Osoitekirjat – usein kysytyt kysymykset

Miten tietueiden kaksoiskappaleita etsitään?

Voit etsiä tietueiden kaksoiskappaleita suoraan Yleisen osoitekirja -luettelosivulta. Valitse toimintoruudun Osapuoli-välilehden Ylläpidä-ryhmässä Tee kaksoisarvotarkistus. Valitse sitten kaksoisarvotarkistukseen sisältyvät arvot.

Voiko osoitekirjaan lisätä tai siitä poistetaan osapuolitietueita joukkona?

Kyllä. Voit lisätä useita osapuolitietueita osoitekirjaa ja myös poistaa niitä.

• Voit lisätä useita osapuolitietueiden osoitekirjaan valitsemalla Yleinen osoitekirja -luettelosivulla luettelosta osapuolet. Valitse sitten toimintoruudun Osapuoli-välilehden Ylläpidä-ryhmässä Määritä osapuolet. Valitse osoitekirjat, joihin haluat lisätä valitun osapuolitietueet, ja valitse sitten OK. Kaikki valitut osapuolitietueet lisätään kaikkiin valittuihin osoitekirjoihin.
• Voit poistaa useita osapuolitietueiden osoitekirjasta valitsemalla Yleinen osoitekirja -luettelosivulla luettelosta osapuolet. Valitse sitten toimintoruudun Osapuoli-välilehden Ylläpidä-ryhmässä Poista osapuolet. Valitse osoitekirjat, joista osapuolet poistetaan ja valitse sitten OK. Kaikki valitut osapuolitietueet poistetaan kaikista valituista osoitekirjoista.

Voiko poistaa historiallisia osoitteita?

Microsoft Dynamics 365 Financen 10.0.32 alkaen järjestelmänvalvoja voi käyttää seuraavaa menettelyä ottaakseen käyttöön laajennetun osoitteiden ylläpito-ominaisuuden, jotta historialliset osoitteet voidaan poistaa.

1. Siirry kohtaan Ominaisuuksien hallinta > Tarkista päivitysten saatavuus.
2. Tee haku Laajennettu osoitteiden ylläpito. Laajennettu osoitteiden ylläpito on oletusarvoisesti pois käytöstä.
3. Valitse Ota käyttöön.

Kun järjestelmänvalvoja on ottanut käyttöön Laajennettu osoitteiden ylläpito -ominaisuuden, voit poistaa historialliset osoitteet noudattamalla seuraavia ohjeita.

1. Avaa Yleinen osoitekirja -luettelosivu.
2. Valitse osapuolitietue, jonka osalta historialliset osoitteet poistetaan.
3. Valitse Osoitteet-välilehdessä Lisää vaihtoehtoja > Lisäasetukset.
4. Valitse Historia-välilehdessä vähintään yksi osoite.
5. Poista valitut osoitteet valitsemalla Poista.

Jos poistettava osoite on linkitetty toiseen tietueeseen, saat virhesanoman.

Vaihtoehtoisesti voit määrittää SysOperation-kehyksen erätyön poistaaksesi useita historiallisia osoitteita.

1. Siirry kohtaan Organisaation hallinta > Kausittainen > Poista käytöstä poistetut osoitteet.
2. Valitse OK.

Saat ilmoituksen siitä, onko erätyö onnistunut vai epäonnistunut.

Voit myös poistaa käytöstä poistettuja postiosoitteita Microsoft Office -lisäosan avulla.

1. Avaa Yleinen osoitekirja -luettelosivu.
2. Valitse osapuolitietue, jonka osalta historialliset osoitteet poistetaan.
3. Valitse Osoitteet-välilehdessä Lisää vaihtoehtoja > Lisäasetukset.
4. Valitse oikeassa yläkulmassa oleva Microsoft Office -logo.
5. Valitse Passiivinen logistiikan postiosoite.
6. Kirjaudu lisäosaan käyttämällä tunnistetietojasi. Lisäosan avulla voit poistaa vain passiivisia osoitteita.

Muistiinpano

Tätä menettelyä ei voi käyttää tietueiden päivittämiseen tai uusien tietueiden lisäämiseen. Jos esimerkiksi yrität päivittää ValidFrom-päivämäärää, tietue poistetaan päivämäärän päivittämisen sijaan.

