Kirjanpidon selvitysten automatisointi

Microsoft Dynamics 365 Finance -versiossa 10.0.31 Kirjanpidon selvityksen automatisointiprosessi -ominaisuus on käytettävissä Ominaisuuksien hallinta -työtilassa. Versiosta 10.0.40 alkaen tämä toiminto on käytössä Kirjanpidon parametrit -sivulla Kirjanpidon tilitykset -sivun alla. Näitä toimintoja hallitaan Ota käyttöön prosessin automaatio kirjanpidon tilitykselle -parametrin avulla. Voit ottaa Ota käyttöön prosessiautomaatio kirjanpidon tilitykselle -parametrin käyttöön vain, jos Ota käyttöön edistyneet tietoasetukset -parametri on otettu käyttöön.

Kirjanpidon tilitys on prosessi, jossa kirjanpidon debet- ja kredittapahtumat täsmäytetään. Kirjanpidon selvitysaktiviteetteja toistuvasti suorittavat organisaatiot voivat nyt automatisoida prosessin. Kirjanpidon automaattisen selvitysprosessin aikana debet- ja kredittapahtuma voidaan kohdistaa automaattisesti vain, jos niiden summat kirjanpitovaluuttana ovat samat. Esimerkiksi debet-summa 1,00 $ voidaan täsmäyttää automaattisesti kredit-summaan 1,00 $. Debetarvoa 1,00 $ ei kuitenkaan voi automaattisesti täsmäyttää kahteen kreditarvoon, joiden kummankin arvo on 0,50 $. kirjanpitotapahtumien osittaista täsmäytystä ei tueta.

Financen versiosta 10.0.40 alkaen parametrin Ota käyttöön kirjausvaluutan toteutuneet voitot/tappiot käyttöön ottaminen sivulla Yleiset kirjanpidon parametrit sallii toteutuneiden voittojen ja tappioiden kirjaamisen raportointivaluuttana automaattisen tilityksen aikana. Financen versiossa 10.0.38 on lisätty selvityksen ulkomaanvaluutan toteutuneiden voittojen ja tappioiden laskennan ja kirjauksen tuki, kun debetin ja kreditin kirjanpitovaluutan arvot olivat erilaiset.

Kirjanpidon selvityksen automaatio määrittää seuraavat tiedot:

• kirjanpidon selvitysten suoritusaika
• automaattisesti selvitettävien debet- ja kredit-summien täsmäyttämisessä käytettävät ehdot
• kirjanpidon täsmäytyksen tietojen käsittelyjärjestys.

Kirjanpidon selvitysten esiintymän määrittäminen

Kirjanpidon selvityksen automaatio käyttää prosessien automaatiokehystä. Eri liiketoimintaprosessit käyttävät tätä kehystä valitun prosessin toistumisen määrittämiseen. Voit käsitellä kirjanpidon selvityksiä siirtymällä kohtaan Järjestelmän hallinta > Asetus > Prosessien automatisoinnit tai Kirjanpito > Kirjanpidon asetukset > Prosessien automatisoinnit.

Valitse ensin Luo uusi prosessin automatisointi -vaihtoehto ja valitse sitten Kirjanpidon selvitykset. Ohjattu toiminto opastaa automatisoinnin määritysprosessissa.

Yleiset-sivu

Syötä ohjatun toiminnon Yleiset-sivulla luotavan kirjanpidon selvityksen esiintymän nimi. Jos esimerkiksi täsmäytettävät debet- ja kreditarvot on täsmäytetty kirjanpidossa maanantaina, anna kuvaavaksi nimeksi esimerkiksiKirjanpitoselvitys_ma. Syöttämäsi nimi näkyy Automaatiosääntö-sarakkeessa Kirjanpidon selvitykset -sivulla.

