Projekti haldamise ja raamatupidamise ülevaade

Projekti haldamise ja raamatupidamise funktsioone saab kasutada mitmes tööstusharus, et pakkuda teenust, toota toodet või saavutada tulemus.

Projekt on tegevuste rühm, mis on mõeldud teenuse osutamiseks, toote tootmiseks või tulemuse saavutamiseks. Projektid kulutavad ressursse ja annavad finantstulemusi tulu või vara kujul.

Projektid erinevates tööstusharudes

Projektijuhtimise ja raamatupidamise funktsioone saab kasutada mitmes tööstusharus, nagu on näidatud järgmisel illustratsioonil.

Kõnekeskuse kaudu saab piletit kasutada kõne lahendamiseks vajalike toimingute kogumi kirjeldamiseks. Konsultatsiooniettevõtted, nagu juhtimise või tehnilise konsultatsiooni organisatsioonid või reklaamiagentuurid, nimetavad oma tegevusi projektideks. Kampaania esindab turunduses kogu tööd, mis tuleb teha. Projektil põhinevas tootmises on tootmistellimus seotud mitmesuguste töödega, mida tuleb teha, et toota teatud valmistooteid. Mis tahes nime nende jaoks ka kasutatakse, hõlmavad need projektid ressursside, aja ja kulude arvestust ning projektihaldamise ja raamatupidamisarvestuse funktsionaalsus võib aidata nende projektide kavandamisel, teostamisel ja analüüsil.

Projekti etapid

Kuigi järgmine protsessivoog on suunatud välisprojektidele või ühe või mitme kliendi jaoks lõpule viidud projektile, rakendub funktsionaalsus ka sisemistele, ainult kuluarvestuse projektidele.

Nagu on näidatud eelmises illustratsioonis, saab projektijuhtimist ja raamatupidamist jagada kolme etappi.

1. Algatamine
2. Käivita
3. Analüüsimine

Projekti algatamine

Projekti algatamisel ilmnevad mitmed olulised protsessid. Projektipakkumise abil saate teatada kliendile eeldatavast tööst, kuludest ja materjalidest. Saate projektilepingus kirjeldada arvetingimusi, limiite ja kokkuleppeid. Tööjaotuse struktuuri (WBS) abil saate tööd kavandada ja hinnata. Projekti täitmise juhtimiseks saate seadistada prognoosid ja eelarved. Järgmisel joonisel on kujutatud projekti struktuur.

Projekti hinnapakkumiste loomine

Projekti algses müügifaasis saate teha pakkumise kliendile, mis ei ole siduv pakkumine. Pakkumine võib sisaldada näiteks pakutud üksusi ja teenuseid, põhilist kontaktteavet, erilisi kaubandusleppeid ja allahindlusi ning võimalikke makse ja lisatasusid.

Saate ka väljastada tagatise, mis on seotud teie ettevõtte ja kliendi vahel sõlmitud projektipakkumise tehinguga. Pärast projektipakkumise loomist saate luua kliendile tagatiskirja ja esitada selle pangale. Pärast seda, kui pank on taotluse kinnitanud, väljastatakse kliendile garantiikiri.

Lisateavet vaadake jaotisest Projektipakkumised.

Projekti lepingute loomine

Kui sõlmite lepingu kliendi või muu rahastamisallikaga projekti lõpuleviimiseks, peate esmalt looma projekti lepingu. Seejärel tuleb projekti loomisel määrata see vastavale lepingule. Projekti lepingu jaoks loodav projekti tüüp määratleb meetodi, mida kasutatakse projekti osas kliendiga arveldamiseks. Projektilepingut ja sellega seotud projekti saab muuta, kuid projektitüüpi ei saa muuta. Lisateavet projektitüüpide kohta leiate jaotisest Projektide loomine.

Lisateavet projektilepingute kohta leiate teemast Projektilepingud.

Tööjaotuse struktuuride loomine

WBS üksikasjalikkuse aste sõltub hinnangute nõutavast täpsuse tasemest ja nende hinnangte suhtes kasutatava jälgimise tasemest. Projektid, millel on madal taluvus kõrvalekallete suhtes ajakavas või maksumuses, nõuavad tavaliselt üksikasjalikumat WBS-i ning nõuavad ka töö edenemise ja kulude jälgimist WBS-is.

Lisateavet leiate teemast Tööjaotuse struktuuride ülevaade.

Projekti prognooside ja eelarvete loomine

Kasutage projekti prognoosi loomist, kui teie organisatsioon lähtub toimimise perspektiivist ja keskendub konkreetsetest tehingust pärinevatele tuludele ja kuludele. Kui teie organisatsioon keskendub rohkem rahalisele aspektile, kasutage projekti eelarve kavandamist. Igal meetodil on omad eelised. Lisateavet leiate teemast Projekti prognoosid ja eelarved.

Projektide loomine

Rakenduses Finance saate luua kuut tüüpi projekte. Iga projekti tüüp seadistatakse kulude ja tulude arvestamise osas erinevalt. Teie valitud projektitüüp sõltub projekti eesmärgist. Järgmises tabelis kirjeldatakse iga projektitüübi tüüpilisi kasutusviise.

