Projektisopimukset

Tässä artikkelissa on esimerkkejä projektisopimuksista, joita voit luoda erityyppisille projekteille ja rahoituslähteille, sekä siitä, miten voit hallita sopimuksia ja laskuttaa projektiasiakkaita.

Projektisopimukselle luodun projektin tyyppi määrittää menetelmän, jota käytetään projektiasiakkaiden laskuttamiseen. Voit muuttaa projektisopimusta ja siihen liittyvää projektia, mutta et voi muuttaa projektityyppiä.

Projektisopimuksen avulla voit laskuttaa yhtä tai useampaa projektia samanaikaisesti. Projektisopimus auttaa myös takaamaan johdonmukaisen laskutusmenettelyn projektirakenteen jokaiselle osaprojektille.

Jokainen laskutettava projekti on liitettävä projektisopimukseen. Projektisopimuksen asetukset koskevat kaikkia projektisopimukseen liittyviä projekteja ja aliprojekteja.

Hankesopimuksessa voidaan määritellä yksi tai useampi rahoituslähde. Tämän vuoksi voit jakaa laskutuksen useiden rahoittajien kesken, määrittää rahoitusrajat niin, että rahoituslähteitä ei laskuteta enempää kuin määritetty summa, ja määrittää kulujen veloittamista koskevat rahoitussäännöt.

Hankesopimusten rahoitus

Joissakin projektisopimuksissa sovitaan, että useat osapuolet jakavat vastuun hankkeen kustannusten rahoittamisesta. Seuraavassa on joitakin esimerkkejä:

• Suuri asiakas, jolla on useita osastoja, pyytää, että projektin rahoitus jaetaan divisioonoittain.
• Yrityksesi jakaa suuren projektin kustannukset ulkopuolisen organisaation kanssa.
• Tiehanketta rahoittaa kaksi kuntaa.
• Siltahanketta rahoitetaan valtion avustuksella ja yksityisellä yrityksellä.

Dynamics 365 Financessa voit jakaa yksittäisen tapahtuman tai koko projektin laskutuksen useiden asiakkaiden, avustusten tai organisaatioiden kesken.

Hankkeissa, joilla on useita rahoittajia, kutsutaan rahoituslähteiksi kaikkia tahoja, jotka osallistuvat edistyneen rahoitushankkeen rahoitukseen. Kun asiakas, organisaatio tai avustus on määritetty rahoituslähteeksi, se voidaan määrittää yhdelle tai useammalle rahoitussäännölle. Rahoitussäännöt sisältävät kriteerit, jotka määrittävät, miten maksut kohdennetaan projektin eri rahoituslähteille.

Koska varastossa olevia nimikkeitä, kuten ostoehdotuksissa ja ostotilauksissa esiintyviä nimikkeitä, ei voi jakaa, kustannussummaa ei voi jakaa useiden rahoituslähteiden kesken jakeluhetkellä. Tämän vuoksi rahoituslähteen arvo pysyy 0 (nolla), kunnes varaston varasto-otto kirjataan. Kun varasto-otto kirjataan, kustannussumma jaetaan projektin tilin jakosääntöjen mukaisesti.

Tässä on joitain vaiheita, joiden avulla voit helpottaa laskutuksen jakamista useiden rahoituslähteiden kesken:

• Määritä, että kaikki projektiin syötetyt tapahtumat käyttävät samaa myyntivaluuttaa kuin projektisopimus.
• Määritä rahoitusrajat niin, että rahoituslähdettä ei laskuteta enempää kuin määritetty summa projektista. Lisätietoja rahoitusrajoista on kohdassa Projektin rahoitusrajat.
• Määritä rahoitussäännöt ja rahoitusrajat kullekin työntekijälle, nimikkeelle, luokalle, luokkaryhmälle ja tapahtumatyypille (tai kaikille tapahtumatyypeille).
• Valitse valinnaiset alkamis- ja päättymispäivät määrittääksesi kauden, jolloin kukin rahoitussääntö on voimassa.
• Määritä prosenttiosuus, josta kukin rahoituslähde on vastuussa.
• Määritä, mikä rahoituslähde vastaa rahoituksen kohdistuslaskelmien aiheuttamista pyöristyseroista.
• Määritä säännöt, jotka määrittävät, miten projektin kustannukset laskutetaan ulkoisilta asiakkailta ja veloitetaan sisäisiltä organisaatioilta.
• Kirjaa tapahtumat pidossa olevalle rahoitustilille, kunnes voit hankkia lisärahoitusta tai kunnes päätät vastata kustannuksista sisäisesti.

