Aika- ja kuluagentin Aikamerkintä-ominaisuuden luomien aikamerkintöjen tarkistaminen (esiversio)

2025-05-22

Tärkeää

Tämä on tuotantovalmis esiversio-ominaisuus.
Tuotantovalmiita esiversioita koskevat erilliset lisäkäyttöehdot.

Koskee: Project Operationsin resurssiin/ei-varastointiin perustuvia skenaarioita, Lite-käyttöönotto - kaupasta proformalaskutukseen.

Kun tiimin jäsen on määrittänyt asiakaspalvelijan asetukset edellisessä osiossa kuvatulla tavalla, siitä eteenpäin aikamerkintöjen kirjaamiskokemus näyttää tältä:

Asiakaspalvelija luo käyttäjälle luonnosaikamerkinnät viikon alussa.
Käyttäjä saa agentilta Teams-ilmoituksen , jossa on yhteenveto luoduista merkinnöistä.
Käyttäjätarkistukset loivat aikamerkintöjä joko Teamsissa tai Project Operations -verkkosovelluksessa.
Muokkaa merkintöjä tarvittaessa ja lähetä ne hyväksyttäväksi.
Agentti lähettää muistutuksen "puuttuvien" tuntien ilmoittamisesta viikon viimeisenä arkipäivänä.

Nämä vaiheet ja aika- ja kuluasiamiehen Aikamerkintä-ominaisuuden toiminta on selitetty seuraavissa osissa.

Agentin toiminta aikamerkintöjen luomisessa

Aika- ja kuluagentin Aikamerkintä-ominaisuus luo aikamerkintöjä käyttäjän mieltymysten perusteella.

Aikamerkintöjen lähteiden valitseminen

Aikalähteen merkinnöille annettuja vaihtoehtoja ovat Projektitehtävän määritykset, Varattu kapasiteetti ja Edellisen viikon tapahtumat.

Käyttäjille, jotka ovat valinneet vain yhden näistä kolmesta vaihtoehdosta, agentti viittaa vain tuntimäärään, joka tulee kyseisen lähteen seurauksena työviikon jokaisena päivänä.
Käyttäjille, jotka ovat valinneet useamman kuin yhden näistä lähteistä, asiakaspalvelija priorisoi ensin Project-tehtävämääritysten tiedot (koska tehtävätason tiedot ovat käytettävissä), sitten Varattu kapasiteetti ja lopuksi käyttää Edellisen viikon tapahtumia varalähteenä vain, jos kyseisen viikon varauksista tai varauksista ei ole saatavilla tietoja.

Aikamerkintöjen luontitiheys

Kun merkinnät luodaan: Asiakaspalvelijan nykyinen toiminta on luoda kaikki aikamerkinnät viikolle yhdessä viikon alussa käyttäjän organisaation määrittämällä tavalla.
Viikon alku: Tämä määritellään organisaatiotasolla. Jos organisaatio esimerkiksi määrittelee viikon alun sunnuntaiksi (sunnuntaista lauantaihin viikko), aikamerkinnät luodaan sunnuntaina koko tulevalle viikolle.

Huomautus

"Viikon alku" ei ole sama asia kuin "viikon ensimmäinen työpäivä". Työpäivät määräytyvät resurssin työtuntien kalenterin perusteella.

Aikamerkintöjen ulkoiset kommentit

Jos käyttäjä pyytää asiakaspalvelijaa luomaan ulkoisia kommentteja kaikille aikamerkinnöille, tämä toiminta vaihtelee seuraavien tekijöiden mukaan:

Jos Outlook-kalenteria ei käytetä kommenttien parantamiseen: Tällöin ulkoiset kommentit luodaan aikamerkintöjen luomisen yhteydessä (viikon alussa). Agentti käyttää aikamerkintätietoja, kuten projekti, tehtävä, rooli jne.
Jos Outlook-kalenteria on käytettävä kommenttien parantamiseen: Tässä tapauksessa viikon alussa luodut aikamerkinnät luodaan ilman ulkoisia kommentteja. Tämä vaihe tehdään, koska Outlook-kokouksia saatetaan luoda myöhemmin tällä viikolla. Ulkoiset kommentit luodaan myöhemmin viikon viimeisenä arkipäivänä.

Huomautus

Viimeinen työpäivä perustuu resurssin työaikakalenteriin. Jos organisaation viikko on esimerkiksi sunnuntaista lauantaihin ja käyttäjällä on maanantaista perjantaihin työpäivinä, ulkoiset kommentit luodaan perjantaiaamuna.

Tärkeää

Koska asiakaspalvelija luo aikamerkintöjä viikolle kyseisen viikon "alussa", agentilla on oltava asetuksensa ja käyttäjän on annettava suostumuksensa ennen tätä päivää, jotta merkinnät voidaan luoda. Jos asiakaspalvelija on otettu käyttöön viikon alun jälkeen, käyttäjä saa asiakaspalvelijalta merkintöjä vasta seuraavasta viikosta alkaen.