Projekti tüüp	Kirjeldus
Aeg ja materjal	Aja- ja materjalikulukates projektides on kõik projektiga seotud kulud arvestatud kliendile. Need kulud hõlmavad tundide, kulutuste, objektide ja tasude kulu.
Fikseeritud hind	Fikseeritud hinnaga projektides koosnevad arved ettemakstud kannetest. Fikseeritud hinnaga projekt arveldatakse vastavalt projekti lepingul põhinevale arvete ajakavale. Fikseeritud hinnaga projekti tulu saab arvutada ja sisestada kogu projekti jooksul, kasutades lõpliku protsendimäära meetodit. Teise võimalusena saab tulu arvutada ja sisestada projekti lõpuleviimisel, kasutades lõpliku lepingu meetodit. Ettevõtetel võib sageli olla kasu protsessitöö väärtusest (WIP), et arvutada projekti või projekti rühmade lõpuleviimise astet.
Investeering	Investeerimisprojektideks on projektid, mis ei tooda otsest tulu. Neid kasutatakse tavaliselt pikaajalistes sisemistes projektides, kus kulud tuleb kapitaliseerida. Investeerimisprojekti jaoks saab kirjendada ainult üksuste, tundide ja kulutuste kulusid. Investeerimisprojekti kulusid jälgitakse ja kontrollitakse, kasutades hinnangu andmise funktsioone. Investeerimisprojekte saab seadistada valikulise maksimaalse kapitaliseerimisega. Investeerimisprojektide edenedes salvestate selle kulu WIP-kontol, kus kulusid säilitatakse kuni projekti lõpuleviimiseni. Pärast projekti likvideerimist saate WIP väärtuse üle kanda põhivarasse, pearaamatu kontole või uude projekti. MÄRKUS: Investeerimisprojektide kandeid ei kuvata lehel Kulude sisestamine, Laekumine ega Arvesoovituste loomine.
Kuluprojekt	Nagu investeerimisprojektide, kasutatakse kuluprojekte tavaliselt sisemiste projektide jälgimiseks ja ainult tundide, kulude ja objektide registreerimiseks. Kuid kuluprojektid on tavaliselt lühema kestusega kui investeerimisprojektid. Lisaks ei saa erinevalt investeerimisprojektidest kuluprojekte kapitaliseerida bilansikontodel. Selle asemel sisestatakse nende projektikanded ainult kasumi ja kahjumi kontodele. MÄRKUS: Kuluprojektide kandeid ei kajastata lehel Kulude sisestamine, Kogunenud tulu ega Arvesoovituste loomine. Kuna kuluprojekte kasutatakse tavaliselt sisemiste projektide jälgimiseks, ei pea need tavaliselt olema seotud kliendikontoga. Kui aga teie seadistus nõuab, et kaubavajadusteks luuakse ostutellimused, peate kuluprojekti seostama kliendiga. See seos on nõutav, kuna kaubale esitatavaid nõudeid hallatakse müügitellimuse ridadena ja süsteem nõuab kliendi määramist. Kuid see seadistus ei põhjusta kaubavajaduste loomist ostutellimuselt automaatselt. Kuluprojektide puhul ignoreeritakse sätet Loo kaubavajadus. Kui teil on kuluprojektis kaubavajadus, saate selle luua käsitsi, tingimusel et klient on projektiga seostatud.
Sisemine	Sisemisi projekte kasutatakse teie ettevõtte siseselt loodud projekti kulude jälgimiseks. Sisemistes projektides võib olla ressursikasutuse haldamise kavandamise tööriist. MÄRKUS: Sisemiste projektide kandeid ei kajastata lehel Tekkepõhine tulu ega Arvesoovituste loomine.
Kellaaeg	Ajaprojekte kasutatakse selleks, et jälgida aega, mis on seotud tasustamata ja mittetootliku tegevusega, näiteks töötajate haiguse aja jälgimise projektiga. Ajaprojektides tehtud tehinguid ei sisestata pearaamatusse. Selle asemel kaasatakse need töötajate kasutamise aruannetesse. Ajaprojektides saab kirjendada ainult tundide kandeid. Tundide töölehe või ajatabeli abil saate registreerida need tunnid projektile. Pärast tundide registreerimist kuvatakse need projektikannetena, kuid neil pole vastavaid kandeid. MÄRKUS: Ajaprojektide kandeid ei kajastata lehel Kulude sisestamine, Laekumine ega Arvesoovituste loomine.

Töötajate, kategooriate ja ressursside määramine

Saate kavandada töötajate ressursse vastavalt projekti nõuetele ja ajakavale, samuti töötajate oskustele ja kättesaadavusele. Ressursside kavandamise võimaluste abil saate oma organisatsiooni töötajaid tõhusalt ja tulemuslikult kasutada. Saate kiiresti leida kõige rohkem kvalifitseeritud töötajaid, kes on teie projektiga töötamiseks saadaval. Samuti saate hõlpsalt vaadata, kuidas neid töötajaid projekti käigus tõhusamalt kasutada.

