Word-mallien luominen ja käyttöönotto

Microsoft Word sisältää tehokkaita tapoja esittää Dynamics 365:n tietoja standardoidussa ja hyvin muotoillussa asiakirjassa. Word-mallien avulla on helppo luoda ja jakaa malleja muiden kanssa. Tällä tavoin asiakkaille lähettävien asiakirjojen ulkoasu vastaa organisaation tuotemerkin ilmettä.

Käyttäjät voivat luoda valmiista malleista standardoituja asiakirjoja, joihin täytetään yhdellä napsautuksella automaattisesti Dynamics 365:n tiedot.

Vaihe 1: Word-mallin luominen

1. Kirjaudu Dynamics 365:ään käyttäjänä, jolla on järjestelmänvalvojan rooli.

2. Avaa Asetukset-valikko sivun ylälaidasta ja valitse Lisäasetukset.

3. Lisäasetukset-alue avautuu uudelle selaimen välilehdelle. Huomaa, että tämä alue käyttää vaakatasoista navigointia sivun ylälaidassa pystysuoran navigoinnin asemesta. Siirry kohtaan Asetukset>Yritys>Mallit.

4. Valitse seuraavassa näytössä Asiakirjamallit ja valitse sitten ylimmästä valintanauhasta + Uusi.

5. Valitse Word-malli ja valitse sitten entiteetti, jota malli koskee. Malli käyttää kyseisen entiteetin tietoja.

   

6. Valitse Word-malliin sisällytettävät kentät valitsemalla Valitse entiteetti.

7. Valitse entiteetti ‑valintaikkuna avautuu. Tässä näytössä valitut suhteet määrittävät, mitkä entiteetit ja kentät ovat käytettävissä myöhemmin, kun määrität Word-mallin. Valitse vain suhteet, jotka tarvitset Dynamics 365 -tietojen lisäämiseen Word-malliin. Seuraavassa on joitakin esimerkkejä asiakasentiteetin suhteista:

   • 1:N-suhde. Asiakkaalla voi olla useita yhteyshenkilöitä.
   • N:1-suhde. Liidillä, asiakkaalla tai yhteyshenkilöllä voi olla useita asiakkaita.
   • N:N-suhde. Asiakkaalla voi olla useita markkinointiluetteloja. Markkinointiluettelolla voi olla useita asiakkaita.

   Kun olet valinnut tarvittavat suhteet, valitse Lataa malli. Tämä luo paikalliseen tietokoneeseen Word-tiedoston, joka sisältää XML-tietoina viedyn entiteetin.

   Huomautus

   Kunkin suhteen palautettujen tietueiden määrä on korkeintaan 100, mikä varmistaa, että asiakirjat ladataan kohtuuajasssa. Jos esimerkiksi olet viemässä asiakasmallia ja haluat sisällyttää sen yhteyshenkilöluettelon, asiakirja palauttaa enintään 100 asiakkaan yhteyshenkilöä.

8. Jos haluat ladata mallin tietojen mukauttamisen jälkeen, siirry malliluetteloon ja valitse Lataa malli. Lisätietoja: Vaihe 4: Word-mallin lataaminen takaisin Dynamics 365:een

Vaihe 2: Kehitystyökalut-välilehden ottaminen käyttöön

Avaa Word-mallitiedosto. Tässä vaiheessa asiakirja näyttää tyhjältä.

Voit tarkastella ja lisätä Dynamics 365:n XML-tietoja ottamalla Kehitystyökalut-välilehden käyttöön.

1. Valitse ensin Tiedosto>Vaiheet>Muokkaa valintanauhaa ja valitse sitten Kehitystyökalut-valintaruutu.

   

2. Valitse OK.

Kehitystyökalut-välilehti näkyy nyt Wordin valintanauhassa.

Vaihe 3: Word-mallin määrittäminen

Määritä Word-malli XML-määritysruutu -asetuksen avulla käyttämällä Dynamics 365:n entiteettikenttiä.

1. Valitse Word-mallissa Kehitystyökalut>XML-määritysruutu.

   

   XML-määritysruutu avautuu XML-oletusrakenne valittuna.

   

2. Valitse Dynamics 365:n XML-rakenne. Sen alussa on teksti urn:microsoft-crm/document-template/.

   

   Tärkeä

   Jos teet usein vahingossa muokkauksia, jotka saavat Wordin lukkiutumaan tai hidastavat sen toimintaa, poista automaattiset korjaukset käytöstä.

3. Laajenna entiteetti näyttämään kaikki käytössä olevat kentät, napsauta lisättävää kenttää hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Lisää sisältöohjausobjekti>Vain teksti.

   

   Dynamics 365:n kenttä lisätään Word-malliin.

   

4. Lisää muut entiteettikentät, lisää kuvaavat otsikot ja teksti ja muotoile asiakirja. Valmis malli voi näyttää seuraavankaltaiselta:

   

5. Joissakin lisäämissäsi sisältöohjausobjektikentissä on todennäköisesti useita tietorivejä. Asiakkailla voi esimerkiksi olla useita yhteyshenkilöitä. Voit sisällyttää kaikki tiedot omaan Word-malliin määrittämällä toistuvan sisältöohjausobjektin kentän seuraavasti:

   1. Aseta toistuvia tietoja sisältävät kentät taulukkoriville.

   2. Valitse mallissa koko taulukkorivi.

      

   3. Napsauta hiiren kakkospainikkeella sisältöohjausobjektikenttiä sisältävää suhdetta XML-määritysruudussa ja valitse sitten Toistuva.

      

      Kun luot asiakirjan käyttämällä Word-mallia Dynamics 365:ssä, useita taulukon tietorivejä täytetään.

6. Kun malli sisältää haluamasi kentät ja muotoilun, tallenna se ja lataa se Dynamics 365:ään.

Vaihe 4: Word-mallin lataaminen Dynamics 365:een

Kun olet tyytyväinen Word-malliin, tallenna se, jotta voit ladata sen Dynamics 365:ään.

Järjestelmänvalvoja voi ladata Word-mallin Dynamics 365:ään Asetukset-sivulla.

Huomautus

Organisaation käyttäjät näkevät käytössään olevat mallit valitsemalla tietueluettelon komentopalkissa Word-mallit.

1. Avaa Asetukset-valikko sivun ylälaidasta ja valitse Lisäasetukset.

2. Siirry kohtaan Asetukset>Yritys>Mallit.

3. Valitse seuraavassa näytössä Asiakirjamallit ja valitse sitten ylimmästä valintanauhasta Lataa malli palvelimeen.

4. Etsi ja lataa tiedosto.

   

5. Valitse Lataa. Näkyviin tulee ladattavan tiedoston yhteenveto.

6. Jos haluat sulkea tietonäytön, valitse X-kuvake ylävalintanauhan oikeassa yläkulmassa.