Muut sivun asetukset ovat yleisiä. Ne määrittävät kirjanpidon selvitysten tämän version esiintymämallin. Jos esiintymä on tarkoitettu esimerkiksi maanantaina, voit määrittää sen niin, että se suoritetaan viikoittain, ja voit valita maanantain viikon päiväksi, jolloin se suoritetaan. Voit myös määrittää aikaisen aikataulun ajan, kuten 2.00, jolloin prosessiautomaatio valmistuu ennen seuraavan työpäivän alkua. Prosessin automaatio kannattaa ajoittaa niin, että se suoritetaan normaalin työajan ulkopuolella. Näin voit vähentää vaikutusta kirjanpitohenkilöstöön työpäivän aikana.

Lisätietoja muut Yleiset-sivun kentistä on prosessiautomaation ohjeissa.

Kirjanpidon selvitysten vastaavuusehdot -sivu

Seuraava ohjatun toiminnon sivu on Kirjanpidon selvitysten vastaavuusehdot -sivu. Sen avulla määritetään prosessin automaation esiintymään sisältyvät päätilit sekä debet- ja kreditarvojen määrittämisessä käytettävät ehdot.

Tilin valinta

Näkyviin tulevat ne päätilit, jotka olet aiemmin määrittänyt yrityksen kirjanpidon selvitystileiksi. (Voit määrittää päätilit kirjanpidon selvitystileiksi kohdassa Kirjanpito > Kirjanpidon asetukset > Kirjanpitoparametrit > Kirjanpidon selvitykset.)

Päivämäärä

Valitse tämä vaihtoehto, jos kirjanpidon debet- ja kredittapahtumien päivämäärät on otettava huomioon kirjanpidon automaattisessa selvitysprosessissa. Kun tämän vaihtoehdon arvoksi määritetään Kyllä, syötä Sallittu päivämäärien ero. Tämä kenttä on käytettävissä Microsoft Dynamics 365 Financen versiosta 10.0.32 alkaen.

Sallittu päivämäärien ero

Syötä debet- ja kredittapahtumien päivämäärien päivävarianssi. Varianssi lasketaan debet- ja kredittapahtumien päivämäärien välisten päivien määränä. Haku tehdään ajalta ennen valittua tapahtumapäivämäärää ja sen jälkeen. Arvo 0 määrittää, että debet- ja kredittapahtumien päivämäärien on vastattava toisiaan. Kenttä on käytössä vain silloin, kun Päivämäärä-kenttä on valittuna.

Päätili ja kirjanpitotaso

Pakollisia täsmäytysehtoja ovat päätilin ja kirjanpitotason arvot. Kirjanpidon debet- ja kredittapahtuman päätilin ja kirjanpitotason arvojen on oltava samat automaattisen kirjanpidon selvitysprosessin aikana täsmäytystä varten.

Kirjaustyyppi

Valitse Kirjaustyyppi-vaihtoehto, jos debet- ja kredittapahtumien täsmäyttäminen kirjanpidon automaattisen selvitysprosessin aikana edellyttää, että niiden kirjaustyyppi on sama.

Taloushallinnon dimensiot

Valitse Taloushallinnon dimensiot -vaihtoehto, jos debet- ja kredittapahtumien täsmäyttäminen kirjanpidon automaattisen selvitysprosessin aikana edellyttää, että niiden taloushallinnon dimensiot ovat samat. Kun tämä vaihtoehto on valittuna, taloushallinnon dimensioiden arvojen ehdot on valittava Käytettävissä olevat taloushallinnon dimensiot -luettelossa. Käytettävissä olevat taloushallinnon dimensiot -luettelo ei sisällä päätilin dimensiota, koska se vaaditaan automaattisesti täsmäytysehtojen osana.

Taloushallinnon tunnisteet

Kun Taloudelliset tunnisteet -ominaisuus on otettu käyttöön Ominaisuuksien hallinta -työtilassa, Taloudelliset tunnisteet voidaan valita vastaavuusehdoksi. Valitse Taloudelliset tunnisteet -vaihtoehto, jos debet- ja kredit-tapahtumien täsmäyttäminen kirjanpidon automaattisen selvitysprosessin aikana edellyttää, että niiden taloudelliset tunnisteet. Kun tämä vaihtoehto on valittuna, taloudellisten tunnisteiden arvojen ehdot on valittava Käytettävissä olevat taloudelliset tunnisteet -luettelossa.

