Sähköpostimarkkinoinnin parhaat käytännöt

Markkinointisähköpostiviestin lähettäminen ei vastaa useimpien henkilöiden käsitystä henkilökohtaisten sähköpostiviestien lähettämisestä. Ne voivat vaikuttaa samanlaisilta, mutta niissä on tärkeä ero: henkilökohtaiset sähköpostit toimitetaan vain yhdelle tai muutamalle henkilölle, kun taas markkinointisähköpostiviestejä lähetetään kuukausittain tuhansille tai sitäkin useammille ihmisille.

Vastauksena erilaisiin sähköpostin väärinkäytöksiin, kuten laajalti kohdennettuihin roskapostiviesteihin ja huijauksiin, useimmat yritykset ja sähköpostipalvelut käyttävät nykyisin suodatus- ja estojärjestelmiä, joiden tarkoituksena on suojata kaistanleveyttä ja käyttäjien Saapuneet-kansioita. Niinpä kun joku alkaa lähettää suuria sähköpostimääriä, Internet huomaa asian ja puolustusmekanismit saatetaan ottaa käyttöön. Tällöin viestisi eivät välttämättä mene perille yhteyshenkilöidesi Saapuneet-kansioihin. Yksittäiset sähköpostiohjelmat voivat käyttää omia suodatusalgoritmeja, joiden suodatus voi muun muassa perustua kunkin käyttäjän henkilökohtaiseen viestintähistoriaan. Tämä tarkoittaa sitä, että vaikka samanlainen viesti voidaan toimittaa yhdelle vastaanottajalle, toisen vastaanottajan sähköpostiohjelma estää sen toimittamisen.

Näiden järjestelmien ei ole tarkoitus lopettaa kaikkien laillisten markkinointisähköpostiviestien toimittamista, vaan ainoastaan estää väärinkäytökset. Dynamics 365 Customer Insights - Journeys on suunniteltu positiivisessa mielessä eli toimittamaan markkinointiviestejä, johon vastaanottajat ovat antaneet suostumuksensa. Sinun on silti tunnettava yleiset suodatusstrategiat, roskapostilainsäädäntö ja muut väärinkäytösten estomekanismit, jotta voit varmistaa, että markkinointisähköpostiviestisi toimitetaan perille yhteyshenkilöille ja etteivät ne jää roskapostisuodattimiin.

Lähettäjän maineen luominen ja suojeleminen

Kun viesti lähetetään Internetin kautta, sen lähettänyt IP-osoite on jokaisen viestiä käsittelevän palvelimen käytettävissä. Kolmannen osapuolen valvontaohjelmaorganisaatiot, kuten ReturnPath, valvovat aktiviteettia, viestin sisältöä ja lähetysosoitteita koskevia valituksia ja luovat näiden tietojen pohjalta mainepisteytyksen kullekin lähettävälle IP-osoitteelle ja/tai toimialuenimelle. Mitä huonompi maine, sitä todennäköisempää on, että viesti hylätään tai suodatetaan pois. Jos pistemäärä on tarpeeksi alhainen, päädyt estoluetteloon eikä mikään viesti mene perille.

Suuret sähköpostipalveluntarjoajat (kuten Hotmail tai Gmail) ja suurten organisaatioiden yksityiset sähköpostijärjestelmät käyttävät vastaavia tekniikoita luodessaan omia sisäisiä lähettäjän maineita ja pistemääriä, joilla saadaan käyttöön vielä yksi suodatustaso.

Lähettäjän maineen lisäksi monissa maissa ja monilla alueilla sovelletaan kaupallisia sähköpostiviestejä sääteleviä lakeja, joiden rikkomisesta voidaan tuomita mittaviin korvauksiin. Tällaisia ovat esimerkiksi Yhdysvaltojen CAN-SPAM-laki ja Kanadan CASL. Muut tietosuojalait ja -määräykset määrittävät tarkasti, miten yritykset voivat käsitellä tietoja ja käyttää digitaalista viestintää yksityishenkilöiden kanssa.

Miten voit siis maksimoida viestiesi toimitettavuuden lainsäädännön rajoissa ja miten Customer Insights - Journeys voi auttaa? Seuraavissa osissa selitetään, miten se on mahdollista. Saat lisätietoja toimitettavuudesta ja lähettäjän maineesta tekemällä Bing-haun, jolla saadaan useita hyviä tätä aihetta käsitteleviä artikkeleita.

