Aktiviteettien seuranta ja hallinta
Dynamics 365 Salesissa asiakasviestintää suunnitellaan, seurataan ja järjestetään aktiviteettien avulla. Voit esimerkiksi tehdä muistiinpanoja, lähettää sähköpostia, soittaa puheluita, järjestää tapaamisia ja delegoida itsellesi tehtäviä tehdessäsi kauppoja tai ratkaistessasi palvelupyyntöä. Kaikki nämä toiminnot ovat tietynlaisia aktiviteetteja.
Järjestelmän lisää automaattisesti aikaleimat jokaiseen aktiviteettiin ja näyttää, kuka on luonut sen. Sinä ja ryhmäsi voitte selata aktiviteettilistaa nähdäksenne asiakkaan historian.
Dynamics 365 Salesin tehokas käyttö edellyttää, että kaikki organisaation jäsenet seuraavat omaa asiakasviestintäänsä lisäämällä jokaiselle sähköpostille, puhelulle, tehtävälle tai tapaamiselle aktiviteetin. Tällöin asiakashistoria on täydellinen.
Lisenssi- ja roolivaatimukset
| Vaatimustyyppi | Tarvitaan |
|---|---|
| Käyttöoikeus | Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise tai Dynamics 365 Sales Professional Lisätietoja: Dynamics 365 Salesin hinnoittelu |
| Käyttöoikeusroolit | Mikä tahansa ensisijainen myyntirooli, kuten myyjä tai myyntipäällikkö Lisätietoja: Ensisijaiset myyntiroolit |
Löydä aktiviteetit
Aktiviteetit ovat sivustokartassa Omat työt -kohdassa.
Aktiviteettien näyttäminen luettelo-, kalenteri- tai kanban-näkymässä
Muistiinpano
- Tallenna nimellä -vaihtoehto on käytettävissä vain, kun järjestelmänvalvoja lisää aktiviteetti-ruudukkoon vähintään yhden näkymälajin järjestelmämukautuksia varten.
- Jos haluat lisätä Kanban-näkymän Aktiviteetti-ruudukkoon, katso Lisää Kanban-ohjausobjekti tilaisuus- tai toimintoentiteetteihin. Noudattamalla artikkelin vaiheita voit lisätä muita näkymiä, kuten kalenteri- ja putkinäkymän.
Valitse sivustokartassa Aktiviteetit.
Valitse komentopalkissa Näytä nimellä ja sitten näkymän tyyppi, kuten Kanban tai Kalenteri.
Seuraavia näkymätyyppejä tuetaan Aktiviteetti-ruudukossa:
- Vain luku -ruudukko. Näyttää kaikkien aktiviteettien luettelon.
- Kalenteri. Näyttää kalenterin, jossa on luettelo päivällä aikataulutetuista aktiviteeteista ja niihin liittyvistä kaupoista.
- Kanban. Näyttää visuaalisen esityksen eri tilassa olevista myyntiaktiviteeteista. Näkyviin tulee kunkin putkessa olevan aktiviteetin tila, ja aktiviteetteja voi vetää tilasta toiseen. (Näitä tiloja ovat esimerkiksi avoin, valmis, peruutettu ja aikataulutettu.) Lisätietoja: Aktiviteettien käyttäminen kanban-näkymässä
Omien aktiviteettien näkymän muuttaminen
Voit tarkastella tarvittavia aktiviteetteja näkymien avulla. Esimerkiksi Omat aktiviteetit -näkymässä näkee itselle määritetyt aktiviteetit ja Oman ryhmän jäsenten aktiviteetit -näkymässä oman ryhmän aktiviteetit.
Aktiviteettiluettelon suodattaminen
Voit suodattaa aktiviteettiluettelon niin, että näet vain sinua kiinnostavat kohdat. Voit esimerkiksi tarkentaa näkymän sisältöä entisestään käyttämällä aktiviteetin tyyppisuodatinta. Aktiviteetin tyyppisuodattimen avulla voit suodattaa aktiviteetteja tyypin, kuten sähköpostin, tehtävän ja puhelun, perusteella.