Tapahtumaan liitettävän veroryhmän määrittämiseksi projektista etsitään veroryhmän määritystä. Jos projektitasolla ei ole tehty veroryhmämääritystä, haetaan projektisopimusta.

Esimerkki: Useita rahoituslähteitä (yksinkertainen)

Seuraavassa taulukossa on skenaarioita rahoituksen kohdentamisen hallintaan useiden rahoituslähteiden välillä. Nämä skenaariot perustuvat seuraaviin oletuksiin:

• Prioriteettiasetukset otetaan huomioon varojen kohdentamisessa ennen muiden rahoitussääntöjen kriteerien soveltamista.
• Päivämääräaluetta ei ole määritetty määrittämään ajanjaksoa, jolloin rahoitussääntö on voimassa.

Skenaario	Rahoituslähde	Kohdentamisprosentti	Kohdentamisen prioriteetti
Haluat kohdistaa kustannukset yhdelle rahoituslähteelle, kunnes sen varat on käytetty loppuun, kohdistaa kustannukset toiselle rahoituslähteelle, kunnes sen varat on käytetty, ja lopuksi kohdistaa loput kustannukset kolmannelle rahoituslähteelle.	Rahoituslähde 1 Rahoituslähde 2 Rahoituslähde 3	100% 100% 100%	1 2 3
Haluat kohdistaa 75 prosenttia kustannuksista yhdelle rahoituslähteelle ja 25 prosenttia toiselle rahoituslähteelle. Kun jompikumpi näistä rahoituslähteistä on käytetty loppuun, haluat maksaa jäljellä olevat kustannukset kolmannesta rahoituslähteestä.	Rahoituslähde 1 Rahoituslähde 2 Rahoituslähde 3	75 % 25 % 100%	1 1 2
Haluat kohdistaa 75 prosenttia kustannuksista yhdelle rahoituslähteelle ja 25 prosenttia toiselle rahoituslähteelle. Kun jompikumpi näistä rahoituslähteistä on käytetty loppuun, haluat jakaa jäljellä olevat kustannukset kolmannen ja neljännen rahoituslähteen kesken.	Rahoituslähde 1 Rahoituslähde 2 Rahoituslähde 3 Rahoituslähde 4	75 % 25 % 50 % 50 %	1 1 2 2
Haluat kohdistaa ensimmäiset 25 prosenttia kustannuksista yhdelle rahoituslähteelle ja loput toiselle rahoituslähteelle.	Rahoituslähde 1 Rahoituslähde 2	25 % 100%	1 2

Esimerkki: Useita rahoituslähteitä (monimutkainen)

Sinulla on kolme rahoituslähdettä, joita haluat käyttää seuraavassa järjestyksessä:

1. Käytä rahoituslähdettä 2 ja rahoituslähdettä 3 tasapuolisesti, kunnes rahoituslähde 2 on käytetty loppuun.
2. Jatka rahoituslähteen 3 käyttöä, kunnes se on käytetty loppuun.
3. Käytä rahoituslähdettä 1, kun rahoituslähde 3 on käytetty loppuun.

Tämän tavoitteen saavuttamiseksi sinun on toimittava seuraavasti:

• Aseta rahoitusrajat rahoituslähteille 2 ja 3 niiden määrille.
• Luo seuraavat rahoitussäännöt:
  • Sääntö 1 (prioriteetti 1): Kohdista 50 prosenttia tapahtumista rahoituslähteeseen 2 ja 50 prosenttia rahoituslähteeseen 3.
  • Sääntö 2 (prioriteetti 2): Kohdenna 100 prosenttia tapahtumista rahoituslähteeseen 3.
  • Sääntö 3 (prioriteetti 3): Kohdenna 100 prosenttia tapahtumista rahoituslähteelle 1.

Tämä asetus toimii, koska tapahtumat tarkistetaan sääntöjen ja rajoitusten perusteella sen määrittämiseksi, koskeeko jokin niistä tapahtumaa. Jos tapahtumaan ei sovelleta erityisiä sääntöjä tai rajoituksia, sovelletaan Kaikki tapahtumat -sääntöä. Kaikki tapahtumat -sääntö vastaa kaikkia tapahtumia.

Jos tapahtumaa vastaava sääntö löytyy, kyseisessä säännössä kohdistettua prosenttiosuutta käytetään ensin, mutta vasta sen jälkeen, kun vastaavuudet on tarkistettu määritettyihin rajoihin. Jos raja on saavutettu ja rahoituslähteen varat on käytetty loppuun, rahoitusrajaan liittyvää rahoitussääntöä ei oteta huomioon, ja ohjelma tarkistaa seuraavan sovellettavan säännön.

