Ülesande haldus

Ülesannete haldamine aitab luua ülesandeid, mis tuleb täita, et palgata (tööle võtta), lõpetada (lahkuda) ja üle viia (üleminek). Ülesandehaldus kasutab kontroll-loendite kontseptsiooni. Kontrollnimekiri on nimekiri sisseelamis-, lahkumis- või üleminekuülesannetest. Ülesannete haldamine kasutab kontrollnimekirju, et ülesanded kokku rühmitada ja määrata need üksikisikutele või gruppidele. Kontroll-loendi funktsioonid on sisse- ja väljalülitamine sarnased.

Kontroll-loendi ülevaade

Kontroll-loend on ülesannete grupp. Kontrollnimekirjad annavad paindliku viisi ülesannete grupeerimiseks ning neid saab uuesti kasutada (näiteks kui palkad uusi töötajaid). Saate luua nii palju kontroll-loendeid, kui vaja ja saate määrata samad ülesanded mitmele kontroll-loendile.

Näited

Järgnevad näited näitavad, kuidas saab kontrollnimekirju kasutada sisseelamisprotsessis. Kuna aga kontroll-loendi funktsioonid on tahvlile, offboardingu ja üleminekud sarnased, rakendub teave ka offboarding- ja siirdeprotsessidele.

Osana vastuvõetavast protsessist saavad inimressursside spetsialistid luua ülesandeid, mis jälgivad sissetulevate ja hiljuti palgatud töötajate edenemist. Kuna sisseostmise protsess võib sõltuvalt töötaja positsioonist või geograafilisest asukohast erineda, saate erinevate palkamise situatsioonide jaoks luua mitu sisseseadmis kontroll-loendit.

Näide 1

Iga töötaja, kes on palgatud United States, peab täitma ülesandeid, nagu maksude kinnipidamise vormide täitmine. Kuid ülesanded, nagu ettevõttele auto määramine, võivad olla rakendatavad ainult tegevdirektori taseme personalile. Sellisel juhul loo kaks sisseelamisnimekirja: ainult USA-põhised töötajad ja ainult juhid. Kui palkad keskastme juhi United States, vali USA-põhiste töötajate kontrollnimekiri. Kuid kui palkate juhi United States, valige mõlemad kontrollnimekirjad, et tagada kõigi vajalike sisseelamisülesannete täitmine.

Näide 2

Ettevõttes on nii hooajalisi kui ka regulaarseid täiskohaga töötajaid. Kuigi teatud tööülesanded (nt uue töötaja saabumise aja kontrollimine) rakenduvad mõlemat tüüpi töötajatele, rakenduvad mõned lisaülesanded ainult regulaarsetele täiskohaga töötajatele. Sellisel juhul koosta kaks kontrollnimekirja. Mõlemad kontroll-loendid sisaldavad ülesandeid, mis kehtivad nii hooajaliste kui ka regulaarsete täiskohaga töötajate puhul, kuid ainult üks kontroll-loend sisaldab regulaarsetele täiskohaga töötajatele omast ülesannet.

Ülesannete halduse tööruum

Ülesannete halduse tööruum loetleb kõik ülesanded, mis määratakse üksikisikutele sisseelamis-, lahkumis- ja üleminekuprotsessides. Protsessi ülesannete vaatamiseks valige vastav vahekaart ülemises vasakpoolses nurgas: Sisse lülitatud, Välja lülitatud või Üleminekud . Vaikimisi pääsevad ülesandehalduse tööruumile juurde ainult personalispetsialistid .

Vahekaart Sissetulev vahekaart sisaldab peatselt algloendit, mis näitab hiljuti palgatud töötajaid ja sissetulevate töötajate loendit. Mõlemas loendis saate valida ainult ühe töötaja. Kui valite töötaja, näidatakse kõiki selle töötajaga seotud ülesandeid lehekülje paremal küljel. Vahekaart Sissetulev sisaldab ka kõigi ülesannete loendit , mis näitab kõiki sissetulevate või hiljuti palgatud töötajate ülesandeid. Lõpuks sisaldab see tähtaja ületanud ülesannete loendit ja praegusele kasutajale määratud ülesannete loendit.

Lahkumise vahekaart sisaldab nimekirja töötajatest, kes ettevõttest lahkuvad, ning nimekirja töötajatest, kes on juba ettevõttest lahkunud. Mõlemas loendis saate valida ainult ühe töötaja. Kui valite töötaja, kuvatakse kõik ülesanded, mis on seotud selle töötaja ametist väljas olemisega. Vahekaart Offboarding sisaldab ka kõigi ülesannete loendit, mis näitab kõiki ülesandeid kõigi lahkumis- või lahkumistöötajate jaoks. Lõpuks sisaldab see tähtaja ületanud ülesannete loendit ja praegusele kasutajale määratud ülesannete loendit.

