Hiljaisten aikojen määrittäminen, jotta viestejä ei lähetetä ei-toivottuina aikoina

Hiljaiset ajat mahdollistavat sellaisten tiettyjen aikojen määrittämisen, joina viestejä ei lähetetä asiakkaille, jotta vältetään yhteyden ottaminen sopimattomina aikoina. Viestien lähettäminen tiettyinä aikoina voi olla ei-toivottua esimerkiksi säännösten tai yrityskäytäntöjen vuoksi. Tyypillisesti hiljaisiksi ajoiksi määritetään yön tunnut, viikonloput tai pyhäpäivät. Kun hiljaisia aikoja on käytössä, järjestelmä pidättelee viestejä, kunnes hiljaiset ajat loppuvat.

Voit määrittää hiljaisia aikoja kohdassa Asetukset>Asiakasvuorovaikutus>Hiljaiset ajat. Jos hiljaisten aikojen asetuksia ei ole, aloita käyttämällä valintanauhan Uusi-painiketta.

Uusi hiljainen aika -sivun avulla voit määrittää viesteille viikoittaisia hiljaisia aikoja ja hiljaisia päivämääriä. Voit myös määrittää eri hiljaisia aikoja kaupallisille ja tapahtumaiin liittyville viestityypeille. Monet organisaatiot esimerkiksi haluavat estää kaupallisten viestien lähettämisen tavanomaisen työajan ulkopuolella mutta lähettää tapahtumiin liittyvät viestit välittömästi.

Lisäksi voit erotella hiljaiset ajat viestintäkanavan, kuten sähköpostin, tekstiviestin ja mukautettujen kanavien, mukaan. Usein asiakkaat suhtatuvat kielteisemmin tekstiviestien kuin sähköpostiviestien vastaanottamiseen tavanomaisten työaikojen ulkopuolella, joten näiden kanavien hiljaiset ajat voi kannattaa määrittää erikseen.

Hiljaisten aikojen määrittäminen

Määritä hiljaisia aikoja valitsemalla ensin hiljaisten aikojen kanava ja sitten kyseisen kanavan Ei hiljaista aikaa -kohdan vierestä Muokkaa. Voit valita hiljaisiksi ajoiksi tiettyjä aikoja ja päiviä ja voit käyttää Lisää-painiketta määrittääksesi useita aikoja ja viikonpäiviä. Voit esimerkiksi määrittää sähköpostin hiljaisiksi ajoiksi koko viikonlopun ja arkipäivisin klo 21.00–7.00. Kun määrität kanavan hiljaiset ajat, näet asetusten tulevan käyttöön suoraan kyseisen kanavan vieressä olevalla sivulla.

Yön hiljaisten aikojen määrittäminen

Määrittääksesi yön hiljaisia aikoja sinun on luotava kullekin päivälle erillinen illan hiljaisen ajan ja aamun hiljaisen ajan. Jos esimerkiksi et koskaan halua lähettää viestejä klo 18.00–8.00, voit luoda kanavalle kaksi hiljaisen ajan asetusta:

• Yksi aika jokaiselle päivälle klo 18.00–0.00
• Yksi aika jokaiselle päivälle 0.00–8.00

Hiljaisten päivämäärien määrittäminen

Voit määrittää hiljaisia päivämääriä valitsemalla kanavan ja sitten muokkaamalla arvoa Hiljainen päivämäärä. Täällä voit valita tiettyjä alku- ja loppupäivämääriä, joiden aikana viestejä ei pidä lähettää. Tämän liittymän avulla voit määrittää tiettyjä vapaapäiviä tai päivämääriä, joina viestien lähettäminen estetään kanavittain.

Ensimmäinen hiljaisen ajan asetus

Kun luot ja tallennat hiljaisen ajan asetuksen ensimmäistä kertaa, järjestelmä kysyy, haluatko soveltaa sitä kaikkiin olemassa oleviin siirtymiin ja viesteihin. Jos valitset Sovella kaikkiin, järjestelmä soveltaa hiljaisen ajan asetusta kaikkiin vaatimustenmukaisuusprofiileihin. Jos valitset Päätä myöhemmin, voit lisätä hiljaisen ajan asetuksen suoraan myöhemmin kaikkiin haluamiisi vaatimustenmukaisuusprofiileihin. Kun hiljainen aika on lisätty vaatimustenmukaisuusprofiiliin, kaikki viestit, jolle kyseinen vaatimustenmukaisuusprofiili on määritetty, alkavat noudattaa määritettyjä hiljaisia aikoja.

Hiljaiset ajat ja siirtymät

Koska siirtymille on määritetty aikavyöhyke, hiljaiset ajat noudattavat siirtymälle määritettyä aikavyöhykettä. Jos esimerkiksi määrität siirtymän aikavyöhykkeeksi (GMT-5:00) itäinen aika (USA ja Kanada), kyseisessä siirtymässä viesteihin sovellettavat hiljaiset ajat ja päivät pätevät kyseiseen aikavyöhykkeeseen.

Hiljaisina aikoja pidätettyjen viestien määrä näkyy siirtymässä tiedoksi.

Voit muuttaa tai poistaa käytöstä hiljaisten aikojen pakotuksen tietylle siirtymän viestille, jos haluat tukea skenaarioita, joissa tiettyyn viestiin ei pitäisi soveltaa tavallisista hiljaisten aikojen asetusta.

Hiljaiset ajat ja toistumisvälin rajoitukset

Hiljaisten aikojen ja toistumisvälin rajoitusten asetukset ovat itsenäisiä. Jos viesti pidätetään hiljaisten aikojen ajaksi, toistumisvälin rajoitus arvioidaan, kun viesti vapautetaan hiljaisten aikojen pidätyksestä.

Hiljaiset ajat ja vaatimustenmukaisuus

Monilla organisaatioilla hiljaiset ajat ovat lakisääteinen vaatimus. Jotta viestien hiljaisia aikoja voidaan käyttää, hiljainen aika on määritettävä siinä vaatimustenmukaisuusprofiilissa, jota viestit käyttävät. Hiljaisten aikojen määrittäminen vaatimustenmukaisuusprofiilissa mahdollistaa sekä hiljaisia aikoja sisältävien että sisältämättömien vaatimustenmukaisuusprofiilien käytön. Kun määrität ensimmäisen hiljaisen aikasi, järjestelmä kysyy, haluatko soveltaa sitä olemassa oleviin siirtymiin ja viesteihin. Jos valitset Kyllä, hiljaista aikaa sovelletaan olemassa oleviin vaatimustenmukaisuusprofiileihin automaattisesti, ja kulloisetkin siirtymät ja viestit alkavat käyttää sitä. Jos valitset Ei, voit aina valita myöhemmin hiljaisen ajan, jota haluat käyttää tiettyihin vaatimustenmukaisuusprofiileihin.

Hiljaiset ajat ja liiketoimintayksiköt

Jos käytät liiketoimintayksikköjä, luomasi hiljaiset ajat ovat käytettävissä kaikkien liiketoimintayksikkösi vaatimustenmukaisuusprofiilien, siirtymien ja viestien osalta. Jos haluat käyttää hiljaisia aikoja erillisten liiketoimintayksikköjen osalta, voit luoda yksilöllisen hiljaisen ajan asetuksen kyseisen liiketoimintayksikön sisälle. Jos reaaliajan liiketoimintayksikköjen rajaus on käytössä ja sinulla on käyttöoikeudet useisiin liiketoimintayksikköihin, voit valita, mihin liiketoimintayksikköön hiljaista aikaa sovelletaan.