Siistin, yhteistyöhön perustuvan ja vastuullisen sisällön luominen

Sekä roskapostisuodattimet että lähettäjien mainejärjestelmät analysoivat lähetettyjen viestien sisältöä. Ne etsivät merkkejä siitä, että teet yhteistyötä vastaanottajien kanssa ja tunnistaudut rehdisti. Yleisiä vaatimuksia ovat linkit uutiskirjeen tilauksen lopettamiseen ja organisaation fyysinen osoite viestin rungossa. HTML-muotoisista viesteistä on myös hyvä olla tekstimuotoinen versio, jossa on samat tiedot. Customer Insights - Journeys sisältää ominaisuuksia, joiden avulla voit helposti liittää viesteihisi nämä olennaisen tärkeät osat ja estää niiden jäämisen pois vahingossa.

Muista HTML-sisältösi koko

Rajoita sähköpostiviestien HTML-sisältö enintään 100 kilotavun kokoiseksi. Tämä kokorajoitus sisältää kaiken HTML-tekstin, tyylit, kommentit ja upotetut grafiikat (mutta ei ankkuroituja ulkoisia kuvia). Jos HTML-sisältö ylittää 128 kilotavua, saat kokovaroituksen, mutta voit silti siirtyä julkaisuun sähköpostin ja sähköpostin sisältävän asiakassiirtymän kanssa.

HTML-kokorajoitus on tärkeä, koska sähköpostin tarjoajat (kuten Gmail) "leikkaavat" sähköpostiviestit, jotka ovat tietyn koon yläpuolella (102 Kt, Gmailin tapauksessa). Sen sijaan, että sähköpostiviesti nimitäisiin koko viesti vastaanottajan Saapuneet-kansioon, sähköpostipalveluntarjoaja katkaisee viestin ja liittää mukaan linkin voidaksesi tarkastella koko viestiä. Lisäksi jotkin roskapostisuodattimet tutkivat tarkemmin, kun ne näkevät suuria sähköposteja.

Kun julkaiset viestin, Customer Insights - Journeys käsittelee HTML-sisällön muun muassa luoden sisäisiä tyylejä ja pakaten välejä, joten viestin lopullista kokoa voi olla vaikea arvioida. Jos sinulla on viesti, jonka epäilet ylittävät HTML-kokorajoituksen, toimi seuraavasti:

1. Avaa selain ja kirjoita URL-osoite seuraavassa muodossa: https://<your_domain>/api/data/v9.0/msdyncrm_marketingemails(<email_id>)

Selitys:

• <your_domain> on Dynamics 365 Customer Insights - Journeys -esiintymän juuri (kuten "contoso.crm.dynamics.com").
• <email_id> on tarkistettavan viestin tunnus. Löydät tämän tunnuksen avaamalla viestin Dynamics 365 Customer Insights - Journeys -sovelluksessa ja katsomalla id=-parametrin arvon selaimen osoiteriviltä.

2. Etsi msdyncrm_emailbody-kentän arvo ja palautetusta JSON-kohteesta.

3. Kopioimalla kentän arvon tekstiohjelmaan saat tietää HTML-sisällön tarkan koon.

Lähettävän toimialueesi todentaminen

Customer Insights - Journeys tarjoaa ominaisuuden, jonka avulla voit määrittää DomainKeys Identified Mailin (DKIM) linkittämään lähettävän Customer Insights - Journeys -toimialueesi omaan sähköpostitoimialueesi kanssa. Saat lisätietoja siitä, miksi tämä on tärkeää ja miten se tehdään kohdasta Määritä DKIM etäpalvelimellesi.

