Taloudelliset tunnisteet

Kun tapahtumat on kirjattu, organisaatiot haluavat näkyvyyden alareskontran tietoihin, jotta näistä tapahtumista luodut kirjanpitomerkinnät voidaan analysoida. Nykyään organisaatiot käyttävät kirjanpidon alareskontran tietojen seuraamisessa esimerkiksi asiakirjanumeron, kuvauksen ja taloushallinnon dimensioiden kenttiä, koska alareskontran tietojen tietomalliin on vaikea siirtyä. Usein seurattujen alareskontran tietojen tyyppejä ovat myynti- ja ostotilausnumerot, toimittajan tai asiakkaan nimet, maksuviitteet, laskunumerot ja Microsoft Dynamics 365 Financeen tuotavien ulkoisten tapahtumien viitenumerot. Alareskontran tietoja käytetään analytiikan ohella prosesseissa, kuten tapahtumien selvityksessä.

Taloudelliset tunnisteet (tunnisteet) -ominaisuuden ansiosta asiakirjanumeroita, kuvauksia ja taloushallinnon dimensioita ei tarvitse käyttää, koska organisaatio voi luoda ja syöttää enintään 20 käyttäjän määrittämää kenttää tapahtumiin. Nämä kentät tallennetaan tapahtumia varten luotuihin kirjanpitomerkintöihin. Tunnisteiden arvoja ei tallenneta alareskontran taulukoihin, kuten Asiakastapahtumat- ja Toimittajatapahtumat-taulukoihin.

Tunnisteet otettiin käyttöön Dynamics 365 Financen versiossa 10.0.32. Jokaisessa uudessa julkaisussa tunnisteet otetaan käyttöön lisäkirjauskansioissa, -asiakirjoissa ja -prosesseissa. Julkaisussa 10.0.37 seuraavat kirjauskansiot ja tapahtumat tukevat tunnisteita:

• Kirjauskansio

• Yleinen kirjauskansio

• Kohdistuskirjauskansio

• Käyttöomaisuuserän kirjauskansio

• Kaikki resurssin vuokrauskirjauskansiot

• Kausikirjauskansio

• Raportointivaluutan muutosten kirjauskansio

• Asiakkaan maksukirjauskansio

• Toimittajan maksukirjauskansio

• Laskukirjauskansio (toimittaja)

• Yleinen laskukirjauskansio (toimittaja)

• Laskurekisteri

• Myyntitilausasiakirjat (myyntitilaus, pakkausluettelo ja myyntilasku)

  Huomautus

  Jos haluat ottaa tunnisteiden tuen käyttöön myyntitilausasiakirjoissa, ota käyttöön Ota myyntitilauksien laskutuksen taloudelliset tunnisteet käyttöön -ominaisuus ominaisuuksien hallinnassa.

Määrittäminen

Ominaisuuden käyttäminen edellyttää Taloudelliset tunnisteet -ominaisuuden käyttöönottoa Ominaisuuksien hallinta -työtilassa. Ominaisuuden voi poistaa käytöstä milloin tahansa. Jos ominaisuus on ollut käytössä, mutta se poistetaan käytöstä myöhemmin, kaikki tapahtumien taloudellisiin tunnisteisiin syötetyt arvot säilytetään tietokannassa. Ne eivät kuitenkaan enää näy Dynamics 365 Financen tapahtumissa ja kyselyissä.

Tunnisteiden tapahtumiin syöttämisen kokemus muistuttaa kirjanpitotilille syöttämistä käyttämällä taloushallinnon dimensioita. Tunnisteet eivät käytä samaa ohjausobjektia kuin kirjanpitotili, mutta ne vaativat silti erottimen tunnisteiden arvojen välille. Määritä tunnisteiden erotin ennen taloushallinnon tunnisteiden määrittämistä. Valitse Kirjanpitoparametrit-sivulla Taloudelliset tunnisteet ja määritä erotin. Erotinta, joka määritetään, ei tule käyttää tapahtumiin syötetyissä tunnisteiden arvoissa. Jos esimerkiksi määrität erottimeksi yhdysviivan (-), tunnisteen arvona syötetyssä asiakkaan nimessä ei voi olla yhdysviivaa. Erotinta ei voi muuttaa sen määrittämisen jälkeen.

