Budjettiehdotukset
Organisaatiot käyttävät paljon aikaa ja resursseja budjettien valmistelemiseen. Suuri osa tästä työstä on toistuvaa, vain vähän lisäarvoa tuottavaa työtä, kuten budjetointiprosessissa käytettävien tietojen keräämistä. Lisätyötä tarvitaan rivikohtaisen budjetin laatimiseksi osaston mukaan.
Budjettiehdotuksiin liittyy seuraavia etuja:
- helpottaa historiallisten tietojen keräämistä toteutuneista tiedoista ja budjetista Dynamics 365 Financessa tehtävää budjetointia varten
- mahdollistaa muutosten tekemisen budjettiin budjetin erilaisten aikavälien ja yhdistelmien sekä historiallisten toteutuneiden arvojen avulla
- luo uuden budjetin, jota voidaan edelleen tarkentaa ja toistaa kiinnittämällä erityistä huomiota sellaisen tietämyksen ja sellaisten merkityksellisten tietojen käyttämiseen, joita historiallisissa tiedoissa ei välttämättä ole
- sisältää budjettiehdotustuloksen budjettirekisteriasiakirjana, jonka muokkaaminen, tuominen ja vieminen sekä vakioraportoinnissa käyttäminen on helppoa kaikkialla Dynamics 365 Financessa.
Riittävän tietomäärän tuominen onnistunutta ennustetta varten
Ennusteet ovat sitä laadukkaampia, mitä enemmän käytettävissä on puhdistettuja tietoja johdonmukaisesti useiden vuosien ajalta. Joissakin tapauksissa kolmen vuoden yhdenmukaiset tiedot ovat riittävät, mutta usein 5–10 vuotta on paras aikaväli. Jos järjestelmässä ei ole tällä hetkellä historiallisia tietoja 10 vuoden ajalta, kannattaa harkita sellaisten aiempien historiallisten tietojen puhdistamista, joita järjestelmässä ei ole, ja näiden tietojen lataamista historiallisena budjettina.
Tietojen puhdistaminen -termi viittaa siihen, että varmistetaan tilikartan ja taloushallinnon dimensioiden tietojen olevan yhdenmukaisia, kun on tehty uudelleenorganisointia tai kun tuodaan vanhoja tietoja, jotka on luotu ennen tilikartan ja taloushallinnon dimensioiden muutosta.
Budjettiehdotusten määritys
Tee alla mainitut vaiheet, jos haluat määrittää budjettiehdotusominaisuuden.
- Kun ominaisuus on otettu käyttöön, Finance Insights -sovelluksen järjestelmänvalvojan roolin omaavat käyttäjät voivat käyttää uutta valikon vaihtoehtoa Budjettiehdotus kohdassa Budjetointi > Asetukset > Perusbudjetointi. Ota ominaisuus käyttöön -kentän asetuksen Ei-arvo tulee vaihtaa Kyllä-arvoksi. Ennusteita luodaan vasta, kun ominaisuus on otettu käyttöön.
Esimerkki – Budjettiehdotuksen luominen
Budjettiehdotuksissa on käytävä läpi seuraavat vaiheet, jotta ehdotettu budjetti valmistellaan budjettirekisteriasiakirjaluonnoksena:
- Luo budjettiehdotus kohdassa Budjetointi > Kausittainen > Luo budjettiehdotus käyttäjänä, jolla on budjettipäällikön rooli.
- Ennusteessa käytettävien tietojen aloitus- ja päättymispäivämäärien aikaväli määritetään.
- Määritetään toteutuneiden tietojen, budjetin tietojen tai sekä toteutuneiden että budjetin tietojen valikoima.
- Yksittäisiä määritteitä voidaan lisätä tarkennettaessa luotavia tietoja, kun toteutuneet tiedot rajoitetaan tiettyihin tilityyppeihin.
- Yksittäisiä suodattimia on lisätty tarkentamaan, mitä tiettyjä budjettimalleja ja -koodeja tulee käyttää budjetin tietojen käyttämisen määrittämisessä.
Ota huomioon, että valitut yleiset päivämääräsuodattimet sisältävät seuraavat suodattimet:- Tulosehdot, joita budjettimallin ja -koodin tulee käyttää tuloksessa.
- Syöttöehdot luovat syötteen raakatiedot, ja ne koostetaan kuukausittaisiin tietojoukkoihin dimensioiden yhdistelmän avulla budjettidimensioiden nykyiselle joukolle, kuten kohdassa Budjetointi > Asetukset > Perusbudjetointi > Budjetoinnin dimensiot määritetään.
- Syöttötiedot lähetetään AI Builderiin, jotta koneoppiminen otetaan käyttöön ennusteita luotaessa.
- AI Builder palauttaa ennustetiedot Dynamics 365 Financeen.
- Tämän jälkeen voit suorittaa prosessin loppuun ja luoda ennusteet budjettirekisterimerkintäluonnoksena.
- Budjettiluonnosta voi tarkastella ja muokata budjettirekisterimerkintöjen tai joidenkin käytettävissä olevien raportointivaihtoehtojen avulla.