Voiko tietueen osapuolityyppiä muuttaa vai onko vanha tietue poistettava ja uusi luotava?

Aina silloin tällöin tietueen osapuolityyppi on vaihdettava henkilöstä organisaatioksi tai organisaatiosta henkilöksi. Nancy on esimerkiksi Fabrikam U.K.:n myyntitiimin jäsen. Nancy tapaa Lontoon messuilla kuusi uutta prospektia ja luo kullekin prospektille prospektin osapuolitietueen. Kun Nancy tallentaa tietueet, jokainen tietue luodaan myös yleiseen osoitekirjaan. Fabrikam on määrittänyt organisaaton osapuolen oletustyypiksi, mutta kahden uuden prospektin tietueen tyyppinä pitäisi olla henkilö. Palatessaan messuilta Nancy on vaihdettava kahden prospektitietueen osapuolityyppi. Jotta osapuolitietueen tyypin voisi vaihtaa toiseksi tyypiksi, yleiseen osoitekirjaan on luotava ensin oikeantyyppinen uusi osapuolitietue. Voit sitten liittää vanhan osapuolitietueen tähän uuteen tietueen. Kun on tehnyt uuden osapuoliliitoksen, poista alkuperäinen osapuolitietue, jossa on virheellinen tietuetyyppi.

Miten osapuolitietueen nimi tai osoite voidaan muuttaa?

Voit koska tahansa päivittää osapuolitietueen nimet ja tietueeseen liitetyt osoitteet.

• Voit päivittää osapuolitietueen nimen avaamalla osapuolitietueen ja valitsemalla sitten toimintoruudussa Muokkaa. Anna Yleinen.pikavälilehdessä osapuolen uusi nimi ja tallenna sitten tietue.
• Voit päivittää osapuolitietueen osoitteen avaamalla osapuolitietueen ja valitsemalla sitten Osoitteet-pikavälilehdessä päivitettävä osoite. Valitse ensin Muokkaa ja tee sitten Muokkaa osoitetta -sivulla tarvittavat muutokset osoitteeseen tai osoiteparametreihin.

Voiko kaksi tai sitä useampi osapuolitietue yhdistää yhdeksi tietueeksi?

Aina silloin tällöin voi olla tarpeellista yhdistää kaksi tai sitä useampi osapuolitietue yhdeksi tietueeksi. Niin on tehtävä esimerkiksi silloin jos luot vähintään yhdelle osapuolitietueelle kaksoiskappaleen joko tarkoituksella tai vahingossa. Osapuolitietueita yhdistettäessä yksi tietue valitaan säilytettäväksi. Muiden tietueiden tiedot yhdistetään sitten tähän tietueeseen. Jos esimerkiksi havaitset, että Fabrikamia koskevia tietoja on tallennettu kolmeen osapuolitietueeseen: A, B, and C. Päätät säilyttää osapuolitietueen A. Niinpä osapuolitietueissa B ja C tallennetut tiedot yhdistetään osapuolitietueeseen A. Tietyissä tilanteissa osapuolitietueita ei kuitenkaan voi yhdistää:

• Samaan osapuolirooliin, kuten asiakkaaseen tai toimittajaan, samassa yrityksessä liitettyjä osapuolitietueita ei voi yhdistää. Esimerkiksi osapuoli A on liitetty asiakkaaseen yrityksessä 123 ja osapuoli B on liitetty toiseen yrityksen 123 asiakkaaseen. Näitä osapuolitietueita ei voi yhdistää, koska jos ne yhdistettäisiin, yhdistetty osapuolitietue liitettäisiin useisiin asiakkaisiin samalla yrityksissä, mikä ei ole sallittua. Tietueet voidaan kuitenkin yhdistää, jos osapuoli B on liitetty toimittajaan yrityksessä 123 tai eri yrityksen asiakkaaseen.
• Saman yrityksen, ryhmän tai toimintayksikön sisäisen osapuoliorganisaation tietueita ei voi yhdistää.

Pitäisikö osapuolitietue luoda yleisessä osoitekirjassa tai jossain muualla, kuten asiakas- tai toimittajasivulla?

