Veose vastavusseviimine transpordihalduses

Selles artiklis selgitatakse veose vastavusseviimise protsessi.

Veose vastavusseviimine võib toimuda käsitsi või olla seadistatud toimuma automaatselt. Veose automaatse vastavusseviimise kasutamiseks tuleb seadistada auditi koondandmed, milles saate määratleda kriteeriumid, mis määravad, millised veoarved automaatselt vastendatakse.

Veose vastavusseviimise protsess

Veohinnad arvutab hinnamootor, mis on seotud vastava vedajaga. Koorma kinnitamisel koostatakse veoarve ja veohinnad kantakse sellele üle. Veohinnad jaotatakse vastavale lähtedokumendile (ostutellimus, müügitellimus ja/või üleviimistellimus) muude kuludena, olenevalt tavapärase arveldusprotsessi puhul kasutatavast seadistusest. Kauba vastavusseviimise protsess (mida nimetatakse ka vastendusprotsessiks) alustatakse kohe, kui veoarve vedajalt saabub. Arve võib võtta vastu elektrooniliselt või paberkandjal. Kui arve saadakse paberkandjal, võite koostada elektroonilise arve, kasutades mallina veoarvet.

Käsitsi vastavusseviimine

Kui viite veose vastavusse käsitsi, tuleb vastendada iga arve rida veoarve reaga või arveldatava koorma ridadega. Vastendate veoarve ja arve vastendamise lehel. Kui arve real olev summa ei vasta veoarve summale, tuleb valida vahe jaoks vastavusseviimise põhjus. Kui vastavusseviimisel on mitu põhjust, võite vastendamata summa nende vahel ära jagada. Vastavusseviimise põhjus määrab, kuidas vahesummad pearaamatusse sisestatakse. Kui arvestatakse kogu arve summat, esitatakse see kinnitamiseks ja seejärel tööleht sisestatakse. Järgmine illustratsioon näitab, kuidas koostada veose arvet ja veost vastavusse viia.

Automaatne vastavusseviimine

Automaatse vastavusseviimise kasutamiseks tuleb määrata vastavusseviimise graafik ning kasutatavad arved ja vedajad. Vastendamine arve ridadel ja veoarvetel toimub auditi koondandmete ja veose arve tüübi seadistusele. Pärast automaatse vastavusseviimise käitamist tuleb tegeleda arvetega, millele süsteem vastet ei leia. Neid arveid peab siis käsitsi töötlema, enne kui saate kõik arved maksmiseks sisestada.

Veoarvete vastendamine veose arvetega, kasutades automaatset ja käsitsi vastavusseviimist

Vastendamine on igale veoarvele vastavate veoarvete otsimise protsess. Seda saab teha, vastendades arveread ükshaaval (käsitsi vastendamine) või vastendades kõik saadaolevad arved korraga (automaatne vastendamine).

Automaatne vastendamine

Kui vastendate mitu veoarvet sama veose arvega, toimib automaatse vastendamise protsess järgmiselt.

1. Kõik veoarved, mida ei vastendata, sorditakse summa alusel suurima summaga esimesena.
2. Veoarveid vastendatakse ükshaaval, kuni veoarvel puudub positiivne summa.
3. Sõltuvalt auditi koondandmete seadistusest ja veose arvete jääksummast määratakse järelejäänud summa.

Käsitsi vastavusse viimine

Vastendamiseks on saadaval kõik positiivsete summadega veoarved. Sarnaselt automaatsele vastendamisele, saab kasutaja vastendada veoarved ainult negatiivsete summadega veoste arvetega, mis pole täielikult vastendatud.

Näide

Oletame, et teil on veoarve (FB) summaks 1500 ja olete loonud kolm veose arvet ühe arv reaga iga arve jaoks järgmiste sätetega.

• Algne veoarve (FB): summa 1500
• Arve 1 (Inv1): summa 1000
• Arve 2 (Inv2): summa 600
• Arve 3 (Inv3): summa –100

Automaatse vastendamise tulemus

Automaatne vastendamine käivitab järgmise järjestuse.

1. Sordi kõik veoarved summa alusel kahanevalt: Inv1 -> Inv2 -> Inv3.
2. Vastenda Inv1 FB-ga. Inv1-le on vastendatud 1000 ja FB-le on järelejäänud 500 summat, seega on olekuks seatud Osaliselt sobitatud.
3. Vastenda Inv2 FB-ga. Inv2 vastendatud on 500 ja FB-s on 0 järelejäänud, seega on olekuks seatud Täielikult sobitatud.
4. Kuna FB on nüüd täielikult vastendatud, siis arvet Inv3 ei töödelda.

Käsitsi vastendamise tulemus

Käsitsi vastendamiseks varieeruvad tulemused olenevalt vastendamise järjestusest, nagu näidatud järgmistel näidisjuhtumitel.

Käsitsi vastendamise juhtum 1

Üks moodus käsitsi vastendamiseks on jätkata järgmiselt.

1. Vastenda FB Inv1-ga. FB-le on järelejäänud 500 summat, seega on olekuks seatud Osaliselt sobitatud.
2. Vastenda Inv2 FB-ga. Inv2 vastendatud on 500 ja FB-s on 0 järelejäänud, seega on olekuks seatud Täielikult sobitatud.
3. Inv3 käsitsi vastendamisel ei leia te vastendamata veose arveid.

See juhtum on põhimõtteliselt sama, mis automaatne vastendamine

Käsitsi vastendamise juhtum 2

Teine moodus käsitsi vastendamiseks on jätkata järgmiselt.

1. Vastenda Inv3 FB-ga. Nüüd on FB jääksumma 1600, mis on sama, mis negatiivse 100 lahutamisel 1500-st. Nii FB kui ka Inv3 vastendatud kogus on –100.
2. Vastendage Inv1 ja Inv2 FB-ga üksteise järel. FB on täielikult vastendatud.

Nagu see näide näitab, tuleks veose arveid vastendada negatiivsete summadega ainult käsitsi. See tagab, et veose arveid ja negatiivseid summasid oleks võimalik vastendada veose arvega, mis ei ole täielikult vastendatud, kuna see võimaldab teil kontrollida sobiva järjestuse järjekorda.