Hanketellimuse automatiseerimine Copilot Studio ja SAP-i puhul

Microsoft Copilot Studio agentide abil saate automatiseerida tarnija tellimuse lõppvastendused avatud ostutellimuste vastu ettevõtte ressursiplaanimise (ERP) süsteemis (nt SAP).

Selline lähenemine võimaldab hankeorganisatsioonil kinnitada suurema osa sissetulevate tellimuste kinnitusi automaatselt, marsruutides läbivaatamiseks ainult ehtsad lahknevused hankespetsialistile. Mitmikautentimise süsteem ekstraktib kinnitusandmed, võrdleb neid kirje ostutellimusega, rakendab kõikumise reeglid ja kirjutab kinnitatud tulemused tagasi ERP süsteemi minimaalse käsitsi sekkumisega.

Näpunäide

Selles artiklis on toodud näidisstsenaarium ja visuaalne ülevaade sellest, kuidas automatiseerida hanketellimuste vastavus Microsoft Copilot Studio ja SAP-i abil. See lahendus on üldistatud näidisarhitektuur, mida saab kasutada paljudes erinevates olukordades ja tööstusharudes. See artikkel piirdub heade tavadega.

Arhitektuuri diagramm

Töövoog

See arhitektuur automatiseerib vastava töövoo järjestuse:

1. Kinnitussisestus: tarnijad saadavad tellimuste kinnitusi (tellimuste kinnitusi), mis saabuvad jälgitava kanali kaudu (nt ühispostkast või elektrooniline andmevahetuskanal (EDI) koos ühe või mitme ostutellimuse kinnitusandmetega. Power Automate pilvevood käivitavad järjestuse kinnituste jäädvustamise.

2. Kinnitussalvestusruum: Power Automate pilvevood salvestavad sissetuleva tellimuse tellimuste kinnitused dataverse'i.

3. Päästik: Power Automate pilvevoog, mis kasutab dataverse-päästikut, käivitab orkestriagendi. Voog käivitub, kui tellimuse kinnitus salvestatakse dataverse'i.

4. Väljade ekstraktimine: Copilot Studio sisseehitatud ekstraktimisagent loeb kinnituse ette ja normaliseerib võtmeväljad (ostutellimuse number, reaüksused, kogused, hinnad, mõõtühik ja kinnitatud tarnekuupäevad) ühtseks sisemiseks skeemiks.

5. Ostutellimuse toomine: orkestriagent toob SAP-ilt SAP-i konnektori kaudu vastava ostutellimuse, kasutades võtmena ostutellimuse numbrit.

6. Vastendamine ja valideerimine: vastendav agent võrdleb kinnitust ostutellimuse rea alusel, koguste, hindade, kuupäevade ja muude konfigureeritud väljade alusel. Seejärel rakendab agent organisatsiooni vastavuskriteeriumid, mis võivad sisaldada täpseid vastavusnõudeid, äris määratletud hälbeid või mõlema kombinatsiooni, et teha kindlaks, kas tellimust saab automaatselt kinnitada.

7. Automaatne kinnitus: kui kinnitus vastab lubatud hälbe piires, kinnitab agent tellimuse ja kirjutab tulemuse automaatselt TAGASI SAP-i, ilma inimeste kaasamiseta.

8. Erandi eskaleerimine: lahknevuse tuvastamisel laiendab agent Microsoft Teams kaudu hankespetsialisti. Agent annab kinnituse, ostutellimuse ja konkreetsed erinevused, et isik saaks erandi kiiresti lahendada.

9. Logimine ja auditeerimine: Microsoft Dataverse salvestab kõik tulemused (kas kinnituse või eskaleerimise) ning annab ühtse auditijälje ja erandite jälgimise kihi aruandluse ja pidevaks täiustamiseks.

Komponendid

Need teenused ja tehnoloogiad laadivad tellimusele kinnitusi, ekstraktivad kinnitusandmeid, võrdlevad neid SAP-i ostutellimustega, kinnitavad vastavad tellimused ning eskaleerivad ja jälgivad erandeid.