Kun ominaisuus on otettu käyttöön, jokainen yritys voi määrittää enintään 20 taloudellista tunnistetta. Tunnisteet ovat yrityskohtaisia. Voit tuoda tunnisteet kuhunkin yritykseen Taloudellisen tunnisteen määritys- ja Taloudellisten tunnisteiden mukautetun luettelon arvo -entiteettien avulla. Tämän vuoksi voit määrittää saman alkuasetuksen nopeasti ja helposti useissa yrityksissä.

Taloudellisten tunnisteiden luominen

Ota huomioon seuraavat seikat ennen taloudellisten tunnisteiden luomista:

• Arvioi, tuleeko tietoja seurata taloushallinnon dimensiona vai taloudellisena tunnisteena. Taloudelliset tunnisteet ovat taloushallinnon dimensioiden vaihtoehtoja erityisesti silloin, kun seurataan arvoja, joita käytetään uudelleen vain vähän tai ei lainkaan, kuten myynti- tai ostotilausnumeroita. Lisätietoja taloudellisten tunnisteiden ja taloushallinnon dimensioiden eroista on kohdassa Taloushallinnon tunnisteiden ja taloushallinnon dimensioiden väliset erot.
• Kun taloudellinen tunniste on luotu, sen aktivointi voidaan poistaa, mutta tunnistetta ei voi poistaa. Tämä rajoitus auttaa varmistamaan, että tunnisteiden arvot ovat käytettävissä kirjattujen kirjanpitomerkintöjen raportoinnissa. Taloudelliset tunnisteiden aktivointi ja aktivoinnin poisto on helppoa milloin tahansa.
• Kunkin taloudellisen tunnisteen otsikkoa voi muuttaa milloin tahansa, myös tapahtumien kirjaamisen jälkeen.
• Jos tietylle taloudelliselle tunnisteelle ei ole kirjattu tapahtumia, tunnisteen otsikon muuttamisella ei ole vaikutuksia. Tämä toiminta on hyödyllinen silloin, kun tunnisteelle on määritettävä tarkoitus uudelleen, koska näin voit seurata muita tietoja.
• Jos tapahtumat on kirjattu tietylle taloudelliselle tunnisteelle, tunnisteen arvot eivät muutu. Jos tunnisteen otsikko oli alussa Ostotilausnumero, mutta se muutetaan myöhemmin Myyntitilausnumero-otsikoksi, ennen otsikon muuttamista kirjatut kirjanpitomerkinnät sisältävät yhä kirjanpitoon syötetyt ja kirjatut ostotilausnumerot.

Taloudellisen tunnisteen luominen

Seuraavien ohjeiden avulla voit luoda taloudellisen tunnisteen:

1. Siirry kohtaan Kirjanpito > Tilikartta > Taloudelliset tunnisteet > Taloudelliset tunnisteet.
2. Luo taloudellinen tunniste valitsemalla Uusi.
3. Anna tunnisteen otsikko. Otsikon alussa on oltava kirjain tai alaviiva, ja otsikko voi sisältää vain kirjaimia, numeroita ja alaviivoja. Erikoismerkit, mukaan lukien välilyönnit, eivät ole sallittuja.
4. Valitse Arvon tyyppi -kentässä Teksti, Luettelo tai Mukautettu luettelo.
5. Jos valitset Luettelo-kohdan Arvon tyyppi -kentässä, valitse arvon lähde Käytä arvoja -kentässä. Kenttä sisältää niiden entiteettien luettelon, joista tunnisteen arvot voidaan valita tapahtuman syöttämisen yhteydessä.
6. Jos valitset Mukautettu luettelo -kohdan Arvon tyyppi -kentässä, valitse Tunnisteiden arvot, jos haluat luoda tunnisteiden arvojen mukautetun luettelon, joka on käytettävissä valintaa varten tapahtuman syöttämisen aikana.
7. Aktivoi tunniste valitsemalla Aktivoi.

Taloudellisen tunnisteen arvojen syöttäminen tapahtumissa

Kun yksi taloudellinen tunniste on aktivoitu, tunnisteet ovat käytettävissä syöttämistä varten kaikissa ominaisuutta tukevissa tapahtumissa.

Kirjauskansiot ja rivit

Kirjauskansioiden syöttämisen yhteydessä voit määrittää tunnisteiden arvot kirjauskansion erän otsikossa. Näitä arvoja käytetään kirjauskansion rivien oletusarvoina. Kuten muutkin kirjauskansion oletusarvot, ne syötetään automaattisesti uusille kirjauskansioon lisättäville riveille. Niitä ei kuitenkaan syötetä riveille, jotka ovat jo olemassa, kun määrität otsikon arvot.