Voit määrittää osapuolitietueet joko yleisessä osoitekirjassa tai soveltuvalla yksikkösivulla. Kun lisäät tietuen yhdessä sijainnissa, sama tietue lisätään aina myös toisessa sijainnissa. Jos esimerkiksi lisäät asiakkaan osapuolitietueen yleisessä osoitekirjassa, tietue lisätään myös Asiakas-sivulla. Samoin jos lisäät asiakkaan osapuolitietueen Asiakas-sivulla, tietue lisätään myös yleisessä osoitekirjassa. Päätä seuraavien ohjeiden avulla, missä uudet osapuolitietueet lisätään:

• Osapuolitietueen luominen, kun yksikkötyyppi ei ole tiedossa – Jos osapuolitietue on luotava, mutta yksikkötyyppi ei ole tiedossa. (Et esimerkiksi tiedä, onko yksikkö asiakas vai mahdollisuus). Voit valita yksikkötyypin myöhemmin.
• Osapuolitietueen luominen, kun yksikkötyyppi on tiedossa – Jos osapuolen yksikkötyyppi on tiedossa, voit luoda tietueen kyseisen tietueen sivulla. Voit esimerkiksi luoda asiakkaan tietueen Asiakas-sivulla. Kun luot ja tallennat tietueet soveltuvalla yksikkösivulla, tietue luodaan automaattisesti yleisessä osoitekirjassa.

Voiko osapuolitietueiden osoitetiedot kääntää?

Voit määrittää osoitetietojen käännökset, jotta tiedot näkyvät käyttäjän kielellä (järjestelmän kieli) ohjelmassasi, mutta toisella kielellä asiakirjoissa, kuten myyntitilauksissa. Voit antaa maiden tai alueiden nimien, osoitekohteiden ja nimijaksojen käännökset. Jos järjestelmän kieli on esimerkiksi tanska, voit luoda myyntitilauksen ranskalaiselle asiakkaalle. Tässä tapauksessa voit tarkastella ongelmassa tanskankielistä asiakastietuetta, mutta osoitetiedot näkyvät tulostetussa myyntitilauksessa ranskaksi. Anna käännöksiä määritettäessä käännös luettelon jokaiselle nimikkeelle. Nimikkeet, joille ei annetta käännöstä, näkyvät järjestelmän kielellä. Jos järjestelmän kieli on esimerkiksi tanska, voit lähettää asiakirjan espanjalaiselle asiakkaalle. Jos et ole antanut osoitetietojen espanjankielisiä (ESP) käännöksiä, kyseiset tiedot näkyvät tanskaksi sekä ohjelmassa että tulostetussa asiakirjassa.

Kun olen tuonut osoitteita, miksi en voi muokata tietueita?

Kun tuot osoitteita, käytettävissä on IsLocationOwner-niminen kenttä. Tämä kenttä ilmaisee, omistaako sijaintiin (osoite) liittyvä osapuoli osoitteen. Jos osapuoli on osoitteen omistaja, osoitetta voidaan muokata, kun sitä osapuolta käytetään yleisessä osoitekirjassa tai päätietuesivulla (kuten asiakas, toimittaja tai työntekijä). Jos osapuoli ei ole osoitteen omistaja, tietuetta ei voi muokata.

Kun tuot osoitteita, IsLocationOwner-kentän arvoksi on määritettävä Kyllä, jos haluat, että osoitetta voi muokata liittyvän osapuolen avulla. Jos tämä kenttä on tuotu oikein, sijainnin omistaja voidaan päivittää yleisessä osoitekirjassa.

Lisätietoja tuodun osoitteen sijainnin omistajan muuttamisesta: Sijaintien omistajien hallinta.

Jos osapuolen tyyppi on Yritys tai Ryhmä, synkronoiko yleinen osoitekirja asiakastietueen?

Ei. Yleinen osoitekirja ei synkronoi asiakasta. Koska asiakkaan V3-yhdistämismääritys tukee yhteyshenkilöiden osapuolen tyyppinä vain henkilöä ja tilien osapuolen tyyppinä organisaatiota, tietue ei päädy Dataverseen eikä virhettä näytetä. Erillinen Henkilö- tai Organisaatio-tyypin osapuolitietue on luotava.