Outlooki meili jälgimine, teisaldades selle Exchange'i jälgitavasse kausta

Jälgige kliendisuhtlust kõikjalt, kus olete, ja peaaegu igasuguselt seadmelt, kasutades kausta jälgimist. Pärast jälgitava kausta seadistamist saate sellesse kausta lohistada või teisaldada meilisõnumi selle automaatseks jälgimiseks klientide kaasamise rakendustes (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing ja Dynamics 365 Project Service Automation). Lisaks, kui määrate kaustale seostuva kirje (näiteks konkreetse ettevõtte või müügivõimaluse kirje), seovad klientide kaasamise rakendused kõik selles kaustas olevad meilid automaatselt selle kirjega. Jälgitavad kaustad toimivad rakendustes Exchange Online, Outlook veebis või mis tahes muus mobiilirakenduses, mis toetab Exchange’i.

Jootraha

Jälgitavad kaustad töötavad Exchange’i sisendkausta reeglitega. See teeb lihtsaks meilisõnumite automaatse suunamise konkreetsesse kausta. Näiteks võite seadistada Exchange’i reegli, mis suunab automaatselt meilid Contoso kontaktilt jälgitavasse Contoso kausta, mis on seotud konkreetse Contoso müügivõimalusega. Soovin lisateavet reeglite seadistamise kohta.

Kausta jälgimist saate näha videos Kausta tasemel jälgimine CRM Online’is.

Nõuded jälgitavate kaustade kasutamisele

• Ka teie administraator peab olema jälgitavate kaustade funktsiooni lubanud. Lisateabe saamiseks võtke ühendust oma administraatoriga. Jälgitavate kaustade lubamise kohta leiate administraatori teavet jaotisest Kausta tasandi jälgimise konfigureerimine.

• Teie organisatsioon peab kasutama meilide sünkroonimismeetodina serveripoolset sünkroonimist. Kui te ei tea, millist sünkroonimismeetodit teie organisatsioon kasutab, pöörduge oma administraatori poole. Administraatori teavet serveripoolse sünkroonimise seadistamise kohta leiate jaotisest Serveripoolse sünkroonimise seadistamine.

Jälgitava kausta seadistamine

1. Klõpsake veebirakenduses navigeerimisribal nuppu Suvandid.

2. Klõpsake dialoogiboksis Isiklike suvandite seadmine vahekaardil Meil ja seejärel klõpsake jaotises Valige rakenduses Dynamics 365 jälgitavad meilisõnumid valikut Konfigureeri kausta jälitamise reeglid.

3. Klõpsake dialoogiboksi Kausta tasandi jälgimine jaotises Exchange’i kaust+ Uus kaustavastendus, valige kuvataval väljal allanool ja seejärel kaust, mida soovite jälgida.

   

   Märkus.

   Saate jälgida ainult oma Exchange’i sisendkaustas olevaid kaustu või alamkaustu. Jälgitakse ainult valitud kausta. Näiteks kui valite alamkaustu sisaldava kausta, ei jälgita alamkaustu, kui te neid selles dialoogiboksis spetsiaalselt ei vali. Jälgitavate kaustade maksimaalne arv on 25.

4. Kui soovite kausta linkida kindla kirjega – näiteks konto või müügivõimalusega –, klõpsake jaotises Seostuv kirje Dynamics 365 rakendustes nuppu Otsing ja otsige seejärel kirjet .

5. Korrake samme 3 ja 4 täiendavate kaustade puhul, mida soovite jälgida ja (soovi korral) seostuvate kirjetega siduda.

6. Kui olete kaustade lisamise ja sidumise lõpetanud, klõpsake Salvesta.

Kausta jälgimise parimad tavad

• Veenduge, et kasutate oma mobiilsetel seadmetel kausta jälgimise eeliseid. Kui teie seade toetab Exchange’i meili, toimib kausta jälgimine automaatselt. Teil pole vaja midagi installida. Lihtsalt lohistage või teisaldage meil jälgitavasse kausta selle meili automaatseks jälgimiseks.

• See, kas määrata kaustale seostuv kirje või mitte, sõltub sellest, kuidas kavatsete kausta kasutada.

  • Kui saate paljudelt klientidelt väikese arvu meile, võite luua ühe kausta nimega „Jälgi Dynamics 365-s” (või sarnase nimega), mis pole konkreetse kirjega seotud. Sel viisil saate lohistada sõnumid nende automaatseks jälgimiseks sellesse kausta. Kui soovite hiljem selles kaustas asuva meilisõnumi konkreetse kirjega siduda, avage see toimingukirje ja täitke siis väli Seostuv.

  • Kui saate konkreetselt kliendilt palju meile, looge kaust (või kasutage olemasolevat kausta) ainult sellele kliendile ja siduge see konkreetse kirjega. Näiteks looge kaust Contoso ja määrake seostuvaks kirjeks Contoso konto kirje või müügivõimaluse kirje.

• Jälitatud meilile saadetavat vastusmeili jälitatakse vaid juhul, kui vastusmeil on sisendkasutas. Kui see on käsitsi või Outlooki reeglite kaudu liigutatud sisendkausta alamkausta, siis seda automaatselt ei jälitata. Lahendus: (1) ärge kasutage reeglitel põhinevat kausta marsruutimist ega (2) ärge liigutage käsitsi meili kaustast sellise meilivastuse sisendkausta, mida teie meelest võiks vaja olla jälgida.