Siin on mõned võimalused, kuidas saate kasutada ressursi ajastamise funktsiooni.

• Töötaja omaduste (nt hariduse, oskuste, sertifitseerimise ja projektikogemuse) kohta teabe saamiseks kasutage töötaja vastendamist projekti nõuetega.
• Saate kasutada teavet töötaja kalendri ja kättesaadavuse kohta, et sobitada töötaja ajakava projekti kalendriga.
• Saate üle vaadata iga töötaja võimsuse ja selgitada välja, kuidas seda võimsust kasutatakse. Näiteks kui töötajat kasutatakse liiga vähe, saab töötaja määrata projekti, mis sobib tema kättesaadavuse ja atribuutidega.
• Vaadake töötaja saadavus üle ja veenduge, et kalendris poleks vastuolusid töötaja tööülesannetega.
• Saate vaadata teavet töötajate kasutamise kohta kokkuvõtvas vaates (nt osakonna või töötaja järgi) või üksikasjalikus vaates (nt töötajate allüksuse või töötaja iganädalase täpsustuse järgi).
• Muutke ressursimääramisi erinevatele ajaühikutele (nt päev, nädal või kuu), et optimeerida töötajate kasutamise viisi.

Projekti täitmine

Projekti täitmise ajal registreerivad meeskonnaliikmed või haldurid töö ja tekkinud väljaminekud, kasutades ajatabeleid, kuluaruandeid ja muid äridokumente. Projektijuhtidel on tööriistad, mis võimaldavad jälgida projekti eelarveliste summade tarbimist. Projektijuhid saavad ostutellimuste või muude äridokumentide abil projekti jaoks materjale tellida, komplekteerida või hankida. Arved koostatakse ja kinnitatakse, nii et klientidele saab esitada arveid käimasoleva töö eest. Lõpuks kajastatakse selle protsessi käigus tulu, mis mõjutab organisatsiooni finantse.

Tööjaotuse struktuuride haldamine

Tööjaotuse struktuur (WBS) on projekti jaoks tehtava töö kirjeldus. WBS on tööülesannete hierarhia. See ei esinda mitte ainult iga tööülesande tööd, vaid ka tööülesande suurust, maksumust ja kestust.

Lisateavet leiate teemast Tööjaotuse struktuuride ülevaade.

Projekti prognooside ja eelarvete haldamine

Projektide haldamiseks ja juhtimiseks on kaks viisi: prognoosid ja eelarved. Kasutage projekti prognoosi loomist, kui teie organisatsioon lähtub toimimise perspektiivist ja keskendub konkreetsetest tehingust pärinevatele tuludele ja kuludele. Kui teie organisatsioon keskendub rohkem rahalisele aspektile, kasutage projekti eelarve kavandamist.

Lisateavet leiate teemast Projekti prognoosid ja eelarved.

Tootmistellimuste loomine

Projektiga seotud tootmistellimuse saab linkida müügitellimuse või kaubavajaduse abil, kasutades selleks kas lõpetatud kauba meetodit või tarbitud kauba meetodit. Kui tootmistellimus on loodud käsitsi, ei looda linki tootmistellimuse, müügitellimuse ega kaubavajaduse vahel (pole linki tellimusega). Kui aga tootmistellimus on müügitellimuse või kaubavajaduse täitmiseks automaatselt loodud, on tootmistellimuse ja müügitellimuse või kaubavajaduse vahel link (link tellimusele).

Nende tegurite kombinatsioonide põhjal kasutage ühte järgmistest meetoditest.

• Lõpetatud kaup / link tellimuse juurde – linkige projekt müügitellimuse või kaubavajadusega. Selle meetodi kasutamisel sisestatakse tegelikud projektikulud müügitellimuse arveldamisel või saatelehe uuendamisel kaubavajaduse jaoks. Kulu sisestatakse lõpetatud kaubana.
• Lõpetatud kaup / puudub link tellimusele – tegelikke kulusid ei saa sisestada enne, kui kauba tootmistsükli olek on Lõpetatud. Lõpetatud kauba maksumus sisestatakse ühe tehinguna.
• Tarbitud kaup / link tellimuse juurde – linkige projekt kaubavajadusega. Selle meetodi kasutamisel saate tegelikke projektikulusid vaadata juhul, kui tootmise olekuks on Alustatud see on lõpetatuks kinnitatud. Kulud sisestatakse mitme projekti kaubatehingutena toorainena ja tootmise jaoks tarbitud tundidena. Kui saateleht uuendatakse kaubavajaduse jaoks, projektikulusid ei sisestata. Saate määratleda ka koosluse (BOM) hierarhiataseme, millega jälgitakse tootmisprojekte.
• Tarbitud kaup / puudub link tellimusele – linkige projekt kaubavajadusega. Selle meetodi kasutamisel saate tegelikke projektikulusid vaadata juhul, kui tootmise olekuks on Alustatud see on lõpetatuks kinnitatud. Kulud sisestatakse mitme projekti kaubatehingutena toorainena ja tootmise jaoks tarbitud tundidena. Saate määratleda ka koosluse (BOM) hierarhiataseme, millega jälgitakse tootmisprojekte.

