SharePoint-sisällön optimointi työntekijöiden Self-Service agenteille

  • Koskee seuraavia:: ✅ Microsoft 365 Copilot

Copilot Studio perusteisiin liittyviä vastauksia organisaatiosi tärkeissä tietolähteissä ja tiedoissa käyttäen määritettyjä tietolähteitä ja palauttaa vain sen, mitä kullakin käyttäjällä on oikeus nähdä. Yksinkertainen tietoarkkitehtuuri, selkeä asiakirjan rakenne, yksityiskohtaiset metatiedot ja hyvin hallittu käyttö johtavat laadukkaampiin lainauksiin perustuviin vastauksiin.

SharePoint-sisällön valmisteleminen Copilot Studio ja työntekijän Self-Service agentti estää ylijakamisen ja antaa työntekijöille nopeasti vastauksia yleisiin kysymyksiin poistumatta jo käyttämästään agentista.

Kenelle tämä on tarkoitettu: SharePoint-järjestelmänvalvojat, tietopäälliköt ja sisällön omistajat, jotka haluavat työntekijöiden Self-Service agenttien käyttävän SharePoint-sivustojaan arvovaltaisina tietolähteinä.

  • SharePoint-järjestelmänvalvojille: Pakota pienin käyttöoikeus, versiointi ja säilytys palauttaen vain nykyistä ja asianmukaista sisältöä.
  • Tietopäälliköille: Keskitä virallinen sisältö ja merkitse se johdonmukaisesti, jotta Copilot Studio voivat perustella vastauksia yhteen totuuden lähteeseen.
  • Sisällön omistajille: Kirjoita skannattavia, aihekohtaisia sivuja selkeillä otsikoilla noudon ja yhteenvedon laadun parantamiseksi.

SharePoint-järjestelmänvalvojien parhaat käytännöt

SharePoint-sisällön hallinta varmistaa, että Copilot tarjoaa tarkkoja, olennaisia ja yhteensopivia vastauksia. Kopiointipinnat vain, mitä käyttäjät voivat käyttää. Löysät käyttöoikeudet johtavat merkityksettömään tai arkaluontoiseen sisältöön, joka näkyy vastauksissa.

Hallitse käyttöoikeuksia huolellisesti ylijakamisen estämiseksi

Jotta tahattoman sisällön ylijakaminen copilot-tuloksilla voidaan minimoida, on tärkeää ottaa käyttöön parhaiden käytäntöjen jakamisasetukset. Ennakoivat suojatoimet ovat avainasemassa. Valmistele organisaatiosi Copilotia varten määrittämällä oikeat jakamisasetukset loppukäyttäjille sekä organisaation että sivuston tasolla.

  • Vaihda oletusarvoksi Tietyt henkilöt, jos haluat jakaa linkkejä organisaatiotasolla. Piilota laajan vaikutusalueen asetukset, kuten Kaikki paitsi ulkoiset käyttäjät, avattavasta Ihmiset valitsinvalikosta.
  • Kerro sivuston omistajille käyttöoikeuspyyntöjen työnkuluista ja sivustotason ohjausobjekteista jäsenten jakamisen rajoittamiseksi.
  • SharePoint advanced Managementin (SAM) avulla voit valvoa jaettuja sivustoja ja käyttää vanhenemiskäytäntöjä vanhentuneille linkeille.

Käytä pienintä oikeutta -periaatteet

Aloita pilottikokeilulla rajoittamalla Copilot Studio hyvin hallittuihin, pieniriskisiin sivustoihin ennen skaalausta.

Valvo ulkoisia liittimiä

Varmista, että vain hyväksytyt liittimet ovat aktiivisia ja että niiden vaikutusalue on oikein Copilot Studio tietoasetuksissa. Lue lisätietoja Copilot Studio suojauksesta ja hallinnosta.

