Osoitemuutosten tarkasteleminen ja hallinta

Koskee seuraavia Dynamics 365 -sovelluksia:
Human Resources

Tässä artikkelissa kerrotaan, kuinka voit tarkastella ja hallita osoitemuutoksia Muokkaa henkilökohtaisia tietoja -sivulla (joka avataan Työntekijän itsepalvelu -työtilassa) tai Työntekijän tiedot -sivulla Dynamics 365 Human Resourcesissa.

Monet organisaatiot haluavat, että työntekijät voivat hallita omia henkilötietojaan itsepalvelukokemuksen kautta. Voit sallia käyttäjien päivittää osoitteensa työntekijän itsepalvelu -työtilassa. Tämän jälkeen voit seurata muutoksia henkilöstöhallinnan työtilassa. Jotta voisit käyttää tätä toimintoa, sinun on määritettävä, kuinka monta päivää haluat tarkastella muutoksia henkilöstöhallinnon parametrit -sivulla.

Osoitteenmuutosparametrien määrittäminen

Voit määrittää, montako päivää haluat osoitteiden muutosten näkyvän henkilöstöhallinnan työtilassa, toimimalla seuraavasti:

1. Valitse siirtymisruudussa henkilöstöhallinto.
2. Valitse Linkit.
3. Määritä henkilöstöhallinnon parametrit.
4. Kirjoita osoitteenmuutoskohdan päivien määrä -kenttään päivien määrä, jonka haluat osoitteen muutosten näkyvän henkilöstöhallinnon työtilassa.
5. Sulje sivu.

Työntekijän osoitteen luominen tai muuttaminen

Työntekijät voivat päivittää osoitteensa työntekijän itsepalvelu -työtilassa. Noudata seuraavia ohjeita luodaksesi tai muuttaaksesi osoitetta:

1. Valitse Työntekijän itsepalvelu -ruutu aloitussivulla.
2. Valitse Muokkaa henkilökohtaisia tietoja.
3. Valitse Lisää lisätäksesi osoitteen. Jos haluat päivittää aiemmin luotua osoitetta, valitse osoite listasta ja valitse sitten Muokkaa.
4. Kirjoita Nimi tai kuvaus.
5. Valitse Tarkoitus avattavasta luetteloruudusta ja valitse sitten osoitetyyppi.
6. Syötä Maa/alue.
7. Kirjoita postinumero.
8. Kirjoita katuosoite.
9. Kirjoita paikkakunta, osavaltioja alue. Yleensä nämä kentät määritetään automaattisesti Postinumero-kentän perusteella.
10. Vaihtoehtoisesti voit valita ensisijaisen osoitteen ensisijaiselle kentälle. Vain yksi osoite voidaan merkitä ensisijaiseksi. Jos toinen osoite on jo merkitty ensisijaiseksi osoitteeksi, sinun on vahvistettava, että haluat käyttää tätä osoitetta ensisijaisena.
11. Vaihtoehtoisesti voit valita yksityisen osoitteen yksityiselle kentälle. Vain käyttäjät, joilla on nimenomainen oikeus tarkastella yksityisiä osoitetietoja, voivat tarkastella tätä osoitetta.
12. Valitse OK.

Työntekijän osoitteen luominen tai muuttaminen

Voit päivittää osoitteen henkilöstöhallinnan työtilassa. Noudata seuraavia ohjeita luodaksesi tai muuttaaksesi osoitetta:

1. Valitse henkilöstöhallinnan työtilassa linkit ja valitse sitten työntekijät.
2. Valitse työntekijä ja valitse sitten Osoitteet.
3. Valitse Lisää lisätäksesi osoitteen. Jos haluat päivittää aiemmin luotua osoitetta, valitse osoite listasta ja valitse sitten Muokkaa.
4. Kirjoita Nimi tai kuvaus.
5. Valitse Tarkoitus avattavasta luetteloruudusta ja valitse sitten osoitetyyppi.
6. Syötä Maa/alue.
7. Kirjoita postinumero.
8. Kirjoita katuosoite.
9. Kirjoita paikkakunta, osavaltioja alue. Yleensä nämä kentät määritetään automaattisesti Postinumero-kentän perusteella.
10. Vaihtoehtoisesti voit valita ensisijaisen osoitteen ensisijaiselle kentälle. Vain yksi osoite voidaan merkitä ensisijaiseksi. Jos toinen osoite on jo merkitty ensisijaiseksi osoitteeksi, sinun on vahvistettava, että haluat käyttää tätä osoitetta ensisijaisena.
11. Vaihtoehtoisesti voit valita yksityisen osoitteen yksityiselle kentälle. Vain käyttäjät, joilla on nimenomainen oikeus tarkastella yksityisiä osoitetietoja, voivat tarkastella tätä osoitetta.
12. Valitse OK.

Osoitteen tulevan muutoksen luominen

Joissakin tapauksissa saatat haluta päivittää osoitteen muuttumaan tulevaisuudessa. Tämä on hyödyllistä esimerkiksi silloin, kun työntekijä muuttaa seuraavan kuukauden 15. päivänä.

1. Avaa Hallitse osoitteita -sivu valitsemalla Lisää asetuksia > Lisäasetukset mistä tahansa osoiteruudukosta.
2. Luo uusi osoite valitsemalla Uusi.
3. Voit kirjoittaa osoitteen tiedot.
4. Valitse Yleinen-pikavälilehti.
5. Valitse voimaantulopäivämäärä-kentässä uuden osoitteen voimaantulopäivämäärä.
6. Valitse vanhentumispäivämäärä -kentästä, milloin osoite ei enää ole voimassa.
7. Sulje sivut.

Osoitemuutosten tarkasteleminen ja seuranta

Henkilöstöhallinnon henkilöstö voi tarkastella ja seurata osoitemuutoksia henkilöstönhallinta-työtilassa. Jos haluat tarkastella osoitteenmuutoksia, valitse Henkilöstöhallinto-ruutu aloitussivulta. Osoitteenmuutokset näkyvät ruudun oikeassa yläkulmassa. Osoitteen yläpuolella oleva numero ilmaisee, kuinka monta osoitemuutosta on tapahtunut Henkilöstöhallinnon parametrit -sivulla määritettyjen päivien määrän aikana.

Kun valitset osoitteenmuutokset-ruudun, uusi sivu näyttää osoitteenmuutosten tiedot. Voit halutessasi valita Sisällytä tulevia osoitemuutoksia oikeassa yläkulmassa, jolloin osoitteenmuutokset tulevat näkyviin myöhemmin.

Muistiinpano

Jos haluat saada hälytyksen tai sähköpostiviestin näistä osoitemuutoksista, voit luoda uuden hälytyssäännön toimintoruudun asetukset-välilehteen. Lisätietoja hälytyssäännöistä on kohdassa Hälytyssääntöjen luominen.

Jos haluat määrittää työnkulun osoitemuutoksille, voit valita hälytyssäännössä Lähetä ulkoisesti -vaihtoehdon ja Power Automate käynnistää sitten liiketoimintatapahtuman ja määrittää työnkulun. Lisätietoja on kohdassa hälytykset liiketoimintatapahtumina.