Asiakirjojen ja sähköpostien lähettäminen

Voit helposti jakaa tietoja ja asiakirjoja, kuten myynti- ja ostotilauksia ja laskuja, sähköpostitse suoraan Business Centralista ilman sähköpostisovelluksen avaamista.

Voit lähettää lähes kaikentyyppisiä asiakirjoja PDF-liitteinä. Vaihtoehtoisesti voit määrittää raportin asettelun, joka sisältää asiakirjan tiedot sähköpostin tekstissä sekä tekstin, joka tekee sähköposteista entistä ystävällisempiä, esimerkiksi vakiotervehdyksen. Lisätietoja on kohdassa Raporttien ja asiakirjojen asettelujen hallinta.

Laskujen lähettämisen yhteydessä asiakkaiden on helpompi suorittaa maksuja maksupalvelun (esimerkiksi PayPalin) kautta lisäämällä automaattisesti sähköpostissa tietoja ja linkin palveluun. Lisätietoja on kohdassa Asiakasmaksujen ottaminen käyttöön maksupalvelujen kautta.

Ota sähköpostit käyttöön Business Centralissa käynnistämällä ohjattu Määritä sähköposti -määritys. Lisätietoja on kohdassa Sähköpostin määrittäminen.

Huomautus

Business Central tukee vain lähteviä sähköpostiviestejä. Et voi vastaanottaa vastauksia sovelluksessa.

Asiakirjojen lähettäminen sähköpostitse

Tässä kuvataan, miten kirjattu myyntilasku liitetään sähköpostiin PDF-tiedostona ja asiakirjakohtaisen sähköpostiviestin tekstinä. Vaiheet ovat samat muissa asiakirjoissa.

1. Valitse -kuvake, syötä Kirjatut myyntilaskut ja valitse sitten vastaava linkki.

2. Valitse lasku ja sitten Tulosta/Lähetä-toiminto ja valitse Lähetä sähköpostilla.

3. Valitse Sähköposti-kentässä Kyllä (Pyydä asetuksia). Lisätietoja on kohdassa Asiakirjan lähetysprofiilien määrittäminen.

   Jos Sähköposti-kentän arvoksi on Lähetä asiakirja kohteeseen -sivulla määritetty Kyllä (Pyydä asetuksia), Lähetä sähköposti -sivu avautuu. Sivun Vastaanottaja:-kenttään on esitäytetty kontaktihenkilön tiedot ja asiakirja on liitetty PDF-tiedostona. Voit syöttää tekstin manuaalisesti Perusteksti-kenttään tai kenttään voidaan täyttää määrittämäsi asiakirjakohtaisen sähköpostin perusteksti.

4. Valitse OK-painike.

5. Syötä Vastaanottaja:-kenttään kelvollinen sähköpostiosoite. Oletusarvo on asiakkaan sähköpostiosoite.

6. Kirjoita Aihe-kenttään kuvaava aiheteksti. Oletusarvo on asiakkaan nimi ja laskun numero.

7. Luotu lasku on liitetty Liite-kenttään oletusarvoisesti PDF-tiedostona.

8. Kirjoita Runkoteksti-kenttään lyhyt viesti vastaanottajalle.

   Jos asiakirjakohtainen sähköpostin teksti on määritetty Raporttivalinta - Myynti -sivulla, Perusteksti-kenttä täytetään automaattisesti. Lisätietoja: Uudelleenkäytettävien sähköpostitekstien ja -asettelujen määrittäminen.

9. Valitse OK-painike, kun haluat lähettää sähköpostiviestin.

Huomautus

Jos et halua määrittää sähköpostiviestin asetuksia aina, kun lähetät asiakirjan sähköpostitse, valitse Kyllä (Käytä oletusasetuksia) -vaihtoehto Lähetä asiakirja kohteeseen -sivun Sähköposti-kentässä. Tällöin Lähetä sähköposti -sivu ei avaudu. Lisätietoja on vaiheessa 4. Lisätietoja on kohdassa Asiakirjan lähetysprofiilien määrittäminen.