Toodete ja teenuste hankimine

Kauba ost ja müük on paljudele projektidele keskendunud ettevõtetes levinud tegevus.

Projektide ostutellimused

Ostutellimuse eesmärk määratleb, millal ostutellimus realiseeritakse, ja seega, kui projekti kaupade eest makstakse.

Meetod	Eesmärk	Üksuste kasutamine
Ostutellimuse loomine otse.	Väliselt tarnijalt kauba ostmine projektis kasutamiseks. Ostutellimuse loomiseks on järgmised võimalused. Projektist endast. Sellisel juhul on projekt juba ostutellimuse jaoks määratletud. Navigeerides projekti ostutellimusele. Ostutellimuse loomiseks peate valima nii hankija kui ka projekti.	Üksused võetakse kasutusele, kui tarnija arvet värskendatakse.
Looge ostutellimus müügitellimusest.	Kauba ostmine, kui loote müügitellimuse projekti põhjal.	Üksused võetakse kasutusele, kui müügitellimuse eest on kliendile saadetud arve.
Müügitellimuse loomine üksuse nõudest.	Kauba ostmine, kui loote kaubavajaduse projekti põhjal.	Üksused võetakse kasutusele, kui üksuse nõude saatelehte värskendatakse.

Projektide müügitellimused

Projektijuhtimises ja raamatupidamises saate kauba realiseerimist registreerida mitmel viisil. Saate projektis kaupu müüa või kaupu osta või projekti jaoks kaupu reserveerida.

Saate kaupu tellida ettevõtte varudest projektis kasutamiseks. Teise võimalusena saate kaupu osta ka väliselt hankijalt. Kaupa saab realiseerida igat tüüpi projektides, välja arvatud ajaprojektid.

Kauba tellimise viis sõltub sellest, kust te neid tellite.

• Kauba tellimiseks ettevõtte varudest tuleb tellimus sisestada kaubavajadusena. Kui kasutate lehte Kaubavajadused , saate seadistada vajaduse nii, et saate kaubad osaliste tarnetena. Seega saate üksuste kaubakoguse realiseerimise edasi lükata, kuni kaubad on vajalikud.
• Väliselt hankijalt kaupade tellimiseks peate looma tellimuse ostutellimusena lehel Ostutellimus .

Märkus.

Projektiga seotud müügitellimuse saatelehte ei saa tühistada, kui kaubad on juba pakkimiseks märgitud.

Järgmises tabelis on toodud kauba tellimise meetodid ja kirjeldatakse, kuidas kaupu realiseeritakse.

Meetod	Eesmärk	Kauba realiseerimise tehingud
Müügitellimus	Sisestage tehing otse aja- ja materjali projektile.	Kaubakandeid kasutatakse kliendi arve sisestamisel.
Varude tööleht	Saate kiiresti sisestada ja hallata kaubakirjeid. Kui soovite sisestada näiteks prinditud loendil põhineva kaubavajaduse, saab kasutada varude töölehte.	Kaubakanded realiseeritakse töölehe sisestamisel.
Kaubavajadus	Sisestage kaubad, mida kohe ei realiseerita. Selle meetodiga saate jälgida ühe kaubavajaduse kirjega tarbitavate kaupade arvu.	Kaubakandeid kasutatakse saatelehe värskendamisel. Teisisõnu luuakse saatelehe sisestamisel vastav kaubavajadus.
Ostutellimused	Sisestage kanded ühte kolmest asukohast, olenevalt ostmise meetodist.	Kaubakandeid kasutatakse saatelehe uuendamisel või juhul, kui kliendile või hankijale saadetakse arve.

Protsessiprojekti arved

Projektitüüp määratleb, millist arveldamise protseduuri tuleks rakendada. Arvet saab koostada ainult kahe välise projekti tüübi kohta (Aja- ja materjalikulu ning fikseeritud hinnaga). Aja- ja materjalikulu projektidele ning fikseeritud hinnaga projektidele lisatakse alati projekti leping.

Enne projekti jaoks kliendi arve loomist saate luua esialgse arve või arve soovituse. Arvesoovituses saate valida projektiarvele kaasatavad projektikanded. Seejärel saate arve üksikasjad enne projekti arve sisestamist üle vaadata ja selle kliendile või muule rahastamisallikale saata.

Lisateavet projektiarvete töötlemise kohta leiate teemast Projekti arveldamine.

Projekti lõpuleviimiseks kulu arvutamine

Hinnangu loomisel saate valida meetodi, mida kasutatakse projekti lõpuleviimiseks kulu arvutamiseks. Meetodi saate valida lehe Loo hinnang väljal Kulu meetodi lõpetamiseks. Teie valitud meetodit rakendatakse eraldi iga kuluarvestuse kulurea jaoks. Kui rea olek on Loodud, saate muuta sellele rakendatud meetodit lehel Kuluhinnang .