Üleminekute vahekaardil on Kõigi ülesannete nimekiri, mis näitab kõiki ülesandeid kõigi töötajate kohta, kes vahetavad ametikohta või kes on hiljuti positsiooni vahetanud. Samuti on olemas nimekiri hilinenud ülesannetest ja nimekiri ülesannetest, mis on määratud praegusele kasutajale.

Kõigil kolmel vahekaardil saavad personali abistajad ja haldurid sooritada järgmisi toiminguid:

• Kontroll-loendi töötajale rakendamine
• Ülesande oleku värskendamine
• Tööülesande ümbermääramine
• Ülesande tähtaja värskendamine

Märkus.

Vaikimisi näitab vahekaart Sisseostja töötajaid, kes on palgatud viimase 7 päeva jooksul. Selle sätte muutmiseks sisestage ajaraami lehekülje Inimressursside parameetrid vahekaardi Üldine väljale Hiljutised palkamised. Loendis Hiljutised palkamised kuvatud teavet saab kuvada kindla päevade, kuude või aastate arvu kohta. Näiteks viimase 14 päeva jooksul palgatud töötajate loendi vaatamiseks seadke välja Perioodväärtuseks 14 ja välja Ühik väärtuseks Päevad. Inimressursside parameetrite lehel saate uuendada ka lahkumis- ja väljumistöötajate loendite kuupäevavahemikku, mis kuvatakse vahekaardil Mahapaigutus . Need sätted kehtivad ka personalihalduse tööruumi kohta.

Ülesannete seadistamine

Saate ülesandeid luua ükshaaval ja seejärel taaskasutada neid mitmes kontroll-loendis. Ülesande loomiseks tehke lehel Põhiseadistus vahekaardil Ülesanded valik Uus .

Määra loodud ülesanne mitmele kontrollnimekirjale, valides ülesande ja seejärel menüüs Rakenda kontrollnimekirjadele .

Võite ülesandeid lisada ka otse kontroll-loendisse. Ülesande lisamiseks kontroll-loendile, on sisseostmise seadistuse lehel vahekaardil Kontroll-loend looge uus kontroll-loend, et ülesanne lisada või lisage ülesanne olemasolevasse kontroll-loendisse.

Ülesande redigeerimiseks teeki valige ülesandeteegi menüüst Redigeeri. Kui ülesanne on seotud mõne kontrollnimekirjaga, kuvab Muuda ülesande leht neid kontrollnimekirju. Kui soovid muudatustega ülesandeid uuendada, vali need kontrollnimekirjad sektsioonist "Rakenda kontrollnimekirjadele ".

Ülesannete kustutamiseks teeki valige suvand Kustuta. Kui ülesanne on seotud mõne kontrollnimekirjaga, siis see tegevus ei kustuta ülesannet sellest nimekirjast. Sa pead ülesande eemaldama kontrollnimekirjast eraldi tegevuses.

Märkus.

Kui lisate ülesande otse kontroll-loendisse, ei saa te seda teistes kontroll-loendites taaskasutada.

Järgmises tabelis kirjeldatakse välju, mis on saadaval, kui loote ülesande mõlema meetodiga.

Väli	Kirjeldus
Toiming	Sisestage ülesande nimi.
Kirjeldus	Sisestage ülesande kirjeldus.
Valikuline	Määrake, kas ülesanne on valikuline ja ainult teabeline.
Ülesande link	Sisestage välise veebilehe VÕI kindla lehe URL rakenduses, kus kasutaja peaks ülesande lõpule viima. Lisateavet vt ülesande linkide jaotisest .
Määramise tüüp	Määra ülesanded konkreetsele töötajale, ametikohale või positsioonide grupile, mõjutatud töötaja juhile (st töötajale, kes osaleb sisseelamis-, lahkumis- või üleminekuprotsessis) või mõjutatud töötajale. Valige määramise tüüp. Lisateavet vt jaotisest Määrangutüübid .
Määratud kasutajale	Valige konkreetne töötaja, ametikoht või positsioonide grupp, mille jaoks ülesanne määrata.
Kontaktisik	Saate määrata isiku, kellega tuleks ühendust võtta, kui ülesande kohta on küsimusi.
Tähtaja vastaskonto	Määrake päevade arv enne või pärast ülesande täitmiseks lubatud põhist, lõpetamist või siirde kuupäeva. Lisateavet vt jaotisest Ülesande tähtajad ja Tähtaja vastaskonto väli.
Juhised	Sisestage juhised ülesande lõpetamiseks. Lisateavet vt jaotisest Juhised .

