraldamisvõtmed seadistama lehel Perioodi eraldamise kategooriad .

• Eralda dimensioonidele – eelarveplaani read eraldatakse algsest eelarveplaani stsenaariumist sihtstsenaariumi finantsdimensioonide lõikes.

  Paberraha

  Enne dimensioonidele eraldamist peate häälestama eelarve eraldustingimused eelarve eraldustingimuste lehel .

• Liitmine : eelarveplaani read koondatakse seostatud eelarveplaanide lähteeelarveplaani stsenaariumist sihtstsenaariumi eelarveplaani ema stsenaariumisse.

• Jaota – eelarveplaani read jaotatakse eelarve plaanimise lähtestsenaariumi alusel eelarveplaani ema sihtstsenaariumi seotud eelarveplaanides.

• Pearaamatu eraldamisreeglite kasutamine – eelarveplaani read jaotatakse lähteeelarveplaani stsenaariumist sihtstsenaariumi, mis põhineb valitud pearaamatu eraldamisreeglil.

• Eelarveplaanist kopeerimine – saate eraldamise allikana kasutamiseks valida teise eelarveplaani.

Etapi eraldamised

Etapi eraldamisi kasutatakse töövoo töötlemise ajal eelarveplaani ridade automaatseks eraldamiseks. Etapi eraldiste kasutamisel saab sihtstsenaariumi eelarveplaani ridu luua ja muuta ilma eelarveplaani ettevalmistaja või ülevaataja sekkumiseta.

Etapi eraldamise seadistamisel seostage eelarve planeerimise töövoog ja etapp eraldamisgraafikuga. Eelarve planeerimise töövoog peab olema seostatud eelarve töövooga, mis kasutab eelarve planeerimise etapi eraldamise automatiseeritud töövoo ülesannet. Kui töövoog jõuab määratud etappi, toimub eraldamine automaatselt. Seda automatiseeritud ülesannet saab kasutada uues stsenaariumis eelarveplaani ridade loomiseks.

Selles artiklis varem ilmuvas näites tehakse eraldamine, et kanda summad eelarveplaanist ja stsenaariumitest peakontori "Alus" etapis üle teise eelarveplaani ja müügiosakonna etapi "Hinnang" stsenaariumidesse. Järgmisel joonisel kuvatakse näidisskeemi asjakohane jaotis.

Lisaks tehakse näidisskeemis liitmine Müügiosakondade etapis "Edastatud" eelarveplaanidest ja stsenaariumidest peakorteri etapi "Ümberarvestus" emaplaani. Järgmisel joonisel kuvatakse näidisskeemi asjakohane jaotis.

Prioriteedid

Soovi korral saate eelarveplaani prioriteete kasutada seadistatud eelarveplaanide kategooriate ja eesmärkide määramiseks. Ühtlasi saate kasutada prioriteete mitme eelarveplaani organiseerimiseks, klassifitseerimiseks ja hindamiseks. Näiteks saate luua eelarve plaanimise prioriteedi tervise ja ohutuse jaoks ning hinnata seejärel sellele prioriteedile määratud eelarveplaane. Saate ka määrata oma eelarveplaanile arvu, et näidata pingerida.

Veerud ja paigutused

Eelarveplaanis kuvatakse eelarvenäitajad ridades ja veergudes. Esmalt peate määratlema veerud ja seejärel saate luua nende veergude esitluse määratlemiseks paigutuse.

Valige veeru määratlemiseks eelarveplaani stsenaarium. Selle stsenaariumi rea summasid näidatakse eelarveplaanis. Saate summa filtrimiseks valida perioodi ja ühtlasi saate rakendada pearaamatukontol põhinevaid filtreid.

Paigutuse määratlemisel valige pearaamatu dimensioonikogum eelarveplaani ridade loomiseks, mida soovite kuvada, ja valige paigutuselementidena veerud. Saate luua mitu paigutust, nii et eelarveplaan kuvab andmeid, mida soovite eelarve plaanimise protsessi eri etappides.

Lisaks eelarvesummade veergudele saate määratleda veerud projekti, pakutava projekti, vara ja pakutavate vara väljade puhul eelarveplaanist. Saate määratleda ka eelarvestatud ametikohtade veeru. See suvand on väga kasulik, kui peate analüüsima personali eelarveid.

Näidisskeemi puhul võite soovida luua veerge stsenaariumitele "PY müük", "Lepingud" ja "Prognoos". (Järgnev kujutis näitab skeemi vastavat sektsiooni.) Seejärel saate jaotada ühe või kõik neist stsenaariumidest eraldi veergudesse rahandusaasta kvartalite kaupa nii, et Müügiosakonna juhataja saab täpselt sisestada iga perioodi prognoositavad summad.

