Projektiennusteet ja -budjetit

Projektinhallintaan on kaksi tapaa: projektiennusteet ja projektibudjetit.

Käytä projektiennustetta, jos organisaatiollasi on toiminnallinen näkökulma ja jos se keskittyy tuottoihin ja kustannuksiin, jotka on johdettu tietyistä tapahtumista. Käytä projektibudjetointia, jos organisaatiosi keskittyy enemmän taloudellisiin summiin.

Sekä projektiennusteet että projektibudjetit käyttävät ennustemalleja ennakoitujen tapahtumasummien säilyttämiseen.

Kullakin tavalla on etunsa. Ota huomioon seuraavat seikat, ennen kuin valitset menetelmän organisaatiollesi.

Kohdistusmenetelmä	Projektin ennustaminen	Projektin budjetointi
Kauden kohdistaminen	Et voi kohdistaa tapahtumia eksplisiittisesti tilikaudelle. Sen sijaan ennuste ja ennusteen hallinta perustuvat projektin kestoon. Koska ennusteet perustuvat tiettyyn päivämäärään, kausi on pääteltävä päivämäärästä.	Voit kohdistaa tapahtumat koko projektille tai tilikaudelle. Jos kohdistat kaudelle, voit siirtää käyttämättömät summat seuraavalle tilikaudelle.
Tapahtumien tarkasteleminen	Voit tarkastella tapahtumia ennustelomakkeissa, joissa näet koko yrityksen ja kaikkien projektien ennusteet hierarkiasta riippumatta. Jos haluat keskittyä tiettyyn projektiin, sinun on suodatettava tiedot.	Voit tarkastella yksittäisen projektihierarkian budjetoituja tapahtumia. Tämän vuoksi voit tarkastella pääprojektin tai sen aliprojektien tapahtumatietoja.
Tapahtuman muuttujat	Kun syötät ennustetapahtumia, voit käyttää kaikkia todellisen tapahtuman määritteitä. Tämä mahdollistaa ennusteen tarkemman käsittelyn. Voit esimerkiksi syöttää määrien, työntekijöiden, nimikkeiden tai rivin ominaisuuksien tiedot.	Kun annat budjettitietoja, voit käyttää vain summia, luokkia ja aktiviteetteja.
:n suojauksen	Ennuste perustuu ennustelomakkeisiin syötettyihin tapahtumiin, eikä siihen liity prosessinhallintamekanismia. Kuka tahansa työntekijä, jolla on ennustelomakkeen käyttöoikeudet, voi muuttaa tietoja ilman hyväksyntää.	Budjetoinnissa käytetään työnkulkujärjestelmää, joka mahdollistaa muutosten hallinnan ja mahdollistaa muutoshistorian pitämisen.
Merkintätyypit	Ennustetapahtumatapahtumat perustuvat yksiköiden määrään sekä kustannus- ja myyntiyksikköhintoihin.	Budjettitiedot perustuvat summiin, jotka on jaettu kuluihin ja tuloihin.
Ennustemalleja	Koska jokainen ennuste on liitettävä malliin, voit luoda useita ennustemalleja ja määrittää myös alimalleja.	Projektibudjetointi rajoittaa budjetoinnissa käytettäviä ennustemalleja. Ennustemallien vähentäminen voi auttaa lisäämään ennusteiden johdonmukaisuutta.
Kustannusten ylitykset	Voit sallia tai estää vain sellaisten tapahtumien syöttämisen, jotka aiheuttavat kustannusten ylityksen.	Projektibudjetointi tarjoaa käyttäjille lisähallintavaihtoehtoja. Voit sallia varoitukset ja ylitykset.
Ohjausobjektin	Ennusteen ohjaus suoritetaan käyttämällä ennusteen vähennystä. Todelliset summat vähennetään ennustetun tapahtuman saldoista ilman kirjausketjua. Tämä voi vaikeuttaa todellisten tapahtumien jäljittämistä.	Projektin budjetin hallinnassa toteutuneet summat vähennetään jäljellä olevan budjetin summista. Tämä mahdollistaa selkeämmän kirjausketjun.

Projektiennusteet

Kun käytät projektiennustetta, voit syöttää ennustetapahtumat kunkin tapahtumatyypin ennustelomakkeisiin. Ennustetapahtumassa voidaan käyttää kaikkia määritteitä, jotka ovat käytettävissä todellisessa tapahtumassa, esimerkiksi rivin kannattavuutta, rivin määritteitä, työntekijöitä tai kuvauksia. Voit myös ennustaa, kuinka kauan kulujen syntymisen jälkeen laskutat asiakasta.

Projektin ennustetapahtumat perustuvat yksiköihin ja summiin.