Luottamuksellisuustunnisteiden ja salauksen kunnioittaminen

Agenttien tekijät ja käyttäjät näkevät suurimman luottamuksellisuustunnisteen, jota käytetään agentin vastauksessa käytetyissä lähteissä ja yksittäisissä viitetunnisteissa keskustelussa. Valvo ja hallitse SharePoint- ja OneDrive-kirjastojen luottamuksellisuustunnisteita tietojen menetyksen ja estämisen estämiseksi. Tunnisteet luokittelevat sisällön (esimerkiksi Luottamuksellinen, Erittäin luottamuksellinen) ja valvovat salausta.

Parhaat käytännöt tietopäälliköille

Varmista, että SharePoint-tietoarkkitehtuuri on valmis

Varmista, että on selvää, missä virallinen sisältö sijaitsee ja miten siinä voi siirtyä. Hyvin jäsennelty tietoarkkitehtuuri (IA) vähentää moniselitteisyyttä ja parantaa tietojen noutoa, jotta työntekijän Self-Service agentti voi helpommin tunnistaa oikeat lähteet, joihin sen vastaukset pohjataan.

  • Jos et ole vielä tehnyt niin, mallinna SharePoint-sivustosi ja -keskittimesi käyttäjien henkisiin malleihin. Suunnittele ylätaso (yleinen), keskitin ja paikallinen navigointi ja harkitse, miten IA tasataan yleisiin tehtäviin, rooleihin ja alueisiin.
  • Priorisoi haku ja etsittävyys käyttämällä selkeitä toimintosuuntautuneita otsikoita siirtymisessä, sivun otsikoissa ja metatiedoissa aivan kuten haun parantamiseksi.
  • Käytä sisältötyyppejä yhdenmukaisesti oletusarvoisesti uudelleenkäytettävissä oletuksena uudelleenkäytettävissä olevissa sisältötyypeissä (esimerkiksi käytäntö, toimintaohjeet, vianmääritysvaiheet, usein kysytyt kysymykset) kenttien, kuten omistajan, voimassaolopäivämäärän ja alueen, standardoimiseksi.

Käytä metatietoja, hallittuja ominaisuuksia ja taksonomioita tahallaan

SharePoint-metatietojen käyttäminen on todistetusti paras käytäntö LLM-vastausten tarkkuuden ja täydellisyyden parantamiseen, mukaan lukien agenttien luomat vastaukset. Kun sisältö on merkitty monipuolisilla, yhdenmukaisilla metatiedoilla (kuten maa/alue, tiedostotyyppi, omistaja ja tarkistuspäivämäärä), edustajat voivat suodattaa, hakea ja antaa vastauksia tarkemmin merkityksellisimmissä ja ajantasaisimmissa tiedoissa.

Tämä määritys vähentää vanhentuneen tai aiheen ulkopuolisen sisällön leviämisen riskiä ja varmistaa, että vastaukset on räätälöity käyttäjän kontekstin (rooli, sijainti ja niin edelleen) ja tarpeiden mukaan. Hallitut metatiedot mahdollistavat myös hajautetun haun ja suodatuksen, mikä on erityisen tärkeää suurissa tai monimutkaisissa SharePoint-ympäristöissä, mikä johtaa luotettavampiin ja toiminnallisempiin tekoälypohjaisiin vastauksiin.

Esimerkki: Oletetaan, että sinulla on Maa/alue-sarake HR-käytäntökirjastossasi. Kun yhdistät tämän sarakkeen hallittuun ominaisuuteen (kuten RefinableString100), Tämä auttaa Työntekijän Self-Service edustajaa vastaamaan "What is my parental leave policy in Germany?" oikealla maa-/aluekohtaisessa asiakirjassa yleisen tai merkityksettömän vastauksen sijaan.

