Muistiinpano
Tämän sivun käyttö edellyttää valtuutusta. Voit yrittää kirjautua sisään tai vaihtaa hakemistoa.
Tämän sivun käyttö edellyttää valtuutusta. Voit yrittää vaihtaa hakemistoa.
Dynamics 365 Sales toimintojen avulla voit luoda vahvempia asiakassuhteita luomalla täydellisen tietueen kaikista vuorovaikutuksista. Kun kirjaat lokiin sähköpostiviestejä, puheluja, kokouksia ja tehtäviä, tiimisi voi tarkastella asiakassuhteiden koko kontekstia, välttää kahdentamista ja tehdä jatkotoimia entistä tehokkaammin.
Kun esimerkiksi tallennat puhelun ja prospektin hinnoittelusta, nämä tiedot liitetään automaattisesti hänen tietueeseensa. Myöhemmin, kun työtoveri avaa saman prospektin tilin, hän näkee tämän keskustelun, eivätkä he tuhlaa aikaa saman paikan peittämisessä uudelleen. Järjestelmä lisää aikaleiman automaattisesti kuhunkin aktiviteettiin ja näyttää, kuka sen on luonut, joten tiimisi tietää aina uusimman tilan.
Seuraamalla kaikkia asiakasvuorovaikutuksiasi – jokaista sähköpostia, puhelua, tehtävää ja tapaamista – luot kokonaisen historian, johon koko tiimi voi viitata. Tämä luo luottamusta asiakkaisiin ja varmistaa, ettei halkeamien läpi pääse mitään mahdollisuuksia.
Löydä aktiviteetit
Löydä omattyöaktiviteetit sivustokartasta kohdasta >työaktiviteetit.
Näytä toimet Kanban-, Kalenteri-, Kohdistettu- tai Vain luku -ruudukkonäkymässä
Huomautus
- Tallenna nimellä -vaihtoehto on käytettävissä vain, kun järjestelmänvalvoja lisää aktiviteetti-ruudukkoon vähintään yhden näkymälajin järjestelmämukautuksia varten.
- Jos haluat lisätä Kanban-näkymän Aktiviteetti-ruudukkoon, katso Lisää Kanban-ohjausobjekti tilaisuus- tai toimintoentiteetteihin. Noudattamalla artikkelin vaiheita voit lisätä muita näkymiä, kuten kalenteri- ja putkinäkymän.
Valitse sivustokartasta Aktiviteetit.
Valitse komentopalkissa Näytä nimellä ja valitse sitten näkymätyyppi, jonka haluat nähdä: Kohdistetu,Kalenteri, Kanban tai Vain luku -ruudukko.
Seuraavia näkymätyyppejä tuetaan Aktiviteetti-ruudukossa:
- Vain luku -ruudukko. Näyttää kaikkien aktiviteettien luettelon.
- Kalenteri. Näyttää kalenterin, jossa on luettelo päivällä aikataulutetuista aktiviteeteista ja niihin liittyvistä kaupoista.
- Keskittynyt. Näyttää suodatetun luettelon aktiviteeteista, jotka ovat sinulle olennaisimpia.
- Kanban. Näyttää visuaalisen esityksen eri tilassa olevista myyntiaktiviteeteista. Tämän näkymän avulla voit tarkastella jakson jokaisen aktiviteetin tilaa ja vetää ne siirtyäksesi tilasta toiseen (esimerkiksi Avoin, Valmis, Peruutettu, Ajoitettu). Lisätietoja: Aktiviteettien käyttäminen kanban-näkymässä
Omien aktiviteettien näkymän muuttaminen
Siirry eri näkymien välillä ja keskity tärkeimpiin aktiviteetteihin. Voit tarkastella omia toimintojasi, ryhmäsi toimia tai suodattaa muiden ehtojen mukaan.
Valitse sivustokartan Oma työ -kohdasta Aktiviteetit.
Valitse avattavasta Näkymät-valikosta näkymä, johon haluat vaihtaa.
