Invoice Capture -ratkaisun työtila

2024-10-02

Kun laskun siepaus AI Builder onnistuu ja se on yhdistetty laskukenttiin, se voidaan päivittää ja tarkistaa automaattisesti sääntöjen mukaan ennen laskun muunmista toimittajan laskuksi Microsoft Dynamics 365 Finance. Jos laskussa on virheitä tai varoituksia, laskun tarkistaminen ja korjaaminen edellyttää manuaalisia toimia.

Mikä on rinnakkainen katseluohjelma?

Rinnakkainen katseluohjelma tarjoaa intuitiivisen käyttöliittymän, jonka avulla raaka-asiakirjoja ja laskulomakkeita voidaan tarkastella rinnakkain. Se käyttää Microsoftin lomakkeentunnistusteknologiaa, kun tietoja poimitaan automaattisesti raaka-asiakirjasta ja täytetään vastaavat laskusivun kentät. Katseluohjelma myös avaa sivun kenttien ja alkuperäisen tiedoston välisen yhteyden, jotta käyttäjät voivat siirtyä asiakirjan läpi yhdellä napautuksella tai yhdellä napsautuksella. Tämän vuoksi käyttäjät voivat tarkistaa laskut aiempaa tehokkaammin. Kun laskukentillä on yhteys AI Builderin palauttamiin kenttiin, kenttien vasemmalle puolelle ilmestyy silmäsymboli. Valitse silmäsymboli, jos haluat sijoittaa ja korostaa vastaavan kentän automaattisesti alkuperäisessä asiakirjassa.

Tässä on joitakin rinnakkaisen katseluohjelman pääominaisuuksia:

Laskusivun kentät täytetään automaattisesti tiedoilla, jotka on poimittu raaka-asiakirjoista Microsoftin lomaketunnistustekniikan avulla.
Sivukenttien ja raaka-asiakirjojen välillä on yhteys, jotta siirtyminen ja oikoluku on helppoa.
Sanomien avulla käyttäjät voivat korjata laskutussivun virheitä ja parantaa niiden tarkkuutta ja tehokkuutta.
Käyttöliittymän kokoa voi muuttaa siten, että se sopii eri laskumuotoihin.
Hakuluettelot noudetaan Dynamics 365 Financesta suoritusajan perusteella, jotta tiedot ovat ajan tasalla ja oikein.
Käyttöliittymä on joustava ja mukautuu eri laskutyyppeihin.