Sisällön elinkaaren hallinta, jotta vastaukset pysyvät ajan tasalla

Kun SharePoint-sisältöön sovelletaan selkeää versiointi-, säilytys- ja tarkistuskäytäntöjä, annat kaikille mahdollisuuden löytää oikea vastaus. Tämä parantaa tarkkuutta, sillä työntekijän Self-Service agentti ja muut tekoälytyökalut laativat vastauksensa nykyisiin, arvovaltaisiin lähteisiin.

  1. Ota versiotiedot käyttööntiedostokirjastoissa. Tämä säilyttää muutoshistorian ja varmistaa, että loppukäyttäjät näkevät vain viimeisimmän hyväksytyn version. Harkitse julkaistujen versioiden hyväksymistä. Esimerkki: Luonnokset pysyvät piilotettuina, kunnes ne hyväksytään.
  2. Käytä säilytys- ja vanhenemiskäytäntöjä asiakirjoihin varmistaaksesi, että asiakirjat säilytetään vaaditun ajan ja että ne voidaan poistaa tai tarkistaa automaattisesti, kun ne ovat vanhentuneita. Esimerkki: HR-käytännöt vanhenevat automaattisesti vuoden kuluttua, ellei niitä uusita. Määritä säilytysotsikot sisällön elinkaaren hallintaa varten.
  3. Arkisto tai poista päällekkäistä tai vanhentunutta sisältöä varmistaaksesi, että julkaistussa kirjastossa on vain yksi tärkeä kopio. Esimerkki: Käytä metatietoja merkitsemään "nykyinen", "arkistoitu" tai "korvattu" tila.
  4. Automatisoimalla nämä tehtävät Power Automate -työnkulkujen avulla voit ilmoittaa omistajille, kun asiakirja on määrä tarkistaa tai kun uusi versio julkaistaan, ja määrittää automaattisen arkistoinnin tai tilan muutokset tarkistuspäivien tai säilytysotsikon käynnistimien perusteella.
  5. Valvo ja tarkista sisältöä säännöllisesti kirjastojen auditoinnilla varmistaaksesi, että vain nykyiset asiakirjat julkaistaan, ja käytä SharePoint-näkymiä ja -raportteja vanhentuneen tai päällekkäisen sisällön tunnistamiseen.
  6. Viesti ja kouluta sisällön omistajia käyttämään näitä parhaita käytäntöjä johdonmukaisesti, jotta SharePoint-tietolähteesi hyödyntyvät mahdollisimman tehokkaasti.

Sisällön omistajia koskevat parhaat käytännöt

Aloita jokainen artikkeli yhteenvedolla

Tiiviin yhteenvedon avulla suuret kielimallit ymmärtävät nopeasti artikkelin pääaiheen, tarkoituksen ja kohderyhmän. Tämän ansiosta LLM voi antaa vastauksensa oleellisimpaan osioon, mikä vähentää riskiä saada tietoja pitkän asiakirjan väärästä osasta.

Kun copilot tai muut LLM:t tuottavat vastauksia, ne usein mainitsevat osion, joka vastaa parhaiten käyttäjän kysymystä. Yhteenveto helpottaa mallin oikean kohdan valitsemista lainausta varten, mikä parantaa käyttäjien luottamusta ja läpinäkyvyyttä.

SharePoint-sivun yhteenvetoesimerkki:

Henkilökohtaisten tietojen päivittäminen

Jos haluat päivittää osoitteesi, puhelinnumerosi, hätäyhteystietosi tai muut henkilötiedot, siirry Työntekijäkeskukseen. Kirjaudu sisään, siirry Henkilökohtaiset tiedot -osioon ja tee haluamasi muutokset. Jos sinulla on kysyttävää tai kohtaat ongelmia, ota yhteyttä henkilöstöhallintoon.

Rakenteen sisältö otsikoiden ja osien avulla

Ylätunnistetyylien (H1, H2 ja niin edelleen) johdonmukainen käyttö vähentää sekaannusta sekä tekoälyn että ihmislukijan kohdalla. Tämä käyttö auttaa työntekijän Self-Service agenttia:

  • Tunnista avainosat nopeasti.
  • Aiheiden välisten suhteiden ymmärtäminen.
  • Hae käyttäjän kysymyksen tärkein osa.

