Sopimusten määrittäminen luomaan työtilaukset ja laskut automaattisesti

Asiakassopimukset sisältävät ennalta määritettyjä tietoja työtilausten ja laskujen luomista varten. Lisätietoja on kohdassa Sopimusten yleiskatsaus. Kun sopimustyö lisääntyy, harkitse, lisätäänkö useita tapauksia vai useita toistumisia.

Voit käyttää sopimuksia seuraavasti:

1. Luo Sopimus. Määritä ylätason tietoja, kuten asiakkaan, päivämäärävälin ja hinnaston.
2. Luo sopimuksen varauksen asetukset , jossa määrität, kuinka usein sopimukselle luodaan työtilauksia, sekä mahdollisten työtilausten perustiedot, kuten työtilaus Tyyppi.
3. Lisää sopimuksen tapaukset, tuotteet, palvelut ja palvelutehtävät määrittämään luodun työtilauksen osana suoritettavan työn yksityiskohdat.
4. Aktivoi sopimus ja sopimuksen varauspäivämäärät luodaan yhdessä työtilausten kanssa päivämäärien lähestyessä.

Tässä artikkelissa käydään läpi kaksi skenaariota ja näytetään, miten sopimuksilla voidaan luoda työtilauksia ja laskuja.

edellytykset

• Työtilaukseen liittyvät tiedot, kuten järjestelmässä määritetyt asiakkaat, tapaustyypit, tuotteet ja palvelutehtävät.

• Sopimuksen asetukset on määritetty. Mieti, tarvitaanko sopimuksen etuliitettä ja aloitusnumeroa

• Sopimusten, sopimusvarausasetusten ja sopimuslaskujen määritysten nimetyillä omistajilla on oikeus luoda laskuja, laskun tietoja, työtilauksia, työtilaus tapauksia, työtilaus tuotteita, työtilaus palveluita, työtilaus palvelutehtäviä, resurssivaatimuksia ja varauksia.

Skenaario 1: Resurssien ylläpidon työtilausten automaattinen luonti

Organisaation on suoritettava kuukausittain ylläpito laitteelle, jonka se on asentanut asiakkaan sijaintiin seuraavaa vuotta varten. Organisaatio haluaa luoda Dynamics 365 Field Servicen avulla automaattisesti ylläpitotyöt kunkin kuukauden puolessa välissä siten, että ajankohdassa on jonkin verran joustavuutta. Organisaatio haluaa, että aikatauluttajat aikatauluttavat kuukausittaiset ylläpitotyöt parhaiten sopiville kenttätyöntekijöille ja laskuttavat asiakkaalta tehdyn työn sovitulla hinnalla.

Voit määrittää tämän skenaarion käyttämällä sopimuksia, asiakasresursseja, tapaustyyppejä ja hinnastoja.

Vaihe 1: Sopimuksen luominen

1. Valitse Palvelu-alueella Sopimukset uusi>.

2. Täytä tiedot. Käytä työkaluvihjeitä oppaana.

   • Palvelutili ja laskutustili: Määrittää, missä sopimuksen työtilaukset tapahtuvat, kun taas laskutustili määrittää, kenelle lasku lähetetään. Lisätietoja on kohdassa Tilien luominen ja hallinta.

   • Järjestelmän tila: Määritetään, suoritetaanko sopimusta parhaillaan. Määritä Arvio, kun uutta sopimusta muodostetaan ja tietoja lisätään.

   • Hinnasto: Määrittää kaikkien sopimukseen liittyvien tuotteiden ja palvelujen hinnan sekä hallitsee työtilauksiin täytettyä hinnastoa ja tästä sopimuksesta luotuja laskuja. Lisää sopimuksen hinnastoon on kaikki tuotteet ja palvelut, joita käytetään sopimuksen aikana. Sopimukset sisältävät yleensä neuvotellun hinnan tavaroista ja palveluista, jotka näkyvät täysin uudessa hinnastossa. Näihin saatujen työtilausten ja laskujen hinnastoa voi tarvittaessa päivittää manuaalisesti.

   • Aloitus- ja päättymispäivä: määrittää sopimuksen keston.