Sähköpostin kirjoittaminen ja lähettäminen

Voit luoda nopeasti sähköpostit kontakteille, asiakkaille, toimittajille, myyjille/ostajille ja pankkitileille suoraan kyseisten entiteettien sivuilta. Valitse vain Käsittele ja Lähetä sähköpostiviesti sähköpostieditorin avaamista varten. Pankkitileille Lähetä sähköpostiviesti -toiminto on kohdassa Toiminnot.

Vihje

Jos lähetät usein samankaltaisia sähköpostiviestejä tai haluat lähettää joukkoviestintää esimerkiksi myyntikampanjan mainostamista varten, voit nopeuttaa prosessia käyttämällä Word-malleja sähköpostiviesteissä. Voit luoda mallin sellaisille entiteeteille kuten asiakkaat, toimittajat ja kontaktit, jotka luovat sähköpostiviestin sisällön ja jopa räätälöivät sen vastaanottajan mukaan Business Centralin tietojen perusteella. Lisätietoja on kohdassa Word-mallien käyttäminen joukkoviestinnässä.

Liitä asiakirja sähköpostiviestiin

Asiakirjoja voi liittää sähköpostiviesteihin usealla eri tavalla.

Jos sinulle on delegoitu sähköpostiskenaario, joka liittyy entiteettiin, jolle lähetät sähköpostiviestin, tai asiakirjaan, jonka lähetät, liite saatetaan liittää viestiin automaattisesti. Tämä johtuu siitä, että sähköpostiskenaariolle on määritetty oletusliite. Voit poistaa liitteen, jos et halua lähettää liitettä viestissä. Lisätietoja on kohdassa Sähköpostiskenaarioiden määrittäminen sähköpostitileille.

Voit liittää tiedoston itse sähköpostieditorissa seuraavien toimintojen avulla:

• Valitse tiedosto valitsemalla Lisää tiedosto.
• Voit lisätä sähköpostiskenaarioon liittyvän tiedoston manuaalisesti valitsemalla Lisää tiedostot oletusvalinnasta.
• Valitse asiakirjaan liitetty tiedosto valitsemalla Lisää tiedosto lähdeasiakirjasta. Tiedostot on liitetty joko itse asiakirjaan tai yhteen tai useampaan sen riviin.

Asiakirjat, jotka on merkitty tulostetuiksi, kun ne lähetetään

Joissakin Business Central -sivuston asia kirjoissa on kenttä, joka määrittää, kuinka monta kertaa asiakirja on tulostettu. Kentän numero päivitetään myös, jos lähetät asiakirjan sähköpostitse, koska sille luodaan PDF-tiedosto. Numero päivittyy, vaikka et lähettäisi sähköpostia.

Lähetetyt sähköpostit ja lähtevien sähköpostien kansio

Business Central tallentaa lähettämäsi sähköpostit Lähetetyt-sivulle. Se antaa sinun lähettää sähköposteja uudelleen tai lähettää ne jollekulle muulle. Jos et löydä sähköpostia lähetetyistä kohteista, etsi se Sähköpostin Lähtevät-kansio -sivulta.

Huomautus

Järjestelmänvalvoja voi nähdä kaikkien lähettämien viestien luettelon, mutta ei viestien sisältöä, sen mukaan, mitä sähköpostilaajennusta yrityksesi käyttää.

Sähköpostin Lähtevät-kansioon on tallennettu luonnoksina tallentamasi sähköpostit ja sähköpostit, joita ei voitu lähettää, esimerkiksi jos sähköpostiosoite oli virheellinen. Viesteille, joita ei voitu lähettää, voit valita Näytä virhe tai tutki virhe ja tehdä ongelman vianmäärityksen.

Katso myös

Raporttien ja asiakirjojen asettelujen hallinta
Sähköpostin määrittäminen
Lasku – myynti
Käsittele kohdetta Business Central

Business Centralin maksuttoman verkko-oppimissisällön etsiminen