Vältä lähettämästä viestejä vääriin ja passiivisiin sähköpostiosoitteisiin

Jos lähetät viestin virheelliseen, passiiviseen tai peruutettuun sähköpostiosoitteeseen, viesti palautetaan yleensä pysyvästi epäonnistuneena viestin toimituksena. Tällaisia toimituksia tapahtuu, mutta mainetta tarkkailevat, julkiset palveluntarjoajat ja yksityiset isännät havaitsevat ne, ja mitä enemmän virheellisiä lähetyksiä IP-osoitteesta on, sitä pienempi mainepistemäärä on. Epäonnistuneisiin toimituksiin liittyvät osoitteet eivät todennäköisesti enää palaa online-tilaan, joten niitä ei kannata säilyttää tietokannassa. Customer Insights - Journeys lopettaa automaattisesti viestien lähettämisen kuuden kuukauden ajaksi osoitteisiin, joihin toimitus epäonnistuu, ennen kuin se kokeilee niihin lähettämistä uudelleen.

Microsoftin täytyy puolustaa lähetettävien IP-osoitteidemme mainetta, joten organisaatiot, jotka tuottavat jatkuvasti suuria määriä toimimattomia osoitteita ja/tai roskapostivalituksia, voivat ottaa yhteyttä Microsoft-tukeen ja saada neuvoja siitä, miten heidän lähetysluetteloitaan ja/tai viestejään voidaan parantaa. Organisaatiot, jotka jatkavat tuottaa kovaa pomppii ja roska postin valituksia voi lopulta riski ottaa tilinsä kiinni.

Customer Insights - Journeysissa on yksityiskohtaisia analyyseja ja tunnuslukuja siitä, miten yhteyshenkilöt käsittelevät markkinointisähköpostiviestejäsi (ja muita hankkeita). Ne koskevat esimerkiksi avausten, napsautusten, epäonnistuneiden lähetysten ja edelleenlähetysten määrää. Voit arvioida näiden tietojen avulla, kuinka hyvin onnistut yhteyshenkilöiden aktivoinnissa. Voit myös varmistaa näiden tietojen avulla, että tietokantaan ei jää osoitteita, joihin ei voi toimittaa viestejä. Lisätietoja: Tulosten analysoiminen ja tietojen kerääminen

Huomautus

Customer Insights - Journeys ei yritä lähettää tiedossa kovaa toimittamattomaan osoitteeseen kuuden kuukauden karanteeniaikana. Sähköpostiosoitteesi insightsit kuitenkin osoittavat toimimattomat osoitteet jokaisen tällaisen toimituksen kohdalla. Nämä "virtuaaliset" toimimattomat osoitteet eivät vaikuta lähettävän IP:si maineeseen, mutta ne lasketaan kuukausittaisen lähetyskiintiöön Customer Insights - Journeysissa, ja näitä osoitteita yritetään uudelleen kuuden kuukauden karanteenin jälkeen. Siksi suosittelemme, että tarkistat tulokset säännöllisesti toimittamattomien osoitteiden vaaralta ja poista toimimattomat yhteystiedot.

Ostettuja tai vuokrattuja postitusluetteloita ei kannata käyttää

Customer Insights - Journeys on suunniteltu helpottamaan markkinointia, johon vastaanottajat ovat antaneet suostumuksensa; toisin sanoen kaikki yhteyshenkilöt ovat valinneet organisaatiosi lähettämien markkinointisähköpostiviestien vastaanottamisen. Heidän on myös helppo koska tahansa lopettaa näiden viestien vastaanottaminen. Sovellus auttaa luomaan postitusluetteloita orgaanisesti ja yhdessä nykyisten ja mahdollisten asiakkaiden kanssa. Tämä onnistuu ominaisuuksien, kuten kaksinkertaisen suostumuksen, tilausten hallinnan ja tietosuojavaatimusten mukaisen suostumuksen hallinnan avulla.

Postitusluetteloiden ostaminen tai vuokraaminen ei ole suositeltavaa, koska tällaiset luettelot voivat rikkoa tietosuojasuostumusta koskevia lakeja ja määräyksiä sekä muiden maiden tai alueiden muuta paikallista lainsäädäntöä. Vuokratut ja ostetut luettelot eivät myöskään ole tehokkaita, sillä niihin sisältyy todennäköisesti runsaasti vanhentuneita osoitteita, joiden toimitus epäonnistuu pysyvästi. Lisäksi niihin voi sisältyä monia yhteyshenkilöitä, jotka eivät ole kiinnostuneita tuotteistasi ja jotka voivat valittaa (mahdollisesti viranomaisille) siitä, että heille saapuu sähköpostiviestejä pyytämättä. Sekä valitukset että pysyvästi epäonnistuvat toimitukset heikentävät mainettasi lähettäjänä ja sen mukaan myös toimitettavuutta.