Järgmises tabelis on kirjeldatud projekti lõpuleviimiseks kulu arvutamise meetodeid.

Meetod	Kirjeldus
Kogukulu – tegelik	Prognoositavad kulud tuleb sisestada käsitsi. Kui veerud Kogukulu või Kogukogus lehel Kuluprognoos on lõpule viidud, lahutatakse tegelikud kulud kasutaja sisestatud kogusummast. Tulemuseks on kulu projekti lõpuleviimiseks. Tavaliselt ei jälgita kulude edenemist, võttes aluseks näiteks hotellides peatumisi ja söögikordi, mis on igal perioodil salvestatud. Selle asemel. Jälgimine põhineb tavaliselt prognoositava tundide kogusummaga võrdlusel. See lähenemine ei nõua prognoosimudelit ja kogukulu või kogukogust saab käsitsi muuta. Kui väärtus sisestatakse veergu Kogukulu või Üldkogus, võrdleb Finance seda väärtust selles perioodis sisestatud tegelike kannetega ja seejärel vähendab selle väärtust veerus Lõpuleviidav kogus või Kulu lõpuleviimiseks.
Kogueelarve – tegelik	Tegelikke kulusid võrreldakse selle prognoosimudeli suhtes, mille valite kulu määratlemiseks. See meetod kasutab kogu eelarvemudelit, mis sisaldab prognoositavaid tehinguid. Projektist täpsema ülevaate saamiseks saate eelarvemudeli vastavalt projekti edenemisele kohandada. Kui peate prognoosi kohandama, järgige seda üldist protsessi. Saate kopeerida prognoositavad tehingud teise eelarvemudelisse. Võrrelge prognoositavaid tehinguid tegelike tehingutega. Järgmise perioodi prognooside haldamine, vähendamine või suurendamine. Finance ei vähenda automaatselt prognoose. Seetõttu on hea mõte säilitada fikseeritud hinnaga projekti algne eelarvemudel, et luua võrdlusalus, kui projekt on lõpule viidud. MÄRKUS: Selle meetodi valimisel kasutage vähemalt kahte prognoosimudelit. Üks mudel peaks sisaldama algset eelarvet. Mõne muu mudeli jaoks peaksite eelarvekanded kopeerima mõnest muust mudelist. See meetod kehtib ainult fikseeritud hinnaga ja investeerimisprojektide jaoks.
Järelejäänud eelarve	See meetod kasutab järelejäänud eelarvemudelit, et arvutada kulu projekti lõpuleviimiseks. Selle meetodi kasutamisel liidetakse järelejäänud eelarvemudeli tegelikud kulud ja prognoositud summad kokku. Tulemuseks on kogukulu. Enne selle meetodi kasutamist tuleb seadistada järelejäänud eelarvemudel, et maha arvata kanded, mis põhinevad süsteemis registreeritud tegelikel kannetel. Veenduge lehel Eelarvemudelid, et väljad oleksid märgitud rühmas Automaatne eelarve vähendamine. Tavaliselt kopeeritakse järelejäänud eelarve algsest eelarvest. Kannete sisestamisel vähendatakse ülejäänud eelarvega seotud tehinguid. Kui projekti edenedes selgub, et järelejäänud eelarvet tuleb korrigeerida, saate eelarvelisi tehinguid teha ülejäänud eelarvesse. MÄRKUS:Seda meetodit saab rakendada ainult siis, kui prognoosile on lisatud prognoosimudel.
Nagu eelmine prognoos	Rakendatakse sama prognoosimeetodit, mida kasutati eelmise perioodi jooksul. Selle meetodi jaoks on vaja eelarvemudelit, kui eelmine periood vajas eelarvemudelit.
Kulu seadmine nulli jäämiseks	Tavaliselt kasutatakse seda meetodit enne prognoositava projekti kõrvaldamist. See meetod vastab tegelike sisestatud kannete koguprognoosile ja tühistab veeru Kulu lõpetamiseks. Tulemuseks olev protsent on alati 100 protsenti. Iga loodava kulurea jaoks ei valita välja Prognoos ja kogu kalkulatsioon kopeeritakse eelmisest kuluprognoosist. Prognoositava perioodi tegelik tarbimine arvatakse projekti lõpuleviimiseks kulust maha. See meetod ei nõua eelarvemudelit.
Kulumallist	Rakendatakse kulu-lõpetamiseks-meetodit, mis on seatud kulumallis, mida seostatakse valitud prognoosiprojektiga.

Projekti analüüsimine

Selle kõige elementaarsema taseme korral kasutatakse projekti kannete rühmitamiseks, mis kirjendavad kulusid, ja seejärel sisestavad need kulud pearaamatusse.

Üldiselt on need kanded äridokumentide (nt ajatabelite, kuluaruannete, hankija arvete või laotehingute) tulemus. Projekti elutsükkel algab tavaliselt hinnangute, prognooside ja eelarvetega, mis aitavad kavandada ja ennustada projekti tegevusi ja finantsmõju. Projekti analüüsimisel saate hinnata mitte ainult projekti ajal toimunud tehinguid, vaid ka teie hinnangute ja prognooside täpsust, projekti meeskonnaliikmete kasutamise määrasid ning projekti üldist edukust.