   

3. Kirjoita Muut-välilehteen lisätietoja, kuten tuloksena syntyvien työtilausten palvelualue ja tietueen luontiaika, joka määrittää kellonajan, jolloin työtilaukset, laskut ja muut tähän sopimukseen liittyvät tietueet luodaan. Tämä määritys on tärkeä, koska joissakin organisaatioissa sopimusten ei haluta luovan työtilauksia keskellä työpäivää. Jos arvoa ei ole määritetty, oletusarvo on Field Servicen asetukset -kohdassa.

4. Valitse Tallenna.

Vaihe 2: Varauksen toistumisen määrittäminen

Kun sopimus on luotu, määritä, kuinka usein työtilauksia luodaan.

1. Valitse Yleiset-välilehden Varauksen asetukset -osassa Uusi sopimusvarauksen määritys.

   Vihje

   Sinun on ehkä valittava pystysuuntaiset kolme pistettä ⋮, ennen kuin valitset Uusi sopimuksen varauksen asetukset.

   

2. Kirjoita sopimusaikataulun nimi. Se voi esimerkiksi olla "Kuukausittainen ylläpito." Nimeäminen on tärkeää, koska sopimuksessa voi olla useita toistuvia varauksia. Palveluorganisaatio voi esimerkiksi suorittaa viikoittaisia ja kuukausittaisia ylläpito osana samaa sopimusta.

3. Täytä työtilaus asetukset.

   • Luo työtilaus automaattisesti: Valitse Kyllä , jos haluat luoda työtilauksia automaattisesti jatkuvasti. Luodut työtilaukset näkyvät aktiivisessa työtilaus näkymässä tilassa Avoin - Ajoittamaton. Valitse Ei , jos haluat luoda työtilaus manuaalisesti kullekin aikataulupäivämäärälle.

   • työtilaus Tyyppi: Valitse työtilaus tyyppi, kuten Diagnoosi ja korjaus tai Tarkastus.

   • Luo työtilaukset päivää etukäteen: Määrittää, kuinka monta päivää ennen odotettua huoltopäivämäärää työtilaus luodaan. Jos valitset useita päiviä etukäteen, työtilausten tilausjono saattaa kasvaa toivottua suuremmaksi. Jos kuitenkin valitset liian vähän päiviä etukäteen, sinulla ei ehkä ole aikaa valmistautua. Jos sopimustasolla ei ole määritetty mitään arvoa, koko ympäristöä koskeva asetus on määritetty kohdassa Field Servicen asetukset>Sopimus-välilehti>Luo sopimuksen työtilaus X päivää etukäteen. Jos tälläkään kentällä ei ole arvoa, työtilaukset luodaan seitsemän päivää ennen varauspäivää sopimukseen kirjattuna ajankohtana.

   • Tässä syötetyt työtilaus Tyyppi, Prioriteetti työtilaus Yhteenveto ja Sijainti välitetään tuloksena oleville työtilauksille.

4. Täytä varausasetukset.

   • Luo varaus automaattisesti: Valitse Kyllä , jos haluat, että järjestelmäkirja luo työtilaukset (riippumatta automaattisesti luoduista tai manuaalisesti luoduista). Määritä varaukselle ensisijainen resurssi ja toivottu alkamisaika . Valitse Ei , jotta luodut työtilaukset ajoitetaan normaalin ajoitusprosessin kautta: manuaalisesti, aikataulun ollessa Avustaja tai kanssa Resource Scheduling Optimization.

     Muistiinpano

     Sopimukset luovat varauksia toistuvuuden mukaan ottamatta huomioon muita tekijöitä, kuten sitä, onko resurssi aktiivinen tai heidän työaikansa.

   • Arvioitu kesto: Valitse arvioitu aika tämän tyyppisille työtilaus.

   • Ennakkovarauksen joustavuus - ja Jälkivarauksen joustavuus -kentät määrittävät, kuinka monta päivää ennen ennakoitua aikataulupäivämäärää ja sen jälkeen työtilaus voidaan ajoittaa. Nämä kentät täyttävät luotujen työtilausten Päivämääräikkunan alku - ja Päivämääräikkunan loppu -kentät aikataulun Avustaja helpottamiseksi. Jos esimerkiksi aiot suorittaa kuukausittaiset ylläpito kunkin kuukauden kahdeksantena päivänä ja määrittää varausta edeltävän ja sen jälkeisen joustavuuden seitsemäksi päiväksi, työtilaukset voidaan ajoittaa kunkin kuukauden ensimmäisen ja 15. päivän välille.