Komponent	Roll arhitektuuris
Copilot Stuudio	Majutab mitmikautentimise süsteemi. Orkestriagent koordineerib spetsialiseeritud ekstraktimisagendit ja ühtivat ainet, haldab sallivuse reegleid ning otsustab autonoomse kinnituse ja inimese eskaleerumise vahel.
SAP ERP	Toimib ostutellimuste kirjesüsteemina. Agendid toovad ostutellimuse andmed ja kirjutavad SAP-i konnektori kaudu kinnitatud tellimused tagasi.
Power Automate pilvevoolud	Tuvastage sisselaskekanalites uusi kinnitusi ja käivitage agendivõrk. Konnektorid pakuvad meili- või EDI-allikate ja SAP-i integreerimispunkte.
Dataverse	Kasutatakse sissetuleva tellimuse tõe allikana ja lubab olekupõhise orkestreerimise. Sisaldab oleku-, auditilogi- ja erandijälituskihti, mis sisaldab ühtset kirjet iga aruandluse ja juhtimise kinnituse ja eskaleerimise kohta.
Microsofti meeskonnad	Esitab hankespetsialistidele erandite eskaleerimised ja teatised, esitledes kinnitust, ostutellimust ja konkreetseid lahknevusi kiireks lahendamiseks.
Microsoft Entra ID-kaart	Pakub identiteeti ja juurdepääsu reguleerimist, sh vähimate õigustega teenusekontosid agentide lugemis- ja kirjutamistoimingute jaoks SAP-i ja Dataverse'i vastu.

Stsenaariumi üksikasjad

See kasutusjuhtum põhineb ettevõtte lähenemisviisil luua usaldusväärne, automatiseeritud ja auditeeritav protsess tarnijate tellimuste kinnitamiseks ERP süsteemi suhtes, vähendades samas käsitsi tehtavaid jõupingutusi.

Äriline väljakutse

Organisatsioonid, kes ostavad mastaabis, saavad suurel hulgal tarnija tellimuse kinnitusi. Ajalooliselt kontrollitakse ja kinnitatakse suur osa neist kinnitustest käsitsi: hankepersonal avab iga kinnituse, leiab SAP-is vastava ostutellimuse ning võrdleb koguseid, hindu ja kuupäevi käsitsi.

See käsitsiprotsess on aeglane, kulukas ja veaohtlik. See mastaabib majanduskasvuga kehvasti, seob oskustöölised korduva kontrollimisega, mitte eranditega tegelemisega, ning raskendab ühtlus- ja tolerantsireeglite järjepidevat kohaldamist piirkondade ja tarnijate vormingute lõikes.

Lahendus

Rakendada Copilot Studio mitme agendi arhitektuuri, mis automatiseerib hanketellimuse kinnituse töötlemise. Lahendus kasutab spetsialiseeritud agente kinnitusandmete ekstraktimiseks, SAP-ist ostutellimuste toomiseks, äris määratletud vastavuse kriteeriumite rakendamiseks ja määratlemiseks, kas kinnitusi saab automaatselt kinnitada või nõuda inimeste läbivaatust.

Arhitektuur ühendab agendi orkestreerimise, SAP-i integreerimise, Power Automate pilvevoogude ja Andmeverse-põhise jälgimise, et luua usaldusväärne ja auditeeritav protsess. Hankespetsialistid keskenduvad eranditele, samal ajal kui tavapäraseid kinnitusi töödeldakse automaatselt.

Peamised võimalused:

• Saate kinnituste sisestamise ja töötlemise automatiseerida.
• Saate normaliseerida tarnijate kinnitusi mitmes vormingus.
• Ostutellimuste kinnituste valideerimiseks rakendage organisatsiooni vastavuskriteeriumid (nt täpsed vastavusnõuded või konfigureeritavad lubatud hälbed).
• Eskaleerida hankespetsialistide erandeid.
• Saate hallata juhtimise ja aruandluse kontrolljälge.

Tulemus: selle mustriga saab organisatsioon enamiku tellimuste kinnitusi teisaldada käsitsi käitlemisest otsetöötlusse, mis vabastab hankespetsialistid keskenduma eranditele, mitte rutiinkontrollile. See lähenemisviis annab korduskasutatava kava muude suure mahuga dokumendipõhiste protsesside jaoks sellistes valdkondades nagu rahandus ja müük.

Arvestused

Need kaalutlused rakendavad Well-Architectedi tugisambaid Power Platform , mis on töökoormuse kvaliteeti parandavate juhtpõhimõtete kogum. Lisateavet leiate artiklist Microsoft Power Platform Well-Architected.

Usaldusväärsus

• Tõrke isoleerimine: käsitsege ekstraktimistõrkeid, vastendamistõrkeid ja SAP-i integreerimisega seotud probleeme eraldi, nii et üks nurjunud kinnitus ei blokeeriks kunagi ülejäänud paketti.

• Idempotenttöötlus: kasutage duplikaatide tuvastamiseks ja vahelejätmiseks ostutellimuse numbrit ja kinnitusidentifikaatorit, mis takistab korduvaid kinnitusi sõnumi lunastamise korral.