Määräaika-suodattimella saa puolestaan näkyviin aktiviteetit, joiden määräaika on ilmoitettuna aikana. Tällaisia aktiviteetteja ovat esimerkiksi aktiviteetit, joiden määräpäivä on viimeistään tänään, tai aktiviteetit, joiden määräpäivä on viimeistään seitsemän päivän kuluttua.
Uuden aktiviteetin luominen ja muokkaaminen
Voit luoda itsenäisiä aktiviteetteja, joita ei ole liitetty mihinkään asiakas- tai myyntitietueeseen. Voit tehdä sen valitsemalla sivustokartassa ensin Aktiviteetit ja sitten komentopalkissa **Sähköposti, Puhelu tai Tehtävä sen mukaan, mikä aktiviteetti luodaan.
Vaihtoehtoisesti voit muokata aiemmin luotua aktiviteettitietuetta avaamalla aktiviteetin valitsemalla sen otsikon.
Huomautus
Kun luot uuden aktiviteetin tai muokkaat sitä Dynamics 365 Salesin huhtikuun 2020 versiossa, tietue avautuu päälomakkeen dialogiin. Päälomake-valintaikkuna on valintaikkunassa (ponnahdusikkunassa) avautuva päälomake. Päälomake-valintaikkunoiden avulla konteksti pysyy samana yhtä tietuetta käsiteltäessä, minkä lisäksi on mahdollisuus avata toinen tai kolmas tietue valintaikkunana. Tämä helpottaa tietueiden muokkaamista.
Lisää uusi aktiviteetti asiakkaalle
Yleensä haluat lisätä aktiviteetin, joka liittyy yhteyshenkilöön, mahdollisuuteen, asiakkaaseen tai muuhun tietueeseen mahdollistaaksesi asiakasviestintähistorian seurannan. (Voit myös lisätä aktiviteetin itsellesi.)
Organisaatiosi asiakassuhteiden rakentuessa sinä ja ryhmäsi jäsenet voivat seurata toimintasyötteestä, minkälaista viestintää asiakkaan kanssa on käyty. Edistymistä voidaan seurata myös sisällyttämällä aktiviteetteja raporteille.
Voit lisätä aktiviteetin asiakkaalle seuraavasti:
- Avaa tietue. Voit etsiä tietueen nopeasti siirtymispalkin pikahakutoiminnon avulla.
- Valitse Liittyvät>Aktiviteetit.
- Valitse Aktiviteetit-sivulla Uusi aktiviteetti>Aktiviteettityyppi.
- Lisää tarvittavat tiedot Pikaluonti-ruudussa ja valitse sitten Tallenna ja sulje.
Aktiviteetin lisääminen itsellesi
Lisää tehtävä tai muistiinpano itsellesi, kun haluat muistutuksen jostain omasta menosta, kuten lääkäriajan varaamisesta tai urheilutapahtumaan osallistumisesta.
Muussa tapauksessa merkitse tiedot yhteydenpidosta asiakkaaseen lisäämällä asiakkaan tietueeseen liittyviä uusia aktiviteetteja, jotta niistä tulee osa historiaa, jota muut ryhmäsi jäsenet voivat tarkastella.
Voit lisätä aktiviteetin itsellesi seuraavasti:
- Valitse siirtymispalkissa Luo ja valitse sitten aktiviteetit>Aktiviteettityyppi.
- Täytä kentät ja valitse sitten Tallenna ja sulje.
Asiakirjan liittäminen
Asiakirjoja, laskentataulukoita, kuvia ja lähes mitä tahansa tiedostoja voidaan liittää sähköpostiviesteihin ja muistiinpanoihin.
Voit liittää asiakirjan sähköpostiviestiin seuraavasti:
- Avaa sähköpostilomake.
- Valitse komentopalkissa Liitä tiedosto.