Jokainen projektiennuste on liitettävä ennustemalliin. Kun syötät ennustetapahtuman, ennustemallia ehdotetaan automaattisesti. Ennustemalli toimii säilönä ennustetapahtumille.

Voit määrittää ennustemalleja mallin osamalleiksi. Näin voit tehdä ennusteita alueen, ajanjakson tai osaston mukaan. Voit kopioida ennustetapahtumat malliin uuden mallin luomiseksi ja voit myös siirtää tapahtumat kirjanpitoon. Koska ennusteen ja mallin välillä on yksi-yhteen-suhde, kukin ennustemalli muodostaa projektille erillisen budjetin.

Ennustemallit voivat käyttää ennusteen vähennystä projektien ohjausmekanismina. Ennusteen vähennyksessä toteutuneet tapahtumat vähentävät ennustetapahtumien saldoja. Koska ennusteen vähennystä käytetään hierarkian korkeimpaan projektiin, se tarjoaa rajoitetun näkymän ennusteen muutoksiin. Jos työntekijä on esimerkiksi liitetty aliprojektiin, työntekijän todelliset tapahtumat kirjataan pääprojektiin. Tämä voi vaikeuttaa muutosten seurantaa, koska et voi helposti määrittää, mikä tapahtuma missäkin aliprojektissa aiheutti ennustesumman pienenemisen. Siksi on hyvä luoda kopio ennustemallista ennusteen vähentämistä varten. Tämän jälkeen voit tarkastella alun perin ennustettuja tietoja raporttien avulla.

Voit tarkistaa, kopioida, poistaa tai siirtää projektiennusteita kirjanpitobudjettiin. Prosessinhallintaa ei kuitenkaan ole. Kuka tahansa työntekijä, jolla on ennustelomakkeen käyttöoikeus, voi tehdä muutoksia ilman tarkistusta.

• Tarkista– Voit muuttaa ennustetapahtumaa samoissa lomakkeissa, joissa alkuperäiset tapahtumat tehtiin.
• Kopioi tai poista – Kun kopioit ennustetapahtumia, kopioit yhden ennustemallin tapahtumarivit toiseen ennustemalliin. Kun poistat ennusteen, poistat ennustetapahtumat ennustemallista. Jos haluat rajoittaa kopioitavia tai poistettavia ennustetapahtumia, valitse tietyt tapahtumatyypit ja päivämäärät. Näin voit kopioida tai poistaa vain tiettyjä ennusteen osia.
• Siirto – Kun siirrät projektiennusteen kirjanpitobudjettiin, siirrät ennustemallin ennustetapahtumat kirjanpitobudjettiin. Voit korvata kirjanpidon budjetin aiemmin siirretyt tapahtumat, joihin siirrät projektiennusteen.

Projektibudjetit

Projektibudjetointi on ennustamista yksinkertaisempi menetelmä, vaikka se integroituukin ennustemalleihin. Se käyttää yhtä syöttölomaketta alkuperäisille budjettitiedoille ja tarkistuksille ja sallii ennusteet, jotka perustuvat vain summaan, luokkaan tai aktiviteettiin.

Projektin budjetoinnissa kaikki alkuperäiset budjetit ja revisiot on lähetettävä projektin työnkulkuun hyväksyttäväksi. Työnkulkujen avulla voit hallita prosessia paremmin ja luoda muutoshistoriatietueen.

Projektibudjetointi muistuttaa kirjanpidon budjetointia, mutta se on nopeampi ja helpompi määrittää. Monia kirjanpidon budjetoinnin vaihtoehtoja, kuten numerosarjoja tai valuuttaa, ei tarvitse määrittää erikseen projekteille.

Projektibudjetit liitetään automaattisesti kahteen ennustemalliin, joista toinen on alkuperäiselle budjetille ja toinen jäljellä olevalle budjetille. Tämän vuoksi ennustemalleihin perustuvat raportit voivat käyttää budjettitietoja. Kun projektin budjetti vahvistetaan, järjestelmä luo siihen liittyvien mallien perusteella ennustetapahtumat, joita käytetään raportointi- ja valvontatarkoituksiin.

Ennustemalleja

Ennustemalleissa on yksitasoinen hierarkia. Tämä tarkoittaa sitä, että yksi projektiennuste on liitettävä yhteen ennustemalliin.

Jos käytät projektiennustetta, voit tunnistaa mallit osamalleiksi. Tämän jälkeen voit luoda ennusteita osaston, ajanjakson tai alueen mukaan. Voit esimerkiksi luoda ennustemallin vuodelle ja luoda sitten alimalleja alueellisten päälliköiden lähettämille Koillis-, Kaakkois-, Luoteis- ja Lounais-alueennusteille. Valitsemalla käytettävissä olevista raporteista eri vaihtoehtoja voit tarkastella tietoja kokonaisennusteen tai osamallin mukaan.