Joissakin tapauksissa vain osa tapahtumasta voidaan kohdistaa säännön mukaisesti. Tämä voi johtua siitä, että raja saavutetaan, kun tapahtuma varataan. Tällöin tämän säännön mukaan jaetaan vain tietty summa, kuten 50 prosenttia kullekin rahoituslähteelle. Näin on säännössä 1, joka on kuvattu aiemmin tässä osiossa. Loput kohdistetaan sarjan seuraavan säännön mukaisesti.

Seuraavassa taulukossa tarkastellaan tätä skenaariota tarkemmin.

Tarkennus	Tietojen
Rahoitusta koskevat säännöt	1 sääntö (prioriteetti 1): Kaikki tapahtumat. Varaa rahoituslähde 2 50% ja rahoituslähde 3 50%. Sääntö 2 (prioriteetti 2): Kaikki tapahtumat. Kohdista rahoituslähteelle 3 100 %. 3 artikla (prioriteetti 2): Kaikki tapahtumat. Kohdista rahoituslähteelle 1 100 %.
Rahoituksen rajat	Rahoituslähteen 1 raja = 10 000,00 Rahoituslähteen 2 raja = 500,00 Rahoituslähteen 3 raja = 750,00
Tapahtuma 1	Tapahtuman summa: 100,00Rahoitus: Tapahtuma maksetaan vain säännön 1 mukaisesti, koska tapahtuma on maksettu kokonaan säännön 1 soveltamisen jälkeen. Kauppa rahoitetaan tasan rahoituslähteen 2 ja 3 välillä. Rahoituslähde 2: 50,00 Rahoituslähde 3: 50,00
Tapahtuma 2	Tapahtuman summa: 5 000,00Rahoitus: Tapahtuma maksetaan kaikkien kolmen säännön mukaisesti. Sääntö 1 Rahoituslähde 2: 450,00 Rahoituslähde 3: 450,00 2 sääntö Rahoituslähde 3: 250,00 (= 750,00 – 50,00 – 450,00) 3 sääntö Rahoituslähde 1: 3 850,00 (= 5 000,00 – 450,00 – 450,00 – 250,00)
Kullekin rahoituslähteelle jaettavat varat yhteensä	Rahoituslähde 1: 3 850,00 Rahoituslähde 2: 500,00 Rahoituslähde 3: 750,00

Laskutussäännöt

Kun neuvottelet projektisopimuksesta asiakkaan kanssa, määrität, miten ja milloin voit laskuttaa asiakasta projektityöstä. Kun olet määrittänyt projektisopimuksen ja projektin, voit määrittää projektin laskutussäännöt. Laskutussäännöt perustuvat projektisopimuksessa määritettyihin projektiehtoihin. Luotavat laskutussäännöt määräytyvät projektisopimuksen ehtojen ja laskutussääntöön liitetyn projektityypin mukaan, kuten Aika ja materiaali tai Kiinteä hinta. Voit luoda projektisopimukselle useita laskutussääntöjä. Voit myös määrittää laskutussäännön useille projekteille, jotka on liitetty samaan projektisopimukseen ja joilla on samanlaiset laskutusehdot.

Voit määrittää seuraavan tyyppisiä laskutussääntöjä:

• Toimitusyksikkö – Laskuta asiakasta, kun suoritat toimitusyksikön. Määrität toimitusyksiköt sopimuksessa.
• Edistyminen – Laskuta asiakasta, kun suoritat tietyn prosenttiosuuden projektista. Voit määrittää laskutussäännön, joka laskee automaattisesti valmistuneen työn prosenttiosuuden, tai voit laskea manuaalisesti valmistuneen työn prosenttiosuuden ja asiakkaalta laskutettavan summan.
• Välitavoite – Laskuta asiakkaalta projektin välitavoitteen koko summa, kun välitavoite saavutetaan.
• Maksu – Laskuta asiakasta palveluistasi sekä hallintamaksu, joka on yleensä prosenttiosuus palveluiden kustannuksista.
• Aika ja materiaali – Laskuta asiakkaalta projektissa käytetyn ajan ja materiaalien arvo.

Kaikentyyppisille laskutussäännöille voit määrittää pidätysprosentin, joka vähennetään myyntilaskuista, kunnes projekti saavuttaa sovitun vaiheen. Maksun pidätysprosentti määritetään projektisopimuksessa. Summa lasketaan myyntilaskun rivien kokonaisarvon perusteella ja vähennetään siitä.

