Ejercicio: Enviar un mensaje de Teams cuando se añade un elemento en SharePoint
Para resaltar las posibilidades de colaboración y de ahorro de tiempo del conector de SharePoint en Power Automate, puede crear un flujo que se desencadene cuando alguien añada un elemento a una lista de SharePoint y que envíe luego información sobre ese elemento a sus compañeros de trabajo mediante Microsoft Teams.
El primer paso es crear una lista de SharePoint. No importa qué lista use, pero debe tener permisos de lectura y escritura para acceder a ella. Puede usar una lista existente en su sitio de SharePoint o seguir estas instrucciones a fin de crear la lista para este ejercicio.
Crear una lista en SharePoint
Para crear una lista en SharePoint, siga estos pasos:
Vaya a la página principal del sitio de SharePoint y seleccione Nueva > Lista.
En la siguiente pantalla, seleccione Rastreador de incidencias en la sección Plantillas para usar una de las prácticas plantillas de SharePoint en este ejercicio.
Seleccione Usar plantilla, mantenga el nombre predeterminado como Rastreador de incidencias y seleccione Crear.
Después de crear una nueva lista de SharePoint o de escoger una lista para el ejercicio, será el momento de crear el flujo.
Crear un flujo
Para crear un flujo, siga estos pasos:
- En la página principal de Power Automate (https://make.powerautomate.com), seleccione Crear en la barra lateral de la izquierda.
- Seleccione Flujo de nube automatizado. En la ventana emergente que se abrirá, introduzca un nombre significativo, como Enviar mensaje de Teams sobre un nuevo elemento de SharePoint.
- En el cuadro de búsqueda, busque y seleccione el desencadenador Cuando se crea un elemento con el subtexto SharePoint. Hay muchos desencadenadores y acciones con nombres similares, por lo que conviene familiarizarse con esos nombres de logotipos y tecnologías durante su trayectoria en Microsoft Power Platform.
- Seleccione Crear.
Ahora ya tiene un flujo. Tenga en cuenta que no puede guardar el flujo hasta que tenga al menos un desencadenador y una acción. Por lo tanto, debe continuar con los siguientes pasos del ejercicio para poder guardar su trabajo.
Configurar el desencadenador
Para configurar el desencadenador, siga estos pasos:
Seleccione la tarjeta Cuando se crea un elemento para que aparezcan los Parámetros en el lado izquierdo de la pantalla.
La primera vez que utilice el conector de SharePoint, deberá crear una conexión. La conexión permite que el conector interactúe de forma más segura con sus datos de SharePoint; además, también determina cuáles son sus permisos al interactuar con esos datos. Para crear una conexión, siga estos pasos:
Seleccione el vínculo Cambiar conexión en la parte inferior de la hoja de parámetros.
Seleccione la conexión si la que desea utilizar ya existe. Si desea o necesita crear una nueva conexión, seleccione Agregar nueva.
Seleccione Iniciar sesión y, si se le solicita, elija la cuenta que desee utilizar para esta conexión.
Examine los parámetros del desencadenador. Si aparece el mensaje "Conectado a youremail@yourdomain.com" en la parte inferior izquierda de la pantalla, el sistema ha establecido una conexión activa. Ahora, el conector puede interactuar con sus datos de SharePoint mediante las credenciales de inicio de sesión.
Una vez creada la conexión, debe completar los dos parámetros obligatorios para el desencadenador:
- Dirección del sitio: en este menú desplegable, seleccione el sitio de SharePoint que aloja la lista que desee supervisar.
- Nombre de la lista: en este menú desplegable, seleccione la lista que desee supervisar.
Añadir una acción Redactar
Ahora puede hacer algo como respuesta al elemento que ha creado en la lista de SharePoint. La siguiente tarea consiste en usar Power Automate para enviar una notificación a sus compañeros de trabajo en Teams. Sin embargo, antes de hacerlo, debe explorar los datos disponibles desde el desencadenador que ha creado.
Seleccione el icono de suma (+) bajo el desencadenador y seleccione Agregar una acción. En el cuadro de búsqueda, busque y seleccione la acción Redactar en el conector Operación de datos. Al seleccionar la acción Redactar, esta se añade al flujo.
Seleccione el cuadro Entradas. A la derecha del cuadro, verá un icono de rayo y un icono fx. Estos iconos son importantes porque aportan un sinfín de opciones para personalizar sus flujos y crear contenido realmente dinámico.
