Taloushallinnon raporttien luominen
Tässä artikkelissa on tietoja taloushallinnon raportin luomisesta.
Luo raportti avaamalla raportin määritys ja valitsemalla sitten työkalurivillä Luo. Näytölle avautuu Raporttijonon tila -sivu, joka näyttää raporttisi paikan jonossa.
Raportin luonnin edetessä seuraavat raportin jonon tilanilmaisimet voivat näkyä Raportin jonotila -sivulla.
| Tila | Tila | kuvaus |
|---|---|---|
| Asetetaan jonoon | Väliaikainen | Raportin määritys tarkistetaan, ennen kuin raportti asetetaan luontijonoon. |
| Jonossa | Väliaikainen | Raportti siirtyy raportinluontijonoon ja odottaa käsittelyä. |
| Käsitellään | Väliaikainen | Tämä tila seuraa yleensä Jonossa-tilaa ja muuttuu yleensä tilaksi Lopullinen, kun käsittely on valmis. |
| Jälkikäsitellään | Väliaikainen | Tämä tila seuraa Käsittelyssä-tilaa ja ilmaisee, että raportin kaikki tiedot on kerätty, mutta johdannaistoimintoja, kuten laskentaa ja koontia, suoritetaan. |
| Peruutetaan | Väliaikainen | Raportointi perutaan käyttäjän pyynnöstä. Tämä tila on tulos käyttäjän pyytämästä tilassa Jonossa tai Käsittelyssä olevan raportin perumisesta. Järjestelmä yrittää siirtää raportin Peruttu-tilaan, ellei järjestelmä ole käsitellyt sitä liian pitkälle, jolloin sen on valittava muut tila. |
| Peruutettu | Lopullinen | Raportin käsittely on päättynyt, mutta sitä ei ole suoritettu loppuun käyttäjän pyytämän keskeytyksen vuoksi. |
| Päätetty | Lopullinen | Raportti on valmis käytettäväksi. |
| Epäonnistui | Lopullinen | Raportin käsittely päättyi mutta epäonnistui, mikä tarkoittaa, ettei raporttia pidä käyttää. |
Luotu raportti avautuu oletuksena Web Viewerissä. Seuraavat raporttien luontivaihtoehdot ovat saatavilla:
- Määritä aikataulu raportin tai raporttiryhmän automaattista luontia varten
- Tarkista, ettei raportista puutu tilejä tai tietoja ja vahvista raportin virheettömyys
Raportteja luotaessa käytetään Raportin määritys -välilehdissä määritettyjä asetuksia.
Luo raportti
Voit luoda talousraportin valitsemalla Kirjanpito>Kyselyt ja raportit>Talousraportit.
- Valitse luotava raportti ja valitse sitten Luo.
- Täytä Raportin päivämäärä -kenttä ja valitse OK.
Kun raportti on luotu, sitä voi tarkastella Raportit-osassa.
Voit tarkastella raporttia tai poistaa sen.
Voit luoda raportti raporttien suunnitteluohjelman avulla avaamalla raporttimäärityksen ja valitsemalla sitten työkalupalkin Luo-painikkeen. Näytölle avautuu Raporttijonon tila -sivu, joka näyttää raporttisi paikan jonossa. Luotu raportti avautuu oletuksena Web Viewerissä.
Mitä tapahtuu raportin luontipyynnön lähettämisen jälkeen?
- Kun asiakas on lähettänyt raportin luontipyynnön, raportti näkyy raporttijonoluettelon Raporttijonon tila -sivulla.
- Jos samanaikaisesti lähetetään useita raporttien luontipyyntöjä, taloushallinnon raporttien käsittelypalvelun esiintymä voi käsitellä samanaikaisesti enintään kolmea raporttia. Ympäristössä voidaan käsitellä samanaikaisesti enintään viittä raporttia.
- Raportin luontijono on FIFO-jono.
- Raportin luonti voidaan keskeyttää ennen kuin se siirtyy lopulliseen tilaan valitsemalla raportti ja valitsemalla sitten Poista. Kun raportin peruutus on onnistunut, raportin tila on Peruutettu.
Raporttiryhmät
Raporttiryhmät ovat tehokas tapa luoda useita raportteja samanaikaisesti. Oletetaan esimerkiksi, että tiedät, että kuukauden lopussa käyttäjät luovat joka kuukausi kahdeksan raporttia. Luo raporttiryhmä ja sen sijaan, että valitset Luo kullekin ryhmän kahdeksalle raportille, voit valita Luo raporttiryhmälle, jolloin kahdeksan raporttia luodaan yhdessä vaiheessa. Kun valitun raporttiryhmän raportit on luotu, voit tarkastella yksittäisiä raportteja kohdassa Talousraportit (Kirjanpito > Kyselyt ja raportit > Talousraportit) to view the individual reports. Jos haluat määrittää raporttiryhmän, tee seuraavat toimet.
