Jaa

Asiakkaan ennakkomaksulaskut

Tässä artikkelissa kerrotaan, kuinka asiakkaiden ennakkomaksulaskuja määritetään ja käsitellään.

Ennakkomaksuprosessien tyypit

Ennakkomaksu talletuksena

Tässä prosessissa ostaja tekee osittaisen maksun tuotteiden, palvelujen tai sopimuksen turvaksi. Tätä osittaista maksua kutsutaan usein talletukseksi. Se on joko prosenttiosuus tai kiinteä summa myyntitilauksen kokonaisarvosta. Ennakkomaksun lasku toimii samalla tavalla kuin laskutusasiakirja. Lopullinen lasku lähetetään myöhemmin, ja se vastaa myyntitilauksen koko summaa.

Ennakkomaksulasku verolaskuna

Tässä prosessissa myyjä antaa todellisen ennakkomaksulaskun ostajalle. Tämä lasku sisältää arvonlisäverot, jos niitä käytetään. Ostaja maksaa laskun summan etukäteen. Kun maksu on valmis, myyjä voi jatkaa tuotteiden tai palvelujen toimitusta. Virallinen lasku lähetetään myöhemmin. Tämän laskun arvo on jäljellä oleva kokonaissumma, joka on myyntitilauksen kokonaisarvon ja ennalta maksetun kokonaissumman välinen erotus.

Tässä artikkelissa kerrotaan, kuinka Asiakkaan ennakkomaksulasku -toiminto tulee konfiguroida ja miltä prosessi näyttää. Ensimmäisessä versiossa vain skenaariota A tuetaan. Skenaario B on suunniteltu tuotteen toteutussuunnitelmassa, ja se on käytettävissä myöhemmin.

Esimerkki asiakkaan ennakkomaksulaskusta

Asiakas tilaa 10 000 $:lla ja suostuu maksamaan 3 000 $ ennakkomaksuna. Lopullinen lasku luodaan sen jälkeen, kun tavarat ja palvelut on toimitettu kokonaan.

Seuraavat kirjanpitomerkinnät luodaan:

  • Ennakkomaksulaskun luonti:

    • Debet: Myyntireskontra: 3 000 $
    • Kredit: Ennakkomaksu (talletus): 3 000 $

  • Ennakkomaksulaskun maksu:

    • Debet: Käteinen/Pankki: 3 000 $
    • Kredit: Myyntireskontra: 3 000 $

  • Ota ennakkomaksun myyntilasku käyttöön:

    • Debet: Ennakkomaksu (talletus): 3 000 $
    • Kredit: Myyntireskontra: 3 000 $

  • Lopullisen myyntilaskun luominen:

    • Debet: Myyntireskontra: 10 000 $
    • Kredit: Tuotto: 10 000 $

Tässä esimerkissä lopullinen lasku sisältää tilauksen kokonaissumman (10 000 dollaria) ja vastaavat veromerkinnät. Asiakkaan on maksettava avoin summa eli laskun kokonaissumma (10 000 dollaria) vähennettynä ennakkoon maksetulla summalla (3 000 dollaria) tai 7 000 $. Merkinnät varmistavat, että ennakkomaksu kirjataan oikein, ja että ne vastakirjataan lopullista laskua vasten, kun tavarat tai palvelut toimitetaan.

Määritä myyntireskontra ennakkomyyntimaksulaskuja varten

Ennakkomyyntimaksulasku määritetään seuraavasti.

  1. Valitse Ominaisuuksien hallinta ja ota Ennakkomyyntimaksulasku-ominaisuus käyttöön.

  2. Siirry kohtaan Varastonhallinta>Määritys>Kirjaus>Kirjaus>Myyntitilaus>Ennakkomaksu.

  3. Aseta oletusarvoiset kirjanpitotilit tiliöinnille. Määritä tyypiksi Asiakkaan ennakkomaksu.

  4. Valitse Myyntireskontra>Asetukset>Myyntireskontran parametrit.

  5. Päivitykset-välilehdellä, Lasku-pikavälilehdellä, Ennakkomaksu-osassa:

    • Valitse Tarkista pakollinen myyntitilausvahvistus -parametri luodaksesi ennakkomaksulaskun vain, jos myyntitilaus on vahvistettu.
    • Valitse Synkroninen ennakkomaksutilitys -parametri, jota käytetään ennakkomaksuja laskutettaessa myyntitilauksia ilman, että tukeudutaan automaattiseen ennakkomaksutilityskirjaus -prosessin automaatiotehtävään. Näin voidaan parantaa reaaliaikaista näkyvyyttä ja tarkkuutta taloushallinnon raportoinnissa.
    • Valitse Myyntiluokka määrittääksesi tuottotilin kirjausasetusten mukaan.

  6. Valitse Kirjanpito ja arvonlisävero -välilehden Yleiset-pikavälilehdellä Ennakkomaksulasku-osiossa Ennakkomaksun hakemuskäytäntö -kentässä jokin seuraavista arvoista:

    • Ilmoitus – Ennakkomaksuja haetaan manuaalisesti. Jos ennakkomaksua ei käytetä, saat ilmoituksen lopullisen laskun luomisesta.
    • Automaattinen – Ennakkomaksut kohdistetaan automaattisesti myyntitilaukseen, jos koko maksu vastaanotetaan ja ennakkomaksulasku selvitetään.

  7. Määritä viitteissä Numerosarjat-välilehdellä numerosarjat Ennakkomaksulaskulle, Ennakkomaksulaskutositteelle, Ennakkomaksulaskun peruutukselle ja Ennakkomaksulaskun peruutustositteelle.

