Kulujen hallintasovellus (vanha)

Koskee: Project Operationsin resurssiin/ei-varastointiin perustuvia skenaarioita, Lite-käyttöönotto – kaupasta proformalaskutukseen

Tässä artikkelissa on tietoja Kulujen hallinta -mobiilityötilasta. Tässä työtilassa käyttäjä voi siepata ja ladata kuitin myöhempää kuluraporttiin liittämistä varten. Käyttäjät voivat myös nopeasti luoda kulurivin liitetyn kuitin avulla sekä luoda ja hallinnoida kuluraportteja. Lisäksi hyväksyjät voivat tarkastella heille liitettyjä kuluraportteja Kulujen hallinta -mobiilityötilassa sekä hyväksyä tai hylätä kuluraportteja.

Tämä mobiilityötila on tarkoitettu käytettäväksi Dynamics 365 Unified Ops -mobiilisovelluksen kanssa.

Useat organisaatiot edellyttävät, että työntekijän korvausta varten lähettämään matkustukseen tai yrityksen toimintaan liittyvään kuluraporttiin liitetään kopio kuitista. Kulujen hallinta -työtilan avulla käyttäjät voivat nopeasti luoda uusia kulurivejä valitsemassaan mobiililaitteessa liitetyn kuitin kuvan avulla. Vaihtoehtoisesti käyttäjät voivat siepata kuvan kuitista ja liittää sen kuluraporttiin myöhemmin. Työntekijät voivat myös luoda ja hallinnoida kuluraportteja sekä lähettää ne mobiililaitteella hyväksyntää ja korvausta varten.

Kulujen hallinta -mobiilityötilan avulla käyttäjät voivat siis suorittaa seuraavia tehtäviä:

• valokuvan ottaminen kuitista kuitin kuvan lataaminen ja liittäminen kuluraporttiin myöhemmin
• tiedoston lataaminen siepattuna kuittina. Voit liittää tiedoston myöhemmin kuluraporttiin.
• Luo uusi kulurivi liitetyn kuitin avulla. Tämän jälkeen voit lisätä rivinimikkeen matkaraporttiin myöhemmin ja lähettää sen hyväksyntää ja korvausta varten.

Voit käyttää myös seuraavia toimintoja:

• Luo uusi kuluraportti.
• Liitä luottokorttitapahtumia ja muita äskettäin luotuja kuluja kuluraporttiin.
• Luo kuluraporttiin uusia kuluja.
• Liitä kuitti kuluraporttiin ottamalla kuitista kuva tai lataamalla tiedosto siepattuna kuittina.
• Voit lisätä vierasluettelon kuluun, jos yrityksen kulukäytännöt sallivat sen.
• Erittele kulut yrityksen kulukäytännön mukaisesti.
• Lähetä kuluraportti hyväksyntää ja korvausta varten.
• Hyväksy tai hylkää kuluraportit, joiden hyväksyjäksi sinut on määritetty.

Dynamics 365 Financen käytön edellytykset

Jos organisaatiossasi on otettu käyttöön Finance, järjestelmänvalvojan on julkaistava Kulujen hallinta -mobiilityötila.

Dynamics 365 Unified Ops -mobiilisovelluksen lataaminen ja asentaminen

Voit ladata asentaa Dynamics 365 Unified Ops -mobiilisovelluksen seuraavasti:

• Android-puhelimille
• iPhone-puhelimille

Mobiilisovellukseen kirjautuminen

1. Käynnistä sovellus mobiililaitteessa.
2. Syötä Dynamics 365:n URL-osoite.
3. Kun kirjaudut sisään ensimmäisen kerran, sinulta kysytään käyttäjätunnusta ja salasanaa. Anna tunnistetiedot.
4. Kun olet kirjautunut sisään, näkyviin tulevat yrityksessä käytettävissä olevat työtilat. Jos järjestelmänvalvoja julkaisee uuden työtilan myöhemmin, sinun on päivitettävä mobiilityötilojen luettelo.

Kuitin sieppaaminen Kulujen hallinta -mobiilityötilan avulla

1. Avaa mobiililaitteessa Kulujen hallinta -työtila.

2. Valitse Sieppaa kuitti.

3. Valitse Ota valokuva tai Valitse kuva.

4. Valitse jokin seuraavista vaiheista:

   • Jos valitsit Ota valokuva -kohdan, toimi seuraavasti:

     1. Mobiililaitteen kamera avautuu ja voit ottaa kuvan kuitista.
     2. Kun olet ottanut valokuvan, hyväksy se valitsemalla OK.
     3. Valinnainen: Anna valokuvalle nimi ja syötä mahdolliset muistiinpanot.