   • Aikaikkunan alkamis - ja päättymisaikaikkunat voidaan määrittää luomaan luotujen työtilausten aikaikkuna, jonka aikataulu Avustaja sisältää. (Esimerkki: työtilaus on ajoitusaikaväli on 8.00–24.00).

   

5. Valitse komentopalkin yläreunassa Varauksen toisto.

6. Ilmoita tiedot.

   • toistumismalli. Esimerkiksi joka viikko, kuukauden ensimmäinen maanantai tai joka toinen perjantai.

   • Toistumisen alue. Määritä alkamispäivä ja valitse päättymispäivän toimintatapa.

     • Ei päättymispäivää: Työtilaukset luodaan sopimuksen päättymispäivänä.
     • Päättymispäivä: Lopeta työtilausten luominen toistumisen päättymispäivämäärän jälkeen.
     • Lopeta #-toistojen jälkeen: Työtilaukset luodaan, kun määritetty määrä toistoja on saavutettu.

   • Mukautetut päivämäärät: Määritä päivämäärät luodaksesi työtilauksia, jotka on suoritettava toistumisen lisäksi, jos malli ei vastaa liiketoimintatarpeitasi. Kyse voi olla esimerkiksi palvelusta, joka suoritetaan vuoden aikana eri juhlapyhinä. Mukautetun päivämäärän työtilauksia ei luoda, ellei toistuvuutta anneta.

7. Valitse OK ja valitse sitten Tallenna.

Muistiinpano

Yhdessä sopimuksessa voi olla useita varausasetuksia. Voit esimerkiksi luoda viikoittaisille käynneille varausasetuksen, joka luo työtilauksia joka viikko, ja varausasetukset kuukausittaisille käynneille, joilla on eri varaukset.

Katso myös: Tuo varauksen toistot.

Vaihe 3: Sopimustyön tietojen lisääminen

Kun olet määrittänyt sopimuksen ja sopimuksen varauksen asetukset, määritä suoritettava työ. Voit määrittää työn lisäämällä sopimukseen tapaustyypit, tuotteet, palvelut ja palvelutehtävät.

Jos haluat käyttää sopimuksia asiakkaiden resurssi ylläpito, käytä sopimuksen varaustapauksia ja määritä resurssi. Määrittämällä asiakkaan resurssi tapauksesta voit määrittää toistuvan työn, joka on suoritettava tietyille laitteille ja rakentaa palveluhistoriaa. Voit lisätä sopimuksen varausten asetuksiin myös useita tapaustyyppejä siten, että kuhunkin sisältyy asiakasresurssi. Tässä skenaariossa käytetään sopimuksen varaustapausta.

Jos et halua käyttää sopimuksen varauksen tapaustyyppejä, voit lisätä tuotteita, palveluita ja palvelutehtäviä suoraan sopimukseen.

1. Valitse Yleiset-välilehden Tapaukset-osassa Uusi sopimuksen varaustapaus. Käytä työkaluvihjeitä oppaana tapauksen tietojen määrittämiseen.

   Vihje

   Sinun on ehkä valittava pystysuuntaiset kolme pistettä ⋮, ennen kuin valitset Uusi sopimuksen varauksen asetukset.

   

2. Valitse Tallenna ja sulje.

Kun lisäät tapauksia sopimukseen, liittyvät tuotteet, palvelut, palvelutehtävät ja ominaisuudet lisätään sopimukseen. Nämä nimikkeet lisätään sitten työtilauksiin, kun niitä luodaan. Kun lisäät tapaustyyppejä, ota huomioon Kopioi tapauksen kohteet sopimukseen -asetus.

Vaihe 4: Sopimuksen aktivointi ja työtilausten näyttäminen

Kun organisaatiosi on suorittanut esimiehen tarkistuksen ja asiakkaiden hyväksynnän, viimeinen vaihe on sopimuksen aktivointi . Kun järjestelmä on aktivoitu, se luo liittyvät tietueet, kuten ylläpito päivämäärät ja työtilaukset. Jos haluat lisätä sopimuksen tilaan lisätietoja, harkitse Sopimuksen alitila -arvojen käyttämistä . Myös mukautettuja sopimusten alitiloja voidaan luoda.