Yhdenmukaisten määrien lähettäminen

Lähettäjän maine on yleensä hyvä sellaisilla IP-osoitteilla, joiden lähettämien sähköpostiviestien määrä pysyy tasaisena. Äkillinen piikki pienentää pistemäärää, samoin kuin ajoittaiset lähetysmäärät. Microsoft ylläpitää useita IP-osoitteita, jotka on omistettu viestien lähettämiselle Customer Insights - Journeysista kullakin alueella, ja tasapainottaa lähetyskuormituksen, jotta lähetysmäärä pysyisi johdonmukaisena kullakin IP:llä. Aina kun lisäämme uuden lähettävän IP:n alueelle, "lämmitämme" sitä nostamalla vähitellen sen lähettämää määrää, kunnes se saavuttaa lopulta saman tason kuin muut saman alueen IP-osoitteet. Useimpien Customer Insights - Journeys -tilaajien kohdalla tämä käsitellään automaattisesti ja näkymättömästi, mutta uusien tilaajien, jotka aikovat lähettää markkinointiviestejä suurelle vastaanottajamäärälle (kuten miljoonille), on ehkä aloitettava pienestä ja kasvatettava määrää ajan mittaan. Tässä tapauksessa Microsoft-tuki ilmoittaa asiasta sinulle ja auttaa prosessin aikana.

DKIM-tunnuksen määrittäminen lähettävälle toimialueelle

Yksi yleisimmistä verkkohuijauksista on tietojenkalastelu, jossa vilpillinen viesti tekeytyy tunnetun verkkopalvelun tai rahalaitoksen lähettämäksi viestiksi. Sen tarkoitus on huijata vastaanottajat vastaamaan viestiin ja antamaan henkilökohtaisia tietoja, kuten salasanoja tai luottokortin numeroita. Yksi tapa estää tietojenkalastelu on se, että sähköpostiviestien vastaanottajat todentavat kunkin viestin osoitteen, jotta se varmasti lähetettäisiin verkkotunnukselta, joka kuuluu sen yrityksen tai organisaation omistukseen, johon se väittää kuuluvansa. DKIM (DomainKeys Identified Mail) -tekniikka auttaa tekemään tämän sisällyttämällä seuraavat elementit:

• Julkisen ja yksityisen avaimen allekirjoitus osoittaa, että viesti lähetettiin tunnetun organisaation omistamasta palvelimesta.
• Todennettujen allekirjoitusten keskusrekisterin ansiosta DNS (Domain Name System) -järjestelmä voi tarkistaa allekirjoitusten oikeellisuuden. Lisäksi sen avulla voidaan tarkistaa, että lähetyksen toimialue ja väitetty lähettäjän osoite kuuluvat molemmat samaan organisaatioon.

Kun lähetät sähköpostin Customer Insights - Journeysissa, viestit tulevat Microsoftin omistamalta toimialueelta (kuten contosomarketing.onmicrosoft.com). Lähettäjän osoite kuuluu todennäköisesti kuitenkin jollekin markkinointi-, myynti- tai asiakkuuspäällikölle, joka käyttää organisaatiolle kuuluvaa tunnettua toimialuetta (kuten you@contoso.com). Tämä eroavaisuus voi olla varoitusmerkki, kun saapuvan sähköpostin palvelin tekee DKIM-tarkastuksen saapuvissa viesteissä. Tämän vuoksi täydellinen DKIM-toteutus on tärkeää, jotta korkea toimitettavuus voidaan säilyttää etenkin silloin, kun käytät ulkopuolista lähetyspalvelua, kuten Customer Insights - Journeysia.

Customer Insights - Journeys auttaa luomaan, rekisteröimään ja vahvistamaan DKIM-avaimet kullekin lähettävälle verkkotunnukselle. Katso ohjeet kohdasta Verkkotunnusten todentaminen.

Tärkeä

Jos organisaatiosi käyttää toimialuepohjaista sanomien todennusta, raportointia ja vaatimuksenmukaisuutta (DMARC) suojaamaan toimialuettasi tietojenkalasteluhyökkäyksiltä, on erittäin tärkeää, että määrität DKIM-laitteen toimialueiden lähettämisen Todenna verkkotunnuksesi -ohjeen mukaisesti. Tämä auttaa estämään vääriä positiivisia vastaanottojärjestelmien tekemien DMARC-tarkastusten aikana.