   • Jos valitsit Valitse kuva -kohdan, toimi seuraavasti:

     1. Valitse luettelosta kuva.
     2. Valinnainen: Anna kuvalle nimi ja syötä mahdolliset muistiinpanot.

5. Valitse Valmis.

Kulujen syöttäminen nopeasti Kulujen hallinta -mobiilityötilan avulla

1. Avaa mobiililaitteessa Kulujen hallinta -työtila.

2. Valitse Kulun nopea syöttö.

3. Valitse kululuokka. Näkyvissä ovat kululuokat, jotka ladataan sovellukseesi offline-käyttöä varten. Oletusarvoisesti ladataan 50 nimikettä, mutta kehittäjä voi muuttaa tätä määrää. Lisätietoja kehittäjille on kohdassa Mobiiliympäristö. Jos luokkaa ei ole luettelossa, valitse Hae online-hakua varten. Hae kululuokan mukaan tai vaihda hakuun kulutyypin perusteella.

4. Anna kulun tapahtumapäivämäärä.

5. Valinnainen: Anna kuluun liittyvä myyjä.

6. Anna kulun summa.

7. Valitse kulun valuutta. Näkyvissä ovat valuuttakoodit, jotka ladataan sovellukseesi offline-käyttöä varten. Oletusarvoisesti ladataan 400 valuuttaa, mutta kehittäjä voi muuttaa tätä määrää. Lisätietoja kehittäjille on kohdassa Mobiiliympäristö. Jos valuutta ei ole luettelossa, valitse Hae online-hakua varten. Hae valuutan mukaan tai vaihda hakuun nimen perusteella.

8. Valitse Ota valokuva tai Valitse kuva.

9. Valitse jokin seuraavista vaiheista:

   • Jos valitsit Ota valokuva, mobiililaitteen kamera avautuu ja voit ottaa kuvan kuitista. Kun olet ottanut valokuvan, hyväksy se valitsemalla OK.
   • Jos valitsit Valitse kuva, voit valita kuvan luettelosta.

10. Valitse Valmis.

Kuluraportin hyväksyminen kulujen hallinnan mobiilityötilassa

1. Avaa mobiililaitteessa Kulujen hallinta -työtila.

2. Kulujen hyväksynnät näyttää sinulle hyväksyttäväksi delegoitujen kuluraporttien määrän. Määrä päivitetään noin 30 minuutin välein. Valitse Kulun hyväksynnät.

   Näkyviin tulee sinulle hyväksyttäväksi delegoitujen kuluraporttien määrä.

3. Valitse kuluraportti, jonka kulun tietoja haluat tarkastella.

4. Valitse kulu, jonka tietoja haluat tarkastella. Näkyvissä olevia kulun tietoja ovat kaikki kuitin, vieraan ja erittelyn tiedot.

5. Siirry takaisin Kuluraportti-sivulle ja valitse kuluraportin hyväksyntä tai hylkäys.

6. Anna mahdolliset hyväksyntätoimintoa koskevat kommentit.

7. Valitse Valmis.

Uuden kuluraportin luominen ja sen lähettäminen hyväksyminen kulujen hallinnan mobiilityötilassa

1. Avaa mobiililaitteessa Kulujen hallinta -työtila.

2. Valitse Kulun syöttö.

3. Valitse Uusi raportti tai valitse aiemmin luotu kuluraportti luettelosta.

4. Syötä uusille kuluraporteille tarkoitus ja mahdolliset lisätiedot. Nämä tiedot vaihtelevat sen mukaan, miten kulujen hallinta on määritetty yrityksessä.

5. Valitse Valmis.

6. Jos haluat lisätä kuluraporttiin olemassa olevia kuluja, kuten luottokorttitapahtumia, valitse Liitä.

7. Valitse luettelosta vähintään kulu.

8. Valitse Valmis.

9. Jos haluat lisätä kuluraporttiin uuden kulun, valitse Uusi kulu.

10. Valitse kululle luokka. Näkyvissä ovat kululuokat, jotka ladataan sovellukseesi offline-käyttöä varten. Oletusarvoisesti ladataan 50 nimikettä, mutta kehittäjä voi muuttaa tätä määrää. Lisätietoja kehittäjille on kohdassa Mobiiliympäristö. Jos luokkaa ei ole luettelossa, valitse Hae online-hakua varten. Hae kululuokan mukaan tai vaihda hakuun kulutyypin perusteella.