Aktiviteettiluettelon suodattaminen
Suodata aktiviteettiluettelosta näkyviin vain haluamasi. Voit esimerkiksi tarkentaa näkymän sisältöä entisestään käyttämällä aktiviteetin tyyppisuodatinta. Aktiviteetin tyyppisuodattimen avulla voit suodattaa aktiviteetteja tyypin, kuten sähköpostin, tehtävän ja puhelun, perusteella.
Määräaika-suodattimella saa puolestaan näkyviin aktiviteetit, joiden määräaika on ilmoitettuna aikana. Tällaisia aktiviteetteja ovat esimerkiksi aktiviteetit, joiden määräpäivä on viimeistään tänään, tai aktiviteetit, joiden määräpäivä on viimeistään seitsemän päivän kuluttua.
Uuden aktiviteetin luominen ja muokkaaminen
Voit luoda itsenäisiä aktiviteetteja, joita ei ole liitetty mihinkään asiakas- tai myyntitietueeseen. Voit tehdä sen valitsemalla sivustokartassa ensin Aktiviteetit ja sitten komentopalkissa Sähköposti, Puhelu tai Tehtävä sen mukaan, mikä aktiviteetti luodaan.
Jos haluat muokata aiemmin luotua toimintotietuetta, avaa aktiviteetti valitsemalla sen otsikko.
Lisää uusi aktiviteetti asiakkaalle
Useimmiten lisäät yhteyshenkilöön, mahdollisuuteen, tiliin tai muuhun tietueeseen liittyvän aktiviteetin, jonka avulla voit seurata kaikkea tiedonsiirtohistoriaa, joka sinulla on asiakkaan kanssa. Voit myös lisätä aktiviteetin itsellesi.
Organisaatiosi asiakassuhteiden rakentuessa sinä ja ryhmäsi jäsenet voivat seurata toimintasyötteestä, minkälaista viestintää asiakkaan kanssa on käyty. Voit myös sisällyttää raportteihin toimintoja jatkuvan edistymisen seuraamiseksi.
Voit lisätä aktiviteetin asiakkaalle seuraavasti:
- Avaa asiakkaan tilitietue. Löydät tietueen nopeasti siirtymispalkin pikahaun avulla.
- Valitse Liittyvät>Aktiviteetit.
- Valitse Aktiviteetit-sivulla Uusi aktiviteetti>Aktiviteettityyppi.
- Lisää tarvittavat tiedot Pikaluonti-ruudussa ja valitse sitten Tallenna ja sulje.
Aktiviteetin lisääminen itsellesi
Lisää tehtävä tai muistiinpano itsellesi, kun haluat muistutuksen jostain omasta menosta, kuten lääkäriajan varaamisesta tai urheilutapahtumaan osallistumisesta.
Muussa tapauksessa voit säilyttää historiasi vuorovaikutuksestasi asiakkaan kanssa lisäämällä uusia toimintoja, jotka liittyvät asiakkaan tietueeseen, jotta näistä toiminnoista tulee osa historiaa, jota muut tiimisi jäsenet voivat tarkastella.
Voit lisätä aktiviteetin itsellesi seuraavasti:
- Valitse sivustokartan Oma työ -kohdasta Aktiviteetit.
- Valitse komentopalkissa lisättävän aktiviteetin tyyppi, kuten Tehtävä tai Sähköposti.
- Täytä kentät ja valitse sitten Tallenna ja sulje.
Liitä asiakirja
Voit liittää sähköpostiviesteihin ja muistiinpanoihin asiakirjoja, laskentataulukoita, kuvia ja lähes millaisia tiedostoja tahansa.
Voit liittää asiakirjan sähköpostiviestiin seuraavasti:
- Avaa sähköpostilomake.
- Valitse komentopalkissa Liitä tiedosto.
- Hae liitettävä tiedosto selaamalla ja valitse se.
Valittu tiedosto näkyy Liite-ruudussa.
Voit liittää asiakirjan muistiinpanoon seuraavasti:
- Valitse Aikajana-ruudussa + ja valitse sitten Muistiinpano.
- Lisää muistiinpano ja valitse liitekuvake ennen Lisää muistiinpano -painikkeen valintaa.