Rahavoo analüüsimine

Kasutage rahavoogude jälgimist, et vaadata üle projekti prognoositud rahavood ja tegelikud rahavood. Rahavoogusid saate vaadata projekti edenemise ajal või kuvada lõpetatud projekti rahavood.

Rahavoogude jälgimise abil saate hinnata ühte projekti, kasutada aruandeid mitme projekti vaatamiseks ning projekti rahavood pearaamatusse üle kanda likviidsuse planeerimiseks.

Rahavoogude prognoosimine

Vastavalt teie seadistusele saate prognoosida valitud projekti rahavoogusid. Näiteks kui projekti kuupäevaks on 5. märts 2012 ja te teete arve 31. märtsil 2012, saate prognoosida raha laekumise tähtaega ja eeldatavat maksekuupäeva.

• Projekti kuupäev: 5. märts 2012.
• Arve kuupäev: 31. märts 2012. See päev määratletakse arvete esitamise sageduse põhjal. Selles näites määrake arve esitamise sagedus praeguse kuuni. Seega on kõik kanded, mis on sisestatud märtsis, arveldatud kuu viimasel päeval.
• Tähtaeg: 14. aprill 2012. See tähtaeg määratakse vastavalt projekti jaoks määratud maksetingimustele. Selles näites olete valinud 14-päevase maksetingimuse. Seetõttu lisatakse arve kuupäevale 14 päeva, et saada 14. aprill 2012.
• Eeldatav müügimakse kuupäev: 27. aprill 2012. Selle kuupäeva arvutamiseks liidetakse lehe Projektihalduse ja raamatupidamise parameetrid väljal Üldised puhverpäevad olev päevade arv lehe Projektilepingud väljal Üksikud puhverpäevad olev päevade arv ja seejärel liidetakse kogusumma väljal Tähtaeg olevale päevade arvule. Selle näite puhul sisestasite väljale Üldised puhverpäevad 3 ja väljale Üksikud puhverpäevad 10 . Seetõttu lisatakse tähtpäevale 13 päeva, et saada oodatav müügi makse 27. aprillil 2012.

Üldise puhvri päevad võib asendada individuaalse puhvri päevadega või lisada need individuaalse puhvri päevadele.

• Üldise puhvri päevade kasutamiseks individuaalse puhvri päevade asendamisena sisestage kliendi tähtaja ja tegeliku maksekuupäeva vahele jääv keskmine päevade arv.
• Üldiste puhverpäevade lisamiseks üksikutele puhverpäevadele sisestage väljale Üldised puhverpäevad hinnanguline päevade arv, mis jääb kliendi makse saatmise päeva ja organisatsiooni makse laekumise päeva vahele.

Seadistage projekti lepingus individuaalse puhvri päevad. Päevad arvutatakse nii müügiarve tähtaja kui ka ettevõtte kasutuskogemuse põhjal.

Tegelik rahavoog

Tegelik rahavoog sarnaneb prognoosimisega, kuid saate alustada arvutusi esimese arve kuupäeval. Järgmiselt on toodud näide.

• Arve kuupäev: 2. märts 2012.
• Tähtaeg: 16. märts 2012. Maksetingimused on määratud 14 päevaks.
• Eeldatav müügimakse kuupäev: 29. märts 2012. Arvutus sisaldab kolme üldist puhvripäeva ja 10 individuaalset puhvripäeva.

Kulude prognoosimine

Vastavalt määratletud päevadele võib kulu maksekuupäev erineda projekti kuupäevast. Sel juhul arvutatakse kulu maksepäev, lisades päevade arvu projekti kuupäevast kuni maksetingimustes oleva päevade arvuni.

Tehingu projektikuupäevaks on näiteks 5. märts 2012 ja järgmised maksetingimused on määratud.

• Tunnid: jooksev kuu (K)
• Kulud: 14 päeva (D14)
• Kaubad: 30 päeva (D30)

Nende sätete põhjal on siin igal kandetüübil kulu maksekuupäev.

• Tunnid: 31. märts 2012, mis on valitud kuu viimane päev.
• Kulud: 19. märts 2012, mis on 14 päeva pärast tehingu kuupäeva.
• Kaubad: 4. aprill 2012, mis on 30 päeva pärast kande kuupäeva.

Märkus.

Ostutellimuse tähtaeg põhineb projekti ostutellimuse loomise hankija tehingul. Tähtaeg ei ole määratud ühegi vaikesättega.

Kulu maksekuupäeva korral ei arvutata puhverpäevi. Pärast projekti lõpuleviimist, kui kõik kulude määramine ja arveldamine on lõpule viidud, sisestatakse nii kulu kui ka müük kasumi ja kahjumi kontodele.

Kui kõik müügi- ja hankijaarved on lõpule viidud, saate vaadata seoseid väljade vahel lehel Rahavoog ja väljade vahel lehel Projekti väljavõtted .