1. Määritä Sopimus-sivulla Järjestelmän tila -asetukseksi Aktiivinen.

2. Valitse Tallenna. Varauspäivämäärät, jotka edustavat palvelun suorituspäiviä, luodaan.

3. Voit tarkastella varauspäivämääriä avaamalla Varauksen asetukset ja vierittämällä Varauspäivät-osioon .

   

Kun aika lähestyy varauspäivämääriä, työtilaukset luodaan Luo työtilaukset päiviä etukäteen -kentän perusteella . Varauspäivämäärän tilaksi muuttuu Käsitelty ja luodun työtilaus haku tulee näkyviin.

Jos määrität Luo työtilaukset automaattisesti -asetukseksi Ei , voit luoda työtilaukset manuaalisesti kullekin varauspäivämäärälle. Voit luoda työtilaus manuaalisesti yksilöllisissä liiketoimintatapauksissa, joissa sinun on luotava määritettyä aikaisemmin. Avaa varauspäivä ja valitse Luo työtilaus.

Jos päätät, että sopimus luo varaukset automaattisesti, työtilaukset ajoitetaan ensisijaiselle resurssille, kun työtilaukset luodaan.

Vaihe 5: Sopimuksen työtilausten suorittaminen

Kun työtilauksia luodaan, ne näkyvät muiden työtilausten joukossa Työtilaukset-näkymässä .

Luodut työtilaukset sisältävät kaikki sopimuksessa määritetyt tiedot, kuten hinnaston, työtilaus tyypin, tapaustyypit ja asiakkaan resurssi. Tietoja voidaan edelleen muokata työtilaus tasolla. Vaikka esimerkiksi sopimuksesta voidaan luoda työtilaus, työtilaus voidaan lisätä lisää tuotteita ja palveluita tarpeen mukaan. Muita tietoja, kuten hinnastoa ja työtilaus tyyppiä, voidaan muuttaa, jos sinulla on oikeat käyttöoikeudet.

Työtilaus sisältää linkin sopimukseen.

Jos sitä ei ole vielä ajoitettu, valitse Varaa ja käynnistä aikataulu Avustaja.

Kun kenttätyöntekijä suorittaa sopimuksen työtilaus ja esimies sulkee sen, valmiista työstä luodaan lasku. Lisätietoja on artikkelissa, joka käsittelee työtilauksen elinkaarta ja tiloja.

Vihje

Kun määrität sopimuksia luomaan työtilauksia automaattisesti, rajoita työtilaus alielementti tietueiden, kuten työtilaus tuotteiden, palveluiden, palvelutehtävien ja tapaustyyppien, määrä enintään 500:aan. Suuremmat tietuemäärät, synkroniset mukautetut laajennukset tai mukautetut prosessit voivat aiheuttaa aikakatkaisun, jolloin jäljellä olevia alielementti tietueita ei luoda.

Skenaario 2: Laskujen automaattinen luominen

Sopimus laskujen avulla luodaan automaattisesti tuotteiden ja palvelujen laskuja. Laskut luodaan määritetyllä toistuvuudella ja sisältävät samat tuotteet samaan hintaan joka kerta. Laskut luodaan ja laskutetaan riippumatta siitä, onko työtilaukset tehty vai ei. Se on samanlainen kuin kuinka voit maksaa kuukausittaisen matkapuhelinlaskun riippumatta lähettämiesi puheluiden tai tekstiviestien määrästä.

Tässä skenaariossa asiakas maksaa Field Service -organisaatiolle neljännesvuosittaisen summan huoltosuunnitelmasta.

Vaihe 1: Sopimuksen luominen tai aiemmin luodun sopimuksen valitseminen

Voit lisätä sopimuksen laskun aiemmin luotuun tai uuteen sopimukseen. Sopimuksessa voi olla vain sopimuksen laskun ilman ylläpitosuunnitelmaa. Voit myös käyttää useita laskuja yhdessä sopimuksessa.

Tässä esimerkissä neljännesvuosittaiset laskut lisätään olemassa olevaan sopimukseen.

1. Valitse sopimuksesta Laskun asetukset>Lisää uuden sopimuksen laskun asetukset.

   Vihje

   Sinun on ehkä valittava pystysuuntaiset kolme pistettä ⋮, ennen kuin valitset Uusi sopimuksen varauksen asetukset.