Hälytysten saaminen asiakaspalvelijalta

Asiakaspalvelija lähettää hälytyksen seuraavista toiminnoista:

Heti kun se luo aikamerkinnät viikolle (viikon alussa).
Kun se luo ulkoisia kommentteja viikolle (viikon viimeinen arkipäivä).
Muistuttaa käyttäjää ilmoittamaan "puuttuvat" tunnit (viikon viimeinen arkipäivä).

Asiakaspalvelijan luomien aikamerkintöjen tarkistaminen

Luotuihin aikamerkintöihin tai ulkoisiin kommentteihin liittyvissä hälytyksissä käyttäjä saa mukautuvan kortin, joka näyttää yhteenvedon kuluvan työviikon aikamerkinnöistä (katso kuva).

Näyttökuva, jossa näkyy yhteenveto asiakaspalvelijan Teamsissa luomista merkinnöistä.

Tämän kortin elementit, jotka käyttäjän on oltava tietoisia:

Päiväkohtainen yhteenveto: Kyseisen päivän kokonaistunnit ja tarkistettavat tunnit (koska asiakaspalvelija on luonut ne) korostetaan.
- Päivät, joissa asiakaspalvelijan luomia merkintöjä on korostettu tähdellä vasemmalla.
Lähetä kaikki: Tämän painikkeen valitseminen lähettää kaikki tämän viikon luonnoksen tunnit .
Avaa verkossa: Tämän linkin valitseminen siirtyy uuteen selainikkunaan tai -välilehteen, jossa Project Operationsin aikamerkintämoduuli on suodatettu kuluvan viikon mukaan.
Näytä päivä: Käyttäjät voivat tarkastella päivälle luotujen yksittäisten aikamerkintöjen tietoja valitsemalla Näytä päivä -painikkeen kunkin viikonpäivän vieressä.
- Tämä lataa uuden mukautuvan kortin, joka sisältää kyseisen päivämäärän yksittäiset aikamerkinnät (katso kuva).
- Käyttäjät näkevät myös tiedot lähteestä ja luojasta (Copilot/Agent tai User).
- Tämän kortin alareunassa näkyvien päivämäärävalitsimien avulla voit siirtyä muihin viikonpäiviin ja tarkastella myös näitä merkintöjä.

Näyttökuva, jossa näkyy Teamsin päiväkohtaiset aikamerkinnät.

Asiakaspalvelijan luomien aikamerkintöjen muokkaaminen

Agentin luomia aikamerkintöjä voidaan muokata kahdella tavalla:

Suoraan Teamsissa päiväkohtaisten mukautuvien korttien kautta (View Day)

Ainoat 2 kenttää, joita voidaan muokata tällä tavalla, ovat Kesto ja Ulkoiset kommentit. Käyttäjät voivat joko tallentaa muutokset tai lähettää kaikki (lähettää kaikki merkinnät vain kyseiseltä päivältä) tarvittavien muutosten tekemisen jälkeen.

Project Operations -verkkosovelluksesta (Avaa verkossa) merkittävämpiä muutoksia varten

Jos aikamerkinnän muutokset edellyttävät poistamista tai kenttien, kuten Tehtävä, Projekti jne., muuttamista, käyttäjät voivat valita Avaa Web-linkissä .
Tämä siirtää heidät Project Operations -verkkosovelluksen Aikamerkintä-moduuliin.

Huomautus

Asiakaspalvelijan luomat aikamerkinnät tai asiakaspalvelijan luomat ulkoiset kommentit näkyvät "kimaltelevalla" kuvakkeella.

Puuttuvien aikamerkintöjen hälytys

Aika- ja kuluagentin Time Entry -ominaisuus lähettää käyttäjille hälytyksen työviikon lopussa, jos heillä on havaittu "puuttuvia tunteja".

Puuttuvien tuntien määritelmä: Käyttäjän sanotaan puuttuvan päivästä, jos Lähetetty-, Hyväksytty- tai Peruutuspyydetty-tilassa olevien tuntien kokonaismäärä (muut kuin luonnostunnit) on pienempi kuin hänen työaikansa kyseisenä päivänä.
Hälytys: Hälytys koostuu yhteenvedosta kaikista kuluvan viikon päivistä, joista puuttuu tunteja, sekä seuraavista:
- puuttuvien tuntien määrä ja
- Kyseisten päivien osalta voi lähettää mitä tahansa luonnostyötunteja
Puuttuvien tuntien lähettäminen: Käyttäjät voivat joko lähettää kaikki ehdotetut tunnit, jotka asiakaspalvelija on jakanut edellisessä hälytyksessä, TAI käyttää Project Operations -verkkosovellusta uusien aikamerkintöjen luomiseen ja lähettämiseen.