  8. Siirry kohtaan Järjestelmänhallinta>Asetukset ja valitse Prosessien automatisoinnit.

  9. Valitse Prosessien automatisoinnin alustaminen.

  10. Päivitä prosessien automaation aikaväliksi yksi minuutti.

Jos käytät Sähköistä raportointia (ER), noudata näitä lisävaiheita.

  1. Avaa Sähköisen raportoinnin työtilassa Raportointimääritykset-ruutu. Valitse sitten toimintoruudun Konfiguroinnit-sivuilla Vaihda>Lataa XML-tiedostosta.

  2. Ota sähköisen raportoinnin määritykset käyttöön.

  3. Tuo seuraavat tiedostot Dataversestä:

    • Asiakkaan ennakkomaksulaskumallin xml
    • Asiakkaan ennakkomaksulaskumallin yhdistämismäärityksen xml
    • Ennakkomaksun laskumallin xml

  4. Valitse Sähköisen raportointi -työtilan Liittyvät linkit -osassa Sähköisen raportoinnin kohde.

  5. Valitse Uusi. Valitse sitten Viite-kentästä Ennakkomaksulaskumalli.

  6. Ota eri kohteet käyttöön raporteissa valitsemalla Asetukset.

  7. Valitse OK.

  8. Valitse Muunna PDF-tiedostoksi -valintaruutu, jos haluat tulostaa tiedoston PDF-muodossa.

  9. Siirry kohtaan Myyntireskontra>Määritykset>Lomakkeet>Lomakkeen määritys.

  10. Siirry laskuun ja valitse avattavasta luettelosta ennakkomaksulaskumalli.

  11. Tallenna sivu.

Ennakkomaksun laskutusprosessin yleiskatsaus

Asiakkaan ennakkomaksun laskutusprosessi sisältää seuraavat vaiheet.

  1. Määritä myyntitilaukselle ennakkomaksun arvo.
  2. Vahvista ja kirjaa ennakkolasku.
  3. Täsmäytä ennakkomaksulasku.
  4. Käytä ennakkolaskua loppulaskuun.

Luo ennakkomaksuehdotus

Kun luot myyntitilauksen, voit määrittää ennakkomaksun summan noudattamalla seuraavia ohjeita.

  1. Siirry myyntitilauksesta kohtaan Lasku>Ennakkomaksu ja valitse maksuehdotus.

  2. Valitse ennakkomaksutyyppi:

    • Prosentti – Jos valitset prosentin, ennakkomaksun arvo -kenttä on käytössä. Tässä kentässä näkyy prosenttiosuus myyntitilauksen kokonaissummasta, joka vaaditaan ennakkomaksuna. Ennakkomaksun kokonaissumma -kentässä näkyy laskettu ennakkomaksun summa.
    • Kiinteä – Jos valitset Kiinteä, Ennakkomaksun kokonaissumma -kenttä on käytössä ja määrität ennakkomaksun summan manuaalisesti. Syötetty summa ei voi ylittää myyntitilauksen summaa.

  3. Valitse Myyntiluokka-kentästä oikea myyntiluokka, joka määrittää tuottotilin kirjausasetusten mukaan. Oletusarvon mukaan myyntiluokkaan lisätään automaattisesti myyntireskontran parametreissa valittu arvo.

Ennakkomaksulaskun luominen

Kun ennakkomaksuehdotus on vahvistettu, luo ennakkomaksulasku noudattamalla seuraavia vaiheita.

  1. Siirry kohtaan Lasku>Ennakkomaksu ja valitse Ennakkomaksulasku.
  2. Tarkista ja kirjaa ennakkolasku. Sivulla on tietoja yleisestä ennakkomaksulaskusta, esimerkiksi asiakkaan laskutustilistä, kirjaus- ja määräpäivämääristä, ennakkomaksun laskun numerosta, ennakkomaksun tilasta ja ennakkomaksun summasta.
  3. Valitse Kirjaa. Avoin asiakastapahtuma luodaan, ja ennakkomaksulaskun tila on Odottaa.
  4. Kun tapahtuma on kirjattu, voit palauttaa tapahtuman käyttämällä Palautustapahtuma-painiketta toimintoruudussa. Voit valita peruutuksen kirjauspäivämäärän, syykoodin ja syyn kommentin ennen peruutuksen kirjaamista.

Täsmäytä ennakkomaksulasku

Kun vastaanotat ennakkomaksun maksun, asiakkaan maksukirjauskansio kirjataan ennakkomaksulaskun summan selvittämistä varten. Ennakkomaksulaskun selvityksen jälkeen ennakkomaksulaskun tila on Vastaanotettu ja Käytä ennakkomaksua on käytettävissä.

Kirjaa lopullinen lasku ja käytä ennakkomaksua

  1. Valitse Myyntitilaus-kohdassa Käytä ennakkomaksua. Valitse käytettävät ennakkomaksut -luettelosta ennakkomaksu.

  2. Valitse Käytä ennakkomaksuja.

    Kun myyntitilauslasku on kirjattu, valittu ennakkomaksu otetaan käyttöön laskussa, kun Automaattinen ennakkomaksun tilitys -taustaprosessi on suoritettu onnistuneesti. Jos Synkroninen ennakkomaksutilitys on käytössä Myyntireskontran parametreissa, tämä vaihe tapahtuu reaaliajassa.

  3. Myyntitilauslaskun jäljellä oleva summa voidaan selvittää asiakkaan maksukirjauskansion avulla, ja se näyttää jäljellä olevan summan. Kun lopullinen lasku on lähetetty, laajenna ennakkomaksun lasku -pikavälilehti tarkistaaksesi ennakkomaksun sovelluksen.