Kirjauskansioiden oletusarvot

Kirjauskansioon syötettävät tunnisteen arvot syötetään oletusarvoina seuraavalla tavalla:

• Yksirivinen tosite:

  • Kirjauskansion erän otsikkoon lisättävät tunnisteen arvot syötetään oletusarvoina tilille.
  • Tilille lisättävät tunnisteen arvot syötetään oletusarvoina vastatilille.
  • Jos vastatili on jo olemassa, kun tunnisteen arvot lisätään tiliin, näitä tunnisteen arvoja ei syötetä oletusarvoina vastatilille.
  • Jos sekä tilillä että vastatilillä on tunnisteen arvoja, niiden muuttaminen yhdessä paikassa ei päivitä arvoja muissa paikoissa. Jos esimerkiksi muutat tilin tunnisteen arvoja tilillä, vastatilin arvoja ei päivitetä. Tämä toiminta auttaa estämään tietojen menettämisen, jos käyttäjä ohittaa oletusarvot manuaalisesti.
  • Kun lisäät uuden rivin ja määrität uuden tositenumeron (joka edustaa uutta tapahtumaa), oletustoiminta alkaa alusta. Yhden tositteen rivien tunnisteiden arvoja ei koskaan syötetä oletusarvoina toisen tositteen riveille.

• Useita rivejä sisältävä tosite:

  • Kirjauskansion erän otsikkoon lisättävät tunnisteen arvot syötetään oletusarvoina tilille jokaisella tositteeseen lisättävällä rivillä.
  • Ensimmäisellä rivillä tilille lisäämiäsi tunnisteiden arvoja ei syötetä oletusarvoina tositteenseuraavan rivin tilille ja niin edelleen.

Päätiedoissa ei ole tunnisteiden oletusarvoja, eivätkä ne ole käytettävissä oletusarvoina. Esimerkiksi asiakkaille ja toimittajille ei voi määrittää tunnisteiden oletusarvoja. Lisäksi itse tapahtuman ominaisuuksia ei syötetä automaattisesti oletusarvoina. Esimerkiksi tunniste luotiin asiakkaan nimen seuraamista varten. Jos tapahtuma sisältää asiakkaan, asiakkaan nimeä ei käytetä oletusarvoisesti asiakastunnisteen arvona. Arvo on syötettävä tai tuotava manuaalisesti.

Asiakirjojen oletusarvot

Kuten kirjauskansioissakin, asiakirjoissa tunnisteiden arvoja ei syötetä oletusarvoina päätiedoista, koska päätiedot eivät sisällä tunnisteiden oletusarvoja. Useimmat asiakirjat, kuten myyntitilaukset, noudattavat seuraavaa yleistä oletusjärjestystä:

1. Tunnisteiden arvot voidaan määrittää asiakirjan otsikossa.
2. Otsikossa olevia tunnisteiden arvoja käytetään asiakirjan riveillä oletusarvoina.
3. Asiakirjan rivien tunnisteiden arvoja käytetään oletusarvoina kirjanpidollisissa jaoissa (jos asiakirja on lähdeasiakirja ja tukee kirjanpidollisia jakoja).

Tunnisteiden arvot syötetään luotavissa kirjanpitomerkinnöissä oletusarvoina seuraavalla tavalla:

• Muut kuin lähdeasiakirjat:

  • Yhteenvetotilin, kuten osto- tai myyntireskontran, tunnisteiden arvot syötetään oletusarvoisesti otsikosta.
  • Muissa tileissä, kuten kulu-, tuotto-, vero ja alennustileissä, käytetään oletusarvoisesti rivien tunnisteiden arvoja.

• Lähdeasiakirjat:

  • Yhteenvetotilin, kuten osto- tai myyntireskontran, tunnisteiden arvot syötetään oletusarvoisesti otsikosta tai kirjanpidollisista jaoista riippuen yhteenvetotileillä käytettävistä kirjanpitoparametreista. (Siirry kohtaan Kirjanpito>Kirjanpidon asetukset>Kirjanpitoparametrit.) Tunnisteiden arvot syötetään oletusarvoisesti yhteenvetotilin taloushallinnon dimensioiden arvojen käyttämän logiikan mukaan.
  • Muissa tileissä, kuten kulu-, tuotto-, vero ja alennustileissä, käytetään oletusarvoisesti kirjanpidollisten jakojen tunnisteiden arvoja.