- Valitse raporttien suunnitteluohjelmassa Raporttiryhmät.
- Valitse raporttiryhmään sisällytettävät raporttimääritykset.
- Valitse kullekin ryhmään sisällytettävälle raportille korvattavan yrityksen, tietojen ja päivämäärän asetukset. On suositeltavaa määrittää kullekin raportille Yritys, Kausi, Vuosi ja Erittelytaso.
- Tallenna raporttiryhmä.
Raporttien luonnin ajoittaminen
Useissa yrityksissä on tietty raporttijoukko, joka suoritetaan tietyin aikavälein liiketoimintaprosessien tarpeiden mukaan. Voit ajoittaa raportin muodostumaan säännöllisesti, esim. päivittäin, viikoittain, kuukausittain tai vuosittain. Voit ajoittaa yksittäisiä raportteja tai raporttiryhmiä, jotka sisältävät useita yrityksiä. Jokaiselle sisällytettävälle yritykselle on määritettävä tunnistetiedot, jotka voivat olla esimerkiksi samat kuin raporttipuumäärityksessä. Jos tunnistetietosi eivät ole voimassa, raportti näyttää sinulle vain ne tiedot, joihin sinulla on käyttöoikeus, kuten yritys, johon olet kirjautunut kyseisellä hetkellä. Tuotostiedot luetaan ensin raporttiryhmästä ja sen jälkeen yksittäisistä raporteista.
Kun raporttien aikatauluja luodaan ja tallennetaan, ne näytetään siirtymisruudun kohdassa Raporttien aikataulut. Voit luoda kansioita raporttien järjestämistä varten. Jos aikataulun yksittäistä raporttia ei voida suorittaa, muut raportit silti suoritetaan.
Tärkeä
Voit luoda, muokata ja poistaa raporttien ajoituksia, jos sinulla on suunnittelijan tai järjestelmänvalvojan rooli. Kun raportti on ajettu, sen luomiseen käytetään sen käyttäjän tunnistetietoja, joka on luonut raportin.
Raporttiaikataulun luominen
Valitse raportin suunnitteluohjelman Tiedosto-valikossa Uusi ja valitse sitten Raporttiaikataulu. Näyttöön avautuu valintaikkuna Uusi raporttiaikataulu.
Valitse kohdassa Asetukset yksittäinen ajastettava raportti tai raporttiryhmä. Käytettävissä ovat vain sellaisen yrityksen tai rakenneosavalikoiman raportit tai raporttiryhmät, johon olet kirjautuneena.
Valitse Aktiivinen -valintaruutu ottaaksesi käyttöön raporttiaikataulun. Vain raportin luonut käyttäjä tai järjestelmänvalvoja voi ottaa raporttiaikataulun käyttöön tai poistaa sen käytöstä.
Syötä yrityksen tunnistetiedot valitsemalla Käyttöoikeudet -painike. Oletusarvon mukaan sinun kirjautumistietojasi käytetään yritykselle, johon olet kirjautuneena. Jos muita yrityksiä on mukana valinnassa, esim. raportointipuun määrityksissä, valitse Käytä erillisiä tunnistetietoja ja syötä sitten jonkin toisen raporttiaikatauluun sisältyvän yrityksen tunnistetiedot. Voit valita Windows-todennuksen tai kirjoittaa käyttäjänimen ja salasanan kullekin yhtiölle. Tallenna näiden yhtiöiden tunnistetiedot valitsemalla Tallenna tunnistetiedot -valintaruutu ja valitse sitten OK sulkeaksesi valintaikkunan.
Valitse päivä, jolloin aikataulun tulee alkaa, kohdassa Tiheys kentässä Aloita toisto. Oletusarvon mukaan valitaan asiakastietokoneen järjestelmäpäivämäärä.
Valitse aika, jolloin raportin tulee muodostua, Muodosta raportti klo -kentässä. Jos määrität ajan, joka on ennen kuluvaa järjestelmän aikaa, raportti suoritetaan seuraavana ajoitettuna päivänä.
Määritä raportin muodostumistiheys Toistumismalli-alueella. Oletuksena valitaan Päivittäin ja Aikaväli (päivinä) -arvoksi 1. Muut vaihtoehdot ovat Viikoittain, Kuukausittain ja Vuosittain.