Asiakirjan otsikko sisältää seuraavat neljä kenttää:
- Tila
- Oikeushenkilö
- Toimittajan tili
- Laskun tyyppi
Käyttäjät voivat päivittää yrityksen, toimittajatilin ja laskutyypin valitsemalla Luokittele lasku -kohdan.
Asiakirjan katseluohjelma näyttää alkuperäisen tiedoston. Oikeassa yläkulmassa olevilla ohjausobjekteilla käyttäjät voivat muokata sivunäkymää muuttamalla sivuja, zoomauksella, sovittamalla asiakirjaa sivulle tai kääntämällä sitä. Käyttäjät voivat muuttaa koko ruudun kokoa vetämällä koon muuttamisen riviä alkuperäisen asiakirjan ruudun ja laskuruudun välillä.
Laskuruudussa on erilaisia kortteja, jotka näyttävät laskun kontekstin.
- Sanoma-kortissa näkyvät kaikki virheet, varoitukset ja tietosanomat. Se on käyttöliittymän keskiosassa oleva laajennettava/tiivistettävä osa. Käyttäjät voivat laajentaa sitä valitsemalla sanomasymbolin. Käyttäjät voivat valita, minkä tyyppiset sanomat näytetään.
- Laskun otsikko -kortissa näkyvät otsikkokentät, jotka on määritetty näkyviksi konfiguraatioryhmissä. Näkyvissä olevat kentät riippuvat valitusta laskutyypistä.
- Laskurivit-kortissa näkyy laskurivien ruudukko. Rivikenttiä voi mukauttaa konfiguraatioryhmien avulla. Tämä kortti on piilotettuna, jos laskutyyppi on Vain otsikko. Sivulla voi olla enintään viisi laskuriviä. Käyttäjät voivat siirtyä sivujen kautta liittymän oikeassa alakulmassa olevien vasemman ja oikean nuolipainikkeiden avulla.
- Maksut- ja Arvonlisävero-korteissa näkyvät maksujen ja arvonlisäveron taulukko asiakirjan otsikossa. Jos maksurivejä ja arvonlisäverorivejä ei ole, nämä kortit piilotetaan. Käyttäjät voivat ottaa kortit näkyviin valitsemalla Näytä lisää ja lisätä sitten maksuja ja arvonlisäveroja manuaalisesti valitsemalla Lisää.
  - Kulukoodi-arvo on määritettävä ennen kuin lasku voidaan siirtää Dynamics 365 Financeen. Kulurivit tuodaan yhdessä laskun otsikon ja rivien kanssa käyttäen Toimittajalaskun kulut -tietoyksikön kanssa.
  - Jos Arvonlisävero yhteensä -kentän arvo on nolla tai tyhjä ja määritettynä on useita arvonlisäverorivejä, arvonlisäveromäärän summa lasketaan automaattisesti ja lisätään laskun otsikon Arvonlisävero yhteensä -kenttään. Jos Vahvista arvonlisäveron kokonaissumma -parametri on käytössä kohdassa Määritä järjestelmä>Hallitse käsittelysääntöä, arvonlisäversomäärän summan ja arvonlisäveron kokonaissumman välinen johdonmukaisuus vahvistetaan. Jos arvonlisäveroriviä ei ole määritetty, vahvistus ohitetaan.

Tallennettujen laskujen tilat

Tila	kuvaus	Toimenpide
Käsittelyssä	Lasku on tallennettu onnistuneesti, ja se on tällä hetkellä esikäsiteltävänä ja vahvistettavana.	Lisätoimia ei tarvita.
Tallennettu	Esikäsittely- ja vahvistusvaiheiden aikana ilmeni poikkeuksia. Laskun korjaaminen edellyttää manuaalisia toimia.	Valitse Luokittele lasku, Aloita tarkistus tai Mitätöity.
Tarkistuksessa	Lasku tarkistetaan ja korjataan rinnakkaisessa katseluohjelmassassa.	Valitse Luokittele lasku, Suorita tarkistus tai Mitätöity.
Vahvistettu	Lasku on tarkistettu, mutta ei siirretty.	Valitse Siirrä, Luokittele lasku, Aloita tarkistus tai Mitätöity.
Siirretty	Lasku siirrettiin onnistuneesti Dynamics 365 Financeen.	Avaa lasku Dynamics 365 Financessa.
Mitätöity	Laskua ei enää tarvita ja se on vanhentunut.	Valitse Vanhentunut. Kun valitset Vanhentunut, sekä tallennetut laskut että vastaanotetut tiedostot poistetaan pysyvästi Dataversestä.
Odottaa	Lasku on lähetetty odotusluetteloon, jotta Dynamics 365 Financen automatisointityö voi noutaa sen jatkokäsittelyä varten.	Lisätoimia ei tarvita.

Rinnakkaiseen katseluohjelmaan siirtyminen

Voit avata vierekkäin katseluohjelman kahdesta eri paikassa:

Kaksoisnapauta ( tai kaksoisnapsauta ) Tallennetut laskut -luettelossa tietuetta tai napauta tai napsauta kerran laskun numeroa.
Valitse Vastaanotetut tiedostot -sivulla lasku, joka on tallennettu onnistuneesti, ja valitse sitten Näytä siepatut laskut.

Siepatun laskujen luokitteleminen

Yrityksen määrittäminen luettelosivulle

Tallennetut laskut -luettelossa yritys saattaa olla poissa, koska sitä ei johdettu onnistuneesti. Yritys on määrättävä, ennen kuin lasku voidaan käsitellä. Tämän jälkeen käyttäjät voivat tarkistaa laskut ja tehdä korjaukset.