   

2. Anna huoltosopimukselle nimi ja valitse Tallenna.

Vaihe 2: Laskun toistumisen ja tuotteiden määrittäminen

1. Valitse Laskutuotteet ja Uusi sopimuslaskun tuote.

2. Lisää tuotteet, joista haluat laskuttaa asiakasta säännöllisesti, ja valitse Tallenna. Laskutuotteiden hinta johdetaan sopimuksen hinnastosta.

   Muistiinpano

   Laskutustuotteet voivat olla vain tuotteita, joissa Field Servicen tuotetyyppi -asetuksena Varasto tai Muu kuin varasto. Palvelutyyppisiä tuotteita ei voi lisätä.

   

3. Valitse yläreunan komentopalkista Laskun toistuminen .

4. Anna toistumistiedot. Jos haluat määrittää neljännesvuosittain, valitse:

   • Toista: Kuukausittain
   • Toista viimeistään: Kuukauden päivä
   • Määritetyt kuukaudet: 3

5. Valitse OK ja sitten Tallenna.

Vaihe 3: Laskun toiston aktivointi ja laskujen näyttäminen

Koska tämä sopimus on jo aktiivinen, laskun päivämäärät luodaan lyhyen ajan kuluttua, mutta ei heti. Jos lisäsit sopimuksen laskumäärityksen uuteen sopimukseen tai aiemmin luotuun sopimukseen, jonka tila on Arvio , aktivoi sopimus.

Voit tarkastella laskun päivämääriä valitsemalla Liittyvät>laskun päivämäärät.

Et voi luoda sopimuslaskuja manuaalisesti samalla tavalla kuin sopimuksen työtilauksissa.

Muistiinpano

Laskut luodaan etukäteen sen mukaan, mitä olet määrittänyt Luo sopimuslaskut X päivää etukäteen -kenttään Field Servicen asetuksissa Sopimus-osassa . Laskun eräpäivä määritetään toistuvan laskun asetusten perusteella, mutta se luodaan X päivää etukäteen. Jos Luo sopimuslaskut X päivää etukäteen -kohtaan ei ole syötetty arvoa, järjestelmä luo laskun laskun päivämääräpäivänäsopimuksen Tietueen luonnin ajoitus -kentässä ja sitten Field Servicen asetuksissa.

Tuo varauksen toistot

Voit tuoda varauksen toistumismallin sopimuksen varauksen määrityksille (ABS) tai sopimuslaskun määrityksille (AIS). Kun toistumisvalinta ikkuna tallennetaan, täyttää kentän ABS- tai AIS-tietueissa. Kentän nimi on Toistoasetukset, eikä sitä näytetä oletusarvoisesti lomakkeessa. Jos haluat tuoda yhden tai useamman ABS- tai AIS-tietueen toistumisen CSV-tiedoston kautta, toimi seuraavasti.

1. Hanki ABS:stä tai AIS:stä edustava merkkijono, joka on määritetty samalla tavalla kuin tuodut tietueet määritetään.

2. Määritä merkkijonossa tietueen toimintaan vaikuttavat arvot, jotka voit jäsentää merkkijonosta, kuten alkamis- ja päättymispäivä tai kuukaudet jokainen.

3. Näiden esimerkkimerkkijonojen avulla voit täyttää sopimuksen varaus- ja laskun asetustietueet laskentataulukkoon ja tuoda sen avulla täysin määritettyjä tietueita.

Katso esimerkiksi toistuvuus seuraavassa näyttökuvassa ja siihen liittyvässä XML:ssä.

<root><pattern><period>weekly</period><option>every</option><weeks every='1'><days>1</days><days>2</days><days>3</days></weeks></pattern><range><start>08/01/2020</start><option>endAfter</option><end>10</end></range><datas/></root>

Sopimuksen omistajan vaihtaminen

1. Muuta sopimuksen Järjestelmän tila -asetukseksi Arvio ja valitse Tallenna. Odota viisi minuuttia, jotta kaikki asynkroniset prosessit voidaan suorittaa

2. Määritä sopimuksen Järjestelmän tila -asetukseksi Aktiivinen ja valitse Tallenna ja sulje.

Seuraavat vaiheet

• Tapaustyyppejä sisältävien työtilausmallien luominen
• Luo ja hallitse asiakastilejä