Toimitettavuuden testaaminen

Kun kaikki soveltuvat sähköpostin todennusjärjestelmät ovat valmiina, on suositeltavaa testata sähköpostiviestien toimittavuus kaikkiin tärkeimpiin sähköpostipalveluihin (kuten Gmail, Outlook.com ja Yahoo-sähköposti) ja mahdollisimman monille yksityisille toimialueille (myös omaan). Toimi seuraavasti:

1. Määritä sähköpostitili, jota voit lukea mahdollisimman monissa palveluissa ja monilla toimialueilla.
2. Määritä yhteyshenkilötietue näille kaikille osoitteille Customer Insights - Journeysissa.
3. Tee yksinkertainen sähköpostikampanja, jonka kohteena ovat kaikki testiyhteyshenkilöt.
4. Varmista kunkin tilin Saapuneet-kansio tarkistamalla, että viesti saapuvat Saapuneet-kansioon ja ettei niitä merkitä roskapostiksi.

Microsoftin roskapostikäytäntö sähköpostimarkkinointia varten

Tässä on artikkelissa on koko ajan korostettu siistien, lähetyksen hyväksyneiden lähetysluetteloiden ylläpitämistä yhdistettynä arvoa sisältävään sisältöön ja yhteistyössä tapahtumaan lähetystoimintaan. Nämä ovat kaikki tärkeitä näkökohtia hyvän lähettäjän maineen rakentamisessa, ja siten korkean toimituskyvyn ja sijoittelun kannalta. Koska Customer Insights - Journeysin lähettämä sähköposti toimitetaan jaetuista lähetyksen toimialueilta, Microsoft seuraa jatkuvasti kaikkia toimitustuloksia, roskapostivalituksia ja estettyjen kohteiden luetteloita. Tällä tavoin se voi varmistaa, että lähettävien toimialueiden hyvä maine säilyy, mikä on kaikkien asiakkaiden etu.

Customer Insights - Journeys suojaa vastuullista markkinoijaa sellaiselta vahingollisten toimijoiden toiminnalta, johon tämä ei voi itse vaikuttaa, toteuttamalla lähettäjän mainetta suojaavan roskapostin torjuntakäytännön. Se toimii näin:

Vaihe 1: Ilmoita ja varoita

Kun Customer Insights - Journeys -ympäristön havaitaan tuottavan paljon toimittamattomia sähköposteja tai roskapostivalituksia, järjestelmänvalvojalle ilmoitetaan sähköpostitse ongelmasta ja tarjotaan apua ongelman korjaamiseen. Jos tarvitaan lisäapua, viesti kehottaa järjestelmänvalvojaa ottamaan yhteyttä Microsoft-tukeen.

Vaihe 2: Siirto korken riskin lähetysjoukkoon

Jos toimittamattomiin sähköposteihin tai roskapostivalituksiin liittyvä ongelma jatkaa muutamaa päivää kauemmin eikä järjestelmänvalvoja ole ottanut yhteyttä Microsoft-tukeen, Customer Insights - Journeys -ympäristö siirretään suuren riskin lähettäjäpooliin. Korkean riskin lähetyspoolilla on alhaisempi mainepisteytys kuin tavallisella korkean toimituksen lähetyspoolilla.

Kun Customer Insights - Journeys -ympäristö siirretään suuren riskin lähettäjäpooliin, järjestelmänvalvojalle ilmoitetaan lähettäjäpoolin muutoksesta sähköpostitse ja heitä pyydetään ottamaan yhteyttä Microsoft-tukeen. Voi silti olla mahdollista, että Customer Insights - Journeys -ympäristö palaa alhaisen riskin sähköpostin lähetysjoukkoon, mutta ei ennen kun järjestelmänvalvoja ottaa yhteyttä Microsoft-tukeen ongelman ratkaisemiseksi.