Ülesande lingid

Ülesande link annab lingi välisele veebilehele või lehele Dynamics 365 rakenduses. Määra ülesande link, kui ülesandele määratud isik peaks minema konkreetsele veebilehele või kindlale lehele Dynamics 365 rakenduses, et see ülesanne täita. Kui lood ülesandelingi, vali üks järgmistest valikutest:

• Menüü element – Valige see valik, et kuvada kõigi lehtede nimekirja Dynamics 365 rakenduses. Valige loendist lehekülg.

• URL – Vali see valik ja sisesta selle veebilehe URL, kuhu soovid, et ülesandele määratud isik läheks. Määratud leht võib olla leht, mis ei kuulu Dynamics 365 rakendusse.

• Töötaja üksikasjad – selle suvandi valimisel valige üks järgmistest suvanditest:

  • Töötaja iseteenindustegevused – see valik kuvab loendi lehtedest, mis on saadaval Töötaja iseteeninduses. Kasutage seda juhul, kui töötajale määratud ülesanne peab olema täidetud Töötaja iseteeninduses . Näiteks kui soovite, et töötaja sisestaks oma isikliku kontaktteabe, valige Töötaja iseteenindustegevused ja seejärel isiklikud >andmed.
  • Töötaja haldustegevused – see suvand kuvab loendi lehtedest, mis on seotud töötaja kirjega, kuid mis pole töötaja jaoks saadaval. Näiteks, kui soovid, et ülesande omanik sisestaks infot, mis on spetsiifiline tööle võetud töötajale, näiteks tasustamise info, vali Töötajate juhtimise tegevused ja seejärel Kompensatsioon>fikseeritud tasu.

Määrangutüübid

Kui töötaja on palgatud, lõpetatud või üle kantud, saab valida ühe või mitu kontroll-loendit. Kui kontroll-loend on valitud ja palkamise, lõpetamise või üleviimise protsess on lõpetatud, luuakse toimingud ja määratakse edenemise jälgimiseks kasutajatele.

Ülesande loomisel määratakse see kindlale kasutajale. Kasutaja, kellele ülesanne määratakse, sõltub ülesande jaoks valitud määramise tüübist. Väljal Määrangu tüüp on saadaval järgmised väärtused:

• Töötaja – määrake ülesanne kindlale töötajale. Pärast selle väärtuse valimist valige töötaja väljal Määratud .

• Ametikoht – määrake ülesanne kindlale ametikohale. Pärast selle väärtuse valimist valige positsioon väljal Määratud .

  Näiteks IT-insener vastutab alati uue töötaja jaoks sülearvuti ettevalmistamise eest. Sel juhul, kui loote sülearvuti konfiguratsiooni ülesande, valige määramise tüübiks positsioon ja seejärel valige ametikohaks IT-insener . Kui palkad töötaja ja määrad kontrollnimekirja, määratakse sülearvuti seadistamise ülesanne sellele töötajale, kes on IT-inseneri ametikohal sel hetkel, kui värbamistoiming sisse viiakse.

• Grupp – ülesande määramine positsioonide grupile (määrangugrupp). Pärast selle väärtuse valimist valige grupp väljal Määratud . Lisateavet vt jaotisest Määramisgruppide seadistamine (Valikuline ).

• Juhataja : määrake ülesanne palgata, lõpetatud või üleantud töötaja juhile.

  NB!

  Kui kontroll-loendit ei rakendata, ei saa juhatajat määratleda, kui palgatud, lõpetatud või üle kantud töötajale pole praegu ametikohta määratud. Sel juhul määratakse ülesanne kontroll-loendi omanikule. Lisateavet vt jaotisest Kontroll-loendite seadistamine .

• Töötaja – määrake töötaja, kes palgatakse, lõpetatakse või üle viiakse.

Ülesande tähtajad ja tähtaja vastaskonto väli

Ülesande tähtajad põhinevad töösuhte alguskuupäeval, lõpetamise kuupäeval või siirde kuupäeval. Mõned ülesanded peavad olema lõpetatud enne töötaja alguskuupäeva, samas kui teisi ülesandeid saab pärast lõpule viia. Kui määratled ülesande, määra tähtaja nihke väli nii, et tähtaeg on seotud algus-, lõpetamis- või üleminekukuupäevaga. Näiteks IT-insener peab uuele töötajale kaks päeva enne selle töötaja alguskuupäeva sülearvuti ette valmistama. Sellisel juhul, kui loote sülearvuti konfiguratsiooni ülesande, seadistage tähtaja tasakaalustuse välja väärtusele-2 . Kui töötaja tööle asumise kuupäev on 5. mai, tuleb ülesanne täita 3. mail.