Ilman selkeitä otsikoita llm voi noutaa tietoja väärästä osiosta tai menettää tärkeän kontekstin, mikä johtaa epätäydellisiin tai aiheiden vastaisiin vastauksiin.

Sisältöesimerkki IT-ohjeille:

[Otsikko 2] VPN-käyttöopas

[Otsikko 3] Kelpoisuus

Kaikki koko- ja osa-aikaiset työntekijät, joilla on kelvollinen yrityksen sähköpostiosoite, voivat pyytää VPN-käyttöoikeutta.

[Otsikko 3] Asennusohjeet

  1. Lataa VPN-asiakasohjelma tuesta.
  2. Asenna asiakasohjelma ja käynnistä laite uudelleen.
  3. Käynnistä VPN-sovellus ja kirjaudu sisään yrityksen tunnistetiedoillasi.

[Otsikko 3] Käyttäminen

Lähetä VPN-käyttöoikeuspyyntö tuen kautta. Hyväksyntä myönnetään yleensä 24 tunnin kuluessa.

[Otsikko 3] Suojausvaatimukset

Monimenetelmäinen todentaminen on oltava käytössä ja laitteesi on täytettävä vähimmäissuojausstandardit (esimerkiksi virustentorjunta, käyttöjärjestelmäpäivitykset).

[Otsikko 3] Erityistapaukset/poikkeukset

Alihankkijoiden ja toimittajien on pyydettävä VPN-yhteyttä esimiehensä kautta ja suoritettava lisää vaatimustenmukaisuustarkistuksia.

[Otsikko 3] Liittyvät käytännöt tai linkit

  • Yhdistelmätyön suojauskäytäntö
  • Tuki

Käytä luetteloita selkeyden vuoksi, ei tiheiden kappaleiden tai taulukoiden vuoksi

Luettelot on helpompi lukea kaikilta käyttäjiltä, myös niitä, jotka käyttävät käyttöä helpottavia tekniikoita, kuten näytönlukuohjelmia. Tästä on hyötyä sekä ihmislukijalle että llm:lle, mikä varmistaa, että kaikki löytävät tarvitsemansa tiedot nopeasti.

LLM:t on suunniteltu tietojen jäsentämiseen ja yhteenvetoon. Luettelot erittelevät monimutkaiset tehtävät tai poikkeukset selkeisiin, erillisiin vaiheisiin tai kohtiin. Luetteloiden avulla mallin on helpompi tehdä seuraavaa:

  • Tunnista yksittäiset toiminnot tai vaatimukset.
  • Hae ja esitä tärkein vaihe vastauksena käyttäjän kysymykseen.
  • Vältä puuttuvia tärkeitä tietoja, jotka saattavat olla haudattu tiheään tekstiin.

Huomautus

Käytä taulukoita säästeliäästi:

LLM:t suosivat hyvin jäsenneltyä, kontekstuaalista tekstiä taulukoiden sijaan, koska Työntekijän Self-Service agentti tulkitsee tiedot parhaiten, kun sisällössä on selkeä semanttinen työnkulku ja helppokäyttöinen muotoilu. Jos taulukko on tarpeen, pidä se yksinkertaisena ja helppona käyttää. Otsikoiden, luettelomerkkien ja yhdenmukaisen muotoilun avulla voit korostaa tärkeitä tietoja sen sijaan, että upottaisin ne taulukoihin.

Sisältöesimerkki kannettavan tietokoneen määrittämisestä:

Työkannettavan määritykset

Tällaisen tiheän kappaleen sijaan:

Jotta voit määrittää työkannettavan, sinun on muodostettava yhteys Wi-Fi-verkkoon, kirjauduttava sisään yrityksen tunnistetiedoilla, asennettava vaadittu ohjelmisto Tech Hubista ja määritettävä suojausasetukset, kuten BitLocker ja virustentorjunta. Tarkista myös järjestelmäpäivitykset ja käynnistä laite uudelleen.