Valitse alueella Toistumisalue, milloin raportin luonnin tulee päättyä.
- Ei päättymispäivää – Raportin ajoitus suoritetaan jatkuvasti.
- Määritä esiintymien määrä – Raportin aikataulu suoritetaan määritetyn ajan, ja sen jälkeen se poistetaan käytöstä.
- Lopetusaika – Raporttiaikataulu päättyy määritettynä päivänä.
Valitse Tallenna. Syötä Tallenna nimellä -valintaikkunaan yksilöivä nimi ja raporttiaikataulun kuvaus.
Voidaksesi kopioida raporttiaikataulun, sinulla on oltava suunnittelijan tai järjestelmänvalvojan rooli. Vaikka järjestelmänvalvoja muokkaisi raporttiaikataulua, raportilla säilyy raportin luojan tunnistetiedot.
Kopioi raporttiaikataulu
- Valitse raportin suunnitteluohjelman siirtymisruudussa Raporttiaikataulut ja avaa kopioitavat raporttiaikataulut.
- Valitse Tiedosto-valikossa Tallenna nimellä ja täytä aikataululle uusi nimi ja kuvaus Tallenna nimellä -valintaikkunassa. Valitse OK ja uusi aikataulu näytetään siirtymisruudussa.
- Muokkaa uuden aikataulun kenttiä ja tietoja tarpeen mukaan ja valitse sitten työkalurivissä Tallenna, tai valitse Tallenna Tiedosto-valikossa.
Sinun on oltava raporttiaikataulun omistaja tai sinulla on oltava järjestelmänvalvojan rooli poistaaksesi raporttiaikataulun.
Raporttiaikataulun poistaminen
- Valitse raportin suunnitteluohjelman siirtymisruudussa Raporttiaikataulu.
- Valitse poistettava raporttiaikataulu ja valitse sitten Poista tai paina Poista-näppäintä.
- Valitse poiston vahvistusikkunassa Kyllä poistaaksesi raporttiaikataulun pysyvästi. Jos sinulla ei ole oikeuksia poistaa aikataulua, näyttöön tulee sanoma eikä raporttia poisteta.
Tunnistetiedot ja raportin aikataulut
Jos et syötä tarvittavia tunnistetietoja kaikille raportteihin sisältyville yhtiöille, saat seuraavan sanoman tallentaessasi raporttiaikataulun: Sinun on syötettävä tunnistetietosi raporttiaikatauluun sisältyville yhtiöille. Määritä tunnistetiedot valitsemalla Käyttöoikeudet-painike.
Esimerkissä käyttäjä kirjautuu yritykseen A käyttämällä käyttäjänimeä ja salasanaa. Käyttäjä luo aikataulun raportille, joka käyttää raportointipuun määrityksiä tietojen keräämiseen useista yrityksistä. Kun raporttiaikataulu tallennetaan, näyttöön tulee kehote, jossa käyttäjää pyydetään antamaan raporttipuumäärityksessä määritettyjen yritysten tunnistetiedot. Kun tunnistetietojesi voimassaolo päättyy, raporttiaikataulun raportteja ei luoda, kunnes tunnistetiedot on päivitetty. Raporttijonoon tulee sanoma ilmaisemaan, että käyttöoikeudet on päivitettävä. Raporttiaikataulu epäonnistuu, jos mikään seuraavista skenaarioista tapahtuu (koska ne vaativat tunnistetietoja):
- Uusi yritys on lisätty raportointipuun yksittäiseen raporttiin.
- Raporttiryhmän raporttia on muokattu.
- Raporttiryhmään on lisätty eri yritystä koskeva uusi raportti.
Jatka valitsemalla Käyttöoikeudet-painike Raportin ajoitus -valintaikkunassa ja syötä sitten asianmukaiset tunnistetiedot.
Puuttuvien tilien analysointitoiminto
Voit etsiä mahdollisesti puuttuvia kirjanpitotilejä ja dimensioita kaikista rivimäärityksistä, raportointipuumäärityksistä ja raporttimäärityksistä rakenneosaryhmässä. Tästä on hyötyä, kun luot tai päivität useita tilejä tai rakenneosia lyhyen ajanjakson aikana ja haluat varmistaa, että kaikki uusi tieto on sisällytetty raportteihisi.
Puuttuvat tilit määritetään käyttämällä rivin tai raportointipuun määrityksen alimpia ja korkeimpia arvoja. Sitten näkyviin tulee luettelo tileistä, joita ei ole rivin tai raportointipuun määrityksessä mutta jotka ovat taloushallinnon tiedoissa. Jos puuttuvan tilin arvo on suurempi tai pienempi kuin rivimäärityksen arvot, tiliä ei sisällytetä puuttuvien tilien luetteloon.