Märkus.

Pärast ülesande loomist saad tähtaegu muuta.

Tähtajad arvutatakse kontroll-loendiga seotud kalendri alusel. Lisateavet vt jaotisest Kontroll-loendite seadistamine .

Juhised

Keerukad ülesanded võivad nõuda mitut sammu või ülesannet täitja võib vajada lisainfot. Juhiste lahtrisse sisesta juhised või lisainfo, et aidata ülesandele määratud isikul ülesanne täita.

Kontroll-loendite seadistamine

Kontroll-loend on ülesannete grupp. Saad luua nii palju kontrollnimekirju kui vajad ja määrata samad ülesanded mitmele kontrollnimekirjale.

Uue ülesande loomiseks kontroll-loendis valige menüüribal Ülesanded suvand Uus. Uue ülesande loomisel saate valida selle ülesandeteeki lisamise nii, et seda saab jagada mitme kontroll-loendi vahel. Ülesande saate teeki lisada ainult juhul, kui toimingu teegile rakendumiseks on seatud väärtusele Jah. Ülesande ülesandeteegile lisamisel saate selle lisada ka teistele kontroll-loenditele, valides need kontroll-loendid jaotises Kontroll-loendite haldamine. Kui sa ei lisa ülesannet teeki, eksisteerib see ainult kontrollnimekirjas, kus sa selle lood.

Ülesande redigeerimiseks kontroll-loendis valige käsk Redigeeri. Kui ülesanne on seotud mõne kontrollnimekirjaga, kuvatakse need nimekirjad Muuda ülesande lehel. Kui soovite, et teistes kontroll-loendites soovitud ülesandeid uuendatakse redigeerimistega, valige need kontroll-loendid jaotises Rakenda kontroll-loenditele .

Ülesannete eemaldamiseks kontroll-loendist valige käsk Eemalda. Selle toiminguga eemaldatakse vaid kontroll-loendi tööülesanded. See ei kustuta neid ülesandeteegist. Ülesande kustutamiseks teeki minge ülesandeteegi lehele ja valige käsk Kustuta.

Kontroll-loendi loomisel määrate omaniku ja kalendri.

Kui ülesande määramise tüübi väli on seatud ametikohaks, juhiks või grupiks, kuid määramistüübist ei saa ühtegi konkreetset isikut tuletada, määratakse ülesanne kontrollnimekirja omanikule. Siin on mõned näited olukordadest, kus ülesanded määratakse kontrollnimekirja omanikule:

• Palgaastatele või tööltaanud töötajale pole ühtegi positsiooni määratud. Kuna töötajale ei ole määratud ametikohta, ei saa tema juhatajat määrata.
• Välja Määrangu tüüp väärtuseks on seatud Positsioon, kuid töötajat pole ülesande loomise ajal ametikohale määratud. Näiteks installi sülearvuti ülesanne on määratud ametikohale number 000876 (Tehnilise toe spetsialist). Töötaja palkamise ajal pole ühtegi töötajat positsioonile 000876. Seetõttu luuakse kontrollnimekirja omanikule ülesanne.
• Välja Määrangu tüüp väärtuseks on seatud Grupp, kuid töötajat pole ülesande loomise ajal grupi positsioonidele määratud.

Kontroll-loendi jaoks määratud kalendrit kasutatakse selle kontroll-loendiga seotud ülesannete tähtaja arvutamiseks. Töö- ja mittetööpäevad on kalendris määratletud. Tööpäevad arvestatakse ülesannete tähtaja arvutamisel ning mitte-tööpäevad on välistatud. Töövälised päevad hõlmavad nädalavahetusi ja pühasid.

Pärast kalendri seadistamist seosta see kontrollnimekirja malliga. Sel viisil arvutatakse kontroll-loendi iga ülesande tähtaeg samal viisil. Saad seadistada mitu kalendrit, kuid iga kontrollnimekiri on seotud ainult ühe kalendriga.

Määramisgruppide seadistamine (valikuline)

Mõnikord vastutab ülesande eest üksikisikute grupp. Näiteks grupp IT-töötajaid võib olla vastutav sülearvutite ettevalmistamise eest uuteks töötajateks.