Valitse lasku ja valitse sitten Määritä yritys.
Valitse avattavassa luettelossa yritys.
Valitse Tallenna.

Yrityksen oikea määritys varmistaa, että ostoreskontran (AP) käsittelijät näkevät sen laskun tilan, josta he ovat vastuussa.

Laskun luokitteleminen yksityiskohtaisen sivun avulla

Jotta toimittajan laskun luominen Dynamics 365 Financessa onnistuu, ennen siirtoa on määritettävä yksiköt, kuten yritys, toimittajan tili ja nimikenumero. Näistä yksiköistä yritys ja toimittajan tili ovat kaikkein tärkeimmät, koska ne määrittävät, onko johdettu laskutyyppi hyväksytty määritetyn konfiguraatioryhmän asetuksen perusteella.

Jos johtamissääntö ei määritä yritystä ja toimittajan tiliä, käyttäjän on määritettävä nämä kentät valitsemalla Luokittele lasku. Näkyviin tulevassa sivupaneelissa pyydetään käyttäjää antamaan seuraavat tiedot:

Yritys
Toimittajan tili
Laskutyyppi

Johtamis- ja tarkistuslogiikka käynnistetään taas heti, kun käyttäjä valitsee Tallenna ja sulje -kohdan.

Tarkistus

Tallennettu laskuasiakirja saattaa vaatia manuaalisen tarkistamisen virheiden tai varoitusten vuoksi. Rinnakkaisessa katseluohjelmassa asiakirjan ylätunnisteessa näkyy Tallennettu-tila ja nykyinen versio on Alkuperäinen versio.

Laskun otsikkotietojen (yritys, toimittajatili ja laskun tyyppi) on oltava täytettynä, ennen kuin käyttäjät voivat aloittaa laskun tarkistamisen.

Kun käyttäjä valitsee Aloita tarkistus -kohdan, Tila-kentän arvoksi päivitetään Tarkistuksessa ja Nykyinen versio -kentän arvoksi päivitetään Muokattu versio. Laskulomake on tämän jälkeen muokkaustilassa.

Ostoreskontran käsittelijä voi syöttää laskun otsikon arvoja. Vaihtoehtoisesti hän voi lisätä, muokata tai poistaa rivejä kentissä Laskurivit, Kulut ja Arvonlisävero. Hän voi myös poistaa kaikki laskurivit valitsemalla Poista kaikki.

Ostoreskontran käsittelijä voi siirtää laskun yhdistämismäärityksen tilaan valitsemalla asiakirjan esikatseluruudun oikeassa yläkulmassa olevan kuvakkeen. Tämän jälkeen ostoreskontran käsittelijä voi korjata ja lisätä yhdistämismäärityksen valitsemalla avainarvoparin ja Yhdistämismääritetty lasku -kentän. Kun muutokset on tallennettu, arvo poimitaan ja sitä käytetään vastaavaan laskukenttään. Kun jatkuvan oppimisen ominaisuus on käytössä, järjestelmä oppii muutokset ja soveltaa samaa logiikkaa saman toimittajan laskuihin.

Määritä avaimen arvopareja ja kenttiä

Joskus esiasetemalli ei poimi arvoa tiedoston oikeasta asennossa joihinkin kenttiin. Käyttäjät haluavat korjata uuttamisen ja antaa sovelluksen ottaa oikean arvon samalta toimittajalta tulevien, samalta toimittajalta tulevien laskujen oikeasta kaavasta. Jos palautettava arvo palautuu AI-mallin avaimen arvopareina, korjaus tehdään avaimen arvomallia yhdistämismääritys. Kun Jatkuva oppiminen -ominaisuus on käytössä, näppäinarvopar yhdistämismääritys tulee.

Avaimen arvopariaa yhdistämismääritys käytetään esimuodostointimallia käytettäessä. Jos käytät mukautettua laskumallia, käytä mukautettua kenttämallia yhdistämismääritys lisäkenttien poimintaan. Voit muuttaa laskut tilaksi valitsemalla esiversio oikeassa yläkulmassa olevaa yhdistämismääritys.