• Saate seadistada mitu kausta, mis on seotud sama seostuva kirjega. Näiteks võite siduda Contoso müügipakkumise kausta ja Contoso õigusalaste asjade kausta sama Contoso ettevõtte kirjega.

• Sama kausta ei tasu erinevate kirjete jaoks aja jooksul kasutada. Näiteks oletame, et jälgite müügivõimaluse meilisuhtlust 1. kliendi puhul, kuid olete müügivõimaluse võitnud ja nüüd pole vaja jälgida edasist suhtlust selle kliendiga. Võib tekkida soov muuta lihtsalt selle kausta seostuv kirje uueks kliendiks (2. kliendiks), kellega töötate. Kui seda siiski teete, seostatakse kõik selles kaustas olevad meilid, sh klienti 1 puudutavad meilid, kliendiga 2. Seega on sellisel juhul kõige parem luua uus, kliendiga 2 seotud kaust ja seejärel määrata selle uue kaustaga seotud kõnealune kirje kliendiga 2. Pärast seda saate kõnealuse kirje kliendi 1 kaustast kustutada.

• Saate lisada mittejälgitava kausta jälgitavasse kausta. Näiteks oletame, et soovite salvestada isiklikke meile Contoso kontaktilt. Saate luua kausta Contoso alla alamkausta Isiklik ja jätta selle jälgimata.

• Kui teil pole enam vaja kausta jälgida, on hea mõte see jõudlust arvestades jälgimisest eemaldada. Kausta jälgimisest eemaldamiseks eemaldage see dialoogiboksist Kausta tasandi jälgimine.

Mis juhtub, kui eemaldate kaustu jälgimisest, teisaldate, kustutate või nimetate neid ümber või muudate seostuva kirje?

Järgmises tabelis on näha, mis juhtub kaustade jälgimisest eemaldamisel, teisaldamisel või kustutamistl või jälgitava kausta seostuva kirje muutmisel.

Tegevus	Tulem
Eemaldage kaust jälgimisest, kustutades selle dialoogiboksist Kausta tasandi jälgimine	Kõiki eelnevalt selles kaustas olnud meilisõnumeid jälgitakse endiselt ja seostuv kirje on endiselt nende meilisõnumitega seotud. Uusi meilisõnumeid, mida sellesse kausta lisate, ei jälgita.
Kausta kustutamine Outlookist või Exchange’ist	Kõik selles kaustas olevad meilisõnumid kustutatakse Outlookist või Exchange Online’ist. Kuid selle kausta kaudu juba jälgitavaid meilisõnumeid ei kustutata klientide kaasamise rakendustest.
Kausta teisaldamine Outlookist või Exchange’ist	Kausta ja selle sisu jälgitakse edasi. Kui teisaldate kausta sisendkaustast väljapoole, keelatakse kausta tasandi jälgimise reeglid.
Outlooki või Exchange’i kausta ümbernimetamine	Kausta ja selle sisu jälgitakse edasi. Näpunäide: Kaustade ümbernimetamisel kasutab tarkvara Exchange’i kausta ID-d jälgimise eesmärgil – see ei sõltu kausta tegelikust nimest. Seda on oluline teada, kui kustutate kausta ja annate siis uuele kaustale sama nime, mis oli kustutatud kaustal. Oletagem näiteks, et kustutate kausta 1, loote kausta 2 ja seejärel nimetate kausta 2 ümber kaustaks 1. Algse kausta 1 jälgimisteavet sellisel juhul ei säilitata.
Jälgitava kausta ja konkreetse kirje vahelise lingi eemaldamine, kustutades lingi dialoogiboksist Kausta tasandi jälgimine	Kõik selle kausta sõnumid, mis olid varem lingitud, on endiselt lingitud. Uusi sellesse kausta lisatavaid sõnumeid ei lingita.
Konkreetse kirjega lingitud meilisõnumi jälgitavast kaustast teise kausta teisaldamine	Kui uuel kaustal pole seostuvat kirjet, jääb meilisõnum algse kirjega lingituks. Kui uuel kaustal on seostuv kirje, lingitakse meilisõnum selle seostuva kirjega.
Teise seostuva kirjega lingitud meilisõnumi seostuva kirje käsitsi muutmine jälgitava kausta kaudu	Jälgitava kausta reeglil on prioriteet. Kausta sünkroonimisel lingitakse meilisõnum uuesti kausta jälgimise reeglis määratud kirjega, isegi kui muudate seostuvat kirjet käsitsi. Seostuva kirje muutmiseks sellisel juhul tehke üks järgmistest toimingutest. - Teisaldage sõnum jälgitavasse kausta, mis on soovitud kirjega lingitud. - Eemaldage seostuva kirje link dialoogiboksis Kausta tasemel jälgimine enne seostuva kirje käsitsi muutmist. - Teisaldage see meilisõnum jälgitavast kaustast väljapoole ja muutke siis käsitsi selle meilisõnumi seostuvat kirjet.
Kaks kasutajat teisaldavad sama meili eraldi kaustadesse, millel on erinevad seostuvad kirjed	Saate määrata meilisõnumile ainult ühe seostuva kirje. Sellisel juhul lingitakse seostuva kirjega esimesena töödeldud kirje.

Vt ka

Korduma kippuvad küsimused klientide kaasamise rakenduste ja Microsoft Outlook'i kirjete sünkroonimise kohta
Kausta tasemel jälgimise konfigureerimine