Työnkulun elementit

Tässä artikkelissa kuvataan eri osia, jotka muodostavat työnkulun.

Työnkulku koostuu elementeistä. Seuraavissa osissa kuvataan kutakin elementtityyppiä.

Tehtävät

Tehtävä on työyksikkö, joka on suoritettava. Työnkulkuun voidaan lisätä kahdentyyppisiä tehtäviä: manuaalisia ja automaattisia.

Manuaalinen tehtävä

Manuaalinen tehtävä on työyksikkö, joka käyttäjän on suoritettava. Esimerkiksi kuluraporttityönkulussa voi olla manuaalisia tehtäviä, joille määritettyjen käyttäjien on tehtävä seuraavia toimenpiteitä:

• Tarkistaa vastaanotot, jotka lähetetään kuluraportin kanssa.
• Ottaa yhteyttä esimieheen.

Automaattinen tehtävä

Automaattinen tehtävä on työyksikkö, jonka järjestelmä suorittaa. Käyttäjän toimia ei tarvita. Esimerkiksi myyntitilaustyönkulussa voi olla automaattisia tehtäviä, joille järjestelmän on tehtävä seuraavia toimenpiteitä:

• Suorittaa luottorajan tarkistus.
• Luoda asiakastietue asiakkaalle, jos tietuetta ei vielä ole.

Hyväksyntäprosessit

Hyväksyntäprosessi koostuu erilaisista vaiheista. Hyväksyntäprosessin eri vaiheissa käyttäjä voi tehdä seuraavat toimet:

• Tiedoston hyväksyminen.
• Tiedoston hylkääminen.
• Muutospyyntö.
• Tiedoston siirtäminen toisen käyttäjän hyväksyttäväksi.

Rivinimikkeen työnkulun elementit:

Työnkulku voidaan luoda käsittelemään tiedostoja tai sen rivinimikkeitä. Oletetaan esimerkiksi, että olet luonut aikaraporttien hyväksymistyönkulun. (Siihen viitataan asiakirjan työnkulkuna.) Voit lisätä rivinimikkeen työnkulun elementin kyseiseen asiakirjan työnkulkuun. Rivinimikkeen elementtiä suoritettaessa kukin asiakirjan rivinimike lähetetään käsiteltäväksi. Voit määrittää, käsitteleekö sama rivinimikkeiden työnkulku kaikki rivinimikkeet, tai määrittää rivinimikkeille omat rivinimikkeen työnkulut. Oletetaan, että työntekijä on lähettänyt aikaraportin, joka muistuttaa seuraavaa kuvaa.

Tässä skenaariossa voit luoda seuraavat rivinimikkeen työnkulut:

• Rivinimikkeen työnkulku 1 – Tämän työnkulun avulla käsitellään rivinimikkeitä, joissa projektin tunnus on 1111.
• Rivinimikkeen työnkulku 2 – Tämän työnkulun avulla käsitellään rivinimikkeitä, joissa projektin tunnus on 2222.
• Rivinimikkeen työnkulku 3 – Tämän työnkulun avulla käsitellään rivinimikkeitä, joissa projektin tunnus on 3333.

Työnkulun ohjauksen elementit

Seuraavien elementtien avulla voit suunnitella työnkulkuja, joissa on vaihtoehtoisia tai samanaikaisesti suoritettavia haaroja.

Manuaalinen päätös

Manuaalinen päätös on piste, jossa työnkulku jakautuu kahteen haaraan. Käyttäjän on tehtävä päätös, joka määrittää, kumpaa haaraa käytetään lähetetyn asiakirjan käsittelyyn.

Ehdollinen päätös

Myös ehdollinen päätös on piste, jossa työnkulku jakautuu kahteen haaraan. Järjestelmä kuitenkin määrittää, kumpaa haaraa käytetään lähetetyn asiakirjan käsittelyyn. Järjestelmä tekee päätöksen arvioimalla asiakirjaa ja määrittämällä, täyttääkö se tietyt ehdot.

Rinnakkainen tehtävä

Rinnakkainen tehtävä on työnkulun elementti, joka sisältää vähintään kaksi työnkulun haaraa, jotka ovat käynnissä yhtä aikaa.

Alityönkulku

Alityönkulku suoritetaan toisen työnkulun yhteydessä.