Selkeyden vuoksi luettelon avulla:

Wi-Fi asennuksen tarkistusluettelo:

  1. Muodosta yhteys suojattuun Wi-Fi verkkoon.
  2. Kirjaudu sisään yrityksen sähköpostiosoitteen ja salasanan avulla.
  3. Avaa Tech Hub ja asenna tarvittavat sovellukset.
  4. Ota BitLocker-salaus käyttöön ja varmista, että virustentorjunta on aktiivinen.
  5. Tarkista käyttöjärjestelmäpäivitykset ja käynnistä laite uudelleen.

Sisältöesimerkki poikkeuksien ilmetessä:

Poikkeuksia:

Hallinta tarvittavat oikeudet:

Jotkin työkalut (esimerkiksi kehittäjien SDK:t ja järjestelmän apuohjelmat) edellyttävät järjestelmänvalvojan oikeuksia. Lähetä pyyntö tuen kautta, jotta voit jatkaa.

Käyttöoikeusrajoitus:

Ohjelmistoa, jolla on rajoitetut käyttöoikeudet (esimerkiksi Adobe Creative Suite), on pyydettävä ohjelmistopyyntölomakkeella, ja esimiehesi on hyväksynyt sen.

Työkalut, joita ei tueta:

Työkaluja, joita ei ole lueteltu Tech Hubissa, ei tueta. Näiden työkalujen käytön on oltava organisaatiosi IT-esimiehen hyväksymä, ja se voi vaatia lisätarkistusta.

Hyperlinkkien avulla sekä käyttäjät että llm:t voivat nopeasti käyttää viitatut resurssit, viralliset ohjeet tai niihin liittyvät työkalut. Hyperlinkit tarjoavat kontekstia ja korostavat toimintokutsuja, mikä auttaa llM:iä ymmärtämään tehtävien välisiä työnkulkuja ja riippuvuuksia. Tämä johtaa tarkempiin, kontekstikohtaisiin vastauksiin. Varmista, että linkit ovat kuvaavia (esimerkiksi "Lataa Yritysportaali sovellus") selkeyden ja helppokäyttöisyyden takaamiseksi.

Sisältöesimerkki työkalun käyttöohjeista:

Linkkien jakaminen edelleen Linkin hallinta -työkalun avulla.

Vaiheet:

  1. Avaa Linkkien hallinta ja kirjaudu sisään yrityksen tunnistetiedoilla.
  2. Etsi linkki, jonka haluat jakaa. Voit käyttää hakupalkkia tai suodattimia.
  3. Kopioi URL-osoite kahdella tavalla:
    • Valitse linkin vieressä oleva valintaruutu ja valitse sitten avattavasta valikosta Jaa jaa>URL-osoite .
    • Kopioi URL-osoite leikepöydälle valitsemalla Kopioi-kuvake Vanity Name -kentän vierestä.
  4. Jaa linkki liittämällä kopioitu URL-osoite sähköpostiviestiin, Teams-viestiin tai selaimeen.
  5. (Valinnainen) Jaa QR-koodi.
    1. Luo skannattava koodi valitsemalla Jaa jaa>QR-koodi .
    2. Näkyviin tulee ponnahdusikkuna, jossa on QR-koodi, jonka voit ladata tai jakaa.

Käytä luetteloita selkeyden vuoksi, ei tiheiden kappaleiden tai taulukoiden vuoksi

Työntekijän Self-Service agentti ei löydä sisältöä accordion-verkko-osista, jotka käyttävät luettelopohjaista vaihtoehtoa. Käytä sen sijaan sivuversiota .

Resurssit

  • Last updated on