Vihje
Tämä menettely kannattaa tehdä tarkistusta varten ennen kuukausiraporttien luomista sekä luotaessa uusia rakenneosia.
On epätodennäköisempää, että arvovälejä sisältävissä raporteissa on puuttuvia tilejä. Käytä mahdollisuuksien mukaan rakenneosissa alueita, jotta voit sisällyttää uusia tilejä, kun niitä luodaan. Jos raporttimäärityksessä yritykseksi on määritetty @ANY, voit kirjautua sisään tiettyyn yritykseen ja suorittaa puuttuvien tilien analyysin kyseiselle yritykselle.
Muistiinpano
Jos uusi yritys on lisätty, sinun on lisättävä tämä uusi yritys kaikkien aiemmin luotujen raporttien raportointipuihin. Muuten yritystä ei sisällytetä puuttuvien tilien analyysiin.
Puuttuvien tilien analyysin suorittaminen
Valitse raportin suunnitteluohjelmassa Työkalut ja valitse sitten Puuttuvien tilien analyysi.
Valitse Yrityssuodatin-kentässä yritys, jonka tulokset suodatetaan, tai valitse Kaikki (ei suodatusta) näyttääksesi kaikkien saatavilla olevien yhtiöiden tiedot.
Valitse Dimensiosuodatin-kentässä dimensio, jonka tiedot suodatetaan, tai valitse Kaikki (ei suodatusta), jos haluat tarkastella kaikkien saatavilla olevien dimensioiden dimensiotietoja.
Valitse Ryhmittely-kentässä vaihtoehto tulosten lajittelulle. Voit lajitella tulokset vaikutuksenalaisen rakenneosan mukaan tai dimension ja arvojoukkojen mukaan.
Tarkista näytetyt tulokset. Kun valitset kohteen ylemmässä ruudussa, alemmassa ruudussa näkyy lisätietoja poikkeuksesta. Tietoihin lukeutuvat liittyvät dimensiot, arvot ja raportit.
Avaa kohta, johon tämä vaikuttaa, valitsemalla asianmukainen luetteloruudun kuvake tai napsauta kohtaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Avaa. Voit valita useita kohtia pitämällä Ctrl-näppäintä painettuna valitessasi kohdat alaruudussa.
Jos tulokseen sisältyy mitään sellaisia arvoja, rakenneosia tai raportteja, joiden ei pitäisi sisältyä analyysiin, napsauta kyseistä kohtaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Sulje pois, tai valitse Sulje pois -valintaruutu kyseisen kohdan vieressä poistaaksesi sen luettelosta. Poissuljettuja nimikkeitä ei sisällytetä, kun luettelo päivitetään. Voit valita useita kohtia pitämällä Ctrl-näppäintä painettuna valitessasi kohdat alaruudussa. Saat näkyviin kaikki kohteet, mukaan lukien aiemmin analyysista pois jätettäväksi valitsemasi kohteet, valitsemalla Näytä pois jätetyt rakenneosat ja arvot -valintaruudun ja valitsemalla sitten Päivitä.
Valitse Päivitä päivittääksesi poikkeukset, jotka olet käsitellyt. Valitse Kyllä suorittaaksesi täyden päivityksen kaikille tuloksille, tai valitse Ei suorittaaksesi osittaisen päivityksen käsitellyille nimikkeille.
Muistiinpano
Sivu päivitetään automaattisesti sen avautuessa, ellei sitä ole avattu viimeisen 15 minuutin aikana.
Kun ongelmat on ratkaistu, valitse OK sulkeaksesi valintaruudun.
Puuttuvien tilien analyysin pikanäppäimet
Kun suoritat puuttuvien tilien analyysin, käytettävissä on seuraavat pikanäppäimet.
| Toiminto | Paina |
|---|---|
| Suodata yrityksen mukaan | Alt+C |
| Suodatus dimension perusteella | Alt+D |
| Valitse Ryhmittely-kenttä | Alt+R |
| Näytä pois jätetyt rakenneosat ja arvot | Alt+N |
| Päivitä tulokset | Alt+P |
| Jätä valittu rakenneosa pois | Alt+J |
| Jätä valittu rivimääritys pois | Ctrl+B |
| Jätä valittu dimensioarvo pois | Ctrl+D |
| Avaa valittu raporttimääritys | Ctrl+R |
| Avaa valittu rivimääritys | Ctrl+O |