Yleisen budjettivarauksen sääntöjen ja varaustyyppien määrittäminen

Julkisen sektorin yksiköt käyttävät usein yleisiä budjettivarauksia budjetoitujen varojen varaamiseen siten, että ne eivät ole käytettävissä muuhun tarkoitukseen. Yleisten budjettivarausten käyttöä varten on määritettävä budjettivaraussäännöt, ja vähintään yksi yleinen budjettivaraustyyppi on määritettävä.

Huomautus

Jos organisaatiosi on Ranskassa, käytät sitoumuksia yleisten budjettivarausten sijaan.

Seuraavassa kuvassa kerrotaan, miten järjestelmä määritetään käyttämään yleisiä budjettivarauksia. Jokainen numeroitu vaihe vastaa tämän artikkelin osaa.

Edellytykset

Seuraavassa taulukossa esitellään edellytykset, joiden on täytyttävä ennen aloittamista.

Luokka	Edellytys
Liittyvät konfigurointitehtävät	Kirjausmäärityksiä on käytettävä, ellet aktivoi sitoumuslaskentaa. Budjetin hallinnan konfiguraation on oltava käytössä, budjetin hallinta on otettava käyttöön ja alkuperäinen budjetti on vahvistettava.

Budjetointiparametrien määrittäminen lainsäädännön edellyttämälle kirjanpidolle

Määritä budjetointiparametrit lainsäädännön edellyttämälle kirjanpidolle seuraavien ohjeiden avulla.

1. Siirry kohtaan Budjetointi > Asetukset > Perusbudjetointi > Budjetointiparametrit.
2. Aseta Budjetti-välilehden Pakolliset-pikavälilehden Yleiset budjettivaraukset -asetuksen arvoksi Kyllä.
3. Valinnainen: Määritä Varausten hallinta -pikavälilehdessäEstä siirrettävän varauksen lisäykset- ja Käytä istuntopäivämäärää GBR-kirjanpidossa -asetukset arvoon Kyllä.
4. Valinnainen: Määritä Yleisen budjettivarauksen vuotta edeltävät korjaukset -pikavälilehdessä Salli vuotta edeltävät korjaukset -asetuksen arvoksi Kyllä.

Valitse budjetin hallinnan lähdeasiakirjat

Kun haluat korvamerkitä budjettivarat tätä ostomenetelmää varten, määritä yleinen budjettivaraus lähdeasiakirjaksi.

Voit valita lähdetiedostot noudattamalla seuraavia ohjeita.

1. Valitse Budjetointi > Asetukset > Budjetin hallinta > Budjetin hallinnan konfiguraatio.
2. Valitse Luo luonnos.
3. Valitse Asiakirjat ja kirjauskansiot -välilehdessä Yleinen budjettivaraus- ja Sekki rivimerkinnässä-valintaruudut.
4. Valitse Ota budjetin hallinta käyttöön -välilehdessä Aktivoi.

Kun luot yleisen budjettivarauksen, luodaan myös budjetin lähteen seurannan merkinnät ja mukana seuraavat budjetin tarkistustulokset. Budjetin tarkistus tapahtuu, kun luot rivin tai kirjaat varauksen.

Määritä kirjanpitotiedot yleisille budjettivarauksille

Kirjanpitotilien oikeellisuuden varmistamiseksi on määritettävä, kuinka yleisiä budjettivarauksia käytetään kirjaamaan kirjanpidon sitoumukset.

Voit määrittää kirjanpitotiedot yleisille budjettivarauksille noudattamalla seuraavia vaiheita.

1. Siirry kohtaan Kirjanpito > Kirjanpidon asetukset > Kirjanpitoparametrit.

2. Määritä Kirjanpito-välilehden Kirjanpitosäännöt-pikavälilehdessä Käytä kirjausmäärityksiä ‑asetukseksi Kyllä. Valitse avautuvassa vahvistussanomassa Kyllä.

3. Valitse Yleiset budjettivaraukset -valintaruutu. Sulje sitten ilmoitus.

   Kun valitset Yleiset budjettivaraukset -valintaruudun, Ota varaaminen käyttöön- ja Ota käyttöön alustava varausprosessi -valintaruudut ovat automaattisesti valittuina, eivätkä ole käytettävissä. Nämä kaksi prosessia ovat pakollisia, kun käytetään yleisiä budjettivarauksia.

Kirjausmääritysten luominen

Voit konfiguroida tapahtumien kirjausmääritykset päivittämään eri kirjanpitotilit erilaisille yleisille budjettivaraustyypeille.

Voit luoda kirjausmäärityksiä yleisille budjettivarauksille noudattamalla seuraavia vaiheita.