Ülesannete grupi loomiseks järgige järgmisi samme:

1. Grupi määrangulehel valige uus .
2. Sisestage grupi nimi (nt IT-sülearvuti) ja kirjeldus.
3. Valige käsk Salvesta.
4. Valige kiirkaardil Liikmed suvand Lisa.
5. Väljal Positsioonid valige kõik ametikohad, mis ülesande eest vastutavad.

Kui määrangugrupp on loodud, on see saadaval valiku jaoks ülesande loomisel. Konkreetse grupi valimiseks ülesandele peate valima suvandi Grupp tüübist Määramine. Loodud grupp on seejärel saadaval valiku jaoks väljal Määratud .

NB!

Kui ülesanne on määratud grupile, märgitakse ülesanne lõpetatuks , kui üks gruppi täidab selle. Ülesanded luuakse palkamise, lõpetamise või ülemineku ajal. Need on loodud kasutajatele, kes on määratud gruppi kuuluvatele ametikohtadele.

Ülesandegruppide seadistamine (valikuline)

Põhi-, offboarding või siirde protsess võib sisaldada palju ülesandeid. Et kõigi vajalike ülesannete määramine kontrollnimekirja oleks lihtsam, loo valikulised ülesandegrupid seotud ülesannete kategoriseerimiseks. Näiteks inimressursside, IT ja palgaosakonnad peavad uue töötaja palkamiseks täitma kõik konkreetsed ülesanded. Seetõttu saate luua järgmised ülesandegrupid: HR, IT ja palk. Seejärel saate ülesande loomisel seostada sellega ühe neist ülesandegruppidest.

Kui soovid lisada ülesande kontrollnimekirja, filtreeri ülesannete nimekirja selle järgi, millisele ülesandegrupile soovitud ülesanne on määratud. Näiteks kontroll-loendi malli loomisel saate loendit filtreerida nii, et kuvataks ainult IT-ülesandegrupile määratud IT-toimingud . Seega saate tagada, et valitakse ainult asjakohased IT-toimingud.

Kontroll-loendite kasutamine

Kui töötaja on palgatud, lõpetatud või üle kantud, saab valida ühe või mitu kontroll-loendit. Ülesande tähtajad ja töötaja määramised luuakse pärast palkamise, lõpetamise või ülemineku protsessi lõpetamist. Näiteks kui valite nupu Palka võiPalka ja lisa üksikasjad, luuakse tööülesanded üksikisikutele, võttes aluseks määramise tüübi.

Määra igale ülesandele tähtaeg, lisades või lahutades tähtaja nihke töötaja alguskuupäevast. Lisateavet vt jaotisest Ülesande tähtajad ja Tähtaja vastaskonto väli.

Personalitoimingute kasutamisel luuakse ülesanded nupu Lõpeta valimisel või tegevuse heakskiidul.

Ülesandehalduse tööruumis saate rakendada töötajale kontroll-loendi, valides töötaja lihtsal loendilehel või üksikasjade lehel ja valides seejärel rakenda kontroll-loendi. Välja Sihtkuupäev kasutatakse ülesannete tähtaja arvutamiseks. Tavaliselt peab sihtkuupäev vastama töötaja palkamise, lõpetamise või siirde kuupäevale.

Kontroll-loendit saate rakendada ka töötajale, avades lehekülje Töötaja ja valides menüüst Kontroll-loendid .

Ülesannete lõpuleviimine

Töötaja iseteeninduse lehel saab töötaja vaadata kõiki talle määratud ülesandeid. Iga määratud ülesande kohta näitab leht Ülesande, Kirjelduse, Juhiste ja Kontaktisiku väärtusi. Lisaks saab töötaja iga ülesande puhul avada seotud välise veebilehe või sellega seotud lehe Dynamics 365 rakenduses.

Samuti saab ülesandeid kuvada vaikimisi armatuurlaual. Vaike-armatuurlauda ülesannete kuvamiseks:

1. Mine kasutajavalikutesse – Eelistused – Ülesannete haldus.
2. Sea vaikimisi armatuurlaual ülesannete kuvamise valik sisse.

Märkus.

Kasutaja valikutes kuvamiseks peab ülesandehalduse funktsioon olema funktsioonihalduses sisse lülitatud.

Ülesanded saab märkida kui Pooleli , Tühistatud või Lõpule viidud. Kui ülesanne määrati grupile, märgitakse see lõpetatuks , kui üks grupist selle lõpetab.

Saad ka ülesandeid ümber määrata.