- Con el icono de rayo, puede exponer datos disponibles de pasos anteriores, como los datos capturados por la acción Cuando se crea un elemento.
Con el icono fx, puede usar expresiones similares a las de Microsoft Excel para interactuar más con los datos.
Nota
En este módulo introductorio, no utilizará expresiones. Seleccione los vínculos al final del módulo para descubrir recursos fantásticos sobre cómo usar expresiones a fin de mejorar sus habilidades de Power Automate.
Para este ejercicio, seleccione el icono de rayo. Los únicos datos disponibles hasta ahora son los del desencadenador. Debajo del encabezado Cuando se crea un elemento, hay una lista de opciones que refleja fielmente los encabezados de columna de la lista de SharePoint. Si selecciona cualquier opción que coincida con una columna de la lista, la acción Redactar mostrará el valor de esa columna para el elemento que haya creado recientemente.
Para probar esta funcionalidad, seleccione la opción Título en la lista. (Seleccione Ver más para expandir la lista si no aparece inmediatamente). A continuación, guarde y pruebe el flujo para ver lo rápido que puede pasar del concepto a la implementación.
Probar el flujo
Para probar el flujo, siga estos pasos:
En la parte superior de la pantalla, seleccione Probar > Manualmente > Guardar y probar (o Probar, si ya ha guardado).
El flujo espera a que tenga lugar una acción desencadenante. En este caso, está esperando a que alguien añada un elemento a la lista Rastreador de incidencias. Cambie a esa lista de SharePoint y añada una fila de datos. Asegúrese de rellenar al menos la columna Incidencia (o como se llame la columna Título de su lista, si está utilizando una lista diferente).
Después de guardar esa fila de datos, vuelva a Power Automate.
Nota
Esta acción puede tardar un poco en iniciar el flujo. Tenga paciencia, puede tardar un minuto o algo más. Después de que se ejecute la acción, debería aparecer un banner verde en la parte superior de la pantalla para indicar que el flujo se ha ejecutado correctamente.
Aparecen casillas verdes en el desencadenador y en la acción Redactar, lo que indica que esas acciones se han ejecutado correctamente. Seleccione cada uno de ellos y consulte los datos presentados.
- Para el desencadenador, se muestran los datos JSON, con la parte del cuerpo de la sección OUTPUTS con los datos devueltos por el desencadenador. Baje para ver los campos, como Título, Descripción, etc.
- En Redactar, aparece una sola línea en OUTPUTS, que es el campo Título que ha seleccionado para la entrada de la acción Redactar.
Posible error
Antes de continuar, es posible que haya visto algo que puede resultar confuso. La columna que seleccionó para la entrada de la acción Redactar era Título, pero el nombre de la columna en SharePoint es Incidencia. Si está haciendo este ejercicio usando su propia lista, es posible que la columna Título se siga llamando Título, pero también es posible que el sistema le haya cambiado el nombre. Se trata de una situación común que puede sorprender incluso a desarrolladores experimentados.
Nota
Puede cambiar el nombre de una columna de lista de SharePoint, pero su nombre interno nunca cambia tras la creación inicial.
El conector de SharePoint para Power Automate identifica las columnas por su nombre interno. Puesto que el sistema crea automáticamente la columna Título con todas las listas, a menudo cambia el nombre de la columna con un título más descriptivo que sea adecuado para esa lista en particular. Este problema es más complejo de lo que se explica en esta unidad, y debe tener en cuenta que este cambio de nombre de columna puede presentar ocasionalmente un problema cuando trabaje con listas de SharePoint en Power Automate.
Añadir una acción de Teams
Después de extraer información sobre el elemento que ha creado en SharePoint, puede usar una acción Redactar para probar la salida de los datos y asegurarse de que está obteniendo la información que desea.
Sin embargo, en este ejercicio ya no hay que hacer nada más con los datos, así que volverá al modo Editar para añadir una acción de Teams.
Seleccione Editar en la parte superior derecha de la página para entrar en el modo Editar.
Añada una nueva acción seleccionando el icono de suma (+) bajo la acción Redactar. Seleccione Agregar una acción.
En el cuadro de búsqueda, busque y seleccione la acción Publicar un mensaje en un chat o un canal que forma parte del conector de Teams.
Como ocurre con la configuración del desencadenador, el sistema inicialmente le solicita que inicie sesión para crear una conexión a Microsoft Teams. Seleccione Iniciar sesión y siga las instrucciones. Después de iniciar sesión, puede crear su mensaje.