- Hae liitettävä tiedosto selaamalla ja valitse se.
Valittu tiedosto näkyy Lisää muistiinpano -painikkeen yläpuolella.
Merkitse aktiviteetti valmiiksi
Kun olet soittanut jollekulle, suorittanut tehtävän, lähettänyt sähköpostiviestin tai mennyt tapaamiseen, merkinneen toiminnon aktiviteetin valmiiksi.
Avaa aktiviteetti.
Valitse komentopalkissa Merkitse valmiiksi.
Useiden aktiviteettien merkitseminen valmiiksi samalla kertaa
- Valitse aktiviteettiluettelossa kaikki valmiiksi merkittävät aktiviteetit.
- Valitse komentopalkissa Merkitse valmiiksi.
Parhaat käytännöt aktiviteeteille
Seuraavassa on muutamia ehdotuksia siitä, miten voit parhaiten hyödyntää aktiviteetteja organisaation hyväksi:
Lisää aktiviteetti jokaiselle asiakastapahtumalle. Varmista, että asiakkaan historia sisältää täydellisen luettelon kaikesta asiakasviestinnästä.
Käytä oikeaa aktiviteetin tyyppiä toiminnolle. Voi olla houkuttelevaa kirjoittaa uusi muistiinpano, jossa lukee "Lähetetty sähköposti, jossa varmistetaan hinta." tai "Soitettu asiakkaalle palvelupyynnöstä." Olisi kuitenkin parempi lisätä sähköposti- tai puheluaktiviteetti näiden toimintojen seuraamiseksi, ja käyttää muistiinpanoja yleisempiä tekstejä varten.
Lisää aktiviteetteja myös itsellesi. Voit pitää kirjaa omista tehtävistäsi, tapahtumistasi ja muistiinpanoistasi ilman, että liität näitä aktiviteetteja asiakkaaseen.
Käytä siirtymispalkin Luo-komentoa. Nämä aktiviteetit löydät luettelosta lajittelemalla sen Liittyy-sarakkeen perusteella, joka on tyhjä silloin, kun aktiviteettia ei ole liitetty asiakkaan tietueeseen.
Pidä mielessä, että aktiviteetit "yhdistetään" niihin liittyviin tietueisiin. Oletetaan, että haluat lisätä itsellesi muistutuksen seurata Cecil Langeria, joka on Wingtip Toys -asiakkaaseen liitetty yhteyshenkilö. Tehtäväaktiviteetti on lisättävä Cecilin yhteystietotietueeseen (eikä asiakkaaseen Wingtip Toysiin).
Näin tehtäväsi "rullaa automaattisesti" tilin alle, ja sinä ja muut tiimisi jäsenet näette tehtävän, kun he tarkastelevat yhteyshenkilöä ja kun he etsivät Wingtip Toys -tiliä. (Ja he tietävät, sinä hoidat asian.)
Etkö löydä ominaisuutta sovelluksestasi?
Mahdollisuuksia on muutamia:
- Sinulla ei ole tämän ominaisuuden käyttämiseen tarvittavaa käyttöoikeutta. Katso vertailutaulukosta ja käyttöoikeusoppaasta, mitkä ominaisuudet ovat käytettävissä lisenssissäsi.
- Sinulla ei ole tämän ominaisuuden käyttämiseen tarvittavaa käyttöoikeusroolia.
- Jotta voit asentaa tai määrittää ominaisuuden, sinulla on oltava hallinta- ja mukautusroolit
- Jos haluat käyttää myyntiin liittyviä ominaisuuksia, sinulla on oltava ensisijaiset myyntiroolit
- Jotkin tehtävät edellyttävät tiettyjä toiminnallisia rooleja.
- Järjestelmänvalvojasi ei ole ottanut ominaisuutta käyttöön.
- Organisaatiossasi käytetään mukautettua sovellusta. Pyydä tarkat vaiheet järjestelmänvalvojaltasi. Tässä artikkelissa kuvatut vaiheet koskevat valmiita Myyntikeskus- ja Myyntiammatti-sovelluksia.