Aika ja materiaali- ja Edistyminen-laskutussäännöille voit määrittää laskuttavia luokkia. Laskutettavat luokat ilmaisevat tapahtumat, jotka tulee sisällyttää myyntilaskuihin.

Kun olet valmis laskuttamaan asiakasta, projektin laskutettava summa lasketaan laskutussääntöjen perusteella ja projektilaskuehdotus luodaan.

Seuraavissa osissa on esimerkkejä, jotka osoittavat, miten projektin laskutussääntöjä määritetään ja hallitaan.

Esimerkki: Luo laskutussääntö, joka perustuu toimitettujen yksiköiden määrään

Organisaatiosi tekee sopimuksen yhteensä viiden koulutustilaisuuden tarjoamisesta asiakkaan työntekijöille hintaan 10 000 koulutuskertaa kohden. Laskutat asiakasta jokaisen koulutuskerran jälkeen.

Kun määrität sopimuksen laskutussäännöt, käytät seuraavia arvoja:

• Toimitusyksikkö on yksi koulutusjakso.
• Yksikköhinta on 10 000 per harjoituskerta.
• Yksiköiden kokonaismäärä on viisi harjoituskertaa.

Kun olet suorittanut yhden koulutusistunnon, voit luoda laskun 10 000:lle ensimmäiselle toimitetulle yksikölle ja lähettää laskun asiakkaalle.

Esimerkki: Luo laskutussääntö, joka perustuu määritettyyn projektin valmistumisprosenttiin (manuaalinen laskenta)

Organisaatiosi, ohjelmistokonsulttiyritys, tekee asiakkaan kanssa sopimuksen asiakkaan kehittämän tuotteen osan kehittämisestä. Organisaatiosi sitoutuu toimittamaan ohjelmistokoodin kuuden kuukauden aikana. Asiakas sitoutuu maksamaan organisaatiollesi työstä yhteensä 100 000 euroa. Luot laskutussäännön, joka laskuttaa asiakasta projektissa valmistuneen työn prosenttiosuuden perusteella sopimuksessa määritetyllä tavalla.

• Ensimmäisen kuukauden lopussa tapaat asiakkaan ja määrität valmistuneen työn prosenttiosuuden. Kun sinä ja asiakas olette tarkistaneet projektin, päätätte, että projekti on 15-prosenttisesti valmis.
• Luot laskun 15 000:lle (15 prosenttia 100 000:sta) ja lähetät sen asiakkaalle.

Esimerkki: Luo laskutussääntö, joka perustuu määritettyyn projektin valmistumisprosenttiin (automaattinen laskenta)

Organisaatiosi, ohjelmistokehitysyritys, sitoutuu kehittämään palkanlaskentapaketin asiakkaalle 30 000 eurolla. Asiakas suostuu maksamaan organisaatiollesi tehdyn työn prosenttiosuuden perusteella. Arvioit projektin kustannuksiksi 20 000. Projektisopimus määrittää laskutusprosessissa käytettävät työluokat. Määrität laskutussäännöt, jotka laskevat automaattisesti laskutussummat kunkin luokan valmistuneen työn prosenttiosuudelle. Määrität budjetin kullekin luokalle:

• Kehitys – Kustannukset 15 000 euroa ja liikevaihto 20 000 euroa
• Asennus – kustannukset 5 000 ja liikevaihto 10 000

Kun luot myyntilaskun ensimmäistä kertaa, laskun summa lasketaan automaattisesti seuraavien tietojen perusteella:

• Kuukauden kuluttua projektin työntekijä lähettää projektin työaikaraportin. Työntekijän työtuntikustannukset ovat 5 000 kehitys- ja 1 000 asennusta. Kehitystyö on valmistunut 33 prosenttia (5 000 toteutunutta kustannusta, 15 000 budjettikustannusta) ja asennustyö on 20 prosenttia valmis (1 000 toteutunutta kustannusta, 5 000 budjettikustannusta).
• Laskun summa 8 667 lasketaan automaattisesti (33 prosenttia 20 000:sta + 20 prosenttia 10 000:sta).
• Luot laskun 8 667:lle ja lähetät sen asiakkaalle.