Rahavoogude leht

• Raha sissevood
• Raha väljavood
• Neto rahavood

Projekti aruannete leht

• Tulu
• Kulu kokku
• Kogutulu

Kulude ülevaatamine

Saate jälgida kulusid, mida teie organisatsioon projekti ajal kannab, lehel Kulude juhtimine . Võrreldes projekti algseid eelarvelisi kulusid praeguste tegelike kuludega, saate määratleda, kas projekt on tasakaalus, üle eelarve või alla eelarve.

Märkus.

Kui kasutate projekti kulude praeguse oleku vaatamiseks lehte Kulude juhtimine , kasutage algse ja järelejäänud eelarve jaoks valitud eelarvemudeleid. Kui valite kulude arvutamisel muu eelarvemudeli, ei saa arvutuse tulemused olla täpsed.

Järelejäänud eelarveliste summade vaatamine

Kui lehel Projektihalduse ja raamatupidamise parameetrid on kulujuhtimise meetodiks valitud Eelarve jääk, arvutab leht Kulude kontroll kulud, mida pole tegelikuks sisestatud või kinnitatud. Täpsemalt arvutatakse lehe Kulude kontroll alumisel paanil vahekaardil Üldine olevad summad järgmiselt.

• Tegelik kulu – kogusumma, mis on valitud kulureal projektile kulutatud. Tegelik kulusumma arvutatakse lehel Pearaamatu värskendused .
• Kooskõlastatud kulu – täiendav kulusumma, mille juriidiline isik on kohustunud tasuma. Konkreetsed kooskõlastatud kulusummad arvutatakse lehel Kooskõlastatud kulud .
• Järelejäänud eelarve – algse eelarvestatud summa summa, mis on valitud kulureal endiselt saadaval. Ülejäänud eelarvesumma arvutatakse lehel pearaamat eelversioon .
• Kogukulu – tegeliku kulu, kooskõlastatud kulu ja järelejäänud eelarvesummade summa.

Lehe Kulude kontroll vahekaardil Hälve saate vaadata eeldatava kogukulu võrdlust algse eelarvega. See võrdlus näitab erinevusi nende summade vahel. Seega saate vaadata, kus andmed ei ühti. Hälbe summad arvutatakse järgmiselt.

• Algne eelarve – summa, mis algselt eelarvestati valitud kulureale. Algne eelarvesumma arvutatakse lehel pearaamat eelversioon .
• Kogukulu – tegeliku kulu, kooskõlastatud kulu ja järelejäänud eelarve summa, nagu on kajastatud vahekaardil Üldine .
• Hälve – kogukulu ja algse eelarve.
• Kogusel põhinev hälve – algse prognoosi ja prognoosi kogusumma kokku. Seda erinevust saab väljendada matemaatiliselt (kogu prognoositud kogus) × (algne keskmine hind – kogu keskmine hind). See arvutus rakendub ainult projekti tundidele.
• Hinnal põhinev hälve – algse prognoosi ja prognoosi kogusumma kokku. Seda erinevust saab väljendada matemaatiliselt (algne prognoositud hind) × (algne prognoositud kogus – kogu prognoositud kogus). See arvutus rakendub ainult projekti tundidele.

Kogu eelarve summade vaatamine

Kui lehel Projektihalduse ja raamatupidamise parameetrid on kulujuhtimise meetodiks valitud Eelarve kogusumma, arvutab leht Kulude kontroll projekti tegelikud kulud ja kogukulud, et aidata teil nende kahe vahel erinevusi tuvastada. Täpsemalt arvutatakse lehel Kulude kontroll vahekaardi Üldine alumise paani veergudes olevad summad järgmiselt.

• Eelarvesse kantud kogukulu – valitud kulurea eelarvestatud kogusumma.
• Tegelik kulu – kulude kogusumma, mis on valitud kuluridadel projektiga seni tehtud.
• Kooskõlastatud kulu – valitud kulureale kinnitatud kogusumma.
• Hälve – tegelike ja kooskõlastatud kulude summa ja kogukulu. Kõrvalekalle näitab, kas kogu eelarve jaoks tuleb määrata lisakulud.

Lehe Kulude kontroll vahekaardil Hälve saate vaadata kogueelarve ja algse eelarve erinevust, vaadates järgmisi välju.

• Algne eelarve – kulureale algselt eelarvestatud summa. Algne eelarve arvutatakse lehel pearaamat eelversioon .
• Eelarvesse kantud kogukulu – kulureale algselt eelarvestatud kogukulu. Eelarvesse kantud kogukulu arvutatakse lehel pearaamat eelversioon .
• Hälve – kulurea kõrvalekalle. See summa arvutatakse, lahutades algsest eelarvest kogukulu.
• Kogusel põhinev hälve – algse eelarve ja eelarve kogusumma kokku. See summa arvutatakse, lahutades algsetest eelarvetundidest eelatve kogutunnid ja korrutades erinevuse algse eelarvelise kuluhinnaga. Seda erinevust saab väljendada matemaatiliselt (algne eelarveline kulumäär) × (algsed eelarvelised tunnid – eelarve kogusumma). See arvutus rakendub ainult projekti tundidele.
• Hinnal põhinev hälve – selle summa arvutamiseks lahutatakse algse eelarve tundidest eelarvetundide kogusumma ja seejärel korrutatakse erinevus tarbitud tundide koguarvuga. Seda erinevust saab väljendada matemaatiliselt (kasutatud tunnid kokku) × (algsed eelarvelised tunnid – eelarve kogutunnid). See arvutus rakendub ainult projekti tundidele.