11. Valinnainen: Anna kuluun liittyvä myyjä.

12. Anna kulun tapahtumapäivämäärä.

13. Anna kulun summa.

14. Valitse kulun valuutta. Näkyvissä ovat valuuttakoodit, jotka ladataan sovellukseesi offline-käyttöä varten. Oletusarvoisesti ladataan 400 valuuttaa, mutta kehittäjä voi muuttaa tätä määrää. Lisätietoja kehittäjille on kohdassa Mobiiliympäristö. Jos valuutta ei ole luettelossa, valitse Hae online-hakua varten. Hae valuutan mukaan tai vaihda hakuun nimen perusteella.

15. Valitse Valmis.

16. Jos haluat lisätä kuluja koskevia tietoja, valitse Lisää tietoja. Käytettävissä olevat kentät määräytyvät yrityksen kulujen hallinnan määrityksen mukaan.

17. Jos yrityskäytäntö edellyttää kululle kuitin, valitse Kuitit ja tee seuraavat toiminnot:

    1. Valitse Sieppaa kuitti tai Liitä kuitti.

    2. Valitse jokin seuraavista vaiheista:

       • Jos valitsit Sieppaa kuitti -kohdan, toimi seuraavasti:

         1. Valitse Ota valokuva tai Valitse kuva.

         2. Valitse jokin seuraavista vaiheista:

            • Jos valitsit Ota valokuva -kohdan, toimi seuraavasti:

              1. Mobiililaitteen kamera avautuu ja voit ottaa kuvan kuitista. Kun olet ottanut valokuvan, hyväksy se valitsemalla OK.
              2. Valinnainen: Anna valokuvalle nimi ja syötä mahdolliset muistiinpanot.

            • Jos valitsit Valitse kuva -kohdan, toimi seuraavasti:

              1. Valitse luettelosta kuva.
              2. Valinnainen: Anna kuvalle nimi ja syötä mahdolliset muistiinpanot.

         3. Valitse Valmis.

       • Jos valitsit Liitä kuitti -kohdan, toimi seuraavasti:

         1. Valitse luettelosta vähintään yksi kuva.
         2. Valitse Valmis.

    3. Valitse Takaisin-painike, jos haluat palata kulun tietoihin.

18. Jos yrityskäytäntö edellyttää kululle vieraat, valitse Vieraat ja tee seuraavat toiminnot:

    1. Valitse Vieras, Edelliset vieraat tai Työtoverit.

    2. Valitse jokin seuraavista vaiheista:

       • Jos valitsit Vieras-kohdan, toimi seuraavasti:

         1. Kirjoita vieraan nimi.
         2. Valinnainen: Anna vierailijan organisaatio ja/tai maa/alue.
         3. Valinnainen: Kirjoita vieraan nimike.
         4. Valitse Valmis.

       • Jos valitsit Edelliset vieraat -kohdan, toimi seuraavasti:

         1. Valitse luettelosta vähintään yksi edellinen vieras. Näkyviin tulee sovellukseen offline-tilaa varten ladattuihin edellisiin kuluraportteihin lisättyjen aiempien vieraiden luettelo. Oletusarvoisesti ladataan 50 nimikettä, mutta kehittäjä voi muuttaa tätä määrää. Lisätietoja kehittäjille on kohdassa Mobiiliympäristö. Jos edellinen vieras ei ole luettelossa, valitse Hae online-hakua varten. Hae nimen mukaan tai vaihda hakuun organisaation, maan tai nimikkeen perusteella.
         2. Valitse Valmis.

       • Jos valitsit Työtoverit-kohdan, toimi seuraavasti:

         1. Valitse luettelosta vähintään yksi työntekijä. Näkyvissä ovat työntekijät, jotka ladataan sovellukseesi offline-käyttöä varten. Oletusarvoisesti ladataan 50 nimikettä, mutta kehittäjä voi muuttaa tätä määrää. Lisätietoja kehittäjille on kohdassa Mobiiliympäristö. Jos työtoveri ei ole luettelossa, valitse Hae online-hakua varten. Hae nimen mukaan tai vaihda hakuun yrityksen tai nimikkeen perusteella.
         2. Valitse Valmis.

