Budjetoinnin yleiskatsaus

Lähes kaikkien yritysten, jotka käyttävät Microsoft Dynamics 365 Financen Myyntitiedot-toiminnallisuutta, on voitava luoda raportteja, joissa budjetoituja arvoja verrataan toteutuneisiin. Tässä artikkelissa kerrotaan pienin vaadittava kokoonpano budjettien luomiseen talous- ja toimintosovelluksissa tai niiden lataamiseen kolmannen osapuolen ohjelmasta.

Yleiskuvaus

Yrityksen hyväksyttyä budjettia ylläpidetään tiedostossa, joka tunnetaan nimellä budjettitapahtuma. Budjetin rekisterin merkintäasiakirjan rivejä kutsutaan budjettitilin tapahtumiksi, ja ne sisältävät taloushallinnon dimensiotiedot, päivämäärät ja summat hyväksytystä budjetista. Budjettirekisterin tapahtuma-asiakirja integroidaan taloushallinnon perusraportteihin ja kyselysivuihin, joissa kirjanpidon summia verrataan budjettisummiin.

Budjettitapahtumia voi luoda monella eri tavalla:

• Syötä tiedoston tiedot manuaalisesti Budjettitapahtumat-sivulla.
• Käytä Microsoft Excel -mallia, jonka voit avata napsauttamalla Avaa Excelissä -painiketta Budjettitapahtumat-sivulla.
• Tuo budjettitapahtumat Tietojen hallinnan Budjettitiliviennit -tietoyksikön kautta. Harkitse tämän menetelmän käyttäminen ja Set-perustaisen käsittelyparametrin käynnistäminen , kun sinun on tuotava useita budjettitilimerkintöjä.
• Jos yritys käyttää Budjettisuunnittelu-toimintoa budjettitietojen valmisteluun, voit käyttää Luo budjettitapahtuma -kausittaista prosessia.

Budjettirekisterin tapahtumaa pidetään valmiina kun budjettisaldot on päivitetty. Valitse Budjettirekisterimerkinnät -sivulla Päivitä budjettisaldot valitulle budjettirekisterin tapahtumalle tai useille tapahtumille. Kun olet päivittänyt budjettisaldot, budjettitapahtuman tila muuttuu arvoksi Valmis. Valmista budjettitapahtumaa ei voida avata uudelleen muokkausta varten. Näin ollen, jos budjettitietoja täytyy korjata, sinun on luotava uusi budjettitapahtuma sen sijaan, että korjaisit valmiin budjettitapahtuman tietoja.

Määritys

Aloita budjetin määrittäminen Budjetointiparametrit-sivulla. Tällä sivulla sinun on määritettävä budjetin kirjauskansio, budjettitapahtumien numerosarja, ja oletustoiminnot työtiloissa.

Budjetointiparametrit-sivulla ovat käytettävissä seuraavat kentät:

• Kohdistustunnus – Tämä kenttä määrittää, miten budjettitilin kirjauksen summa kohdistetaan kassavirtaennusteeseen.
• Käytä budjettisiirtojen sääntöjä – Valitsemalla tämän vaihtoehdon voit ottaa käyttöön budjettisiirrot.
• Näytä perinnöllinen budjettianalyysikysely – Valitsemalla tämän vaihtoehdon voit tuoda näyttöön perinnöllinen budjettianalyysikysely.
• Oletustilirakenne – Valitsemalla tämän valintaruudun voit täyttää tilirakenteen automaattisesti budjettirekisterissä päätilin perusteella. Tämä valintaruutu on käytettävissä, jos budjettitapahtuman ominaisuuden oletustilirakenne on käytössä ominaisuuksienhallinnassa.
• Budjettikirjauskansio – Valitse kirjauskansion nimi budjettimääräyksille. Tämä kenttä on käytettävissä, jos Ota käyttöön budjettivaraus -kenttä on valittuna Kirjanpidon parametrit - sivulla.

Seuraavaksi, jos on olemassa budjettitapahtumien hyväksyntää ohjaavia käytäntöjä, budjettityypistä riippuen (esimerkiksi siirrot tai aliversiot), sinun on luotava budjettitapahtuman työnkulut Budjetoinnin työnkulut -sivulla. Jos on skenaarioita, joissa siirrot saattavat olla sallittuja ilman työnkulun hyväksyntää, voit määrittää budjetin siirtosäännöt, jotka tukevat näitä skenaarioita.

Sinun on valittava Budjetoinnin dimensiot -sivulla budjetoinnissa käytettävät taloushallinnon dimensiot perustuen tilikartassa käytettyihin dimensioihin. Voit valita kaikki taloushallinnon dimensiot tai niiden osajoukon budjetointia varten.

Määritä budjettimalli, joka vastaa kaikkia budjetteja tai joitain niistä. Voit käyttää samaa budjettimallia kaikkia budjettitapahtumia varten. Voit vaihtoehtoisesti luoda erilliset mallit, jotka perustuvat budjettityyppiin, maantieteelliseen sijaintiin tai johonkin muuhun tapaan, millä budjetti voidaan luokitella.

Muistiinpano

Jos käytetään budjettimallia, voit liittää vain yhden budjettimallin tiettyyn budjettijakson aikaväliin.