Esimerkki: Luo laskutussääntö, joka perustuu sovittuihin välitavoitteisiin

Organisaatiosi, liikkeenjohdon konsulttiyritys, suostuu tekemään markkinatutkimuksen kuluttajatuotteesta, jota asiakas aikoo myydä. Asiakas suostuu käyttämään palveluitasi kolmen kuukauden ajan maaliskuusta alkaen ja sitoutuu maksamaan organisaatiollesi 50 000 euroa. Hankkeella on kolme virstanpylvästä:

• Virstanpylväs 1: Kerää kuluttajatietoja – 31. maaliskuuta
• Virstanpylväs 2: Analysoi kuluttajatietoja – 30. huhtikuuta
• Virstanpylväs 3: Esitä tuotteen elinkelpoisuusehdotus – 31. toukokuuta

Asiakas suostuu maksamaan organisaatiollesi 10 000 ensimmäisestä välitavoitteesta, 20 000 toisesta välitavoitteesta ja 20 000 kolmannesta välitavoitteesta.

Kun määrität projektisopimuksen, suostut laskuttamaan asiakasta suoritetun välitavoitteen perusteella. Laskutussäännön määritys sisältää seuraavat vaiheet:

• Määritä projektin välitavoitteet.
• Määritä summa, joka laskutetaan asiakkaalta, kun kukin välitavoite on suoritettu.

Kun ensimmäinen välitavoite on suoritettu 31. maaliskuuta, merkitset välitavoitteen suoritetuksi ja luot sitten 10 000 laskun ja lähetät sen asiakkaalle. Et voi luoda välitavoitteen laskua, ennen kuin olet merkinnyt välitavoitteen suoritetuksi.

Esimerkki: Luo laskutussääntö, joka perustuu palveluihin ja hallintamaksuun

Organisaatiosi, liikkeenjohdon konsulttiyritys, suostuu tekemään markkinatutkimuksen arvioidakseen asiakkaan, vähittäismyyntiyrityksen, kehittämän tuotteen elinkelpoisuutta. Sopimusehdoissa määritellään, että tarjoat kolmen parhaan liikkeenjohdon konsultin palvelut, jotka suorittavat tutkimuksen aika- ja materiaaliperusteisesti. Asiakas sitoutuu maksamaan 100 euroa tunnilta sekä 10 prosentin hallinnointimaksun projektilta veloitetuista konsultointitunneista.

Kun määrität projektisopimuksen, luo laskutussääntö, joka lisää 10 prosentin hallintamaksun projektilta veloitettaviin konsultointitunteihin.

Kun luot asiakkaalle laskun, asiakkaalta laskutetaan 10 prosentin hallintamaksu sekä konsultointituntien kustannukset. Jos esimerkiksi kolme konsulttia työskentelivät projektissa yhteensä 200 tuntia, luodaan 22 000 euron lasku seuraavan laskelman perusteella:

• 200 tuntia nopeudella 100 tunnissa = 20 000
• 10 prosentin hallinnointipalkkio = 2 000
• Laskun kokonaissumma = 22 000

Jos maksut ovat asiakkaalle verotettavia ja valitset arvonlisäveroryhmän projektisopimuksessa, arvonlisäveroryhmä syötetään automaattisesti maksujen laskutussääntöön.

Esimerkki: Laskutussäännön luominen ajan ja materiaalien arvolle

Organisaatiosi, ohjelmistokonsulttiyritys, suostuu tarjoamaan viisi teknistä konsulttia työskentelemään asiakkaan ohjelmistokehitysprojektissa seuraavan kuuden kuukauden ajan. Asiakas sitoutuu maksamaan 150 euroa jokaisesta konsultointitunnista sekä toimistotarvikkeiden kustannukset. Organisaatiosi lähettää asiakkaalle laskun kunkin kuukauden lopussa.

Kun määrität projektisopimuksen, suostut laskuttamaan asiakasta kuukausittain projektin ajasta ja materiaaleista. Luot laskutussäännön, joka sisältää seuraavat tiedot:

• Sopimuskausi on kuusi kuukautta.
• Konsultointiaika lasketaan 150 tunnissa.
• Toimistotarvikkeet laskutetaan hankintamenoon, ja projektin kokonaiskustannukset eivät saa ylittää 10 000 euroa.
• Luot myyntilaskun jokaisen kalenterikuukauden lopussa projektin aikana.

Ensimmäisen kuukauden aikana konsultit kirjaavat projektiin yhteensä 800 tuntia. Hankkeesta veloitettavien toimistotarvikkeiden hinta on 2 000. Tämän vuoksi luot kuukauden lopussa laskun 122 000:lle, joka lasketaan 800 tunniksi 150 tunnissa ja 2 000 toimistotarvikkeille.