- Hae liitettävä tiedosto selaamalla ja valitse se.
Valittu tiedosto näkyy Liite-ruudussa.
Voit liittää asiakirjan muistiinpanoon seuraavasti:
- Valitse Aikajana-ruudussa + ja valitse sitten Muistiinpano.
- Lisää muistiinpano ja valitse liitekuvake ennen Lisää muistiinpano -painikkeen valintaa.
- Hae liitettävä tiedosto selaamalla ja valitse se.
Valittu tiedosto näkyy Lisää muistiinpano -painikkeen yläpuolella.
Merkitse aktiviteetti valmiiksi
Kun olet soittanut jollekin, suorittanut tehtävän, lähettänyt sähköpostiviestin tai käynyt tapaamisessa, voit merkata tämän toiminnon aktiviteetin valmiiksi.
Avaa aktiviteetti.
Valitse komentopalkissa Merkitse valmiiksi.
Useiden aktiviteettien merkitseminen valmiiksi samalla kertaa
- Valitse aktiviteettiluettelossa kaikki valmiiksi merkittävät aktiviteetit.
- Valitse komentopalkissa Merkitse valmiiksi.
Parhaat käytännöt aktiviteeteille
Seuraavassa on muutamia ehdotuksia siitä, miten voit parhaiten hyödyntää aktiviteetteja organisaation hyväksi:
Lisää aktiviteetti jokaiselle asiakastapahtumalle. Varmista, että asiakkaan historia sisältää täydellisen luettelon kaikesta asiakasviestinnästä.
Käytä oikeaa aktiviteetin tyyppiä toiminnolle. Voi olla houkuttelevaa kirjoittaa uusi muistiinpano, jossa lukee "Lähetetty sähköposti, jossa varmistetaan hinta." tai "Soitettu asiakkaalle palvelupyynnöstä." Olisi kuitenkin parempi lisätä sähköposti- tai puheluaktiviteetti näiden toimintojen seuraamiseksi, ja käyttää muistiinpanoja yleisempiä tekstejä varten.
Lisää aktiviteetteja myös itsellesi. Voit pitää kirjaa omista tehtävistäsi, tapahtumistasi ja muistiinpanoistasi ilman, että liität näitä aktiviteetteja asiakkaaseen.
Käytä siirtymispalkin Luo-komentoa. Nämä aktiviteetit löydät luettelosta lajittelemalla sen Liittyy-sarakkeen perusteella, joka on tyhjä silloin, kun aktiviteettia ei ole liitetty asiakkaan tietueeseen.
Pidä mielessä, että aktiviteetit "kootaan" niihin liittyviin tietueisiin. Oletetaan, että haluat lisätä itsellesi muistutuksen seurata Cecil Langeria, joka on Wingtip Toys -asiakkaaseen liitetty yhteyshenkilö. Tehtäväaktiviteetti on lisättävä Cecilin yhteystietotietueeseen (eikä asiakkaaseen Wingtip Toysiin).
Tällä tavoin tehtävä kootaan asiakkaalle automaattisesti, jolloin sinä ja muut ryhmäsi jäsenet näkevät tehtävän, kun yhteystietoa tai Wingtip Toysin asiakastietuetta katsotaan. (Ja he tietävät, sinä hoidat asian.)
Etkö löydä asetuksia sovelluksesta?
Mahdollisuuksia on kolme:
- Sinulla ei ole tarvittavaa käyttöoikeutta tai roolia. Tarkista tämän sivun yläosassa oleva Käyttöoikeus- ja roolivaatimukset -osio.
- Järjestelmänvalvojasi ei ole ottanut ominaisuutta käyttöön.
- Organisaatiosi käyttää mukautettua sovellusta. Kysy tarkemmat vaiheet järjestelmänvalvojaltasi. Tässä artikkelissa kuvatut ohjeet koskevat käyttövalmiita Myyntikeskus- ja Sales Professional -sovelluksia.