1. Siirry kohtaan Kirjanpito > Kirjausasetukset > Kirjausmääritykset.

2. Valitse Uusi.

3. Kirjoita Kirjausmääritys-kenttään määritelmän lyhyt koodi (esimerkiksi GBREnc).

4. Anna kuvaus Kuvaus-kenttään kuvaus (kuten GBR-varaus).

5. Valitse Moduuli-kentästä Budjettivaraus.

6. Määritä sivun muut kentät tarpeen mukaan.

7. Valitse sitten toimintoruudussa Kirjausmääritys-välilehden Näkymä-ryhmässä Tapahtuman kirjausmääritykset.

8. Tapahtuman kirjausmääritykset -sivun Budjettivaraus-välilehdessä Valitse-kenttäryhmässä Yleinen budjettivaraus on oletusarvon mukaan valittuna. Valitse Yleisen budjettivarauksen tilikauden lopetus, jos tämä vaihtoehto on sopiva.

9. Valitse Uusi.

10. Valitse Varaustyyppi-kentässä jokin seuraavista arvoista:

    • Jos haluat määrittää uuden tapahtuman kirjausmäärityksen, joka koskee kaikkia varaustyyppejä, valitse Kaikki. Valitse Kirjausmääritys-kentässä aiemmin luotu määritys.
    • Jos haluat määrittää uuden tapahtuman kirjausmäärityksen, joka koskee yhtä varaustyyppiä, valitse Taulu. Valitse sitten Varaustyypin suhde -kentästä varaustyyppi. Valitse Kirjausmääritys-kentässä aiemmin luotu määritys.

11. Luo tarvittavat lisäkirjausmääritykset toistamalla vaiheet 2–10 ja valitse sitten Sulje.

Varauksen numerosarjan määrittäminen

Voit määrittää yleisen budjettivarauksen numerosarjan noudattamalla seuraavia vaiheita.

1. Siirry kohtaan Budjetointi > Asetukset > Perusbudjetointi > Budjetointiparametrit.

2. Valitse Numerosarjat-välilehden Viite-sarakkeesta yleisten budjettivarausten merkintä.

3. Valitse Numerosarjan koodi -sarakkeessa koodi.

   Voit määrittää yksilöivät numerosarjat myös varaustyypin mukaan.

Luo yleisen budjettivarauksen tyyppi

Varaustyyppi määrittää yleisen budjettivarauksen luonteen, kuten budjettivarauksen vapauttavien asiakirjojen tyypin, varauksen hyväksymisen työnkulun sekä käytetyn numerosarjan.

Luo yleisen budjettivarauksen tyyppi noudattamalla seuraavia ohjeita.

1. Valitse Budjetointi > Asetukset > Yleiset budjettivaraukset > Varaustyyppi.

2. Valitse Uusi.

3. Kirjoita Varaustyyppi-kenttään varaustyypin nimi.

4. Syötä Kuvaus-kenttään kuvaus.

5. Vapauttava asiakirja -kentässä on oletusarvoisesti valittuna Ostoehdotus. Valitse tarpeen mukaan eri arvo. Tässä kentässä määritetään asiakirjatyyppi, joka vapauttaa yleisen budjettivarauksen.

   Huomautus

   Kun olet luonut yleisen budjettivarauksen varaustyyppiä käyttäen, varausta ei voi muuttaa toiseen tyyppiin.

6. Määritä Siirrettävä budjetti -pikavälilehdessä Pienennä siirrettävää budjettia -asetuksen arvoksi Kyllä, jos yleiseen budjettivaraukseen liittyvä jäljellä oleva edelleen siirretty budjetti on vähennettävä nollaan (0), kun varaus viimeistellään.

7. Valinnainen: Jos hyväksyntätehtävä tai muu tehtävä on pakollinen ennen varauksen kirjaamista, valitse Työnkulku-pikavälilehdestä Työnkulku-kentästä yleisen budjettivarauksen työnkulku. Jos jätät tämän kentän tyhjäksi, tämän tyyppisten yleisten budjettivarausten kirjaamiseen ei tarvita työnkulkua.

8. Valinnainen: Jos eri varaustyypeissä käytetään yksilöllisiä numerosarjoja, valitse Numerosarja-pikavälilehden Numerosarjan koodi -kentästä sen numerosarjan koodi, jota tämän varaustyypin tulee käyttää.

   Jos numerosarjaa ei ole määritetty varaustyypille, käytetään budjettiparametrien numerosarjaa.

9. Luo tarvittavat lisävaraustyypit toistamalla vaiheet 2–8.

Seuraava vaihe

Kun olet määrittänyt säännöt, voit luoda yleisiä budjettivarauksia. Varaukset koskevat asiakirjoja, jotka ovat pakollisia valitsemallesi ostotavalle (ostoehdotus, ostotilaus tai toimittajan lasku).

Teknisiä tietoja järjestelmänvalvojille

Jos sinulla ei ole niiden sivujen käyttöoikeutta, joita käytetään tämän tehtävän suorittamiseen, ota yhteys järjestelmänvalvojaan ja anna seuraavassa taulukossa näkyvät tiedot.

Luokka	Edellytys
Käyttöoikeuden konfiguraatioavain	Julkinen sektori > Yleinen budjettivaraus
Käyttöoikeusroolit	Sinun on oltava Budjettipäällikkö-käyttöoikeusroolien jäsen.