Jos asiakirjassa on tuotantovirran asiakirjoja, päätason asiakirjan tunnisteita käytetään alatason asiakirjoissa. Esimerkiksi myyntitilausotsikon ja -rivien tunnisteiden arvoja käytetään kirjanpidossa, joka luodaan lähetysluettelolle ja myyntilaskulle aiemmin kuvatun logiikan mukaisesti.

Vahvistus

Kun tunnisteiden arvot syötetään tapahtumiin, vahvistusta ei saada tapahtuman syöttämisen tai kirjauksen aikana. Vaikka Luettelo- tai Mukautettu luettelo -arvon tyypin tunniste on määritetty, tunnisteiden arvojen esiintymistä luettelossa ei tarkisteta. Luodaan esimerkiksi Lista-arvon tyypin tunniste ja ostotilausnumero valitaan luettelon lähteeksi. Vaikka ostotilausnumeroluettelo näytetään, käyttäjä voi syöttää myös ostotilausnumeron, jota ei ole luettelossa.

Tunnisteiden arvoja omaavien tapahtumien kirjaus

Kun tapahtuma on kirjattu, taloudelliset tunnisteet ovat käytettävissä kirjanpitotilin vientien riveillä. Ne näkyvät Tositetapahtumat- ja Päätilin tapahtumat -sivuilla. Taloudelliset tunnisteet näkyvät erillisissä sarakkeissa, joten niitä on helppo lajitella ja suodattaa.

Raportoinnissa tunnisteet eivät ole dimensiojoukkojen osa. Tämän vuoksi tapahtumista ei ole käytettävissä yhteenvetosaldoa tietylle tunnisteen arvolle. Kun esimerkiksi tarkastelet pääkirjaa, et voi hakea saldoja tunnisteen arvoa kohti. Mutta kun poraudut saldoihin pääkirjasta, tunnisteiden arvot näkyvät yksityiskohtaisissa tapahtumissa. Yksityiskohtaiset tapahtumat, mukaan lukien tunnisteiden arvot erillisissä sarakkeissa, voidaan viedä Exceliin. Siellä niistä voidaan tehdä yhteenveto, jos saldoja tarvitaan.

Jos tunnisteen aktivointi poistetaan, tunnisteen arvot säilyvät kirjatuissa tapahtumissa. Oletusarvoisesti tunnisteita, joiden aktivointi on poistettu, ei näytetä kyselysivuilla. Voit kuitenkin lisätä sarakkeita valitsemalla Näytä passiiviset taloudelliset tunnisteet.

Tunnisteiden arvojen korjaaminen kirjaamisen jälkeen

Vaikka taloudelliset tunnisteet ovat käytettävissä raportointia varten, ne eivät ole osa kirjanpitotiliä, eikä niillä ole vaikutusta raportteihin. Koska tunnisteita käytetään vain sisäisessä analyysissa, tunnisteiden arvojen muokkaukset ovat sallittuja tapahtumien kirjaamisen jälkeen.

1. Ota Ominaisuuksien hallinta -työtilassa käyttöön ominaisuus, jonka nimi on Salli sisäisten tietojen muokkaus kirjanpitotositteissa. Tämän ominaisuuden avulla jotkut roolit voivat muokata kirjattujen kirjanpitomerkintöjen Kuvaus-kenttää. Jos myös Taloudelliset tunnisteet -ominaisuus on käytössä, tätä ominaisuutta on parannettu , jotta tunnisteiden arvoja voi muokata.
2. Kun ominaisuus on otettu käyttöön, siirry kohtaan Tositetapahtumat.
3. Kyselyn avulla voit etsiä muokattavat tapahtumat.
4. Valitse rivit Tositetapahtumat-kohdassa ja valitse sitten Muokkaa sisäisiä tositetietoja. Voit muokata vain valittuja rivejä.

Sivulla näkyvät rivit, jotka olet valinnut Tositetapahtumat-kohdassa, mukaan lukien nykyiset ja uudet taloudelliset tunnisteet. Nykyiset tunnisteen arvot syötetään uusille tunnisteille oletusarvoina. Tämän vuoksi kaikkea ei tarvitse syöttää manuaalisesti. Sen sijaan voit muuttaa vain virheelliset tiedot. Voit käyttää Päivitä valitut tietueet joukkotoimintona -painiketta, jos haluat tehdä joukkopäivityksiä. Joukkopäivitykset ovat hyödyllisiä, jos haluat liittää tunnisteiden arvoja suuriin ryhmiin kirjattuja tapahtumia, jotka olivat virheellisiä tai joille ei ole määritetty tunnisteita (esimerkiksi koska ne kirjattiin ennen ominaisuuden käyttöönottoa).