    3. Valitse Takaisin-painike, jos haluat palata kulun tietoihin.

19. Jos yrityskäytäntö edellyttää, että kulu on eriteltävä, valitse Erittele ja tee seuraavat toiminnot:

    1. Valitse ensimmäinen päivämäärä, jonka mukaan erittely tehdään.
    2. Valitse Lisää erittely.
    3. Valitse kulun erittelylle aliluokka. Näkyvissä ovat kulun aliluokat, jotka ladataan sovellukseesi offline-käyttöä varten. Oletusarvoisesti ladataan 50 nimikettä, mutta kehittäjä voi muuttaa tätä määrää. Lisätietoja kehittäjille on kohdassa Mobiiliympäristö. Jos aliluokkaa ei ole luettelossa, valitse Hae online-hakua varten. Hae kulun aliluokan nimen mukaan.
    4. Kirjoita erittelyn tapahtuman summa.
    5. Muokkaa tapahtumapäivämäärää, jos se on pakollinen.
    6. Valitse Valmis.
    7. Toista edelliset vaiheet, kunnes olet lisännyt kaikki valitun päivämäärän erittelyt.
    8. Voit kopioida erittelyitä seuraavaan päivään lisäpäiviä varten valitsemalla Kopioi seuraavaan päivään -kohdan. Vaihtoehtoisesti voit valita päivämäärän, joka eritellään, ja lisätä sitten erittelyn kuten ensimmäisen päivämäärän kohdalla.
    9. Kun olet lopettanut kulun erittelyn, valitse Takaisin-painike ja palaa kulun tietoihin.

20. Valitse Takaisin-painike, jos haluat palata Kuluraportti-sivulle.

21. Toista edelliset vaiheet, kunnes olet lisännyt kaikki kulut.

22. Valitse Lähetä.

23. Anna mahdolliset hyväksyjää koskevat kommentit.

24. Valitse Valmis.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Miksi Expense Mobile -sovellus ei määritä maksutapaa oletusarvoisesti?

Organisaatiot voivat mukauttaa oletusmaksutapa-asetuksen kullekin kululuokalle sitä mukaa kuin se on luotu. Kun määrität maksutapoja, voit myös määrittää Oletusmaksutapa-kentän arvoksi Vain tuonti.

Kun Vain tuonti on käytössä maksutapaa varten, maksutapaa ei oletusarvon mukaan tule. Se on tyhjä kululuokissa, joissa tämä maksutapa on määritetty. Tämä toiminta on yhdenmukaista sekä verkkokäyttökokemuksen että mobiilikokemuksen kanssa.

Jos Vain tuonti ei ole käytössä maksutapaa varten, määrityksen arvo määritetään oletusarvoisesti kululuokille, joissa tämä maksutapa on määritetty. On kuitenkin tunnettu ongelma, jossa oletusarvoa ei ole syötetty Expense Mobile -sovellukseen. Voit ratkaista ongelman valitsemalla maksutavan manuaalisesti ennen kuluraportin tallentamista.

Miksi en voi lisätä tai muokata taloushallinnon dimensioita Kulu-mobiilisovelluksessa?

Dimensioiden ja jakojen syöttöä ei tueta. Voit kiertää tämän rajoituksen määrittämällä nämä kentät oletusarvoisesti mobiilisovelluksessa määrittämällä taloushallinnon oletusdimensiot projektia tai työntekijää kohden.

Miksi näkyviin tulee joskus synkronointivirhe Kulu-mobiilisovelluksessa?

Jos kulurivit eivät vastaa käytäntövaatimuksia ja käyttäjä lähettää kuluraportin käsittelemättä käytäntövaroitusta, mobiilitietoja ei synkronoida palvelimeen ja synkronointi epäonnistuu. Kaikki synkronointivirheen jälkeen lähetetyt kuluraportit säilyvät epäonnistuneena ja aiheuttavat enemmän synkronointivirheitä. Ongelman voi korjata vain poistamalla synkronointiilmoitukset manuaalisesti. Tämä ongelma on ratkaistu pysäyttämällä kuluraporttien lähettäminen silloin, kun käytäntövaroituksia ei ole käsitelty, jotta synkronointivirheet voidaan välttää.

Miksi projektin ja luokan tarkistus ei näy oikein Kulu-mobiilisovelluksessa?

Tätä vahvistusta ei tueta tällä hetkellä. Tukea voidaan kuitenkin lisätä myöhemmin.

Mitä asiakirjatyyppejä Kulu-mobiilisovelluksessa tuetaan?

Kulu-mobiilisovellus tukee vain kuvia. Se ei tällä hetkellä tue PDF-dokumentteja tai muita asiakirjoja.