Kirjanpidon selvityksen automatisoinnin tulosten tarkasteleminen

Kun kirjanpidon selvityksen automatisointisarja on luotu, kunkin kirjanpidon selvityksen esiintymät näkyvät prosessin automaation viikkonäkymässä. Lisäksi näytetään kunkin esiintymän tila. Seuraavat tilat ovat käytössä:

• Ajoitettu– Automaatio on ajoitettu, mutta sitä ei ole vielä suoritettu.
• Suoritetaan – Automaatio on parhaillaan käynnissä.
• Error– Automaatio on suoritettu, mutta se päättyi virheeseen. Voit tarkastella virheitä valitsemalla Näytä tulokset -painikkeen.
• Valmis– Automaation suorittaminen onnistui. Voit tarkastella selvityksen tuloksia Kirjanpidon selvitykset -sivulla.

Jos haluat tarkastella täsmäytyksen tuloksia, siirry kohtaan Kirjanpito > Kausittaiset tehtävät > Kirjanpidon selvitykset. Automaatiosääntö-kenttä Kirjanpidon selvitykset -sivulla näyttää automatisoidun kirjanpidon selvityksen ajoitetun tehtävän, jota käytettiin tapahtuman selvittämisessä. Epäonnistuneet selvitysyritykset eivät päivitä Automaatiosääntö-kohdan arvoa. Jos manuaalisesti peruutat tapahtuman, jonka automaatioprosessi selvitti aiemmin onnistuneesti, Automaatiosääntö-kohdan arvo poistetaan.

Täsmäytettyjen tietueiden Selvityspäivämäärä-kentässä on päivämäärä, jona automaatioprosessi suoritettiin.

Kirjanpidon selvityksen automaation muokkaaminen

Prosessin automaatiokehyksen avulla voit muokata sarjoja ja esiintymiä, jotka luodaan kirjanpidon selvitykselle. Sarjaa voi muokata joko prosessin automatisointi -sivulta tai prosessiautomaation viikkonäkymästä. Jos esimies esimerkiksi päättää suorittaa kirjanpidon selvityksen keskiviikkona maanantain asemesta, tämä voi löytää esiintymän viikkonäkymästä ja valita Näytä/muokkaa – Sarjat.

Jos muokkaat sarjaa, sinua pyydetään määrittämään, tuleeko muutos tehdä kaikkiin aiemmin luotuihin esiintymiin vai vain uusiin esiintymiin. Historialliset esiintymät, joiden tila on jo Päättynyt tai jotka ovat päättyneet Virhe-tilaan, eivät muutu.

Voit myös lisätä uuden esiintymän tai muuttaa aiemmin luotua esiintymää. Esimerkiksi seuraava kirjanpidon selvityksen esiintymä ajoitetaan suoritettavaksi keskiviikkona 1. tammikuuta, mutta päivämäärä on vapaapäivä. Voit muuttaa tapahtumaa joko prosessiautomaation viikoittaisesta näkymästä tai Prosessin automatisointi -sivulta. Näkyviin tulee sivu, jossa näkyvät aikataulutiedot ja täsmäytysehdot. Tässä voit muokata ajoitettua kellonaikaa ja päivämäärää. Voit myös muokata täsmäytysehtoja, jos muutokset ovat pakollisia.

Voit myös poistaa esiintymän tai sarjan käytöstä. Jos haluat poistaa esiintymän käytöstä ja keskeyttää sen käsittelyn, valitse se prosessiautomaation viikkonäkymässä ja valitse sitten Poista käytöstä. Voit poistaa sarjan käytöstä Pprosessiautomaatio-sivulla.