Oman lähettäjän IP-osoitteen käyttäminen

Customer Insights - Journeys ‑vakioasennuksessa Microsoft hallinnoi kaikkia lähettäjän IP-osoitteita ja jakaa niitä sellaisten asiakkaiden kesken, joilla on samanlaiset mainepisteet. Näin Microsoft voi hallita mainetta, tasapainottaa lähetysmääriä ja lämmittää uusia IP-osoitteita tarpeen mukaan. Jotkin organisaatiot käyttävät kuitenkin mieluummin omia lähettäjän IP-osoitteitaan erityisesti, jos ne lähettävät suuria viestimääriä.

Huomautus

Omat lähettäjän IP-osoitteet eivät kuulu Customer Insights - Journeys ‑vakiotilaussopimukseen eikä Microsoft yleensä suosittele niitä, sillä niiden käyttö on mutkikasta ja kallista. Pahimmillaan ne voivat jopa heikentää viestien toimitettavuutta Microsoftin tavanomaisiin lähettäjien IP-osoitevarantoihin verrattuina. Microsoft arvioi omia lähettäjän IP-osoitteita koskevat hakemukset tapauskohtaisesti ja voi tarvittaessa tukea useita omia lähettäjän IP-osoitteita. Jos arvelet, että organisaatiollesi voisi olla hyötyä omasta lähettäjän IP-osoitteesta, ota yhteys Microsoft-tukeen ja selvitä, onko sellaisen saaminen mahdollista. Tämän prosessin tärkein tavoite on auttaa saavuttamaan mahdollisimman korkea toimitusaste. Tärkeitä tämän päätöksen tekemisessä huomioon otettavia seikkoja:

• Kuinka monta viestiä organisaatio lähettää kuukaudessa?
• Onko sisältö laadukasta ja kaikkien soveltuvien säädösten mukaista?
• Onko lähetettyjen viestien valitettu usein olevan roskapostia?
• Onko organisaation lähettämä viestimäärä samanlainen läpi kuukauden?

Oman lähettäjän IP-osoitteen hankkimisesta voi olla joissakin tapauksissa hyötyä, mutta siihen liittyy myös monia haittoja, eikä se sovi kaikille. Ota huomioon seuraavat seikat:

• Uusi lähettäjän IP-osoite on "lämmitettävä", ja siihen voi mennä aikaa.
  Kun uusi lähettäjän IP-osoite siirtyy online-tilaan, sinun täytyy aloittaa lähettämällä vain muutama sähköpostiviesti kerrallaan ja kasvattaa määrää vähitellen usean viikon ajan, kunnes saavutat haluamasi lähetysmäärän, jota sinun täytyy myös ylläpitää jatkossa. Äkillinen piikki uudesta IP-osoitteesta lähetettävien viestien määrässä vahingoittaa vakavasti lähettäjän mainetta, ja saatat joutua saman tien estettyjen kohteiden luetteloon. Aloitusvaiheen aikana on myös tärkeää, että viestejä lähetetään vain kelvollisille ja aktiivisille vastaanottajille. Kun maine on myöhemmin muodostunut, voit aloittaa myös vähemmän aktiivisten vastaanottajien lisäämisen.
• Ylläpidä säännöllistä ja tasaista lähetysmäärää
  Jaa sähköpostiviestien lähetysmääräsi tasaisesti niin, että lähetät suunnilleen saman määrän viestejä viikoittain. Älä yritä lähettää kaikkia viestejä kerralla esimerkiksi jokaisen kuukauden alussa.
• Sinun tulisi silti määrittää DKIM
  Lähettäjän DKMI-todennusstandardi on välttämätön markkinointisähköpostiviesti toimitettavuuden optimoimiseksi. Se on tärkeää riippumatta siitä, käytätkö omaa IP-osoitetta vai jaettua IP-osoitetta, ja määrität sen täsmälleen samalla tavalla. Saat lisätietoja siitä, miksi tämä on tärkeää ja miten se tehdään kohdasta Määritä DKIM etäpalvelimellesi.
• Vastaat viestiesi lähettämisestä kokonaan itse, joten virheet voivat käydä kalliiksi
  Jos olet ainoa lähettävän IP-osoitteen käyttäjä, mahdolliset virheet vaikuttavat lähettäjän maineeseesi suoraan ja vastaat niistä itse suuremmalle lähettäjäryhmälle ja viestimäärälle jakautuvan vastuun sijaan.