Vaalea keltainen ilmaisee, että näppäinarvoparisi on jo yhdistetty laskukenttiin.
Vaaleansininen ilmaisee, että avaimen arvoparia ei ole vielä yhdistetty mihinkään laskukenttään. Ostoehdotuksen kirjanpitäjä voi korjata tai yhdistämismääritys laskun valitsemalla näppäinarvopare ja yhdistetty lasku -kentän. Kun muutokset on tallennettu, arvo poimitaan ja sitä käytetään vastaavaan laskukenttään. Kun Jatkuva oppiminen -ominaisuus on käytössä, järjestelmä oppii muutokset ja käyttää niitä saman toimittajan laskuissa.

Muistiinpano

Avainarvopare yhdistämismääritys on käytettävissä vain laskuissa, jotka on vastaanotettu version 1.1.0.32. Se ei ole käytettävissä laskuissa, jotka on vastaanotettu ennen päivitystä.

Alkuperäisen laskuasiakirjan lataaminen

Tiedostoruudussa esiversio painike voi auttaa käyttäjiä lataamaan alkuperäisen laskuasiakirjan.

Sensaatio ja oikeellisuustarkistus

Joitakin vierekkäin olevan katseluohjelman yksikkökenttiä ei ole alkuperäisessä laskuasiakirjassa, vaan ne on luotava Dynamics 365 Finance. Nämä yksiköt johdetaan Dynamics 365 Financen tarkistetun laskun tietojen ja päätietojen yhdistelmästä.

Yksiköitä ovat yritys , toimittajatili , nimiketunnus javaluuttakoodi . Jos kentän johtaminen epäonnistuu, prosessi pysähtyy.

Oikeushenkilö – Jos yrityksellä yhdistämismääritys aktiivista sääntöä, yritys valitaan yrityksen nimen ja osoitteen perusteella.
Toimittajatili – Seuraavaksi valitaan toimittajatili valitun yhdistämismääritys valitun yrityksen ja toimittajan nimen, osoitteen tai veronumeron yhdistelmän perusteella.
Nimiketunnus – Nimiketunnus johdetaan seuraavien kolmen tietolajin perusteella:
1. Johdettu yritys
2. Johdettu toimittajatili
3. Nimikekuvaus tai ulkoinen nimikenumero
Valuuttakoodi : Valuuttakoodi on määritettävä, ennen kuin lasku voidaan siirtää Laskun siepaus -kentässä Dynamics 365 Finance. Valuuttakoodi saadaan käyttöön eri menetelmillä:
- Jos valuuttasymboli siepataan ja sitä voidaan käyttää valuuttakoodin yksilöivään tunnukseen, valuuttakoodi johdetaan automaattisesti.
- Jos lasku liittyy ostotilaukseen (ostotilauslasku tai vain otsikkolasku), laskussa ja ostotilauksessa on käytettävä samaa valuuttakoodia. Jos tunnistustulos ei palauta valuuttakoodia, ostotilauksen valuuttakoodia käytetään oletusarvoisesti.
- Jos haluat kululaskun johtavan valuuttakoodin toimittajan päätiedoista, valitse Johda kululaskun valuuttakoodi -parametri kohdassa Määritä järjestelmä>Hallitse käsittelysääntöjä.

Kun kentät on johdettu, suoritetaan seuraavat lisätarkistukset:

Pakollinen tarkistus : Tämä tarkistus vahvistaa pakolliset kentät vierekkäin katsojalle. Käyttäjät voivat valita, minkä kenttien on oltava pakollisia Määrityksen asetukset -sivulla.
luotettavuuspisteet– Käyttäjät voivat määrittää varoitus- ja virherajat luotettavuuspisteet. Tässä tarkistuksessa keskitytään OCR-tekstintunnistuksen luotettavuuspisteisiin, jotka ovat näiden raja-arvojen alapuolella. Virhe- tai varoitussanomat näytetään vahvistustuloksen perusteella.
Olemassa oleva sekki– Tämä tarkistus vahvistaa yksiköiden olemassaolon, kuten yrityksen, toimittajan tilin, nimiketunnuksen, hankintaluokan tai ostotilauksen.
Lisätarkistus : Kun varastonimikettä käytetään, ostotilaustiedot on liittää laskuriviin.