Kirjanpidon selvityksen automaation suojaus

Ylläpidä kirjanpidon selvitysten automaatiosarjojen asetuksia -tehtävä on lisätty laskentapäällikön ja taloushallintopäällikön rooleihin. Näytä kirjanpidon selvitysten automaatiosarjojen asetukset -tehtävä on lisätty kirjanpitäjän, laskentapäällikön ja taloushallintopäällikön rooleihin kirjanpidon selvityksen automaatioita varten. Nämä tehtävät ovat oletussuojausasetuksia, mutta niitä voidaan muuttaa organisaation tarpeiden mukaan.

Kirjanpidon parametrit kirjanpidon selvityksen automaatiota varten

Selvityksen tyypillinen saldo -kenttä osoittaa järjestyksen, jossa automaattinen kirjanpidon selvitys käsitellään. Voit määrittää Selvityksen tyypillinen saldo -arvon ja tarkastella sitä siirtymällä kohtaan Kirjanpito > Asetus > Kirjanpitoparametrit ja valitsemalla Kirjanpidon selvitykset -välilehden.

Jos valittuna on Debet, automaattinen kirjanpidon selvitysprosessi alkaa debettapahtumista ja hakee vastaavat kredittapahtumat. Jos valittuna on Kredit, automaattinen kirjanpidon selvitysprosessi aloittaa kredittapahtumista ja hakee vastaavat debettapahtumat. Tämän vaihtoehdon tulee vastata päätilin tyypillistä saldoa.

Kirjanpidon selvityksen automaation käsitteleminen

Kun automaatiota suoritetaan, järjestelmä valitsee kirjanpitotapahtumat päätileille, jotka on määritetty prosessin automaation sarjoja varten. Se järjestää tapahtumat päivämäärän mukaan käyttämällä päivämääräväliä tilivuoden alusta päivämäärään, jona prosessin automaatio suoritetaan. Se vastaa määritettyjä täsmäytysehtoja. Kirjanpitovaluutan debet- ja kreditsummien absoluuttiset arvot on täsmäytettävä selvitystä varten.

Kirjanpidon selvitysten automatisointi ‑ominaisuus suorittaa automaation tapahtumille, joiden päivämäärä on tilikauden ensimmäisen päivän ja kuluvan päivän eli esiintymän suorituspäivämäärän välillä. Jos tilikausi päättyy 31. joulukuuta, sinun on ehkä muutettava esiintymän suorituspäivämäärää varmistaaksesi, että se suoritetaan joulukuun aikana. Oletetaan esimerkiksi, että automaatio on määritetty suoritettavaksi joka kuukauden ensimmäisenä päivänä. Tämä automaatio suoritetaan 1.12.2022, ja se on ajoitettu suoritettavaksi 1.1.2023. On suositeltavaa muuttaa esiintyminen päivämäärästä 1.1.2023 päivämäärään 31.12.2022. Tällä muutoksella varmistetaan, että automaattisessa selvityksessä otetaan huomioon joulukuun 2. ja 31. päivän välille päivätyt tapahtumat.

Kun kirjanpidon selvityksen automaation esiintymä käsittelee päätiliä, et voi näyttää Kirjanpidon selvitykset -sivua. Odota, kunnes automaatioprosessi on valmis. Prosessin automaatio kannattaa ajoittaa suoritettavaksi työajan ulkopuolella ristiriitojen välttämiseksi.

Automaatioprosessi sisältää kaikki ehtoja vastaavat tapahtumat lukuun ottamatta tapahtumia, jotka on manuaalisesti merkitty selvitettäviksi Kirjanpidon selvitykset -sivulla.

Automaatioprosessin selvittää tapahtumien peruutuksen

Voit peruuttaa automaattisen kirjanpidon selvitysprosessin tekemän selvityksen. Kun automaatioprosessin selvittämä tapahtuma peruutetaan, Automaatiosääntö-arvo poistetaan.