Valvo käytäntövirheitä ja tapauksia

Tässä artikkelissa kerrotaan, miten valvontatapaukset luodaan valvontakäytäntösääntöjen rikkomuksista. Artikkeli sisältää tietoja myös valvontakäytäntöjen erilaisista tavoista käyttää asiakirjavalinnan päivämääräväliä.

Kuinka tarkasteltuja tapauksia luodaan

Valvontakäytäntöjen avulla voit tunnistaa kuluraportit, ostotilaukset ja toimittajan laskut, jotka eivät noudata valvontakäytännön säännöiksi määrittämiesi ja määrittämiesi liiketoimintasääntöjen vaatimuksia.

Valvontakäytännöt suoritetaan erätilassa. Kun suoritat valvontakäytännön, kaikki kyseiseen käytäntöön kuuluvat käytäntösäännöt suoritetaan samalla kertaa.

Kunkin käytäntösääntö käsittelee useita asiakirjoja. Käytäntösääntö valitsee asiakirjoja, jotka ovat asiakirjan valintapäivämäärän alueella ja jotka vastaavat määritettyjä ehtoja. Esimerkiksi yksi käytäntösääntö saattaa valita kuluraportit, joissa on ateriat, jotka ylittävät 50,00. Toinen käytäntösääntö saattaa valita toimittajalaskut, jotka suoritetaan tietylle toimittajalle. Jokainen asiakirja, jonka käytäntösääntö valitsee, aiheuttaa rikkomuksen. Rikkominen on tietue, että tietty asiakirja, kuten lasku 12345, ei seuraa käytäntösääntöä.

Ryhmittele useita valvontariketietueita yhteen ja liitä ne valvontatapauksiin. Oletusarvoisesti kunkin valvontakäytännön ryhmätapaukset ovat auditointikäytännön säännön mukaan. Voit halutessasi valita muita ryhmittelyehtoja Palvelupyyntöjen ryhmittelyehdot -sivulla. Voit ryhmitellä esimerkiksi kulujen otsikot projektitunnuksen mukaan ja toimittajalaskut toimittajatilin mukaan. Tässä tapauksessa kaikki kuluotsikon rikkomukset, joilla on sama projektitunnus, ryhmitetään samassa tapauksessa, ja kaikki toimittajan laskut, joilla on sama toimittajatili, ryhmitetetään samassa tapauksessa.

Huomautus

Valvontakäytännön säännöt, jotka perustuvat Duplikaatti-kyselytyyppiin, rikkeitä ei ole ryhmitelty käytäntösäännöittäin tai ehtojen mukaan, jotka on määritetty Tapausten ryhmittelyehto -sivulla. Sen sijaan ne ryhmiteltään valvontakäytäntösääntöön rakennettujen ehtojen mukaan. Esimerkiksi, jos käytäntösääntö laskee kuluraporttien kaksoiskappaleiden kulut samalle summalle, myyjän tunnukselle ja päivämäärälle, kaikki kulut, joilla on samat arvot niissä kentissä, ovat yksi tapaus. Kuluerät, joiden arvot poikkeavat toisistaan, ovat erillinen tapaus.

Kun järjestelmä on luonut valvontatapaukset, käsittele ne käyttämällä tyypillisiä prosesseja tapausten hallintaan.

Asiakirjojen valinnan päivämäärävälit

Kun suoritat valvontakäytännön, jokainen käytäntösääntö valitsee määritetyn tyypin tiedostot, joiden päivämäärä on asiakirjan valinnan päivämääräalueella. Määrität tiedostonvalinnan päivämääräalueen Lisäasetukset-sivulla . Useisiin asiakirjoihin on liitetty useampi kuin yksi päivä. Voit määrittää valvontakäytäntösäännön käyttämän päivämääräkentän Käytäntösääntötyyppi-sivulla .

Tässä on muita tapoja, joilla tarkistuskäytäntö käyttää asiakirjan valinnan päivämääräväliä:

• Käytäntö käyttää versiota jokaisesta käytäntösäännöstä, joka on voimassa tiedostonvalinnan päivämääräalueen viimeisenä päivänä. Voit tarkastella kunkin käytäntösäännön voimassaolopäivämääriä Valvontakäytännöt-luettelosivulla.
• Käytäntösääntöä käyttää oraganisaation solmuja, jotka liittyvät käytäntöön viimeisenä päivänä asiakirjan valinnan päivämäärävälin aikana. Vain ne organisaatiosolmut, jotka liittyvät käytäntöön nykyisin näkyvät Valvontakäytännöt-luettelosivulla.
• Käytäntösäännöt, jotka perustuvat Luettelohaku-kyselylajiin, käytäntö käsittelee valvottuja asiakirjoja, jotka ovat voimassa asiakirjan valitun ajanjakson viimeisenä päivänä.

Lisätietoja on kohdassa Tilintarkastuskäytännön säännöt