Kun käyttäjä valitsee Johda ja tarkista, johtamis- ja vahvistusprosessit suoritetaan. Jos laskuissa ei ole virheitä, vahvistuslogiikka kutsutaan vain, kun käyttäjä valitsee Suorita tarkistus- tai Siirto-vaihtoehdot.

Johtamisprosessi tehdään ennen vahvistusprosessia. Kaikki varoitukset ja virheet saadaan vahvistusprosessista. Varoitukset ja virheet kirjataan historialokiin. Käyttäjät voivat tarkistaa virheet valitsemalla Näytä historia.

Huomautus

Nykyinen johtamis- ja vahvistuslogiikka sisältää yleisimmät skenaariot. Tarkempia vahvistuksia voidaan toteuttaa asiakaslaajennusten avulla.

Jatkuva oppiminen

Laskun siepauksen Laskujen käsittely helposti poimintaa varten Jatkuva oppiminen -ominaisuus voi johtaa yksiköitä (yritys, toimittajatili ja nimiketunnukset) yhdistämismääritys viimeksi siirretystä laskusta. Se tukee myös arvon automaattista poimimista avaimen arvoparista ja arvon liittämistä vastaaviin laskukenttiin. Kun Kuluissa on merkintä kortti Jatkuva oppiminen saa Kulujen koodi -arvon viimeksi täsmäytettyjen tietueiden perusteella. Toiminnon voi ottaa käyttöön ja poistaa käytöstä asetusjärjestelmän asetuksissa>.

Jatkuva oppiminen ja yhdistämismääritys välinen ero

# Jatkuva oppiminen -ominaisuus yrittää tallentaa mallit laskun kontekstin ja manuaalisesti valittujen yksiköiden välillä heti laskun siirtämisen jälkeen. Yksiköitä, joihin avain vaikuttaa, ovat yritys, toimittajatili, nimiketunnus, kulutyyppi, kulukoodi ja avaimen yhdistämismääritys. Jatkuva oppiminen tarkistaa parhaillaan kaikki otsikkotiedot, kuten yrityksen nimen, yrityksen osoitteen, toimittajan nimen, osoitteen ja toimittajan verorekisteröintinumeron, ja määrittää yrityksen ja toimittajan tilin arvon. Kun ensimmäinen lasku saapuu, käyttäjien on määritettävä yritys- ja toimittajatili manuaalisesti, jos niitä ei voi johtaa onnistuneesti muista yhdistämismääritys säännöistä. Kun laskut on tarkistettava ja siirretty Dynamics 365 Finance, suhde tallennetaan. Kun sama konteksti löytyy, Jatkuva oppiminen yrittää etsiä saman mallin ja määrittää yrityksen ja toimittajan tilin automaattisesti.

Yhdistämismääritys säännöt ovat tavallaan valinnainen tapa saada yksiköiden arvo. Ne voivat saada yksikköarvoja, kun kaikkien kenttien ehdot täyttyvät. Koska ylläpito on melko suuri, tätä lähestymistapaa ei suositella asiakkaille. Ainoa poikkeus on kulutyyppi. Kulutyypille on suositeltavaa, että asiakkaat käyttävät muiden kuin ostotilauslaskujen toimittajalaskujen odottavaa laskukehystä. Tässä mallissa voit määrittää oletuskulutyypin (hankintaluokka), jota käytetään kaikkien tietyn toimittajan laskujen riveillä. Tätä määritettyä hankintaluokkaa käytetään kululaskennan määritykseen kirjanpidon jaon aikana talous- ja toimintosovellukset. Se voi parantaa muiden kuin ostotilauslaskujen käsittelyn kosketusta.