Analüüsi kasutamine

Kasutamise määr on protsent ajast, mil töötaja sooritab tasustatavat või tootlikku tööd kindlal tööperioodil. Tasustatav tööaeg on töötaja tunnid, mille eest saab kindlale kliendile arve esitada.

Töötaja kasutamise määra arvutamiseks jagatakse tasustatavate tundide arv teatud perioodi tööaja pikkusega. Näiteks juhul, kui töötajal on perioodi jooksul 30 tasustatavat tundi ja töötundide arv samal perioodil on 40, on töötaja kasutamise määr 75 protsenti.

Kui arvutate töötaja kasutamise määra, saate arvutada kas tasustatud määra või efektiivsuse määra.

• Arveldatav määr – arveldatavate tundide ja arveldamatute tundide või normtundide.
• Efektiivsuse määr – produktiivsete tundide ja mittetootlike tundide või normtundide. Tootlikud tunnid on tunnid, mille töötaja kulutab panustades kindlasse projekti. Tootlikud tunnid on tavaliselt klientidele arvena esitatud, v.a sisemiste projektide korral. Mittetootlikud tunnid pole kliendile kunagi arvestatud.

Kasutusmäärad saate arvutada lehel Tunnikasutus . Arvutused põhinevad vaikeeelistustel. Need eelistused määravad ka tundide arvutamise viisi, määrates igale projektitüübile kasutuse või koormuse . See kehtib tasustatava määra arvutamisel ja tõhususe määra arvutamisel.

• Kasutus – valitud projektitüübi puhul teatatud tunde arvestatakse alati arveldatavana või tõhususe kasutamisena.
• Koormus – valitud projektitüübi puhul teatatud tunde arvestatakse alati mittearveldatava või mittetõhususe kasutamisena.
• Rea atribuudi järgi – konkreetse tunnikande reaatribuudid määravad, kas tunde arvestatakse arveldatava või tõhususe kasutamisena.
• Pole kaasatud – tunde ei arvestata arveldatava või tõhususe kasutamise arvutamisel.

Lehel Tunnikasutus saate lisaks töötaja või projekti üldisele kasutusmäära protsendile vaadata tundide arvu, mida kasutati kasutusmäära arvutustes iga järgmise tunnitüübi puhul.

• Pole kaasatud tunde – neid tunde ei arvestata tunni kasutusmäära hulka.
• Kaasatud tunnid – nende tundide arvutamiseks liidetakse kasutustunnid ja koormustunnid. Need tunnid sisalduvad kasutusmääras.
• Koormustunnid – arveldatava määra arvutamisel on need tunnid samad, mis mittetasustatavad tunnid. Kui arvutate efektiivsuse määra, on need tunnid samad, mis mitteefektiivsed tunnid.
• Kasutustunnid – arveldatava määra arvutamisel on need tunnid samad, mis tasustatavad tunnid. Kui arvutate efektiivsuse määra, on need tunnid samad, mis produktiivsed tunnid.

Kui arvutate töötaja kasutamise määra, saate kasutada normtunde või kaasaarvatud tunde. Kui kasutate kaasaarvatud tunde, peate tagama, et töötajad salvestavad kogu oma tööaja ajatabeli perioodide jaoks, kuna arvutused on väljendatud protsendina sisestatud tundidest. Kui arvutate projekti, projektilepingu, kliendi kirje või kategooria tunnikasutamise määra, peate arvutamiseks kasutama kaasaarvatud tunde.

Projekti aruannete ülevaatamine

Projekti edenemise kiire hetktõmmise vaatamiseks saate luua projekti väljavõtte. Projektiaruande käivitamisel saate määrata kriteeriumid, mida kasutatakse väljavõtte arvutamiseks, tehes valikuid vahekaardil Üldine lehel Projektiaruanded . Saate valida, kas kaasata või välistada järgmine teave.

• Projektitüübid
• Kandetüübid
• Projekti kuupäev / pearaamatu kuupäev
• Andmed

Pärast väljavõtte arvutamist saate vaadata järgmist teavet lehe Projektiaruanded erinevatel vahekaartidel.

• Üldine – Üldine teave projekti kasumi ja kahjumi põhistruktuuri kohta.
• Kasum ja kahjum – teave viitlaekumiste kohta.
• WIP – teave WIP-konto saldode kohta.
• Tarbimine – teave tundide, kaupade, kulude ja palgakannete tarbimise kohta.
• Arve – teave arvete ja ettemaksuarvelduse kohta.
• Tunnitasu – tulu- ja kulukontodele sisestatud tundide tunnitasud.