• Taandemehhanismid: saate marsruutida kinnitusi, mida ei saa automaatselt töödelda inim erandite järjekorda, nii et kinnitust ei kaotata.

• Kahekihiline logimine: salvestage tulemused dataverse'is ja saatke nurjumise kohta teisene teatis, nii et erandid jäävad nähtavaks ka siis, kui logimistoas nurjub.

Turve

• Juurdepääsu reguleerimine: piirake sisenemiskanalid, andmetabelid ja SAP-teenusekonto ainult volitatud identiteetide jaoks.

• Vähim õigus: andke agentidele ostutellimustele lugemisõigus ja kirjutage juurdepääs ainult neile nõutavatele tellimuste kinnitustoimingutele.

• Andmekaitse. Töötleb kinnitusandmeid, mis võivad sisaldada tundlikku ärilist hinnakujundust, turvaliselt ja kaitsta tundlikke välju edastamisel ja puhkusel.

• Nõuetele vastavus: saate valideerimis- ja auditireeglid vastavusse viia ettevõtte finantskontrolli- ja säilitusnõuetega.

Operatiivne tipptase

• Standardiseerimine: ühtlase loogika lihtsa ja ühtlasena hoidmiseks normaliseerige erinevad tarnijate kinnitusvormingud üheks sisemiseks skeemiks.

• Dokumentatsioon: saate hallata levinumate eranditüüpide, tarnija vormingu probleemide ja SAP-i konfiguratsioonimuudatuste käitusraamatuid. Dokumenteerige vastavad kriteeriumid (sh kõik täpsed vastavuse nõuded, lubatud hälbed ja eskaleerimistingimused).

• Tugiprotsess: koolitage hankeid ja IT-tugimeeskondi agendi käitusajaloo tõlgendamiseks, tõrgete diagnoosimiseks ja käsitsi taastamiseks.

• Muudatuste haldamine: enne väljaandmist kontrollige enne väljaandmist ekstraktimise, vastendamise ja SAP-i vastenduste muudatusi ning kasutage agendi- ja voodefinitsioonide allikakontrolli.

Tõhus jõudlus

• Läbilaskevõime: sobitage lahus suure päevamahuga ja töötlege kinnitusi paralleelselt, kui konnektorid seda lubavad.

• Optimeerimine: sagedasti kasutatavad viiteandmed (nt hankija- ja ostutellimuse otsingud) vahemällu talletatakse, et vältida liigseid SAP-päringuid.

• Konnektori ahendamine: platvormi ja SAP-i konnektori piirangute konto ning tippkoormuste jaoks andmeversumi kaudu järjestamine.

• Skaleeritavus: sama orkestrimustri laiendamine uutele domeenidele ja dokumenditüüpidele ilma tuumikvastendusvoo ümberkujundamiseta.

Funktsiooni optimeerimine

• Iseteenindus: võimaldab hankespetsialistidel eskaleeritud ütlusi otse lahendada ja ümber töödelda ilma IT-sõltuvuseta.

• Läbipaistvus: Surface töötlusolekut ja erandijärjekordi Dataverse'i kaudu koos trendi- ja jõudlusaruandluse analüüsiga Power BI.

• Selged eskalatsioonid. Eskaleerimisel esitatakse liigendatud kokkuvõte: kinnitus, ostutellimus, konkreetsed erinevused ja soovitatav toiming.

• Sihtteenuse tase: seadke sirgsihtmärk (nt enamiku kinnituste automaatne kinnitamine) ja jälgige seda.

Vastutustundlik tehisintellekt

• Töökindlus ja ohutus. Jälgige pidevalt agendi väljundeid täpsuse osas ja hoidke inimest tsüklis, et vaadata läbi anomaaliad ja erandid enne, kui need mõjutavad ERP süsteemi.

• Privaatsus ja turvalisus: veenduge, et agendid töötlevad andmeid kooskõlas kohaldatavate privaatsus- ja andmetöötluspoliitikatega.

• Läbipaistvus: muutke agendiotsused jälgitavaks, logid on saadaval iga kinnituse ja eskaleerimise auditeerimiseks.

• Aruandekohustus: kasutage tsüklilist inimeste arvustust, et pidada arvestust erandite ja eelisjuhtumite eest hankemeeskonnaga.

Kaasautorid

Microsoft haldab seda artiklit. Selle artikli kirjutasid järgmised kaasautorid.

Peamised autorid:

• Petros Feleskouras, programmi vanemjuht

Seotud ressursid

• SAP ERP konnektori dokumentatsioon
• Konnektori viite ülevaade
• Power Platformi ja SAP-i dokumentatsioon