Saate ka määrata iga paigutuselemendi (veeru) redigeeritavuse ja selle, kas veerg on saadaval igas selleks paigutuseks loodud töölehe mallis. Näidisskeemi puhul on etapis "Hinnang" kasutatud paigutuses veerud "Eelarve" redigeeritavad, samas kui veerud "PY müük" ja "Lepingud" on kirjutuskaitstud.

Paberraha

Vaikimisi olete piiratud 36 veeruga, välja arvatud juhul, kui pikendate eelarveplaanimist, järgides eelarve planeerimise paigutuse laiendamise samme.

Mallid

Eelarve plaanimise konfiguratsioonilehe jaotises Paigutused saate iga paigutuse jaoks luua, vaadata või üles laadida Exceli malli. Need mallid on iga eelarveplaaniga seotud töövihikud täiendava analüüsi, diagrammide ja andmesisestusvõimaluste pakkumiseks.

Malli loomisel paigutus lukustatakse ja seda ei saa redigeerida. See lukustamine aitab tagada, et malli vorming ühtib eelarveplaani paigutusega ja sisaldab samu andmeid. Pärast malli loomist saab seda vaadata ja redigeerida. Näiteks saate malli diagramme lisada või selle ilmet täiendavalt kohandada.

Paberraha

Mall tuleks salvestada kohta, kuhu kasutajal on juurdepääs, nii et selle saaks pärast redigeerimise lõpetamist paigutusse üles laadida. Nii saab malli kasutada paigutust rakendavates eelarveplaanides.

Kirjeldused

Jaotises Kavandid saate määrata kirjeldused, et näidata finantsdimensioon kavandisse kaasatud kauba nimi. Näiteks võib organisatsioon soovida näidata põhikonto nime, mis asub eelarveplaani põhikonto numbri kõrval. Kuid see võib soovida jätta välja teiste finantsdimensioonide nimed, et vältida ekraani ülekuhjamist.

Eelarve planeerimise protsesside seadistamine

Pärast eelarve planeerimise konfigureerimise lõpetamist saate seadistada eelarve planeerimise protsessid eelarve planeerimise protsessi lehel . Eelarve plaanimise protsessid on reeglistikud, mis määravad, kuidas saab eelarveplaane värskendada, töödelda, läbi vaadata ja kinnitada eelarveorganisatsiooni hierarhias.

Valite iga eelarve plaanimise protsessi puhul esmalt eelarvetsükli ja pearaamatu. Iga eelarve plaanimise protsess on seotud ainult ühe eelarvetsükli ja pearaamatuga. Seejärel valige eelarve planeerimise protsessi haldamise kiirkaardil eelarve organisatsiooni hierarhia ja määrake eelarve planeerimise töövoog kõigile organisatsiooni vastutuskeskustele, mis ruudustikus kuvatakse.

Sarnaste vastutuskeskuste eelarve planeerimise töövoo määramiseks või muutmiseks valige käsk Määra töövoog ja seejärel valige sihtkoha jaoks organisatsiooni tüüp ja eelarve planeerimise töövoog kasutamiseks. Iga eelarve plaanimise töövooga seostatud eelarvestuse töövoo ID lisatakse ruudustikku automaatselt.

Kui määratlete etapi reeglid ja mallid eelarve planeerimise etapi reeglites ja paigutuse kiirkaardil , saate igale eelarve planeerimise etapile määrata teistsuguse reeglite komplekti ja vaikepaigutused. Näiteks võimaldab Müügiosakondade etapp "Hinnang" kasutajatel eelarveplaani ridu muuta, kuid keelab kasutajatel ridade lisamise. Etapp "Esitatud" võimaldab kasutajatel ridu vaadata, kuid mitte neid lisada või muuta, kuna töö on selles etapis lõpetatud ja eelarveplaanide muudatusi tuleb vältida. Eelarveplaanide jaoks saadaval paigutuste valimiseks valige alternatiivpaigutused .

Soovi korral saate eelarve planeerimise prioriteedid valida eelarveplaani prioriteedi piirangute kiirkaardil . Prioriteete saab seejärel eelarveplaanidel valida.

Viimane samm on aktiveerida eelarve planeerimise protsess, kasutades menüü Toimingud . Eelarve planeerimise protsessi ei saa kasutada enne, kui see on aktiveeritud.

Saate uue protsessi loomiseks kasutada ka menüü Toimingud, kopeerides olemasoleva protsessi. See funktsioon on kasulik organisatsioonidele, mis järgivad igal eelarvetsüklil sama protsessivoogu ja teevad vähe muudatusi või mitte ühtegi muudatust.

Teine kasulik käsk tegevuste menüüs on eelarveprotsessi oleku vaatamine. See käsk kuvab graafiliselt protsessi eelarveplaanid koos asjakohaste andmetega, nagu plaanide töövoo olek, kokkuvõtted summa ja ühiku järgi ja ühe klõpsuga navigeerimise eelarveplaanidele.