Logiikkasarjan näkökulmasta Jatkuva oppiminen käytetään ennen yhdistämismääritys käyttöä.

Ostotilausten linkiminen

Vain otsikko -lasku

Kun laskutyyppi on vain otsikko, käyttäjät voivat valita hakuluettelosta yhden tai useita ostotilauksia valitsemalla ostotilauksen laskun otsikosta. Luettelossa näkyvät kaikki saman toimittajatilin ostotilaukset, joiden tila on Avoin tilaus tai Vastaanotettu. Kaikki tunnustetut ostotilaukset, jotka eivät ole voimassa, näkyvät punaisena. Käyttäjien on poistettava nämä ostotilaukset valitsemalla X , ennen kuin he valitsevat ostotilauksia hakuluettelosta.

Ostotilauslasku

Kun laskutyyppi on ostotilauslasku, laskurivin ja ostorivin välisen suhteen on oltava oikein laskun siepattaessa. Jos ostoriviä ei voi johtaa automaattisesti, ostolaskun kirjanpitäjä voi määrittää suhteen manuaalisesti Linkkiostorivi ja laskurivi -sivulla . Voit avata sivun valitsemalla laskun ylätunnisteen ostotilauskentän tai laskurivin ostotilauksen numeron (tai ostotilausrivin numeron).

Linkitä ostorivi laskurivi -sivulla ovat käytettävissä seuraavat osat:

Ensimmäisessä osassa on valittuna oleva laskurivi.
Käytettävissä olevat ostorivit -osassa näkyvät kaikki ostorivin ehdokkaiden, jotka vastaavat laskurivin nimikettä (tai kulutyyppiä) tiettyjen ehtojen mukaisesti. Näitä ehtoja ovat ostotilaus, nimiketunnus, kulutyyppi ja nimikkeen kuvaus. Käytettävissä olevien ostorivien määrämerkki on sama kuin laskurivillä.
Kun laskurivi on linkitetty ostoriviin, vastaavan tietueen valintapainike (kuten radiopainike) on käytössä ja laskurivin ruudun oikeassa yläkulmassa oleva kuvake muuttuu vihreäksi valintamerkkiksi. Jos liitettyä ostoriviä ei ole, näkyvissä on punainen ristikuvake.
Kun olet vahvistanut liitoksen, linkitetty ostorivi ja nimiketunnus (tai kulutyyppi) kirjoitetaan takaisin laskuriviin. Laskun otsikon ostotilaus päivitetään myös niihin liittyvien ostotilausten perusteella.

Laskun mitätöiminen ja poistaminen

Jos laskussa on virheitä, käyttäjät voivat mitätöidä sen valitsemalla Mitätöi. Kun lasku on mitätöity, se näkyy Tallennetut laskut (mitätöity) -sivulla, eikä sitä voi tarkistaa tai sisällyttää uudelleen, ellei tilaa muuteta tilasta Mitätöity tilaksi Siepattu Dataversesta.

Käyttäjät voivat poistaa laskun valitsemalla Poista. Lasku poistetaan pysyvästi Dataversesta, eikä sitä voi palauttaa. Kun lasku poistetaan, myös Vastaanotetut tiedostot -sivun linkitetty merkintä poistetaan.

Siirrä lasku

Kun käyttäjät ovat suorittaneet tarkistuksensa ja jos laskussa ei ole virheitä, he voivat valita Siirrä-kohdan lähettääkseen laskun yhdistettyyn Dynamics 365 Finance -ympäristöön.

Jos laskun luonti epäonnistuu, näyttöön tulee virhesanoma.
Jos laskun luonti on onnistunut, tallennetun laskun tilana on Valmis.

Koko lasku voidaan siirtää kahdella tavalla:

Jos laskun siirto käynnistetään manuaalisesti, siinä käytetään synkronista tilaa.
Jos laskun siirto käynnistetään automaattisesti kosketuksettomalla prosessilla, se lähetetään odotusluetteloon ja Siirrä laskut Invoice Capturesta käsittelee laskut.