Decida cómo desea enviar el mensaje, tanto si viene directamente de usted como si viene de un bot. Seleccione el menú desplegable Publicar como para ver las siguientes opciones:
Bot de Flow: si selecciona esta opción, los mensajes del bot de Flow aparecerán como procedentes de flujos de trabajo en la interfaz de Teams, y no como procedentes de un usuario específico. Esta selección es ideal para notificaciones o anuncios generados por el sistema.
Usuario: al seleccionar esta opción, el mensaje proviene del usuario que inició sesión en la conexión. El mensaje aparece como si el usuario especificado lo hubiera publicado, lo que añade un toque personal a la automatización.
Para este ejercicio, seleccione Bot de Flow.
En el campo Publicar en, seleccione el lugar en el que desee publicar el mensaje. Las opciones de Publicar en son las siguientes:
Canal: publica el mensaje en el canal específico de un equipo de Microsoft Teams. Debe especificar el equipo y el canal donde aparecerá el mensaje. Esta opción es ideal para anuncios o notificaciones dirigidas a todo el equipo que sean importantes para un proyecto o grupo específico.
Chatear con el bot de Flow: todos los usuarios de Teams pueden tener un chat personal con el bot de Flow. Al seleccionar Chatear con el bot de Flow, se publica el mensaje en el chat del bot de Flow para el usuario seleccionado en el campo Destinatario. Normalmente, esta opción se usa para recordatorios personales o notificaciones que no es necesario compartir con un grupo.
Chat de grupo: publica el mensaje en un chat de grupo con varios usuarios. Debe especificar los destinatarios del chat grupal. Esta opción es útil para conversaciones o actualizaciones relacionadas con un grupo más pequeño y específico, en lugar de un equipo completo.
Para este ejercicio, seleccione Chatear con el bot de Flow.
En el campo Destinatario, escriba su nombre y selecciónese a usted mismo para recibir el mensaje de su flujo en privado. En las aplicaciones del mundo real, suele ser recomendable usar Chatear con el bot de Flow cuando está probando una automatización de Teams, pero solo publicaría en un grupo o canal tras confirmar que la automatización funciona según lo previsto.
Use los datos disponibles de la acción Cuando se crea un elemento para enviar un mensaje de Teams con información dinámica de la lista Rastreador de incidencias. Seleccione el cuadro de mensaje y configure el mensaje con texto estático, como Hola, se ha recibido una nueva incidencia; estos son los detalles. Introduzca un par de líneas nuevas y seleccione el icono de rayo para acceder a los datos de los pasos anteriores.
Ahora hay dos acciones disponibles con datos: el resultado de la acción Redactar y los datos de la acción Cuando se crea un elemento.
Seleccione Ver más, a la derecha de la acción Cuando se crea un elemento, y complete las siguientes acciones:
- Seleccione un parámetro que piense que sería importante enviar junto con su mensaje, como Título.
- Coloque el cursor delante del cuadro Título que aparece en el mensaje y proporcione un encabezado descriptivo, como Título de la incidencia.
- Pulse la tecla Intro para crear una línea nueva y repita el proceso con el icono de rayo unas cuantas veces para añadir más puntos de datos.
- Introduzca un descriptor delante de cada punto de datos.
El resultado debería ser similar a la siguiente captura de pantalla.
Probar el flujo
Ya está listo para probar el flujo. Antes de hacerlo, asegúrese de que Teams esté instalado y ejecutándose en su equipo o dispositivo móvil y de que haya iniciado sesión en su cuenta. Ahora podrá ver el fruto de su trabajo.
Seleccione Guardar > Probar. Ahora, seleccione Automáticamente > Con un desencadenador usado recientemente. Una característica positiva de Power Automate es que no necesita añadir constantemente nuevos elementos a su lista para ejecutar pruebas adicionales. Puede ejecutar el flujo continuamente utilizando el mismo desencadenador, lo que resulta útil para hacer pruebas. Seleccione la primera opción de la lista y, luego, Probar.
Poco después de seleccionar Probar, debería recibir una notificación de Teams del bot de Flow informándole sobre el problema.
Un uso real de este ejercicio sería tener una aplicación de lienzo que los empleados de su empresa usasen para informar sobre las incidencias. La aplicación escribe en la lista Rastreador de incidencias de SharePoint y el sistema le notifica a usted o a un miembro del equipo cada vez que se añade una incidencia.