Luo budjettikoodit, jotka tunnistavat tallennettavien budjettitapahtumien tyypit ja niihin liittyvän työnkulun. Budjettikoodit voivat tukea seuraavia budjettityyppejä:

• Alkuperäinen budjetti
• Varastosiirto
• Aliversio
• Varaus
• Alustava varaus
• Siirrettävä budjetti

Budjettikoodeja käyttämällä luot hyväksyttyjen budjettimuutosten kirjausketjun, joka kattaa koko budjettijakson. Jos työnkulkuun on liitetty budjettikoodi, työnkulkuun otetaan käyttöön kaikki budjettirekisterin tapahtumat, joissa käytetään budjettikoodia ja työnkulun vaiheet on suoritettava ennen kuin budjettirekisterimerkintä tavoittaa Valmis-vaiheen.

Voit myös halutessasi määrittää Budjetin iirtosäännöt. Voit käyttää budjetin siirtosääntöjä valitsemalla Käytä sääntöjä budjetin siirtoja varten Budjettiparametrit-sivulla. Kun budjettisiirron säännöt ovat käytössä, jos käyttäjä luo asiakirjan käyttämällä budjettikoodia, joka on tyyppiä Siirto, budjettisaldoja ei päivitetä, jos budjettisiirron sääntöjä rikotaan. Voit esimerkiksi sallia Myynti- ja markkinointiosastolle budjettisiirron asiakirjat, joissa kulubudjetti siirretään päätilien välillä, mutta estää budjetin siirrot tältä osastolta tai tälle osastolle, ellei kyseisen tyyppiselle budjettitilitapahtumalle ole myönnetty työnkulun hyväksyntää.

Toiminto, joka on otettu käyttöön Microsoft Dynamics 365 Financen versiossa 10.0.7 (tammikuu 2020) lisäsi budjettirekisteritapahtumien ominaisuuksia ja joustavuutta. Voit ottaa nämä parannukset käyttöön siirtymällä Toimintojen hallinta-työtilaan ja valitsemalla Vain määrän budjettirekisteritapahtumat ja/tai Budjettirekisteritapahtumat, joiden oletusarvo perustuu määrän tyyppiin.

Vain määrän budjettirekisteritapahtumat -toiminnon avulla voit kirjat budjettirekisteritapahtuman vain määrämuotoisilla summilla. Voit esimerkiksi kirjata budjettimerkinnän, jonka määrä on 32 ja hinta 0, jolloin summa on myös nolla. Voit käyttää tätä määrää taloushallinnon raportin yhteydessä määräkohtaisen hinnan määrittämiseen. Ota huomioon, että tämän toiminnon yhteydessä ei päivitetty kyselyjä eikä raportteja. Se vain mahdollistaa nollamäärän kirjaamisen.

Budjettirekisteritapahtumat, joiden oletusarvo perustuu määrän tyyppiin -toiminnon avulla budjettirekisterimerkinnän oletusarvoisena määrätyyppinä voidaan käyttää muuta kuin kulua. Budjettirekisterimerkinnän rivin oletusarvona on nyt kulu, kun päätilin tyyppinä on kulu, tuotto, kun päätilin tyyppinä on tuotto ja jälleen kulu, kun kyseessä on muu tilityyppi.

Työntilojen ja kyselysivujen käyttäminen budjetti vs. toteutunut -lukujen seurantaan

Budjettipäällikkö voi tarkastella budjetin senhetkistä tilaa Kirjanpitobudjetit ja ennusteet -työtilassa. Budjetin ylittävät kulut ja Budjetin alittava tuotto -välilehdiltä löytyy pikakatsaus taloushallinnon dimensioiden yhdistelmiin, joissa tavoitebudjetteihin ei päästä tai jotka lähestyvät ko. rajaa. Voit mukauttaa näillä välilehdillä käytettävää budjetin raja-arvoprosenttia ja taloushallinnon dimensioiden joukkoa valitsemalla Määritä oma työtila. Voit valita Yksikön päälliköt nähdäksesi työntekijät, jotka ovat vastuussa tietyistä näille välilehdille valituista taloushallinnon dimensioiden yhdistelmistä. Jos esimerkiksi näet, että liiketoimintaosaston kulubudjetti on ylittämässä budjetin raja-arvoa, voit helposti löytää ja ottaa yhteyttä liiketoimintaosaston päällikköön keskustellaksesi asiasta.

Muistiinpano

Osastopäällikkö-kenttä Organisaatioyksiköt-sivulla määrittää, ketkä päälliköt ovat vastuussa määrätyistä taloushallinnon dimensioiden yhdistelmistä. Valitse kohta Katso lisää välilehden alareunassa avataksesi Budjetti vs. toteutunut -kyselysivun lisätietojen saamiseksi budjettisummista verrattuna toteutuneisiin summiin.

Toteutunut vs. budjetti -kyselysivun kautta voit porautua budjetti vs. toteutunut -summien yksityiskohtaisiin tietoihin. Valitse kyselysivun rivi ja napsauta Kauden saldot nähdäksesi budjetoidut ja toteutuneet summat tilikausille jaettuna. Budjettitiliviennit-sivu porautuu budjettitapahtumien budjettisummien yksityiskohtaisiin tietoihin. Yleisen kirjauskansion merkinnät-sivu avaa kirjanpitotapahtumat, jotka sisältyvät laskettuun Toteutuneet-summaan.

Budjettisuunnittelutoimintoa käyttävä yritys voi luoda ja käyttää budjettiennusteita Kirjanpitobudjetit ja ennusteet -työtilassa.