Järjestelmä luo tulosta varten valitut päivämäärät 12 kuukauden ennusteiden perusteella syötteen päättymispäivämäärän jälkeen. Tarkastele seuraavaa esimerkkiä.
| Syötteen aloituspäivämäärä | Syötteen päättymispäivämäärä | Tuloksen aloitus | Tuloksen päättyminen |
|---|---|---|---|
| 1.1.2017 | 31.12.2019 | 1.1.2020 | 31.12.2020 |
| 1.7.2014 | 30.6.2018 | 1.7.2018 | 30.6.2019 |
Syötettyjä budjettimalleja verrataan päivämääriin, jolloin voidaan määrittää käytettävät budjettirekisterimerkinnät ja sisällyttää yksittäisiä budjettirivejä. Tarkastele alla olevia esimerkkejä.
| Syötteen aloituspäivämäärä | Syötteen päättymispäivämäärä | Budjettimalli | Budjettirivit | Sisällytetty |
|---|---|---|---|---|
| 1.1.2017 | 31.12.2019 | FY2017 | 30.6.2017 | x |
| 1.1.2017 | 31.12.2019 | FY2018 | 30.6.2018 | x |
| 1.1.2017 | 31.12.2019 | Vuosittain | 30.6.2017 | x |
| 1.1.2017 | 31.12.2019 | Vuosittain | 30.6.2016 |
Koneoppimisen tuotantojen hyödyntäminen, päivittäminen ja luotettaviksi havaitseminen
Budjettiehdotukset-ominaisuus käyttää historiallisia tietoja ja syötteitä koneoppimismallin luomisessa. Seuraavat kohdat sisältävät ohjeita, jotka voivat auttaa mallin tulosten optimoimisessa ja tietojen käyttämisen ohjaamisessa.
- Koneoppimismallit toimivat parhaiten, kun ne analysoivat johdonmukaista tietojoukkoa ajan kuluessa. Kuten yllä todettiin, optimaalisin tulos saadaan, jos käytettävissä on 10 vuoden tiedot, jotka käyttävät samaa tilikarttaa ja samoja dimensioita. Paljon tietoja käyttävät mallit ovat todennäköisesti tehokkaampia kuin mallit, jotka käyttävät vähemmän tietoja.
- Mallit käyttävät historiallisia tietoja ja kehittynyttä matematiikkaa kohtuullisen todennäköisen tuloksen ehdottamisessa. Luodut ehdotukset voivat auttaa aiempaa tehokkaampien budjettien luomisessa vähemmällä vaivalla. Paras mahdollinen budjetti kuitenkin luodaan silloin, kun päälliköt ovat mukana prosessissa ja osallistuvat luotujen budjettiehdotusten tarkentamiseen.
- Joidenkin aktiviteettien ennustaminen tarkasti on helpompaa kuin muiden. Esimerkiksi joidenkin palkanlaskennan ja kulutilien aktiviteetti voi olla säännöllistä, ja tämän vuoksi ennustaminen on helpompaa kuin tileissä, jotka seuraavat muuttuvampaa aktiviteettia.
- Tuloksia tulee verrata toteutuneisiin tietoihin käyttämällä normaalia toteutuneiden tietojen raportointia ja budjetin raportointia sekä toteutuneiden tietojen raporttia ja budjetin taloushallinnon raportoinnin raporttia, kun kuukausittaiset sarakkeet lisätään yksityiskohtaisten varianssisummien ja varianssin prosenttiosuuksien analyysin näyttämiseksi.
- Voit luoda ennusteita historiallisesta aktiviteetista ja aloittaa ennusteiden arvioinnin vertaamalla nykyisen vuoden ennusteita nykyisen vuoden aktiviteettiin.
Toteutunut vs. budjetti -kyselyn hyödyntäminen
Toteutunut vs. budjetti -kyselyn avulla saadaan rivikohtainen näkymä toteutuneista arvoista ja budjettiehdotuksista. Kyselyn parametrit -kohdassa voit määrittää tuloksen budjettimallille aloitus- ja päättymispäivämäärät. Määritä myös Budjettirekisterimerkinnän tila -kohdan arvoksi Luonnos.
Tuloksissa on käytettävissä vuosinäkymä, joka sisältää toteutuneen summan, budjettisumman, varianssisumman ja käytetyn prosenttiosuuden. Tämä sivu voi nyt avata Kauden saldo -sivun, jonka avulla voit tarkastella mitä tahansa tiliä kausien perusteella. Näkyvissä on tarkka arvio, jossa näkyy myös varianssisumma.
Taloushallinnon raportoinnin hyödyntäminen
Voit käyttää Todellinen vs. budjetti – oletustaloushallinto -raporttia toteutuneiden arvojen ja budjettiehdotusten yhteenvedon ja yksityiskohtaisten näkymien tarkastelemiseen. Raportin oletusrakenne sisältää yhden vuosinäkymän alkuperäiselle budjetille, tarkistetulle budjetille, toteutuneille arvoille, varianssisummalle, varianssiprosentille ja budjetin prosentille. Raportin voi päivittää helposti sisältämään 12 kuukausisaraketta ja vastaavat arvot yhden summan ja varianssien sijaan. Voit määrittää budjettiehdotuksen budjettimallin valitsemalla Raporttiasetukset ja valitsemalla sitten budjettimallin avattavasta Skenaariot-valikosta. Tällöin raportti päivitetään oikean budjettimallin mukaan.
Kun 12 kuukauden taloushallinnon raportti viedään Exceliin, voit helposti lisätä viivakaavion tai sparkline-kuvan tarjotaksesi graafisen näkymän syöttö- tai tulostiedoista tietojen trendien näyttämiseksi.